Tutorial ini menunjukkan cara mengelompokkan baris di Excel untuk membuat spreadsheet yang rumit lebih mudah dibaca. Lihat bagaimana Anda dapat dengan cepat menyembunyikan baris dalam grup tertentu atau menciutkan seluruh garis besar ke tingkat tertentu.

Lembar kerja dengan banyak informasi yang kompleks dan terperinci sulit dibaca dan dianalisis. Untungnya, Microsoft Excel menyediakan cara mudah untuk mengatur data dalam kelompok yang memungkinkan Anda untuk menciutkan dan memperluas baris dengan konten serupa untuk membuat tampilan yang lebih ringkas dan mudah dipahami.

Pengelompokan baris di Excel

Pengelompokan di Excel bekerja paling baik untuk lembar kerja terstruktur yang memiliki judul kolom, tidak ada baris atau kolom kosong, dan baris ringkasan (subtotal) untuk setiap subset baris. Dengan data yang terorganisir dengan benar, gunakan salah satu cara berikut untuk mengelompokkannya.

Cara mengelompokkan baris secara otomatis (membuat garis besar)

Jika dataset Anda hanya berisi satu tingkat informasi, cara tercepat adalah membiarkan Excel mengelompokkan baris untuk Anda secara otomatis. Begini caranya:

1. Pilih sel mana pun di salah satu baris yang ingin Anda kelompokkan.
2. Pergi ke Data tab> Garis besar grup, klik tanda panah di bawah Kelompok dan pilih Garis Besar Otomatis .

Hanya itu saja yang ada di sana!

Berikut adalah contoh jenis baris yang bisa dikelompokkan Excel:

Seperti yang ditunjukkan dalam screenshot di bawah ini, baris-baris telah dikelompokkan dengan sempurna dan bar garis besar yang mewakili berbagai tingkat organisasi data telah ditambahkan di sebelah kiri kolom A.

Catatan. Jika baris ringkasan Anda berada di atas sekelompok baris detail, sebelum membuat garis besar, buka menu Data tab> Garis besar kelompok, klik tombol Kotak dialog garis besar peluncur, dan kosongkan Baris ringkasan di bawah detail kotak centang.

Setelah outline dibuat, Anda bisa dengan cepat menyembunyikan atau menampilkan detail dalam kelompok tertentu dengan mengklik minus atau plus Anda juga dapat menciutkan atau meluaskan semua baris ke level tertentu dengan mengklik tombol level di sudut kiri atas lembar kerja. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat Cara menciutkan baris di Excel.

Cara mengelompokkan baris secara manual

Jika lembar kerja Anda berisi dua atau lebih level informasi, Excel's Garis Besar Otomatis mungkin tidak mengelompokkan data Anda dengan benar. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat mengelompokkan baris secara manual dengan melakukan langkah-langkah di bawah ini.

Catatan. Ketika membuat garis besar secara manual, pastikan dataset Anda tidak berisi baris tersembunyi, jika tidak, data Anda mungkin dikelompokkan secara tidak benar.

1. Buat kelompok luar (level 1)

Pilih salah satu himpunan bagian data yang lebih besar, termasuk semua baris ringkasan menengah dan baris detailnya.

Dalam dataset di bawah ini, untuk mengelompokkan semua data untuk baris 9 ( Total Timur ), kita memilih baris 2 sampai 8.

Pada Data tab, di tab Garis besar kelompok, klik tombol Kelompok tombol, pilih Baris , dan klik OK .

Ini akan menambahkan bilah di sisi kiri lembar kerja yang mencakup baris yang dipilih:

Dengan cara yang sama, Anda membuat sebanyak mungkin kelompok luar yang diperlukan.

Dalam contoh ini, kita memerlukan satu lagi outer group untuk Utara Untuk ini, kita pilih baris 10 hingga 16, dan klik Data tab> Kelompok tombol> Baris .

Kumpulan baris itu sekarang juga dikelompokkan:

Tip. Untuk membuat grup baru dengan lebih cepat, tekan pintasan Shift + Alt + Panah Kanan alih-alih mengklik tombol Kelompok pada pita.

2. Buat kelompok bersarang (level 2)

Untuk membuat grup bersarang (atau bagian dalam), pilih semua baris detail di atas baris ringkasan terkait, dan klik tombol Kelompok tombol.

Contohnya, untuk menciptakan Apel kelompok di dalam Timur wilayah, pilih baris 2 dan 3, dan tekan Kelompok Untuk membuat Jeruk pilih baris 5 sampai 7, dan tekan tombol Kelompok tombol lagi.

Demikian pula, kita membuat kelompok bersarang untuk Utara wilayah, dan mendapatkan hasil berikut ini:

3. Tambahkan lebih banyak level pengelompokan jika perlu

Dalam prakteknya, dataset jarang sekali lengkap. Jika suatu saat lebih banyak data ditambahkan ke lembar kerja Anda, Anda mungkin ingin membuat lebih banyak level outline.

Sebagai contoh, mari kita sisipkan Total keseluruhan baris dalam tabel kita, lalu tambahkan tingkat garis luar terluar. Untuk menyelesaikannya, pilih semua baris kecuali baris Total Keseluruhan baris (baris 2 sampai 17), dan klik Data tab> Kelompok tombol> Baris .

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan layar di bawah ini, data kita sekarang dikelompokkan dalam 4 level:

• Level 1: Total keseluruhan
• Level 2: Total wilayah
• Level 3: Subtotal item
• Level 4: Baris detail

Sekarang setelah kita memiliki garis besar baris, mari kita lihat bagaimana hal itu membuat data kita lebih mudah dilihat.

Cara menciutkan baris di Excel

Salah satu fitur yang paling berguna dari pengelompokan Excel adalah kemampuan untuk menyembunyikan dan menampilkan baris detail untuk grup tertentu serta untuk menciutkan atau memperluas seluruh garis besar ke tingkat tertentu dengan klik mouse.

Mengkolapskan baris di dalam grup

Untuk menciutkan baris dalam grup tertentu, cukup klik tombol minus di bagian bawah bar grup itu.

Contohnya, beginilah cara Anda bisa dengan cepat menyembunyikan semua baris detail untuk Timur wilayah, termasuk subtotal, dan hanya menampilkan Timur Total barisan:

Cara lain untuk menciutkan baris di Excel adalah dengan memilih sel mana pun dalam grup dan klik tombol Sembunyikan Detail tombol pada Data tab, di tab Garis besar kelompok:

Apa pun itu, grup akan diminimalkan ke baris ringkasan, dan semua baris detail akan disembunyikan.

Mengecilkan atau meluaskan seluruh garis besar ke level tertentu

Untuk memperkecil atau memperluas semua kelompok pada level tertentu, klik nomor garis besar yang sesuai di sudut kiri atas lembar kerja Anda.

Level 1 menampilkan jumlah data yang paling sedikit sementara angka tertinggi memperluas semua baris. Misalnya, jika garis besar Anda memiliki 3 level, Anda mengklik nomor 2 untuk menyembunyikan level ke-3 (baris detail) sambil menampilkan dua level lainnya (baris ringkasan).

Dalam dataset sampel kami, kami memiliki 4 level garis besar, yang bekerja dengan cara ini:

• Level 1 hanya menunjukkan Total keseluruhan (baris 18) dan menyembunyikan semua baris lainnya.
• Tampilan Level 2 Total keseluruhan dan Wilayah subtotal (baris 9, 17 dan 18).
• Tampilan Level 3 Total keseluruhan , Wilayah dan Barang subtotal (baris 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 dan 18).
• Level 4 menunjukkan semua baris.

Tangkapan layar berikut ini mendemonstrasikan garis besar yang diciutkan ke level 3.

Cara memperluas baris di Excel

Untuk meluaskan baris-baris dalam kelompok tertentu, klik sel mana pun dalam baris ringkasan yang terlihat, kemudian klik tombol Tunjukkan Detail tombol pada Data tab, di tab Garis besar kelompok:

Atau klik tanda plus untuk grup baris yang diciutkan yang ingin Anda perluas:

Cara menghapus garis besar di Excel

Jika Anda ingin menghapus semua grup baris sekaligus, maka kosongkan garis luarnya. Jika Anda ingin menghapus hanya beberapa grup baris (misalnya grup bersarang), maka hapus grup baris yang dipilih.

Cara menghapus seluruh garis luar

Pergi ke Data tab> Garis besar grup, klik tanda panah di bawah Ungroup , lalu klik Garis Besar yang Jelas .

Catatan :

1. Menghapus garis besar di Excel tidak menghapus data apa pun.
2. Jika Anda menghapus garis besar dengan beberapa baris yang diciutkan, baris tersebut mungkin tetap tersembunyi setelah garis besar dihapus. Untuk menampilkan baris, gunakan salah satu metode yang dijelaskan di Cara menampilkan baris di Excel.
3. Setelah garis luar dihapus, Anda tidak akan bisa mendapatkannya kembali dengan mengklik tombol Batalkan atau menekan pintasan Undo (Ctrl + Z). Anda harus membuat ulang garis luar dari awal.

Cara memisahkan kelompok baris tertentu

Untuk menghapus pengelompokan untuk baris tertentu tanpa menghapus seluruh garis besar, lakukan yang berikut ini:

1. Pilih baris yang ingin Anda batalkan pengelompokannya.
2. Pergi ke Data tab> Garis besar kelompok, dan klik tombol Tombol Ungroup Atau tekan Shift + Alt + Panah Kiri yang merupakan pintasan Ungroup di Excel.
3. Dalam Ungroup kotak dialog, pilih Baris dan klik OK.

Contohnya, berikut ini, bagaimana Anda bisa memisahkan dua kelompok baris bersarang ( Subtotal Apel dan Subtotal Jeruk ) sambil menjaga bagian luar Total Timur kelompok:

Catatan. Tidak mungkin untuk memisahkan kelompok baris yang tidak berdekatan dalam satu waktu. Anda harus mengulangi langkah-langkah di atas untuk setiap kelompok satu per satu.

Kiat pengelompokan Excel

Seperti yang baru saja Anda lihat, cukup mudah untuk mengelompokkan baris di Excel. Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa trik berguna yang akan membuat pekerjaan Anda dengan grup menjadi lebih mudah.

Cara menghitung subtotal grup secara otomatis

Dalam semua contoh di atas, kami telah menyisipkan baris subtotal kami sendiri dengan rumus SUM. Agar subtotal dihitung secara otomatis, gunakan perintah Subtotal dengan fungsi ringkasan pilihan Anda seperti SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, dll. Perintah Subtotal tidak hanya akan menyisipkan baris ringkasan tetapi juga membuat garis besar dengan baris yang dapat dilipat dan diperluas, sehingga menyelesaikan dua tugas sekaligus!

Terapkan gaya Excel default ke baris ringkasan

Microsoft Excel memiliki gaya yang telah ditentukan sebelumnya untuk dua tingkat baris ringkasan: RowLevel_1 (tebal) dan RowLevel_2 (Anda dapat menerapkan gaya ini sebelum atau sesudah pengelompokan baris.

Untuk secara otomatis menerapkan gaya Excel ke garis besar baru , pergi ke Data tab> Garis besar kelompok, klik tombol Garis besar peluncur kotak dialog, lalu pilih Gaya otomatis kotak centang, dan klik OK Setelah itu, Anda membuat kerangka seperti biasa.

Untuk menerapkan gaya ke sebuah garis besar yang ada Anda juga memilih Gaya otomatis seperti yang ditunjukkan di atas, tetapi klik tombol Terapkan Gaya tombol, bukannya OK .

Berikut ini adalah bagaimana garis besar Excel dengan gaya default untuk baris ringkasan terlihat:

Cara memilih dan menyalin hanya baris yang terlihat

Setelah Anda menciutkan baris yang tidak relevan, Anda mungkin ingin menyalin data relevan yang ditampilkan di tempat lain. Namun, ketika Anda memilih baris yang terlihat dengan cara biasa menggunakan mouse, Anda sebenarnya memilih baris yang tersembunyi juga.

Untuk memilih hanya baris yang terlihat Anda harus melakukan beberapa langkah tambahan:

1. Pilih baris yang terlihat dengan menggunakan mouse.

   Misalnya, kita telah menciutkan semua baris detail, dan sekarang memilih baris ringkasan yang terlihat:

   

2. Kepala ke Rumah tab> Penyuntingan kelompok, dan klik Temukan &; Pilih > Pergi ke Khusus Atau tekan Ctrl + G (pintasan Go To) dan klik tombol Khusus... tombol.
3. Dalam Pergi ke Khusus kotak dialog, pilih Hanya sel yang terlihat dan klik OK.

Hasilnya, hanya baris yang terlihat yang dipilih (baris yang berdekatan dengan baris tersembunyi ditandai dengan batas putih):

Dan sekarang, Anda cukup menekan Ctrl + C untuk salinan baris yang dipilih dan Ctrl + V untuk tempelkan mereka di mana pun Anda suka.

Cara menyembunyikan dan menampilkan simbol garis besar

Untuk menyembunyikan atau menampilkan bilah garis besar dan nomor level di Excel, gunakan pintasan keyboard berikut: Ctrl + 8 .

Menekan shortcut untuk pertama kali akan menyembunyikan simbol outline, menekannya lagi akan menampilkan kembali outline.

Simbol garis besar tidak muncul di Excel

Jika Anda tidak bisa melihat simbol plus dan minus dalam bilah grup atau angka di bagian atas garis besar, periksa pengaturan berikut di Excel Anda:

1. Pergi ke Berkas tab> Opsi > Lanjutan kategori.
2. Gulir ke bawah ke Opsi tampilan untuk lembar kerja ini bagian, pilih lembar kerja yang diinginkan, dan pastikan Tampilkan simbol garis besar jika garis besar diterapkan dipilih.

Ini adalah cara Anda mengelompokkan baris di Excel untuk menciutkan atau memperluas bagian tertentu dari kumpulan data Anda. Dengan cara yang sama, Anda dapat mengelompokkan kolom di lembar kerja Anda. Saya ucapkan terima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan.