O titorial mostra como agrupar filas en Excel para facilitar a lectura de follas de cálculo complicadas. Vexa como pode ocultar rapidamente filas dentro dun determinado grupo ou contraer todo o contorno a un nivel determinado.

As follas de traballo con moita información complexa e detallada son difíciles de ler e analizar. Afortunadamente, Microsoft Excel ofrece un xeito sinxelo de organizar os datos en grupos que che permite contraer e expandir filas con contido similar para crear vistas máis compactas e comprensibles.

Agrupar filas en Excel

A agrupación en Excel funciona mellor para follas de traballo estruturadas que teñen títulos de columna, sen filas ou columnas en branco e unha fila de resumo (subtotal) para cada subconxunto de filas. Cos datos ben organizados, utiliza unha das seguintes formas de agrupalos.

Como agrupar filas automaticamente (crear un esquema)

Se o teu conxunto de datos contén só un nivel de información, o máis rápido O xeito sería permitir que as filas de Excel agrupen automaticamente. Vexa como:

1. Seleccione calquera cela nunha das filas que quere agrupar.
2. Vaia á pestana Datos > Esquema grupo, fai clic na frecha debaixo de Grupo e selecciona Esquema automático .

Isto é todo!

Aquí está un exemplo de que tipo de filas pode agrupar Excel:

Como se mostra na captura de pantalla a continuación, as filas agrupáronse perfectamente e as barras de contorno representan diferentesengadíronse niveis de organización de datos á esquerda da columna A.

Nota. Se as súas filas de resumo están situadas enriba de un grupo de filas de detalles, antes de crear un esquema, vaia á pestana Datos > Esquema , faga clic no Cadro de diálogo Esquema e desmarque a caixa de verificación Fichas de resumo debaixo do detalle .

Unha vez creado o esquema, pode ocultar ou mostrar rapidamente os detalles dentro un determinado grupo facendo clic no signo menos ou máis para ese grupo. Tamén pode contraer ou expandir todas as filas a un nivel determinado facendo clic nos botóns de nivel na esquina superior esquerda da folla de traballo. Para obter máis información, consulte Como contraer filas en Excel.

Como agrupar filas manualmente

Se a súa folla de traballo contén dous ou máis niveis de información, o Esquema automático de Excel. pode non agrupar os seus datos correctamente. Neste caso, pode agrupar filas manualmente realizando os pasos seguintes.

Nota. Cando crees un esquema manualmente, asegúrate de que o teu conxunto de datos non conteña ningunha fila oculta; se non, os teus datos poden agruparse incorrectamente.

1. Crear grupos externos (nivel 1)

Seleccione un dos subconxuntos de datos máis grandes, incluíndo todas as filas de resumo intermedias e as súas filas de detalles.

No conxunto de datos a continuación, para agrupar todos os datos para fila 9 ( Este Total ), seleccionamos as filas 2 a 8.

Na pestana Datos , enno grupo Esquema , faga clic no botón Grupo , seleccione Filas e prema Aceptar .

Isto engadirá unha barra no lado esquerdo da folla de traballo que abrangue as filas seleccionadas:

De forma similar, crea tantos grupos externos como necesario.

Neste exemplo, necesitamos un grupo externo máis para a rexión Norte . Para iso, seleccionamos as filas 10 a 16 e prememos na pestana Datos > botón Grupo > Filas .

Ese conxunto de filas agora tamén se agrupa:

Consello. Para crear un novo grupo máis rápido, preme o atallo Maiús + Alt + Frecha dereita en lugar de facer clic no botón Grupo da cinta.

2. Crear grupos aniñados (nivel 2)

Para crear un grupo aniñado (ou interno), seleccione todas as filas de detalles sobre a fila de resumo relacionada e faga clic no botón Grupo .

Por exemplo, para crear o grupo Mazás dentro da rexión Este , seleccione as filas 2 e 3 e prema Grupo . Para crear o grupo Laranxas , seleccione as filas 5 a 7 e prema de novo o botón Grupo .

Do mesmo xeito, creamos grupos aniñados para o Norte rexións e obtén o seguinte resultado:

3. Engade máis niveis de agrupación se é necesario

Na práctica, os conxuntos de datos raramente están completos. Se nalgún momento se engaden máis datos á súa folla de traballo, probablemente quererá crear máis niveis de esquema.

A modo de exemplo, imos inserir oFila Gran total da nosa táboa e, a continuación, engade o nivel de esquema máis externo. Para facelo, seleccione todas as filas excepto a fila Gran Total (filas 2 a 17) e prema a ficha Datos > botón Grupo > Filas .

Como se mostra na captura de pantalla a continuación, os nosos datos agora agrúpanse en 4 niveis:

• Nivel 1: total total
• Nivel 2: totais da rexión
• Nivel 3: subtotais de elementos
• Nivel 4: filas de detalles

Agora que temos un esquema de filas, vexamos como facilita a visualización dos nosos datos.

Como contraer filas en Excel

Unha das características máis útiles da agrupación de Excel é a posibilidade de ocultar e mostrar o Detalle filas dun grupo en particular, así como para contraer ou expandir todo o contorno ata un determinado nivel cun clic do rato.

Contraer filas dentro dun grupo

Para contraer as filas dun grupo particular. , só tes que facer clic no botón menos na parte inferior da barra dese grupo.

Por exemplo, é así como podes ocultar rapidamente todas as filas de detalles da rexión Este , incluídos os subtotais, e mostra só o Este Fila total :

Outro xeito de contraer filas en Excel é seleccionar calquera cela do grupo e facer clic en Ocultar detalles da pestana Datos , no grupo Esquema :

De calquera xeito, o grupo minimizarase ao mínimo. fila de resumo e todas as filas de detalles seránoculto.

Contra ou expande todo o esquema a un nivel específico

Para minimizar ou expandir todos os grupos nun determinado nivel, fai clic no número de esquema correspondente na esquina superior esquerda da túa folla de traballo.

O nivel 1 mostra a menor cantidade de datos mentres que o número máis alto amplía todas as filas. Por exemplo, se o teu esquema ten 3 niveis, fai clic no número 2 para ocultar o terceiro nivel (filas de detalle) mentres mostras os outros dous niveis (filas de resumo).

No noso conxunto de datos de mostra, temos 4 niveis de esquema. , que funcionan deste xeito:

• O nivel 1 só mostra Total xeral (fila 18 ) e oculta todas as demais filas.
• O nivel 2 mostra Gran subtotais totais e Rexión (filas 9, 17 e 18).
• O nivel 3 mostra Total xeral , Rexión e Subtotais do elemento (filas 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 e 18).
• O nivel 4 mostra todas as filas.

A seguinte captura de pantalla mostra o esquema contraído ao nivel 3.

Como expandir filas en Excel

Para expandir as filas dentro dun determinado grupo, faga clic en calquera cela do campo visible. fila de resumo e, a continuación, faga clic no botón Mostrar Detalle na pestana Datos , no grupo Esquema :

Ou fai clic no signo máis para o grupo contraído de filas que queres expandir:

Como eliminar e esquema en Excel

No caso de querer eliminar todos os grupos de filas á vez, borre o elementoesquema. Se desexa eliminar só algúns dos grupos de filas (por exemplo, grupos aniñados), desagrupe as filas seleccionadas.

Como eliminar o contorno completo

Vaia á sección Datos pestana >grupo Esquema , faga clic na frecha situada debaixo de Desagrupar e, a continuación, faga clic en Borrar contorno .

Notas :

1. A eliminación do esquema en Excel non elimina ningún dato.
2. Se eliminas un esquema con algunhas filas contraídas, estas filas poden permanecer ocultas despois de limpar o contorno. Para mostrar as filas, use calquera dos métodos descritos en Como mostrar as filas en Excel.
3. Unha vez que se elimine o contorno, non poderás recuperalo facendo clic en Desfacer ou premendo o atallo Desfacer ( Ctrl + Z ). Terás que recrear o esquema desde cero.

Como desagrupar un determinado grupo de filas

Para eliminar a agrupación de determinadas filas sen eliminar todo o esquema, fai o seguinte:

1. Seleccione as filas que desexa desagrupar.
2. Vaia á pestana Datos > Esquema do grupo e faga clic no Botón Desagrupar . Ou prema Maiús + Alt + Frecha esquerda que é o atallo Desagrupar en Excel.
3. No cadro de diálogo Desagrupar , seleccione Filas e faga clic en Aceptar.

Por exemplo, vexa como pode desagrupar dous grupos de filas aniñadas ( Subtotal de mazás e Subtotal de laranxas ) mantendo o grupo externo Total Leste :

Nota. Non é posible desagrupar grupos de filas non adxacentes á vez. Terás que repetir os pasos anteriores para cada grupo individualmente.

Consellos de agrupación de Excel

Como acabas de ver, é moi sinxelo agrupar filas en Excel. A continuación atoparás algúns trucos útiles que facilitarán aínda máis o teu traballo cos grupos.

Como calcular os subtotais de grupos automaticamente

En todos os exemplos anteriores, inserimos as nosas propias filas de subtotais. con fórmulas SUMA. Para que os subtotais se calculen automaticamente, use o comando Subtotal coa función de resumo que elixa, como SUMA, COUNT, MEDIA, MIN, MAX, etc. O comando Subtotal non só inserirá filas de resumo, senón que tamén creará un esquema con filas plegables e expandibles. , completando así dúas tarefas á vez!

Aplicar estilos de Excel predeterminados ás filas de resumo

Microsoft Excel ten os estilos predefinidos para dous niveis de filas de resumo: Nivel de fila_1 (negriña) e RowLevel_2 (cursiva). Pode aplicar estes estilos antes ou despois de agrupar filas.

Para aplicar automaticamente estilos de Excel a un novo esquema , vaia á pestana Datos > Esquema , faga clic no lanzador da caixa de diálogo Esquema e, a continuación, seleccione a caixa de verificación Estilos automáticos e prema en Aceptar . Despois diso, crea un esquema como de costume.

Para aplicar estilos a un contorno existente , tamén selecciona oCaixa Estilos automáticos como se mostra arriba, pero faga clic no botón Aplicar estilos en lugar de Aceptar .

Así é como facer un esquema de Excel cos estilos predeterminados. para as filas de resumo ten o seguinte aspecto:

Como seleccionar e copiar só filas visibles

Despois de contraer as filas irrelevantes, pode querer copiar as que se mostran datos relevantes noutro lugar. Non obstante, cando seleccionas as filas visibles do xeito habitual co rato, en realidade tamén estás seleccionando as filas ocultas.

Para seleccionar só as filas visibles , terás que realice algúns pasos adicionais:

1. Seleccione as filas visibles co rato.

   Por exemplo, contraemos todas as filas de detalles e agora seleccionamos as filas de resumo visibles:

   

2. Diríxete á Inicio pestana > Edición e prema en Buscar & Seleccione > Ir a especial . Ou prema Ctrl + G (atallo Ir a) e prema no botón Especial... .
3. No cadro de diálogo Ir a especial , seleccione Só celas visibles e prema Aceptar.

Como resultado, só se seleccionan as filas visibles (as filas adxacentes ás filas ocultas están marcadas cun bordo branco):

E agora só tes que premer Ctrl + C para copiar as filas seleccionadas e Ctrl + V para pegalas onde queiras como.

Como ocultar e mostrar símbolos de contorno

Para ocultar ou mostrar as barras de contorno e os números de nivel enExcel, utiliza o seguinte atallo de teclado: Ctrl + 8 .

Ao premer o atallo por primeira vez oculta os símbolos do contorno, ao premerlo de novo volve amosar o contorno.

Os símbolos do contorno non se mostran. arriba en Excel

Se non pode ver os símbolos máis e menos nas barras do grupo nin os números na parte superior do esquema, comprobe a seguinte configuración no seu Excel:

1. Vaia á pestana Ficheiro > Opcións > Avanzado categoría.
2. Desprácese ata a Opcións de visualización desta folla de traballo , seleccione a folla de traballo de interese e asegúrese de que está seleccionada a caixa Mostrar símbolos de esquema se se aplica un esquema .

Así agrupa as filas en Excel para contraer ou expandir determinadas seccións do teu conxunto de datos. De xeito similar, pode agrupar columnas nas súas follas de traballo. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana.