У навчальному посібнику показано, як групувати рядки в Excel, щоб зробити складні електронні таблиці простішими для читання. Дізнайтеся, як можна швидко приховати рядки всередині певної групи або згорнути весь контур до певного рівня.

Робочі аркуші з великою кількістю складної та детальної інформації важко читати та аналізувати. На щастя, Microsoft Excel надає простий спосіб організації даних у групи, дозволяючи згортати та розгортати рядки зі схожим вмістом для створення більш компактних та зрозумілих подань.

Групування рядків в Excel

Групування в Excel найкраще працює для структурованих робочих аркушів, які мають заголовки стовпців, не містять порожніх рядків або стовпців, а також підсумковий рядок (проміжний підсумок) для кожної підгрупи рядків. Після належної організації даних використовуйте один із наведених нижче способів їх групування.

Як автоматично згрупувати рядки (створити контур)

Якщо ваш набір даних містить лише один рівень інформації, найшвидшим способом буде дозволити Excel автоматично згрупувати рядки для вас. Ось як це зробити:

1. Виділіть будь-яку комірку в одному з рядків, які ви хочете згрупувати.
2. Перейдіть на сторінку Дані вкладка> Конспект натисніть на стрілку під групою Група і виберіть Автоконтур .

Це все, що потрібно!

Наведемо приклад того, які саме рядки може групувати Excel:

Як показано на скріншоті нижче, рядки були згруповані ідеально, а зліва від стовпчика А були додані контурні смуги, що представляють різні рівні організації даних.

Примітка: якщо ваші підсумкові рядки розташовані вище групу рядів деталей, перед створенням контуру перейдіть на вкладку Дані вкладка> Конспект у групі, натисніть на кнопку Діалогове вікно контуру пускової установки, а також очистити територію від Підсумкові рядки нижче деталізують прапорець.

Після створення контуру можна швидко приховати або показати деталі в межах певної групи, натиснувши на мінус або плюс Ви також можете згорнути або розгорнути всі рядки до певного рівня, натиснувши на кнопки рівня у верхньому лівому куті аркуша. Для отримання додаткової інформації див. статтю Як згортати рядки в Excel.

Як згрупувати рядки вручну

Якщо аркуш містить два або більше рівнів інформації, то в Excel Автоконтур може неправильно згрупувати ваші дані. У такому випадку ви можете згрупувати рядки вручну, виконавши наведені нижче дії.

Примітка: При створенні контуру вручну переконайтеся, що ваш набір даних не містить прихованих рядків, інакше дані можуть бути згруповані некоректно.

1. створити зовнішні групи (рівень 1)

Виберіть один з більших підмножин даних, включаючи всі проміжні підсумкові рядки та їх деталізовані рядки.

У наведеному нижче наборі даних згрупувати всі дані для рядка 9 ( Схід Всього ), вибираємо рядки з 2 по 8.

Про це йдеться на Дані у вкладці Конспект у групі, натисніть на кнопку Група кнопку, виберіть Ряди і натисніть ГАРАЗД. .

Це додасть смугу в лівій частині робочого аркуша, яка охоплює вибрані рядки:

Аналогічним чином ви створюєте стільки зовнішніх груп, скільки необхідно.

У цьому прикладі нам потрібна ще одна зовнішня група для Північ Для цього виділяємо рядки з 10 по 16 і натискаємо Дані вкладка> Група кнопку>; Ряди .

Цей набір рядків тепер теж згрупований:

Порада. Щоб швидше створити нову групу, натисніть комбінацію клавіш Shift + Alt + стрілка вправо замість того, щоб натискати кнопку Група кнопку на стрічці.

2. створення вкладених груп (рівень 2)

Щоб створити вкладену (або внутрішню) групу, виділіть всі деталізовані рядки над пов'язаним підсумковим рядком і натисніть кнопку Група кнопку.

Наприклад, для створення Яблука групи в рамках Схід регіон, виділіть рядки 2 і 3 та натисніть Група Для того, щоб зробити Апельсини виберіть рядки з 5 по 7 і натисніть кнопку Група знову.

Аналогічно ми створюємо вкладені групи для Північ регіонів, і отримаємо наступний результат:

3. за необхідності додати більше рівнів групування

На практиці набори даних рідко бувають повними. Якщо в якийсь момент до робочого аркуша додається більше даних, вам, ймовірно, потрібно буде створити більше рівнів контуру.

Для прикладу наведемо приклад Загальний підсумок в нашій таблиці, а потім додамо крайній рівень контуру. Для цього виділимо всі рядки, окрім рядка Загальна сума рядок (рядки з 2 по 17) і натисніть Дані вкладка> Група кнопку>; Ряди .

Як показано на скріншоті нижче, наші дані тепер згруповані за 4 рівнями:

• Рівень 1: Загальна сума
• Рівень 2: Загальні підсумки по регіонах
• Рівень 3: Проміжні підсумки статті
• Рівень 4: Детальні рядки

Тепер, коли у нас є контур рядів, давайте подивимося, як це полегшує перегляд наших даних.

Як згорнути рядки в Excel

Однією з найбільш корисних функцій групування в Excel є можливість приховувати і показувати деталізовані рядки для певної групи, а також згортати або розгортати весь контур до певного рівня одним клацанням миші.

Згорнути рядки всередині групи

Щоб згорнути рядки в певній групі, просто натисніть кнопку мінус в нижній частині бару цієї групи.

Наприклад, так можна швидко приховати всі рядки деталізації для Схід регіону, включаючи проміжні підсумки, і показувати тільки Схід Всього гребти:

Інший спосіб згорнути рядки в Excel - виділити будь-яку комірку в групі і натиснути кнопку Приховати деталь на кнопці Дані у вкладці Конспект група:

У будь-якому випадку, група буде згорнута до підсумкового рядка, а всі детальні рядки будуть приховані.

Згорнути або розгорнути весь контур до певного рівня

Щоб згорнути або розгорнути всі групи на певному рівні, натисніть на відповідний номер контуру у верхньому лівому куті робочого аркуша.

Рівень 1 відображає найменшу кількість даних, тоді як найбільше число розгортає всі рядки. Наприклад, якщо ваш контур має 3 рівні, ви натискаєте число 2, щоб приховати 3-й рівень (детальні рядки), одночасно відображаючи два інші рівні (підсумкові рядки).

У нашому вибірковому наборі даних ми маємо 4 контурні рівні, які працюють таким чином:

• Відображається тільки рівень 1 Загальний підсумок (рядок 18) і приховує всі інші рядки.
• Дисплеї 2-го рівня Загальний підсумок і Регіон проміжні підсумки (рядки 9, 17 та 18).
• Дисплеї 3-го рівня Загальний підсумок , Регіон і Пункт проміжні підсумки (рядки 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 та 18).
• Рівень 4 показує всі рядки.

Наступний скріншот демонструє контур, зруйнований до рівня 3.

Як розширити рядки в Excel

Щоб розгорнути рядки в межах певної групи, клацніть будь-яку комірку у видимому рядку зведених даних, а потім натисніть кнопку Показати Детальна інформація на кнопці Дані у вкладці Конспект група:

Або натисніть на знак "плюс для згорнутої групи рядків, яку потрібно розгорнути:

Як видалити контур в Excel

Якщо ви хочете видалити всі групи рядків відразу, то очистіть контур. Якщо ви хочете видалити тільки деякі групи рядків (наприклад, вкладені групи), то розгрупуйте вибрані рядки.

Як видалити весь контур

Перейдіть на сторінку Дані вкладка> Конспект натисніть на стрілку під групою Розгрупуватися , а потім натисніть Чіткий контур .

Примітки :

1. Видалення контуру в Excel не видаляє жодних даних.
2. Якщо ви видаляєте контур з деякими згорнутими рядками, ці рядки можуть залишитися прихованими після очищення контуру. Щоб відобразити рядки, скористайтеся одним із способів, описаних у розділі Як приховати рядки в Excel.
3. Після того, як контур буде видалено, ви не зможете повернути його назад, натиснувши кнопку Скасувати або натиснувши комбінацію клавіш Скасувати (Ctrl + Z). Вам доведеться відтворити контур з нуля.

Як розгрупувати певну групу рядків

Щоб прибрати групування для певних рядків, не видаляючи весь контур, виконайте наступне:

1. Виберіть рядки, які потрібно розгрупувати.
2. Перейдіть на сторінку Дані вкладка> Конспект і натисніть кнопку Кнопка розгрупування Або натисніть комбінацію клавіш Shift + Alt + стрілка вліво, яка є комбінацією клавіш "Розгрупувати" в Excel.
3. В рамках проекту Розгрупуватися виберіть у діалоговому вікні Ряди і натисніть OK.

Наприклад, ось як можна розгрупувати дві вкладені групи рядків ( Яблука Всього і Апельсини Всього ), зберігаючи при цьому зовнішню Схід Всього група:

Примітка: Неможливо одночасно розгрупувати несуміжні групи рядків. Вам доведеться повторити вищевказані дії для кожної групи окремо.

Поради щодо групування в Excel

Як ви щойно переконалися, групувати рядки в Excel досить просто. Нижче ви знайдете кілька корисних прийомів, які зроблять вашу роботу з групами ще простішою.

Як розрахувати проміжні підсумки групи автоматично

У всіх наведених вище прикладах ми вставили власні рядки проміжних підсумків з формулами SUM. Щоб проміжні підсумки обчислювалися автоматично, скористайтеся командою Промежуточные итоги з обраною вами функцією підсумовування, наприклад, SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX і т.д. Команда Промежуточные итоги не тільки вставить підсумкові рядки, але і створить контур зі згорнутими і розгорнутими рядками, таким чином, виконавши два завдання відразу!

Застосування стандартних стилів Excel до рядків звіту

Microsoft Excel має попередньо визначені стилі для двох рівнів підсумкових рядків: RowLevel_1 (жирним шрифтом) та RowLevel_2 (Ці стилі можна застосовувати до або після групування рядків.

Щоб автоматично застосувати стилі Excel до документа новий контур перейдіть на сторінку Дані вкладка> Конспект у групі, натисніть на кнопку Конспект запуск діалогового вікна, а потім виберіть пункт Автоматичні стилі і натисніть кнопку ГАРАЗД. Після цього ви створюєте контур, як зазвичай.

Щоб застосувати стилі до об'єкта існуючий контур ви також обираєте опцію Автоматичні стилі як показано вище, але натисніть кнопку Застосування стилів замість кнопки ГАРАЗД. .

Ось як виглядає таблиця Excel зі стилями за замовчуванням для підсумкових рядків:

Як виділити і скопіювати тільки видимі рядки

Після того, як Ви згорнули нерелевантні рядки, Ви можете скопіювати відображені релевантні дані в інше місце. Однак, коли Ви вибираєте видимі рядки звичайним способом за допомогою миші, Ви фактично вибираєте також і приховані рядки.

Щоб вибрати тільки видимі рядки вам потрібно буде виконати кілька додаткових кроків:

1. Виділіть видимі рядки за допомогою миші.

   Наприклад, ми згорнули всі детальні рядки, а тепер вибираємо видимі підсумкові рядки:

   

2. Відправляйтеся до Головна сторінка вкладка> Редагування групу і натисніть Знайти та вибрати > Перейти до спеціальних пропозицій Або натисніть Ctrl + G (комбінація клавіш Go To) і клацніть по кнопці Особливий... кнопку.
3. В рамках проекту Перейти до спеціальних пропозицій виберіть у діалоговому вікні Тільки видимі комірки і натисніть OK.

В результаті відбираються тільки видимі рядки (рядки, що примикають до прихованих рядків, позначені білою рамкою):

І тепер, ви просто натискаєте Ctrl + C, щоб копія виділених рядків і Ctrl + V, щоб паста їх куди завгодно.

Як приховати і показати контурні символи

Для того, щоб приховати або відобразити контурні смуги і номери рівнів в Excel, використовуйте наступну комбінацію клавіш: Ctrl + 8 .

Перше натискання на ярлик приховує символи контуру, повторне натискання - відображає контур.

Символи контуру не відображаються в Excel

Якщо ви не бачите ні символів "плюс" і "мінус" у смугах груп, ні цифр у верхній частині контуру, перевірте наступне налаштування у вашому Excel:

1. Перейдіть на сторінку Файл вкладка> Опції > Просунутий категорія.
2. Прокрутіть вниз до розділу Параметри відображення цього аркуша виберіть аркуш, який вас цікавить, і переконайтеся, що в розділі Показати символи контуру, якщо контур застосовується встановлено прапорець.

Так ви групуєте рядки в Excel, щоб згорнути або розширити певні розділи вашого набору даних. Подібним чином ви можете групувати стовпці на робочих аркушах. Я дякую вам за прочитання і сподіваюся побачити вас у нашому блозі на наступному тижні.