Udžbenik pokazuje kako grupirati retke u Excelu kako biste komplicirane proračunske tablice učinili lakšim za čitanje. Pogledajte kako možete brzo sakriti retke unutar određene grupe ili sažeti cijeli obris na određenu razinu.

Radne listove s puno složenih i detaljnih informacija teško je čitati i analizirati. Srećom, Microsoft Excel pruža jednostavan način organiziranja podataka u grupe omogućujući vam sažimanje i proširivanje redaka sa sličnim sadržajem kako biste stvorili kompaktnije i razumljivije prikaze.

Grupiranje redaka u Excelu

Grupiranje u Excelu najbolje funkcionira za strukturirane radne listove koji imaju naslove stupaca, bez praznih redaka ili stupaca i redak sažetka (podzbroj) za svaki podskup redaka. Uz pravilno organizirane podatke, upotrijebite jedan od sljedećih načina za njihovo grupiranje.

Kako automatski grupirati retke (stvoriti okvir)

Ako vaš skup podataka sadrži samo jednu razinu informacija, najbrži način bi bio da Excel automatski grupira retke za vas. Evo kako:

1. Odaberite bilo koju ćeliju u jednom od redaka koje želite grupirati.
2. Idite na karticu Podaci > Obris grupa, kliknite strelicu ispod Grupa i odaberite Automatski obris .

To je sve!

Evo primjer kakve redake Excel može grupirati:

Kao što je prikazano na snimci zaslona u nastavku, redovi su savršeno grupirani, a obrisne trake predstavljaju različiterazine organizacije podataka dodane su lijevo od stupca A.

Napomena. Ako se vaši retci sažetka nalaze iznad grupe redaka s detaljima, prije stvaranja strukture, idite na karticu Podaci > Obris grupe, kliknite Pokretač okvira za dijaloški okvir i poništite potvrdni okvir Reci sažetka ispod detalja .

Nakon što se izradi obris, možete brzo sakriti ili prikazati detalje unutar određenu grupu klikom na znak minus ili plus za tu grupu. Također možete sažeti ili proširiti sve retke na određenu razinu klikom na gumbe razine u gornjem lijevom kutu radnog lista. Za više informacija pogledajte Kako sažimati retke u Excelu.

Kako ručno grupirati retke

Ako vaš radni list sadrži dvije ili više razina informacija, Excelov Auto Outline možda neće pravilno grupirati vaše podatke. U tom slučaju možete grupirati retke ručno izvodeći korake u nastavku.

Napomena. Kada ručno stvarate strukturu, provjerite da vaš skup podataka ne sadrži skrivene retke, inače bi vaši podaci mogli biti pogrešno grupirani.

1. Stvorite vanjske grupe (razina 1)

Odaberite jedan od većih podskupova podataka, uključujući sve retke srednjeg sažetka i njihove retke s detaljima.

U donjem skupu podataka, za grupiranje svih podataka za redak 9 ( East Total ), odabiremo retke od 2 do 8.

Na kartici Podaci , ugrupu Obris , kliknite gumb Grupa , odaberite Redovi i kliknite U redu .

Ovo će dodati traku na lijevoj strani radnog lista koja obuhvaća odabrane retke:

Na sličan način stvarate onoliko vanjskih grupa koliko potrebno.

U ovom primjeru potrebna nam je još jedna vanjska grupa za regiju Sjever . Za ovo odabiremo retke od 10 do 16 i kliknemo karticu Podaci > Grupa gumb > Reci .

Taj skup redaka sada je također grupiran:

Savjet. Da biste brže stvorili novu grupu, pritisnite prečac Shift + Alt + strelica desno umjesto da kliknete gumb Grupa na vrpci.

2. Stvorite ugniježđene grupe (razina 2)

Za stvaranje ugniježđene (ili unutarnje) grupe odaberite sve retke s detaljima iznad povezanog retka sažetka i kliknite gumb Grupa .

Na primjer, da biste stvorili grupu Jabuke unutar regije Istok , odaberite retke 2 i 3 i pritisnite Grupa . Da biste napravili grupu Naranče , odaberite retke od 5 do 7 i ponovno pritisnite gumb Grupa .

Slično, stvaramo ugniježđene grupe za Sjever regije i dobiti sljedeći rezultat:

3. Dodajte više razina grupiranja ako je potrebno

U praksi su skupovi podataka rijetko potpuni. Ako se u nekom trenutku vašem radnom listu doda više podataka, vjerojatno ćete htjeti stvoriti više razina obrisa.

Kao primjer, umetnimo Ukupni zbroj u našoj tablici, a zatim dodajte najudaljeniju razinu okvira. Da biste to učinili, odaberite sve retke osim retka Grand Total (redovi od 2 do 17) i kliknite karticu Data > Group gumb > Reci .

Kao što je prikazano na slici ispod, naši su podaci sada grupirani u 4 razine:

• Razina 1: Ukupni zbroj
• Razina 2: Ukupni zbrojevi regije
• Razina 3: Međuzbrojevi stavki
• Razina 4: Redovi detalja

Sada kada imamo obris redaka, pogledajmo kako to olakšava pregled naših podataka.

Kako sažeti retke u Excelu

Jedna od najkorisnijih značajki grupiranja u Excelu je mogućnost skrivanja i prikazivanja detalje redaka za određenu grupu kao i za sažimanje ili proširenje cijelog obrisa na određenu razinu klikom miša.

Sažimanje redaka unutar grupe

Za sažimanje redaka u određenoj grupi , samo kliknite gumb minus na dnu trake te grupe.

Na primjer, ovako možete brzo sakriti sve redove detalja za regiju Istok , uključujući međuzbrojeve, i pokazati samo Istok Ukupno redak:

Još jedan način za sažimanje redaka u Excelu je odabir bilo koje ćelije u grupi i klik na Sakrij detalje na kartici Podaci , u grupi Obris :

U svakom slučaju, grupa će biti minimizirana na redak sažetka, a bit će i svi redovi detaljaskriveno.

Sažmite ili proširite cijeli obris na određenu razinu

Da biste smanjili ili proširili sve grupe na određenoj razini, kliknite odgovarajući broj obrisa u gornjem lijevom kutu vašeg radnog lista.

Razina 1 prikazuje najmanju količinu podataka dok najveći broj proširuje sve retke. Na primjer, ako vaš pregled ima 3 razine, kliknite broj 2 da biste sakrili 3. razinu (retci detalja) dok prikazujete druge dvije razine (retci sažetka).

U našem uzorku skupa podataka imamo 4 razine okvira , koji funkcionira na sljedeći način:

• Razina 1 prikazuje samo Grand total (red 18 ) i skriva sve ostale retke.
• Razina 2 prikazuje Grand ukupni i Region podzbrojevi (redci 9, 17 i 18).
• Razina 3 prikazuje Ukupni zbroj , Region i Stavke međuzbrojevi (retci 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 i 18).
• Razina 4 prikazuje sve retke.

Sljedeća snimka zaslona pokazuje obris sažet na razinu 3.

Kako proširiti retke u Excelu

Da biste proširili retke unutar određene grupe, kliknite bilo koju ćeliju u vidljivom redak sažetka, a zatim kliknite gumb Prikaži Detalj na kartici Podaci u grupi Obris :

Ili kliknite znak plus za sažetu grupu redaka koje želite proširiti:

Kako ukloniti obris u Excelu

U slučaju da želite ukloniti sve grupe redaka odjednom, poništiteobris. Ako želite ukloniti samo neke od grupa redaka (npr. ugniježđene grupe), tada razgrupirajte odabrane retke.

Kako ukloniti cijeli obris

Idite na Podaci karticu > Obris grupe, kliknite strelicu ispod Razgrupiranje , a zatim kliknite Izbriši obris .

Napomene :

1. Uklanjanje obrisa u Excelu ne briše nikakve podatke.
2. Ako uklonite obris s nekoliko sažetih redaka, ti bi redovi mogli ostati skriveni nakon što se obris očisti. Da biste prikazali retke, upotrijebite bilo koju od metoda opisanih u odjeljku Kako otkriti retke u programu Excel.
3. Nakon što se obris ukloni, nećete ga moći vratiti klikom na Poništi ili pritiskom na prečac Poništi (Ctrl + Z). Morat ćete ponovno izraditi obris ispočetka.

Kako razgrupirati određenu grupu redaka

Da biste uklonili grupiranje za određene retke bez brisanja cijelog obrisa, učinite sljedeće:

1. Odaberite retke koje želite razgrupirati.
2. Idite na karticu Podaci > Obris grupu i kliknite Gumb za razgrupiranje . Ili pritisnite Shift + Alt + strelica lijevo što je prečac za razgrupiranje u programu Excel.
3. U dijaloškom okviru Razgrupiranje odaberite Reci i kliknite U redu.

Na primjer, evo kako možete razgrupirati dvije ugniježđene grupe redaka ( Jabuke Međuzbroj i Naranče Međuzbroj ) zadržavajući vanjsku grupu Istok Ukupno :

Bilješka. Nije moguće razgrupirati nesusjedne grupe redaka odjednom. Morat ćete ponoviti gornje korake za svaku grupu pojedinačno.

Savjeti za grupiranje u Excelu

Kao što ste upravo vidjeli, prilično je jednostavno grupirati retke u Excelu. U nastavku ćete pronaći nekoliko korisnih trikova koji će vam dodatno olakšati rad s grupama.

Kako automatski izračunati međuzbrojeve grupe

U svim gornjim primjerima umetnuli smo vlastite retke međuzbrojeva s formulama SUM. Da bi se međuzbrojevi izračunali automatski, upotrijebite naredbu Međuzbroj sa funkcijom sažetka po vašem izboru kao što su SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, itd. Naredba Međuzbroj ne samo da će umetnuti retke sažetka, već će stvoriti i obris sa sklopivim i proširivim redovima , dovršavajući tako dva zadatka odjednom!

Primijeni zadane Excel stilove na retke sažetka

Microsoft Excel ima unaprijed definirane stilove za dvije razine redaka sažetka: RowLevel_1 (podebljano) i RowLevel_2 (kurziv). Ove stilove možete primijeniti prije ili nakon grupiranja redaka.

Da biste automatski primijenili Excel stilove na novi obris , idite na karticu Podaci > Obris kliknite pokretač dijaloškog okvira Obris , a zatim potvrdite okvir Automatski stilovi i kliknite U redu . Nakon toga izradite obris kao i obično.

Da biste primijenili stilove na postojeći obris , također odaberiteOkvir Automatski stilovi kao što je prikazano gore, ali kliknite gumb Primijeni stilove umjesto U redu .

Evo kako se radi pregled Excela sa zadanim stilovima za retke sažetka izgleda ovako:

Kako odabrati i kopirati samo vidljive retke

Nakon što suzite nevažne retke, možda ćete htjeti kopirati prikazane relevantne podatke negdje drugdje. Međutim, kada odaberete vidljive retke na uobičajeni način pomoću miša, zapravo odabirete i skrivene retke.

Da biste odabrali samo vidljive retke , morat ćete izvršite nekoliko dodatnih koraka:

1. Odaberite vidljive retke pomoću miša.

   Na primjer, saželi smo sve retke s detaljima, a sada odaberite vidljive retke sažetka:

   

2. Idite na Početnu karticu > Uređivanje grupu i kliknite Pronađi & Odaberite > Idi na posebno . Ili pritisnite Ctrl + G (prečac Idi na) i kliknite gumb Posebno… .
3. U dijaloškom okviru Idi na posebno odaberite Samo vidljive ćelije i kliknite OK.

Kao rezultat, odabrani su samo vidljivi redovi (redovi uz skrivene redove označeni su bijelim rubom):

A sada jednostavno pritisnite Ctrl + C da kopirate odabrane retke i Ctrl + V da ih zalijepite gdje god želite poput.

Kako sakriti i prikazati simbole obrisa

Za sakrivanje ili prikaz traka obrisa i brojeva razina uExcel, upotrijebite sljedeći tipkovnički prečac: Ctrl + 8 .

Prvi pritisak na prečac skriva obrisne simbole, ponovni pritisak ponovno prikazuje obrise.

Obrisni simboli se ne prikazuju gore u programu Excel

Ako ne možete vidjeti niti simbole plus i minus u trakama grupe niti brojeve na vrhu obrisa, provjerite sljedeću postavku u svom programu Excel:

1. Idite na karticu Datoteka > Opcije > Napredno kategoriju.
2. Pomaknite se prema dolje do Opcije prikaza za ovaj radni list , odaberite željeni radni list i provjerite je li odabran okvir Prikaži simbole obrisa ako se primjeni obris .

Ovako grupirate retke u Excelu da biste saželi ili proširili određene dijelove skupa podataka. Na sličan način možete grupirati stupce u svojim radnim listovima. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan.