В урока е показано как да групирате редове в Excel, за да направите сложните електронни таблици по-лесни за четене. Вижте как можете бързо да скриете редове в рамките на определена група или да свиете целия контур до определено ниво.

Работни листове с много сложна и подробна информация са трудни за четене и анализиране. За щастие Microsoft Excel предлага лесен начин за организиране на данните в групи, който ви позволява да свивате и разширявате редове със сходно съдържание, за да създавате по-компактни и разбираеми изгледи.

Групиране на редове в Excel

Групирането в Excel работи най-добре при структурирани работни листове, които имат заглавия на колони, нямат празни редове или колони и имат обобщаващ ред (междинна сума) за всяка подгрупа редове. След като данните са правилно организирани, използвайте един от следните начини за групиране.

Как да групирате редовете автоматично (създаване на контур)

Ако наборът ви от данни съдържа само едно ниво на информация, най-бързият начин е да позволите на Excel да групира редовете автоматично. Ето как:

1. Изберете която и да е клетка в един от редовете, които искате да групирате.
2. Отидете в Данни tab> Контур щракнете върху стрелката под Група , и изберете Автоматично очертаване .

Това е всичко, което трябва да се направи!

Ето един пример за това какви редове може да групира Excel:

Както е показано на екранната снимка по-долу, редовете са перфектно групирани, а вляво от колона А са добавени контурни ленти, представляващи различни нива на организация на данните.

Забележка. Ако обобщаващите редове са разположени над група редове с детайли, преди да създадете контур, отидете в Данни tab> Контур щракнете върху групата Диалогов прозорец Контур и изчистете Обобщени редове под подробностите квадратчето за отметка.

След като контурът е създаден, можете бързо да скриете или покажете детайлите в рамките на определена група, като щракнете върху минус или плюс Можете също така да сгънете или разширите всички редове до определено ниво, като щракнете върху бутоните за ниво. в горния ляв ъгъл на работния лист. За повече информация, моля, вижте Как да сгъваме редове в Excel.

Как да групирате редове ръчно

Ако работният ви лист съдържа две или повече нива на информация, функцията на Excel Автоматично очертаване В такъв случай можете да групирате редовете ръчно, като изпълните следните стъпки.

Забележка: Когато създавате контур ръчно, уверете се, че наборът ви от данни не съдържа скрити редове, в противен случай данните ви може да бъдат групирани неправилно.

1. Създаване на външни групи (ниво 1)

Изберете една от по-големите подгрупи данни, включително всички междинни обобщаващи редове и техните подробни редове.

В набора от данни по-долу, за да групирате всички данни за ред 9 ( Изток Общо ), избираме редове от 2 до 8.

На Данни в раздела Контур щракнете върху групата Група бутон, изберете Редове и щракнете върху OK .

Това ще добави лента в лявата част на работния лист, която обхваща избраните редове:

По подобен начин създавате толкова външни групи, колкото е необходимо.

В този пример ни е необходима още една външна група за Северна За тази цел избираме редове от 10 до 16 и щракваме върху Данни tab> Група бутон> Редове .

Този набор от редове вече също е групиран:

Съвет. За да създадете нова група по-бързо, натиснете клавишната комбинация Shift + Alt + стрелка надясно, вместо да щракнете върху Група на лентата.

2. Създаване на вложени групи (ниво 2)

За да създадете вложена (или вътрешна) група, изберете всички редове с подробности над свързания обобщаващ ред и щракнете върху Група бутон.

Например, за да създадете Ябълки група в рамките на Изток област, изберете редове 2 и 3 и натиснете Група За да направите Портокали изберете редове от 5 до 7 и натиснете Група бутон отново.

По същия начин създаваме вложени групи за Северна и получаваме следния резултат:

3. Ако е необходимо, добавете още нива на групиране

На практика наборите от данни рядко са пълни. Ако в даден момент към работния лист бъдат добавени повече данни, вероятно ще искате да създадете повече нива на очертания.

Като пример, нека вмъкнем Общ сбор ред в нашата таблица и след това добавете най-външното ниво на контура. За да го направите, изберете всички редове, с изключение на Общо (редове от 2 до 17) и щракнете върху Данни tab> Група бутон> Редове .

Както е показано на екранната снимка по-долу, нашите данни вече са групирани на 4 нива:

• Ниво 1: обща сума
• Ниво 2: Общи суми за региона
• Ниво 3: Междинни сборове на елементите
• Ниво 4: Подробни редове

Сега, след като имаме контур на редовете, нека видим как това улеснява прегледа на данните.

Как да сгънете редовете в Excel

Една от най-полезните функции на групирането в Excel е възможността за скриване и показване на подробните редове за определена група, както и за свиване или разширяване на целия контур до определено ниво с едно щракване на мишката.

Свиване на редове в рамките на група

За да сгънете редовете в дадена група, просто щракнете върху бутона минус в долната част на лентата на тази група.

Например, така можете бързо да скриете всички редове с подробности за Изток региона, включително междинните сборове, и показва само Изток Общо ред:

Друг начин за сгъване на редове в Excel е да изберете която и да е клетка в групата и да щракнете върху Скрийте детайлите на бутона Данни в раздела Контур група:

И в двата случая групата ще бъде сведена до обобщаващия ред, а всички редове с подробности ще бъдат скрити.

Свиване или разширяване на целия контур до определено ниво

За да намалите или разширите всички групи на определено ниво, щракнете върху съответния номер на контур в горния ляв ъгъл на работния лист.

Ниво 1 показва най-малкото количество данни, докато най-големият номер разширява всички редове. Например, ако конспектът ви има 3 нива, щракнете върху номер 2, за да скриете третото ниво (подробни редове), като същевременно покажете другите две нива (обобщаващи редове).

В нашия примерен набор от данни имаме 4 нива на очертания, които работят по този начин:

• Само представления на ниво 1 Общ сбор (ред 18 ) и скрива всички останали редове.
• Дисплеи на ниво 2 Общ сбор и Регион междинни суми (редове 9, 17 и 18).
• Дисплеи на ниво 3 Общ сбор , Регион и Артикул междинни сборове (редове 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
• На ниво 4 са показани всички редове.

Следващата снимка показва контура, сгънат до ниво 3.

Как да разширите редовете в Excel

За да разширите редовете в рамките на определена група, щракнете върху която и да е клетка във видимия обобщаващ ред и след това щракнете върху Покажи Подробности на бутона Данни в раздела Контур група:

Или щракнете върху знака плюс за сгъваемата група редове, която искате да разширите:

Как да премахнете контура в Excel

В случай че искате да премахнете всички групи редове наведнъж, изчистете контура. Ако искате да премахнете само някои от групите редове (напр. вложени групи), разгрупирайте избраните редове.

Как да премахнете целия контур

Отидете в Данни tab> Контур щракнете върху стрелката под Разгрупиране на , след което щракнете върху Ясно очертание .

Бележки :

1. Премахването на контур в Excel не води до изтриване на данни.
2. Ако премахнете контур с някои сгънати редове, тези редове може да останат скрити след изтриването на контура. За да покажете редовете, използвайте някой от методите, описани в Как да премахнете скриването на редове в Excel.
3. След като контурът бъде премахнат, няма да можете да го върнете, като щракнете върху Отмяна на или натискане на бързата клавишна комбинация Undo ( Ctrl + Z ). Ще трябва да създадете контура отново отначало.

Как да разгрупирате определена група редове

За да премахнете групирането за определени редове, без да изтривате целия контур, направете следното:

1. Изберете редовете, които искате да разгрупирате.
2. Отидете в Данни tab> Контур и щракнете върху Бутон за разгрупиране . Или натиснете Shift + Alt + лява стрелка, което е бързата клавишна комбинация за разгрупиране в Excel.
3. В Разгрупиране на диалогов прозорец, изберете Редове и щракнете върху OK.

Например, ето как можете да разгрупирате две вложени групи редове ( Ябълки Междинна сума и Портокали Междинна сума ), като се запазва външната Изток Общо група:

Забележка: Не е възможно да се разгрупират несъседни групи редове едновременно. Ще трябва да повторите горните стъпки за всяка група поотделно.

Съвети за групиране в Excel

Както току-що видяхте, групирането на редове в Excel е доста лесно. По-долу ще намерите няколко полезни трика, които ще улеснят още повече работата ви с групи.

Как да изчислите автоматично междинните сборове на групите

Във всички горепосочени примери вмъкнахме собствени редове с междинни сборове с формулите SUM. За да се изчисляват междинни сборове автоматично, използвайте командата Subtotal (Междинна сума) с избраната от вас функция за обобщаване, като например SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX и т.н. Командата Subtotal (Междинна сума) не само ще вмъкне редове с обобщения, но и ще създаде контур със сгъваеми и разширяеми редове, като по този начин ще изпълни две задачи едновременно!

Прилагане на стиловете по подразбиране на Excel към обобщаващите редове

Microsoft Excel разполага с предварително дефинирани стилове за две нива на обобщаващи редове: RowLevel_1 (удебелено) и RowLevel_2 (курсив). Можете да приложите тези стилове преди или след групирането на редовете.

Автоматично прилагане на стилове на Excel към нов контур , отидете в Данни tab> Контур щракнете върху групата Контур диалоговия прозорец, след което изберете Автоматични стилове и щракнете върху OK . След това създайте конспект, както обикновено.

Прилагане на стилове към съществуващи очертания , също така избирате Автоматични стилове както е показано по-горе, но щракнете върху Прилагане на стилове вместо бутона OK .

Ето как изглежда контур на Excel със стиловете по подразбиране за обобщаващи редове:

Как да изберете и копирате само видими редове

След като сте свалили нерелевантните редове, може да искате да копирате показаните релевантни данни някъде другаде. Когато обаче избирате видимите редове по обичайния начин с помощта на мишката, всъщност избирате и скритите редове.

За да изберете само видими редове , ще трябва да извършите няколко допълнителни стъпки:

1. Изберете видими редове с помощта на мишката.

   Например, сгънахме всички редове с подробности и сега избираме видимите редове с обобщения:

   

2. Отидете в Начало tab> Редактиране на и щракнете върху Намиране & Избор > Отидете на специален . Или натиснете Ctrl + G (бърз клавиш Go To) и щракнете върху Специален... бутон.
3. В Отидете на специален диалогов прозорец, изберете Само видими клетки и щракнете върху OK.

В резултат на това се избират само видимите редове (редовете, съседни на скритите редове, се маркират с бяла рамка):

А сега просто натиснете Ctrl + C, за да копие избраните редове и Ctrl + V, за да паста където пожелаете.

Как да скриете и покажете символите на контура

За да скриете или покажете контурните ленти и числата на нивата в Excel, използвайте следната клавишна комбинация: Ctrl + 8 .

Натискането на прекия път за първи път скрива символите на контура, а повторното му натискане показва контура отново.

Символите за очертаване не се показват в Excel

Ако не виждате нито символите плюс и минус в лентите на групите, нито числата в горната част на контура, проверете следната настройка в Excel:

1. Отидете в Файл tab> Опции > Разширен категория.
2. Превъртете надолу до Опции за показване на този работен лист изберете интересуващия ви работен лист и се уверете, че Показване на символите на контура, ако има контур се прилага е избрано полето.

По този начин групирате редове в Excel, за да сгънете или разширите определени части от набора от данни. По подобен начин можете да групирате колони в работните си листове. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица.