این آموزش نحوه گروه بندی ردیف ها در اکسل را نشان می دهد تا صفحات گسترده پیچیده را راحت تر بخوانید. ببینید چگونه می توانید به سرعت ردیف ها را در یک گروه خاص پنهان کنید یا کل طرح کلی را در یک سطح خاص جمع کنید.

خواندن و تحلیل کاربرگ هایی با اطلاعات پیچیده و دقیق بسیار دشوار است. خوشبختانه، مایکروسافت اکسل یک راه آسان برای سازماندهی داده ها در گروه ها ارائه می دهد که به شما امکان می دهد ردیف هایی با محتوای مشابه را جمع کنید و گسترش دهید تا نماهای فشرده تر و قابل درک تر ایجاد کنید.

گروه بندی ردیف ها در اکسل

گروه‌بندی در اکسل برای کاربرگ‌های ساختاریافته که دارای سرفصل ستون‌ها، بدون ردیف یا ستون خالی و یک ردیف خلاصه (فره کل) برای هر زیر مجموعه از ردیف‌ها هستند، بهترین کار را انجام می‌دهد. با سازماندهی مناسب داده‌ها، از یکی از روش‌های زیر برای گروه‌بندی آن‌ها استفاده کنید.

نحوه گروه‌بندی خودکار ردیف‌ها (ایجاد طرح کلی)

اگر مجموعه داده شما فقط یک سطح از اطلاعات را شامل می‌شود، سریع‌ترین راه این است که اجازه دهید ردیف های اکسل به طور خودکار برای شما گروه بندی شود. به این صورت است:

1. هر سلولی را در یکی از ردیف هایی که می خواهید گروه بندی کنید انتخاب کنید.
2. به برگه داده بروید > Outline گروه، روی فلش زیر گروه کلیک کنید، و Auto Outline را انتخاب کنید.

این همه چیز است!

اینجاست نمونه ای از اینکه اکسل چه نوع ردیف هایی را می تواند گروه بندی کند:

همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، ردیف ها کاملاً گروه بندی شده اند و نوارهای طرح نمایانگر متفاوت هستندسطوح سازماندهی داده ها در سمت چپ ستون A اضافه شده است.

توجه. اگر ردیف‌های خلاصه شما بالای گروهی از ردیف‌های جزئیات قرار دارند، قبل از ایجاد طرح کلی، به گروه داده > Outline بروید، روی <1 کلیک کنید. راه‌انداز>کادر محاوره‌ای Outline ، و کادر چک Summary ردیف‌های زیر جزئیات را پاک کنید.

پس از ایجاد طرح کلی، می‌توانید به سرعت جزئیات را پنهان یا نمایش دهید یک گروه خاص با کلیک کردن روی علامت منفی یا مثبت برای آن گروه. همچنین می‌توانید با کلیک بر روی دکمه‌های سطح در گوشه سمت چپ بالای کاربرگ، همه ردیف‌ها را جمع کنید یا به سطح خاصی گسترش دهید. برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به نحوه جمع کردن ردیف‌ها در اکسل مراجعه کنید.

نحوه گروه‌بندی ردیف‌ها به صورت دستی

اگر کاربرگ شما حاوی دو سطح یا بیشتر از اطلاعات است، Auto Outline Excel ممکن است داده های شما را به درستی گروه بندی نکند. در چنین حالتی، با انجام مراحل زیر می توانید ردیف ها را به صورت دستی گروه بندی کنید.

توجه داشته باشید. هنگام ایجاد یک طرح کلی به صورت دستی، مطمئن شوید که مجموعه داده شما حاوی ردیف های پنهان نیست، در غیر این صورت ممکن است داده های شما به اشتباه گروه بندی شوند.

1. گروه‌های بیرونی ایجاد کنید (سطح 1)

یکی از زیرمجموعه‌های بزرگ‌تر داده، شامل تمام ردیف‌های خلاصه میانی و ردیف‌های جزئیات آن‌ها را انتخاب کنید.

در مجموعه داده زیر، برای گروه‌بندی همه داده‌ها برای ردیف 9 ( East Total )، ردیف های 2 تا 8 را انتخاب می کنیم.

در برگه Data ، درگروه Outline ، روی دکمه Group کلیک کنید، Rows را انتخاب کنید و OK را کلیک کنید.

این یک نوار در سمت چپ کاربرگ اضافه می‌کند که ردیف‌های انتخابی را در بر می‌گیرد:

به روشی مشابه، به تعداد گروه‌های بیرونی ایجاد می‌کنید. ضروری است.

در این مثال، ما به یک گروه بیرونی دیگر برای منطقه North نیاز داریم. برای این کار، ردیف های 10 تا 16 را انتخاب می کنیم و روی برگه داده > گروه دکمه > ردیف کلیک می کنیم.

آن مجموعه از ردیف ها اکنون نیز گروه بندی شده است:

نکته. برای ایجاد سریعتر گروه جدید، به جای کلیک کردن روی دکمه گروه روی نوار، میانبر Shift + Alt + پیکان راست را فشار دهید.

2. ایجاد گروه های تودرتو (سطح 2)

برای ایجاد یک گروه تودرتو (یا درونی)، تمام ردیف های جزئیات بالای ردیف خلاصه مربوطه را انتخاب کنید و روی دکمه گروه کلیک کنید.

به طور مشابه، گروه های تودرتو برای شمال<ایجاد می کنیم. 2> مناطق، و نتیجه زیر را دریافت کنید:

3. در صورت لزوم سطوح گروه بندی بیشتری اضافه کنید

در عمل، مجموعه داده ها به ندرت کامل می شوند. اگر در مقطعی داده های بیشتری به کاربرگ شما اضافه شد، احتمالاً می خواهید سطوح طرح کلی بیشتری ایجاد کنید.

به عنوان مثال، اجازه دهیدردیف مجموع کل در جدول ما، و سپس بیرونی ترین سطح طرح کلی را اضافه کنید. برای انجام این کار، همه ردیف‌ها به جز ردیف Grand Total (ردیف‌های 2 تا 17) را انتخاب کنید و روی برگه Data > Group دکمه > ردیف .

همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، داده های ما اکنون در 4 سطح گروه بندی شده اند:

• سطح 1: کل کل
• سطح 2: مجموع منطقه
• سطح 3: مجموع فرعی مورد
• سطح 4: ردیف های جزئیات

اکنون که یک طرح کلی ردیف‌ها، بیایید ببینیم چگونه داده‌های ما را آسان‌تر می‌کند.

نحوه جمع کردن ردیف‌ها در اکسل

یکی از مفیدترین ویژگی‌های گروه‌بندی اکسل، امکان مخفی کردن و نشان دادن ردیف‌های جزئیات برای یک گروه خاص و همچنین جمع کردن یا گسترش کل طرح کلی تا سطح مشخصی با کلیک ماوس.

جمع کردن ردیف‌ها در یک گروه

برای جمع کردن ردیف‌های یک گروه خاص ، فقط روی دکمه منهای در پایین نوار آن گروه کلیک کنید.

به عنوان مثال، به این ترتیب می توانید به سرعت تمام ردیف های جزئیات را برای منطقه East ، از جمله جمع های فرعی، پنهان کنید. و فقط شرق<را نشان دهید 2> Total ردیف:

یکی دیگر از روش‌های جمع کردن ردیف‌ها در Excel این است که هر سلولی را در گروه انتخاب کنید و روی Hide Detail<کلیک کنید. دکمه 14> در برگه داده ، در گروه Outline :

در هر صورت، گروه به حداقل می رسد ردیف خلاصه، و تمام ردیف های جزئیات خواهد بودپنهان شده است.

کل طرح کلی را در یک سطح خاص جمع کنید یا گسترش دهید

برای کوچک کردن یا گسترش همه گروه‌ها در یک سطح خاص، روی شماره طرح متنی مربوطه در گوشه سمت چپ بالای کاربرگ خود کلیک کنید.

سطح 1 کمترین مقدار داده را نشان می دهد در حالی که بالاترین عدد همه ردیف ها را گسترش می دهد. به عنوان مثال، اگر طرح کلی شما دارای 3 سطح است، روی شماره 2 کلیک کنید تا سطح 3 (ردیف های جزئیات) پنهان شود و دو سطح دیگر (ردیف های خلاصه) نمایش داده شود.

در مجموعه داده نمونه ما، ما 4 سطح کلی داریم. ، که به این صورت کار می کنند:

• سطح 1 فقط کل کل (ردیف 18) را نشان می دهد و تمام ردیف های دیگر را پنهان می کند.
• سطح 2 نمایشگر Grand مجموع و منطقه جمع‌های فرعی (ردیف‌های 9، 17 و 18).
• سطح 3 کل کل ، منطقه و <1 را نمایش می‌دهد>مجموعات فرعی مورد (ردیف های 4، 8، 9، 18، 13، 16، 17 و 18).
• سطح 4 همه ردیف ها را نشان می دهد.

تصویر صفحه زیر نشان می دهد که طرح کلی تا سطح 3 جمع شده است.

نحوه گسترش سطرها در اکسل

برای گسترش سطرها در یک گروه خاص، روی هر سلول در نمای قابل مشاهده کلیک کنید. ردیف خلاصه، و سپس روی دکمه نمایش جزئیات در برگه داده ، در گروه Outline کلیک کنید:

یا روی علامت مثبت برای گروه جمع‌شده از ردیف‌هایی که می‌خواهید گسترش دهید کلیک کنید:

نحوه حذف e outline در اکسل

در صورتی که می خواهید همه گروه های ردیف را به یکباره حذف کنید، آن را پاک کنیدطرح کلی. اگر می‌خواهید فقط برخی از گروه‌های ردیف را حذف کنید (مثلاً گروه‌های تودرتو)، سپس ردیف‌های انتخابی را حذف کنید.

نحوه حذف کل طرح کلی

به داده‌ها<2 بروید> برگه > Outline گروه، روی فلش زیر Ungroup کلیک کنید و سپس Clear Outline را کلیک کنید.

یادداشت ها :

1. حذف طرح کلی در اکسل هیچ داده ای را حذف نمی کند.
2. اگر طرح کلی را با چند ردیف جمع شده حذف کنید، ممکن است آن ردیف ها پنهان بمانند. پس از پاک شدن طرح کلی برای نمایش ردیف‌ها، از هر یک از روش‌های توضیح داده شده در نحوه نمایش ردیف‌ها در اکسل استفاده کنید.
3. پس از حذف طرح کلی، نمی‌توانید با کلیک کردن بر روی واگرد<2 آن را برگردانید> را فشار دهید یا میانبر Undo را فشار دهید (Ctrl + Z). شما باید طرح کلی را از ابتدا دوباره ایجاد کنید.

چگونه گروه خاصی از ردیف ها را حذف کنیم

برای حذف گروه بندی برای ردیف های خاص بدون حذف کل طرح کلی، موارد زیر را انجام دهید:

1. ردیف هایی را که می خواهید لغو گروه بندی کنید انتخاب کنید.
2. به گروه Data > Outline بروید و روی کلیک کنید دکمه حذف گروه . یا Shift + Alt + فلش چپ را فشار دهید که میانبر Ungroup در اکسل است.
3. در کادر محاوره ای Ungroup ، Rows را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

به عنوان مثال، در اینجا نحوه گروه بندی دو گروه ردیف تو در تو ( زیر مجموع سیب ها و زیر مجموع نارنجی ها ) در حالی که گروه کل شرقی بیرونی را حفظ می کنید، آمده است:

توجه داشته باشید. جدا کردن گروه‌های غیر مجاور ردیف‌ها در یک زمان ممکن نیست. شما باید مراحل بالا را برای هر گروه به صورت جداگانه تکرار کنید.

نکات گروه بندی اکسل

همانطور که مشاهده کردید، گروه بندی ردیف ها در اکسل بسیار آسان است. در زیر چند ترفند مفید را مشاهده خواهید کرد که کار شما را با گروه‌ها آسان‌تر می‌کند.

نحوه محاسبه خودکار جمع‌های فرعی گروه

در تمام مثال‌های بالا، ما ردیف‌های زیرمجموعه خود را درج کرده‌ایم. با فرمول های SUM برای اینکه زیر مجموع ها به صورت خودکار محاسبه شوند، از دستور Subtotal با تابع خلاصه انتخابی خود مانند SUM، COUNT، AVERAGE، MIN، MAX و غیره استفاده کنید. دستور Subtotal نه تنها ردیف های خلاصه را وارد می کند، بلکه یک طرح کلی با ردیف های جمع شونده و قابل گسترش ایجاد می کند. ، بنابراین دو کار را همزمان تکمیل می کنید!

استایل های پیش فرض اکسل را برای ردیف های خلاصه اعمال کنید

Microsoft Excel دارای سبک های از پیش تعریف شده برای دو سطح از ردیف های خلاصه است: RowLevel_1 (پررنگ) و RowLevel_2 (مورب). می‌توانید این سبک‌ها را قبل یا بعد از گروه‌بندی ردیف‌ها اعمال کنید.

برای اعمال خودکار سبک‌های اکسل در یک طرح کلی جدید ، به برگه داده > Outline بروید. گروه ، روی راه‌انداز کادر محاوره‌ای Outline کلیک کنید، و سپس کادر Automatic styles را انتخاب کنید و OK را کلیک کنید. پس از آن، طبق معمول یک طرح کلی ایجاد می‌کنید.

برای اعمال سبک‌ها به یک طرح کلی موجود ، همچنینکادر سبک‌های خودکار همانطور که در بالا نشان داده شده است، اما به جای OK روی دکمه اعمال سبک‌ها کلیک کنید.

در اینجا نحوه طرح کلی اکسل با سبک‌های پیش‌فرض آمده است. برای ردیف‌های خلاصه به این صورت است:

چگونه فقط ردیف‌های قابل مشاهده را انتخاب و کپی کنیم

بعد از اینکه ردیف‌های نامربوط را جمع کردید، ممکن است بخواهید موارد نمایش داده شده را کپی کنید داده های مربوطه در جای دیگری با این حال، هنگامی که ردیف‌های قابل مشاهده را به روش معمول با استفاده از ماوس انتخاب می‌کنید، در واقع ردیف‌های پنهان را نیز انتخاب می‌کنید.

برای انتخاب فقط ردیف‌های قابل مشاهده ، باید چند مرحله اضافی را انجام دهید:

1. ردیف های قابل مشاهده را با استفاده از ماوس انتخاب کنید.

   به عنوان مثال، ما تمام ردیف های جزئیات را جمع کرده ایم و اکنون ردیف های خلاصه قابل مشاهده را انتخاب می کنیم:

   

2. به صفحه اصلی<2 بروید> گروه > ویرایش را برگه و روی یافتن & > رفتن به ویژه را انتخاب کنید. یا Ctrl + G (برو به میانبر) را فشار دهید و روی دکمه Special… کلیک کنید.
3. در کادر گفتگوی Go To Special ، فقط سلول های قابل مشاهده را انتخاب کنید. و روی OK کلیک کنید.

در نتیجه، فقط ردیف‌های قابل مشاهده انتخاب می‌شوند (ردیف‌های مجاور ردیف‌های مخفی با حاشیه سفید مشخص می‌شوند):

و اکنون، شما به سادگی Ctrl + C را فشار دهید تا کپی سطرهای انتخاب شده و Ctrl + V برای چسباندن آنها را در هر کجا که هستید فشار دهید. مانند.

نحوه پنهان کردن و نمایش نمادهای طرح کلی

برای مخفی کردن یا نمایش نوارهای طرح کلی و اعداد سطح دراکسل، از میانبر صفحه کلید زیر استفاده کنید: Ctrl + 8 .

فشردن میانبر برای اولین بار، نمادهای طرح کلی را پنهان می کند، با فشار دادن مجدد آن، طرح کلی دوباره نمایش داده می شود.

نمادهای طرح کلی نشان داده نمی شوند. بالا در اکسل

اگر نمی توانید نه علامت مثبت و منفی را در نوارهای گروه ببینید و نه اعداد را در بالای طرح کلی، تنظیمات زیر را در اکسل خود بررسی کنید:

1. به برگه فایل > گزینه‌ها > پیشرفته بروید.
2. به پایین بروید تا به گزینه‌های نمایش برای این کاربرگ<بخش 2>، کاربرگ مورد علاقه را انتخاب کنید، و مطمئن شوید که کادر نمایش نمادهای طرح کلی در صورتی که یک طرح کلی استفاده شده است انتخاب شده باشد.

به این ترتیب ردیف‌ها را در اکسل گروه‌بندی می‌کنید تا بخش‌های خاصی از مجموعه داده خود را جمع کنید یا گسترش دهید. به روشی مشابه، می توانید ستون ها را در کاربرگ های خود گروه بندی کنید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم.