ट्यूटोरियल दिखाता है कि जटिल स्प्रेडशीट को पढ़ने में आसान बनाने के लिए एक्सेल में पंक्तियों को कैसे समूहित किया जाए। देखें कि आप किसी निश्चित समूह के भीतर पंक्तियों को जल्दी से कैसे छिपा सकते हैं या किसी विशेष स्तर पर संपूर्ण रूपरेखा को संक्षिप्त कर सकते हैं।

बहुत सारी जटिल और विस्तृत जानकारी वाली वर्कशीट को पढ़ना और विश्लेषण करना मुश्किल होता है। सौभाग्य से, Microsoft Excel डेटा को समूहों में व्यवस्थित करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है जिससे आप अधिक कॉम्पैक्ट और समझने योग्य दृश्य बनाने के लिए समान सामग्री वाली पंक्तियों को संक्षिप्त और विस्तृत कर सकते हैं।

Excel में पंक्तियों को समूहीकृत करना

Excel में समूहीकरण संरचित कार्यपत्रकों के लिए सबसे अच्छा काम करता है जिसमें स्तंभ शीर्षक होते हैं, कोई रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं होते हैं, और पंक्तियों के प्रत्येक सबसेट के लिए एक सारांश पंक्ति (उप-योग) होती है। डेटा ठीक से व्यवस्थित होने के साथ, इसे समूहित करने के लिए निम्न में से किसी एक तरीके का उपयोग करें।

पंक्तियों को स्वचालित रूप से कैसे समूहित करें (एक रूपरेखा बनाएं)

यदि आपके डेटासेट में केवल एक स्तर की जानकारी है, तो सबसे तेज़ तरीका यह होगा कि एक्सेल समूह पंक्तियों को आपके लिए स्वचालित रूप से जाने दें। यहां बताया गया है कि कैसे:

1. किसी एक पंक्ति में किसी भी सेल का चयन करें जिसे आप समूह बनाना चाहते हैं।
2. डेटा टैब पर जाएं > आउटलाइन समूह, समूह के अंतर्गत तीर पर क्लिक करें, और ऑटो रूपरेखा का चयन करें।

इसके लिए बस इतना ही है!

यहां है एक्सेल किस प्रकार की पंक्तियों का समूह बना सकता है इसका एक उदाहरण:

जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, पंक्तियों को पूरी तरह से समूहीकृत किया गया है और अलग-अलग प्रतिनिधित्व करने वाली रूपरेखा बारडेटा संगठन के स्तरों को कॉलम A के बाईं ओर जोड़ा गया है।

नोट। यदि आपकी सारांश पंक्तियां ऊपर विवरण पंक्तियों के समूह में स्थित हैं, तो रूपरेखा बनाने से पहले, डेटा टैब > रूपरेखा समूह पर जाएं, <1 पर क्लिक करें>रूपरेखा संवाद बॉक्स लॉन्चर, और विवरण के नीचे सारांश पंक्तियों चेकबॉक्स को साफ़ करें।

एक बार रूपरेखा तैयार हो जाने के बाद, आप विवरण को जल्दी से छुपा या दिखा सकते हैं उस समूह के लिए माइनस या प्लस साइन पर क्लिक करके एक निश्चित समूह। आप वर्कशीट के ऊपरी-बाएँ कोने में स्तर बटन पर क्लिक करके सभी पंक्तियों को एक विशेष स्तर तक संक्षिप्त या विस्तारित भी कर सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए, कृपया एक्सेल में पंक्तियों को कैसे संक्षिप्त करें देखें। हो सकता है कि आपका डेटा सही ढंग से समूहीकृत न हो। ऐसी स्थिति में, आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके पंक्तियों को मैन्युअल रूप से समूहित कर सकते हैं।

ध्यान दें। मैन्युअल रूप से एक रूपरेखा बनाते समय, सुनिश्चित करें कि आपके डेटासेट में कोई छिपी हुई पंक्तियाँ नहीं हैं, अन्यथा आपका डेटा गलत तरीके से समूहीकृत किया जा सकता है।

1. बाहरी समूह बनाएं (स्तर 1)

सभी मध्यवर्ती सारांश पंक्तियों और उनकी विवरण पंक्तियों सहित डेटा के बड़े उपसमूहों में से एक का चयन करें।

नीचे दिए गए डेटासेट में, सभी डेटा को समूहीकृत करने के लिए पंक्ति 9 ( पूर्वी कुल ), हम 2 से 8 पंक्तियों का चयन करते हैं।

डेटा टैब पर, में बाह्यरेखा समूह, समूह बटन पर क्लिक करें, पंक्तियां चुनें, और ठीक क्लिक करें।

यह वर्कशीट के बाईं ओर एक बार जोड़ देगा जो चयनित पंक्तियों को फैलाता है:

इसी तरह, आप जितने बाहरी समूह बनाते हैं उतने आवश्यक।

इस उदाहरण में, हमें उत्तर क्षेत्र के लिए एक और बाहरी समूह की आवश्यकता है। इसके लिए हम 10 से 16 पंक्तियों का चयन करते हैं, और डेटा टैब > समूह बटन > पंक्तियां क्लिक करते हैं।

पंक्तियों का वह सेट अब भी समूहीकृत है:

युक्ति। तेज़ी से एक नया समूह बनाने के लिए, रिबन पर समूह बटन क्लिक करने के बजाय Shift + Alt + दायाँ तीर शॉर्टकट दबाएँ।

2। नेस्टेड समूह बनाएं (स्तर 2)

नेस्टेड (या आंतरिक) समूह बनाने के लिए, संबंधित सारांश पंक्ति के ऊपर सभी विवरण पंक्तियों का चयन करें, और समूह बटन पर क्लिक करें।

उदाहरण के लिए, पूर्व क्षेत्र के भीतर सेब समूह बनाने के लिए, पंक्ति 2 और 3 का चयन करें, और समूह को हिट करें। संतरा समूह बनाने के लिए, 5 से 7 पंक्तियों का चयन करें, और समूह बटन फिर से दबाएं।

इसी प्रकार, हम उत्तर<के लिए नेस्टेड समूह बनाते हैं 2> क्षेत्र, और निम्न परिणाम प्राप्त करें:

3. यदि आवश्यक हो तो अधिक समूहीकरण स्तर जोड़ें

व्यवहार में, डेटासेट शायद ही कभी पूर्ण होते हैं। यदि किसी बिंदु पर आपकी वर्कशीट में अधिक डेटा जोड़ा जाता है, तो आप संभवतः अधिक आउटलाइन स्तर बनाना चाहेंगे।

उदाहरण के तौर पर, आइए इन्सर्ट करेंहमारी टेबल में ग्रैंड टोटल रो, और फिर सबसे बाहरी आउटलाइन लेवल जोड़ें। इसे पूरा करने के लिए, ग्रैंड टोटल पंक्ति (पंक्तियां 2 से 17 तक) को छोड़कर सभी पंक्तियों का चयन करें, और डेटा टैब > समूह बटन > पंक्तियां ।

जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, हमारा डेटा अब 4 स्तरों में बांटा गया है:

• स्तर 1: कुल योग
• स्तर 2: क्षेत्र योग
• स्तर 3: आइटम उप-योग
• स्तर 4: विवरण पंक्तियां

अब जबकि हमारे पास एक पंक्तियों की रूपरेखा, आइए देखें कि यह हमारे डेटा को देखने में कैसे आसान बनाता है।

एक्सेल में पंक्तियों को कैसे संक्षिप्त करें

एक्सेल ग्रुपिंग की सबसे उपयोगी सुविधाओं में से एक यह है कि इसे छिपाने और दिखाने की क्षमता है। किसी विशेष समूह के लिए विस्तृत पंक्तियों के साथ-साथ एक माउस क्लिक में संपूर्ण रूपरेखा को एक निश्चित स्तर तक संक्षिप्त या विस्तारित करने के लिए।

एक समूह के भीतर पंक्तियों को संक्षिप्त करें

किसी विशेष समूह में पंक्तियों को संक्षिप्त करने के लिए , बस उस समूह के बार के नीचे माइनस बटन पर क्लिक करें। और केवल पूर्व<दिखाएँ 2> कुल पंक्ति:

एक्सेल में पंक्तियों को संक्षिप्त करने का दूसरा तरीका समूह में किसी भी सेल का चयन करना है और विवरण छिपाएं<पर क्लिक करना है। डेटा टैब पर 14> बटन, बाह्यरेखा समूह में:

किसी भी तरह से, समूह को छोटा कर दिया जाएगा सारांश पंक्ति, और सभी विवरण पंक्तियाँ होंगीछुपा हुआ।

पूरी रूपरेखा को एक विशिष्ट स्तर तक संक्षिप्त या विस्तृत करें

किसी विशेष स्तर पर सभी समूहों को छोटा या विस्तृत करने के लिए, अपनी वर्कशीट के ऊपरी बाएँ कोने में संबंधित रूपरेखा संख्या पर क्लिक करें।

स्तर 1 सबसे कम डेटा प्रदर्शित करता है जबकि उच्चतम संख्या सभी पंक्तियों का विस्तार करती है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी आउटलाइन में 3 स्तर हैं, तो आप अन्य दो स्तरों (सारांश पंक्तियों) को प्रदर्शित करते हुए तीसरे स्तर (विस्तार वाली पंक्तियों) को छिपाने के लिए नंबर 2 पर क्लिक करते हैं।

हमारे नमूना डेटासेट में, हमारे पास 4 आउटलाइन स्तर हैं , जो इस तरह काम करता है:

• स्तर 1 केवल कुल योग (पंक्ति 18) दिखाता है और अन्य सभी पंक्तियों को छुपाता है।
• स्तर 2 भव्य को प्रदर्शित करता है कुल और क्षेत्र उप-योग (पंक्ति 9, 17 और 18)।
• स्तर 3 प्रदर्शित करता है कुल योग , क्षेत्र और आइटम सबटोटल (पंक्तियां 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 और 18)।
• स्तर 4 सभी पंक्तियां दिखाता है।

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट स्तर 3 तक ढही हुई रूपरेखा को प्रदर्शित करता है।

Excel में पंक्तियों का विस्तार कैसे करें

किसी निश्चित समूह के भीतर पंक्तियों का विस्तार करने के लिए, दृश्यमान में किसी भी सेल पर क्लिक करें सारांश पंक्ति, और फिर डेटा टैब पर, बाह्यरेखा समूह में दिखाएँ विवरण बटन पर क्लिक करें:

या पंक्तियों के संक्षिप्त समूह के लिए धन चिह्न पर क्लिक करें जिसे आप विस्तारित करना चाहते हैं:

कैसे निकालें एक्सेल में ई रूपरेखा

यदि आप एक बार में सभी पंक्ति समूहों को हटाना चाहते हैं, तो इसे साफ़ करेंखाका। यदि आप केवल कुछ पंक्ति समूहों (जैसे नेस्टेड समूह) को हटाना चाहते हैं, तो चयनित पंक्तियों को असमूहीकृत करें।

संपूर्ण रूपरेखा कैसे निकालें

डेटा<2 पर जाएं> टैब > आउटलाइन ग्रुप, अनग्रुप के तहत तीर पर क्लिक करें, और फिर आउटलाइन क्लियर करें पर क्लिक करें।

नोट्स :

1. एक्सेल में आउटलाइन हटाने से कोई डेटा डिलीट नहीं होता है।
2. अगर आप कुछ संक्षिप्त पंक्तियों के साथ आउटलाइन हटाते हैं, तो वे पंक्तियां छिपी रह सकती हैं रूपरेखा साफ होने के बाद। पंक्तियों को प्रदर्शित करने के लिए, Excel में पंक्तियों को कैसे अनहाइड करें में वर्णित विधियों में से किसी का भी उपयोग करें।
3. एक बार आउटलाइन हटा दिए जाने के बाद, आप पूर्ववत करें<2 पर क्लिक करके इसे वापस प्राप्त करने में सक्षम नहीं होंगे।> बटन या पूर्ववत करें शॉर्टकट ( Ctrl + Z ) दबाकर। आपको शुरुआत से रूपरेखा को फिर से बनाना होगा।

पंक्तियों के एक निश्चित समूह को कैसे असमूहीकृत करें

पूरी रूपरेखा को हटाए बिना कुछ पंक्तियों के लिए समूहीकरण को हटाने के लिए, निम्नलिखित करें:

1. उन पंक्तियों का चयन करें जिन्हें आप असमूहीकृत करना चाहते हैं।
2. डेटा टैब > आउटलाइन समूह पर जाएं, और क्लिक करें अनग्रुप बटन । या Shift + Alt + बायां तीर दबाएं जो Excel में अनग्रुप शॉर्टकट है।
3. अनग्रुप डायलॉग बॉक्स में, पंक्तियां चुनें और ओके पर क्लिक करें।

उदाहरण के लिए, यहां बताया गया है कि आप बाहरी पूर्वी कुल समूह को रखते हुए दो नेस्टेड पंक्ति समूहों ( सेब का उप-योग और संतरे का उप-योग ) को कैसे असमूहीकृत कर सकते हैं:

टिप्पणी। एक समय में पंक्तियों के गैर-निकटवर्ती समूहों को असमूहीकृत करना संभव नहीं है। आपको प्रत्येक समूह के लिए उपरोक्त चरणों को व्यक्तिगत रूप से दोहराना होगा।

एक्सेल ग्रुपिंग युक्तियाँ

जैसा कि आपने अभी देखा, एक्सेल में पंक्तियों को समूहित करना बहुत आसान है। नीचे आपको कुछ उपयोगी तरकीबें मिलेंगी जो समूहों के साथ आपके काम को और भी आसान बना देंगी।

समूह उप-योगों की स्वचालित रूप से गणना कैसे करें

उपरोक्त सभी उदाहरणों में, हमने अपनी स्वयं की उप-योग पंक्तियों को सम्मिलित किया है SUM फ़ार्मुलों के साथ। उप-योगों की स्वचालित रूप से गणना करने के लिए, अपनी पसंद के सारांश फ़ंक्शन जैसे SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, आदि के साथ उप-योग आदेश का उपयोग करें। उप-योग आदेश न केवल सारांश पंक्तियों को सम्मिलित करेगा बल्कि संक्षिप्त और विस्तार योग्य पंक्तियों के साथ एक रूपरेखा भी बनाएगा। , इस प्रकार एक साथ दो कार्य पूरे करते हैं!

सारांश पंक्तियों पर डिफ़ॉल्ट Excel शैलियाँ लागू करें

Microsoft Excel में सारांश पंक्तियों के दो स्तरों के लिए पूर्वनिर्धारित शैलियाँ हैं: RowLevel_1 (बोल्ड) और RowLevel_2 (इटैलिक)। आप पंक्तियों को समूहबद्ध करने से पहले या बाद में इन शैलियों को लागू कर सकते हैं।

एक्सेल शैलियों को नई रूपरेखा पर स्वचालित रूप से लागू करने के लिए, डेटा टैब पर जाएं > रूपरेखा ग्रुप में, आउटलाइन डायलॉग बॉक्स लॉन्चर पर क्लिक करें और फिर ऑटोमैटिक स्टाइल्स चेक बॉक्स चुनें और ओके पर क्लिक करें। उसके बाद आप हमेशा की तरह एक आउटलाइन बनाते हैं।

किसी मौजूदा आउटलाइन में स्टाइल लागू करने के लिए, आप यह भी चुनें ऑटोमैटिक स्टाइल्स बॉक्स जैसा कि ऊपर दिखाया गया है, लेकिन ओके के बजाय अप्लाई स्टाइल्स बटन पर क्लिक करें। सारांश पंक्तियों के लिए ऐसा दिखता है:

केवल दृश्यमान पंक्तियों का चयन और प्रतिलिपि कैसे करें

अप्रासंगिक पंक्तियों को संक्षिप्त करने के बाद, आप प्रदर्शित पंक्तियों की प्रतिलिपि बनाना चाह सकते हैं प्रासंगिक डेटा कहीं और। हालाँकि, जब आप माउस का उपयोग करके सामान्य तरीके से दृश्यमान पंक्तियों का चयन करते हैं, तो आप वास्तव में छिपी हुई पंक्तियों का भी चयन कर रहे होते हैं।

केवल दृश्यमान पंक्तियों का चयन करने के लिए, आपको यह करना होगा कुछ अतिरिक्त चरणों का पालन करें:

1. माउस का उपयोग करके दृश्यमान पंक्तियों का चयन करें।

   उदाहरण के लिए, हमने सभी विवरण पंक्तियों को संक्षिप्त कर दिया है, और अब दृश्यमान सारांश पंक्तियों का चयन करें:

   

2. होम<2 पर जाएं> Tab > संपादन समूह, और Find & > विशेष पर जाएं चुनें। या Ctrl + G (शॉर्टकट पर जाएं) दबाएं और विशेष... बटन पर क्लिक करें।
3. विशेष पर जाएं संवाद बॉक्स में, केवल दृश्यमान सेल चुनें और ओके पर क्लिक करें।

और अब, आप चयनित पंक्तियों को कॉपी करने के लिए और उन्हें पेस्ट करने के लिए Ctrl + C दबाएं। जैसे.

आउटलाइन सिंबल को कैसे छुपाएं और दिखाएं

आउटलाइन बार और लेवल नंबर को छुपाने या प्रदर्शित करने के लिएएक्सेल, निम्नलिखित कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें: Ctrl + 8।

शॉर्टकट को पहली बार दबाने से आउटलाइन सिंबल छिप जाते हैं, इसे फिर से दबाने से आउटलाइन फिर से दिखाई देती है।

आउटलाइन सिंबल दिखाई नहीं देते हैं। एक्सेल में

यदि आप न तो प्लस और माइनस प्रतीकों को समूह बार में देख सकते हैं और न ही आउटलाइन के शीर्ष पर नंबर देख सकते हैं, तो अपने एक्सेल में निम्नलिखित सेटिंग की जांच करें:

1. फ़ाइल टैब > विकल्प > उन्नत श्रेणी पर जाएं।
2. इस वर्कशीट के लिए प्रदर्शन विकल्पों तक नीचे स्क्रॉल करें अनुभाग, रुचि के कार्यपत्रक का चयन करें, और सुनिश्चित करें कि यदि कोई बाह्यरेखा लागू है बॉक्स चयनित है तो बाह्यरेखा चिह्न दिखाएं।

इस तरह आप एक्सेल में पंक्तियों को अपने डेटासेट के कुछ हिस्सों को संक्षिप्त या विस्तृत करने के लिए समूहित करते हैं। इसी तरह से, आप अपने वर्कशीट्स में कॉलम्स को ग्रुप कर सकते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह आपको हमारे ब्लॉग पर देखूंगा।