Το σεμινάριο δείχνει πώς μπορείτε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση των αριθμών, των ημερομηνιών, του ποσοστού και του νομίσματος όταν κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word ή να την αλλάξετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Σε ένα από τα προηγούμενα άρθρα μας, εξετάσαμε πώς να κάνουμε συγχώνευση αλληλογραφίας από το Excel στο Word για την αποστολή εξατομικευμένων επιστολών ή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπως αποδείχθηκε, η χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για την αυτοματοποίηση της δημιουργίας ενός εγγράφου από ένα φύλλο εργασίας του Excel μπορεί να παρουσιάσει πολλές προκλήσεις. Ορισμένα πεδία μπορεί να μην συμπληρωθούν ή να συμπληρωθούν με λανθασμένες πληροφορίες. Οι αριθμοί που έχουν μορφοποιηθεί σωστά στο Excel μπορεί να μην εμφανίζονται σωστά στοένα έγγραφο του Word. Οι κωδικοί ταχυτήτων μπορεί να χάσουν τα κορυφαία μηδενικά. Οι παρακάτω συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων θα σας βοηθήσουν να διορθώσετε τυπικά προβλήματα μορφοποίησης της Συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία και να διατηρήσετε τη μορφοποίηση

Όταν εκτελείτε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από ένα φύλλο εργασίας του Excel, ορισμένα αριθμητικά δεδομένα μπορεί να χάσουν τη μορφοποίησή τους αφού περάσουν από τη συγχώνευση. Τα προβλήματα εμφανίζονται συνήθως με αριθμούς που είναι μορφοποιημένοι ως ποσοστά ή νομίσματα ή με αριθμούς που περιέχουν μηδενικά στην αρχή, όπως οι ταχυδρομικοί κώδικες.

Αιτία : Από προεπιλογή, το Microsoft Word χρησιμοποιεί τη σύνδεση OLE DB, η οποία αντλεί τις πληροφορίες αλλά όχι τις μορφές. Ως αποτέλεσμα, σε ένα έγγραφο του Word, τα δεδομένα εμφανίζονται στη μορφή με την οποία είναι αποθηκευμένα εσωτερικά στο Excel και όχι στη μορφή που εφαρμόζεται στα κελιά.

Για να καταδείξετε το πρόβλημα, δείτε τις μορφές των δεδομένων προέλευσης σε ένα φύλλο εργασίας του Excel:

Τώρα, δείτε τι συμβαίνει σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word:

• Ταχυδρομικός κώδικας - εμφανίζεται χωρίς αρχικό μηδέν. Στο Excel, εμφανίζεται ένα αρχικό μηδέν επειδή ένα κελί έχει προσαρμοσμένη μορφή αριθμού, όπως 00000. Στο Word, εμφανίζεται μια υποκείμενη τιμή (2451).
• Νόμισμα - εμφανίζεται χωρίς το σύμβολο νομίσματος, το διαχωριστικό χιλιάδων και τα δεκαδικά ψηφία. Στο Excel, ο αριθμός μορφοποιείται ως νόμισμα ($3.000,00). Στο Word, εμφανίζεται ένας αριθμός στην καθαρή του μορφή (3000).
• Ποσοστό - κανονικά, εμφανίζεται ως δεκαδικός αριθμός που αντιστοιχεί στο ποσοστό- σε ορισμένες περιπτώσεις - ως αριθμός κινητής υποδιαστολής. Για παράδειγμα, το 30% που μορφοποιείται ως ποσοστό στο Excel μπορεί να εμφανίζεται ως 0,3 ή 0,299999999 στο Word.
• Ημερομηνία - εμφανίζεται στην προεπιλεγμένη μορφή που έχει οριστεί στις ρυθμίσεις της περιοχής σας. Στην περίπτωσή μας, η ημερομηνία 20-May-22 του Excel μετατρέπεται σε 5/20/2022 στο Word.

Λύση : Για να εμφανίζει το Word ταχυδρομικούς κωδικούς, ημερομηνίες, τιμές, ποσοστά και άλλες αριθμητικές τιμές στη σωστή μορφή, συνδεθείτε με το βιβλίο εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας Δυναμική ανταλλαγή δεδομένων (DDE).

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυναμική ανταλλαγή δεδομένων για να συνδεθείτε στο φύλλο Excel

Πριν ξεκινήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα στο Microsoft Word.

1. Πηγαίνετε στο Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους .
2. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Γενικά επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα και κάντε κλικ στο OK .
3. Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας ως συνήθως (τα λεπτομερή βήματα βρίσκονται εδώ). Όταν πρόκειται να επιλέξετε τους παραλήπτες, επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας .
4. Περιηγηθείτε στο φύλλο εργασίας σας, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοίξτε το (ή κάντε διπλό κλικ στο αρχείο).
5. Στο Επιβεβαίωση πηγής δεδομένων παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε το Εμφάνιση όλων στην κάτω αριστερή γωνία, και στη συνέχεια επιλέξτε Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DDE (*.xls) , και κάντε κλικ στο OK .
6. Κάντε κλικ στο Ολόκληρο φύλλο , και OK .

Μπορεί να χρειαστεί αρκετή ώρα για να συνδεθεί το Word με την πηγή δεδομένων του Excel μέσω DDE, γι' αυτό κάντε υπομονή - αυτό θα σας εξοικονομήσει ακόμα περισσότερο χρόνο μακροπρόθεσμα :)

Συμβουλή. Για να αποφύγετε τις πολλαπλές προτροπές που εμφανίζονται από το Word κάθε φορά που ανοίγετε το αρχείο δεδομένων, καταργήστε την επιλογή Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα το πλαίσιο ελέγχου μετά τη σύνδεση με τη λίστα αλληλογραφίας σας.

Τώρα, όλες οι αριθμητικές τιμές στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word διατηρούν την αρχική τους μορφή.

Πώς να μορφοποιήσετε συγκεκριμένα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας

Η σύνδεση σε ένα φύλλο εργασίας του Excel μέσω DDE είναι ο ταχύτερος τρόπος για να διορθώσετε όλα τα προβλήματα μορφοποίησης με μία κίνηση. Εάν αυτή η λύση δεν ισχύει για εσάς για κάποιο λόγο, μπορείτε να ελέγξετε τη μορφοποίηση των δεδομένων του Excel στο Word προσθέτοντας έναν αριθμητικό διακόπτη (που παλαιότερα ονομαζόταν διακόπτης εικόνας) σε ένα συγκεκριμένο πεδίο συγχώνευσης.

A αριθμητικός διακόπτης είναι ένα είδος μάσκας που σας επιτρέπει να μορφοποιήσετε τα περιεχόμενα ενός πεδίου σε ένα έγγραφο του Word με τον τρόπο που θέλετε. Για να προσθέσετε έναν αριθμητικό διακόπτη, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης του οποίου τη μορφή θέλετε να αλλάξετε. Αυτό μπορεί να είναι Ημερομηνία , Νόμισμα , Ποσοστό ή κάποιο άλλο πεδίο.
2. Πατήστε Shift + F9 για να εμφανίσετε την κωδικοποίηση του επιλεγμένου πεδίου ή Alt + F9 για να εμφανίσετε τους κωδικούς όλων των πεδίων στο έγγραφό σας. Ένας γενικός κωδικός πεδίου μοιάζει κάπως έτσι { MERGEFIELD Όνομα }.
3. Προσθέστε έναν αριθμητικό κωδικό εναλλαγής στο τέλος του πεδίου.
4. Με τον κέρσορα τοποθετημένο οπουδήποτε στο πεδίο, πατήστε F9 για να το ενημερώσετε.
5. Πατήστε ξανά Shift + F9 ή Alt + F9 για να αποκρύψετε τον κωδικό πεδίου και, στη συνέχεια, κάντε προεπισκόπηση του αποτελέσματος.

Τα παρακάτω παραδείγματα θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε μερικά τυπικά σενάρια.

Συγχώνευση αλληλογραφίας: μορφή αριθμού

Για να εμφανίζονται οι αριθμοί στη σωστή μορφή (ίδια ή διαφορετική από αυτή του αρχείου Excel), χρησιμοποιήστε τους ακόλουθους κωδικούς αριθμητικού διακόπτη.

Για παράδειγμα, για να μορφοποιήσετε έναν ακέραιο αριθμό με διαχωριστικό χιλιάδων, χρησιμοποιήστε τον αριθμητικό διακόπτη \# ,0 ώστε το Αριθμός το πεδίο αλλάζει σε:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Συγχώνευση αλληλογραφίας: μορφή νομίσματος

Για να μορφοποιήσετε το νόμισμα στη συγχώνευση αλληλογραφίας, αυτοί είναι οι κωδικοί που πρέπει να χρησιμοποιήσετε:

Για παράδειγμα, για να εφαρμόσετε μια μορφή δολαρίου στη συγχώνευση αλληλογραφίας, προσθέστε τον αριθμητικό διακόπτη \# $,0 στο πεδίο Νόμισμα:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Ως αποτέλεσμα, ο αριθμός 3000 μορφοποιείται ως 3.000 δολάρια χωρίς δεκαδικά ψηφία.

Συμβουλή. Τα παραπάνω παραδείγματα είναι για τη συγχώνευση αλληλογραφίας μορφή δολαρίου Αντί για το σύμβολο του δολαρίου ($), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε άλλο σύμβολο νομίσματος, π.χ. € ή £ .

Συγχώνευση αλληλογραφίας: μορφή ποσοστού

Ο τρόπος με τον οποίο μορφοποιείτε τα ποσοστά σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο μορφοποιούνται οι αρχικές τιμές στο φύλλο Excel.

Εάν η Γενικά ή Αριθμός μορφή χρησιμοποιείται στο Excel, ένας αντίστοιχος αριθμός θα εμφανιστεί στο Word. Για να μορφοποιήσετε αυτόν τον αριθμό ως ποσοστό, προσθέστε έναν από τους ακόλουθους αριθμητικούς διακόπτες.

Για παράδειγμα, για να μορφοποιήσετε έναν αριθμό ως ολόκληρο τοις εκατό, επεξεργαστείτε το Ποσοστό πεδίο ως εξής:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Ως αποτέλεσμα, ο αριθμός 50 μορφοποιείται ως 50%.

Εάν η μορφή Ποσοστό εφαρμόζεται σε κελιά του Excel, το Word θα εμφανίσει μια πραγματική τιμή πίσω από τη μορφοποίηση ποσοστού, η οποία είναι ένας δεκαδικός αριθμός. Για παράδειγμα, μια τιμή του Excel 50% θα εμφανιστεί ως 0,5 στο Word. Για να τη μετατρέψετε σε ποσοστό, πρέπει πρώτα να πολλαπλασιάσετε ένα δεκαδικό επί 100 και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε έναν κατάλληλο αριθμητικό διακόπτη. Ακολουθούν τα λεπτομερή βήματα:

1. Επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης που θέλετε να μορφοποιήσετε ως ποσοστό, π.χ. "Percent". Σημείωση, τα εισαγωγικά πρέπει να περιλαμβάνονται στην επιλογή.
2. Πατήστε Ctrl + F9 για να τυλίξετε το επιλεγμένο πεδίο σε ένα άλλο, όπως εδώ: { "Percent" }
3. Επεξεργαστείτε το πεδίο έτσι ώστε να έχετε ένα από τα ακόλουθα:
   • Στρογγυλοποιημένο ακέραιο ποσοστό: {="Percent "*100 \# 0%}
   • Ποσοστό με δύο δεκαδικά ψηφία: {="Percent "*100 \# 0.00%}
4. Τοποθετήστε τον κέρσορα οπουδήποτε στο πεδίο και πατήστε F9 για να το ενημερώσετε.

   Σημείωση. Ένα πεδίο συγχώνευσης που περιέχει έναν τύπο θα εμφανίζει μια τιμή και όχι το όνομα του πεδίου, ακόμη και όταν δεν είναι σε λειτουργία προεπισκόπησης. Μην ανησυχείτε, είναι μια φυσιολογική συμπεριφορά. Για να βεβαιωθείτε ότι η τιμή δεν είναι στατική, κάντε κλικ στα βέλη στο πεδίο Αποτελέσματα προεπισκόπησης για να αλλάξετε μεταξύ των παραληπτών. Για να δείτε τον κωδικό του πεδίου, επιλέξτε την τιμή και πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα Shift + F9. Αν όλα έχουν γίνει σωστά, θα δείτε κάτι σαν αυτό:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Συγχώνευση αλληλογραφίας: μορφή ημερομηνίας και ώρας

Όπως συμβαίνει με τους αριθμούς και το νόμισμα, μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή ημερομηνίας στη συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας έναν αριθμητικό διακόπτη. Στον παρακάτω πίνακα παρατίθενται κωδικοί για μερικές συχνά χρησιμοποιούμενες μορφές ημερομηνίας/ώρας.

Για παράδειγμα, για να εφαρμόσετε ένα πλήρης ημερομηνία μορφή, αλλάξτε τη μορφή του πεδίου συγχώνευσης ημερομηνίας με αυτόν τον τρόπο:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Σε μια αριθμητική εναλλαγή ημερομηνίας/ώρας, το κεφαλαίο M χρησιμοποιείται για τους μήνες και τα πεζά γράμματα m για λεπτά.
• Εκτός από τους κωδικούς που αναφέρονται παραπάνω, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιεσδήποτε άλλες προσαρμοσμένες μορφές ημερομηνίας και ώρας.

Πώς να αλλάξετε τη μορφή της τρέχουσας ημερομηνίας και ώρας στη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word

Για να εισαγάγετε τη σημερινή ημερομηνία και την τρέχουσα ώρα σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες συντομεύσεις:

• Alt + Shift + D - εισαγωγή του πεδίου DATE που εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία.
• Alt + Shift + T - εισαγωγή του πεδίου TIME που εμφανίζει την τρέχουσα ώρα.

Έτσι θα προστεθεί η ημερομηνία και η ώρα με την προεπιλεγμένη μορφή. Για να την αλλάξετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν αριθμητικό διακόπτη όπως περιγράφεται παραπάνω. Ή μπορείτε να εφαρμόσετε την επιθυμητή μορφοποίηση ημερομηνίας/ώρας με οπτικό τρόπο.

1. Επιλέξτε το Ημερομηνία ή Χρόνος πεδίο τη μορφή του οποίου θέλετε να αλλάξετε.
2. Πατήστε Shift + F9 για να εμφανίσετε την κωδικοποίηση του πεδίου, η οποία μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι { DATE \@ "M/d/yyyyyy" }
3. Κάντε δεξί κλικ στο επιλεγμένο πεδίο και επιλέξτε Επεξεργασία πεδίου... από το μενού περιβάλλοντος.
4. Στο Κατατέθηκε παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε την επιθυμητή μορφή για το Ημερομηνία και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

   Συμβουλή. Αν θέλετε να διατήρηση της μορφοποίησης κατά τις ενημερώσεις , επιλέξτε το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου στην κάτω δεξιά γωνία.

Πώς να αποφύγετε την απώλεια κορυφαίων μηδενικών στη συγχώνευση αλληλογραφίας

Σε όλες τις αριθμητικές τιμές, τα πρώτα μηδενικά αφαιρούνται κατά τη διάρκεια μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας. Για να περάσουν οι ταχυδρομικοί κώδικες και άλλοι αριθμοί από μια συγχώνευση αλληλογραφίας χωρίς να χάσουν μηδενικά, θα πρέπει να μορφοποιηθούν ως εξής κείμενο .

Για να το κάνετε, επιλέξτε τη στήλη με τους αριθμούς και επιλέξτε Κείμενο στο Μορφή αριθμού πλαίσιο στο Αρχική σελίδα καρτέλα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στην επιλεγμένη στήλη και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Μορφοποίηση κελιών... . Στο Κελιά μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, στο Αριθμός καρτέλα, επιλέξτε Κείμενο , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

Σημαντική σημείωση! Ειδικό (όπως ταχυδρομικός κώδικας) ή προσαρμοσμένη (όπως 00000) μορφή εφαρμόζεται στα κελιά του Excel σας, αλλάζοντάς την σε Κείμενο θα προκαλέσει την εξαφάνιση των αρχικών μηδενικών. Μετά τη μορφοποίηση των κελιών ως Κείμενο , θα πρέπει να επανεξετάσετε κάθε κελί και να πληκτρολογήσετε τα μηδενικά που λείπουν χειροκίνητα. Για να αποφύγετε αυτό το δύσκολο έργο, συνδεθείτε με το φύλλο του Excel μέσω DDE. Αυτό θα διατηρήσει τις αρχικές μορφές αριθμών του Excel, συμπεριλαμβανομένων των προηγούμενων μηδενικών.

Αυτός είναι ο τρόπος για να επιλύσετε τα προβλήματα μορφοποίησης της συγχώνευσης αλληλογραφίας και να μορφοποιήσετε τα πεδία με τον τρόπο που θέλετε. Σας ευχαριστούμε που διαβάσατε!