Tutorialul arată cum să grupați rândurile în Excel pentru a face mai ușor de citit foile de calcul complicate. Vedeți cum puteți ascunde rapid rândurile dintr-un anumit grup sau cum puteți reduce întregul contur la un anumit nivel.

Fișele de lucru cu o mulțime de informații complexe și detaliate sunt dificil de citit și analizat. Din fericire, Microsoft Excel oferă o modalitate ușoară de a organiza datele în grupuri care vă permite să comprimați și să extindeți rândurile cu conținut similar pentru a crea vizualizări mai compacte și mai ușor de înțeles.

Gruparea rândurilor în Excel

Gruparea în Excel funcționează cel mai bine în cazul foilor de lucru structurate care au titluri de coloană, fără rânduri sau coloane goale și un rând de rezumat (subtotal) pentru fiecare subgrup de rânduri. Odată ce datele sunt organizate corespunzător, utilizați unul dintre următoarele moduri de a le grupa.

Cum să grupați rândurile în mod automat (creați un contur)

Dacă setul de date conține doar un singur nivel de informații, cea mai rapidă metodă ar fi să lăsați Excel să grupeze automat rândurile pentru dvs. Iată cum:

1. Selectați orice celulă din unul dintre rândurile pe care doriți să le grupați.
2. Mergeți la Date tab> Schiță grup, faceți clic pe săgeata de sub Grupul , și selectați Contur auto .

Asta e tot ce trebuie să faci!

Iată un exemplu de tip de rânduri pe care Excel le poate grupa:

După cum se arată în captura de ecran de mai jos, rândurile au fost grupate perfect, iar în stânga coloanei A au fost adăugate bare de contur care reprezintă diferite niveluri de organizare a datelor.

Notă. Dacă rândurile de rezumat sunt situate deasupra un grup de rânduri de detalii, înainte de a crea un contur, mergeți la Date tab> Schiță grup, faceți clic pe butonul Caseta de dialog Contur și ștergeți setările Rândurile de sinteză de mai jos detaliază caseta de selectare.

Odată ce conturul este creat, puteți ascunde sau afișa rapid detaliile din cadrul unui anumit grup, făcând clic pe semnul minus sau plus Puteți, de asemenea, să reduceți sau să extindeți toate rândurile la un anumit nivel, făcând clic pe butoanele de nivel în colțul din stânga sus al foii de lucru. Pentru mai multe informații, consultați Cum să restrângeți rândurile în Excel.

Cum se grupează rândurile manual

Dacă foaia de calcul conține două sau mai multe niveluri de informații, Excel's Contur auto Este posibil ca datele să nu fie grupate corect. În acest caz, puteți grupa rândurile manual, efectuând pașii de mai jos.

Notă. Atunci când creați manual un contur, asigurați-vă că setul de date nu conține rânduri ascunse, altfel datele pot fi grupate incorect.

1. Creați grupuri exterioare (nivelul 1)

Selectați unul dintre subseturile mai mari de date, inclusiv toate rândurile intermediare de sinteză și rândurile de detaliu ale acestora.

În setul de date de mai jos, pentru a grupa toate datele pentru rândul 9 ( Est Total ), selectăm rândurile de la 2 la 8.

Pe Date în fila Schiță grup, faceți clic pe butonul Grupul selectați Rânduri , și faceți clic pe OK .

Acest lucru va adăuga o bară în partea stângă a foii de lucru care se întinde pe rândurile selectate:

În mod similar, creați atâtea grupuri exterioare câte grupuri exterioare sunt necesare.

În acest exemplu, avem nevoie de încă un grup exterior pentru grupul Nord Pentru aceasta, selectăm rândurile de la 10 la 16 și facem clic pe Date tab> Grupul buton> Rânduri .

Acest set de rânduri este acum și el grupat:

Sfat. Pentru a crea mai rapid un grup nou, apăsați comanda rapidă Shift + Alt + Săgeată dreapta în loc să faceți clic pe butonul Grupul de pe panglică.

2. Creați grupuri imbricate (nivelul 2)

Pentru a crea un grup înglobat (sau interior), selectați toate rândurile de detaliu de deasupra rândului de rezumat aferent și faceți clic pe butonul Grupul buton.

De exemplu, pentru a crea Mere în cadrul grupului Est selectați rândurile 2 și 3, apoi apăsați Grupul . pentru a face Portocale selectați rândurile de la 5 la 7 și apăsați butonul Grupul din nou.

În mod similar, vom crea grupuri imbricate pentru Nord regiuni și obținem următorul rezultat:

3. Adăugați mai multe niveluri de grupare, dacă este necesar

În practică, seturile de date sunt rareori complete. Dacă la un moment dat se adaugă mai multe date la foaia de calcul, probabil că veți dori să creați mai multe niveluri de contur.

Ca un exemplu, să inserăm Total general rând din tabelul nostru și apoi adăugați cel mai îndepărtat nivel de contur. Pentru a face acest lucru, selectați toate rândurile, cu excepția rândului Total general (rândurile de la 2 la 17), apoi faceți clic pe Date tab> Grupul buton> Rânduri .

După cum se arată în captura de ecran de mai jos, datele noastre sunt acum grupate pe 4 niveluri:

• Nivelul 1: Total general
• Nivelul 2: Totaluri pe regiune
• Nivelul 3: Subtotaluri ale elementelor
• Nivelul 4: rânduri detaliate

Acum că avem o schiță de rânduri, să vedem cum se facilitează vizualizarea datelor noastre.

Cum să prăbușiți rândurile în Excel

Una dintre cele mai utile caracteristici ale grupării în Excel este capacitatea de a ascunde și de a afișa rândurile de detaliu pentru un anumit grup, precum și de a reduce sau de a extinde întregul contur la un anumit nivel cu un singur clic de mouse.

Reducerea rândurilor în cadrul unui grup

Pentru a restrânge rândurile dintr-un anumit grup, trebuie doar să faceți clic pe butonul minus în partea de jos a barei grupului respectiv.

De exemplu, iată cum puteți ascunde rapid toate rândurile de detalii pentru Est regiune, inclusiv subtotalurile, și afișează numai Est Total rând:

O altă modalitate de a restrânge rândurile în Excel este de a selecta orice celulă din grup și de a face clic pe butonul Ascundeți detaliile de pe butonul Date în fila Schiță grup:

În orice caz, grupul va fi redus la rândul de rezumat, iar toate rândurile de detalii vor fi ascunse.

Reducerea sau extinderea întregului contur la un anumit nivel

Pentru a minimiza sau extinde toate grupurile de la un anumit nivel, faceți clic pe numărul de contur corespunzător din colțul din stânga sus al foii de lucru.

Nivelul 1 afișează cea mai mică cantitate de date, în timp ce numărul cel mai mare extinde toate rândurile. De exemplu, dacă schița dvs. are 3 niveluri, faceți clic pe numărul 2 pentru a ascunde al treilea nivel (rânduri de detaliu), afișând celelalte două niveluri (rânduri de rezumat).

În setul nostru de date de probă, avem 4 niveluri de contur, care funcționează în acest fel:

• Numai spectacole de nivel 1 Total general (rândul 18 ) și ascunde toate celelalte rânduri.
• Afișaje de nivel 2 Total general și Regiune subtotalurile (rândurile 9, 17 și 18).
• Afișaje de nivel 3 Total general , Regiune și Articolul subtotalurile (rândurile 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 și 18).
• Nivelul 4 afișează toate rândurile.

Următoarea captură de ecran demonstrează conturul prăbușit la nivelul 3.

Cum să extindeți rândurile în Excel

Pentru a extinde rândurile dintr-un anumit grup, faceți clic pe orice celulă din rândul de rezumat vizibil și apoi faceți clic pe butonul Arată Detaliu de pe butonul Date în fila Schiță grup:

Sau faceți clic pe semnul plus pentru grupul închis de rânduri pe care doriți să le extindeți:

Cum să eliminați conturul în Excel

În cazul în care doriți să eliminați toate grupurile de rânduri dintr-o dată, ștergeți conturul. Dacă doriți să eliminați doar unele dintre grupurile de rânduri (de exemplu, grupurile imbricate), dezagregați rândurile selectate.

Cum să eliminați întregul contur

Mergeți la Date tab> Schiță grup, faceți clic pe săgeata de sub Dezagregare , apoi faceți clic pe Schiță clară .

Note :

1. Îndepărtarea conturului în Excel nu șterge nicio dată.
2. Dacă eliminați un contur cu unele rânduri colapsate, este posibil ca acele rânduri să rămână ascunse după ce conturul este eliminat. Pentru a afișa rândurile, utilizați oricare dintre metodele descrise în Cum să dezascundeți rândurile în Excel.
3. Odată ce conturul este eliminat, nu îl veți mai putea recupera dând clic pe butonul Desfaceți sau apăsând comanda rapidă de anulare ( Ctrl + Z ). Va trebui să recreați conturul de la zero.

Cum se poate dezagrega un anumit grup de rânduri

Pentru a elimina gruparea pentru anumite rânduri fără a șterge întregul contur, procedați după cum urmează:

1. Selectați rândurile pe care doriți să le degrupați.
2. Mergeți la Date tab> Schiță și faceți clic pe butonul Butonul de dezagregare Sau apăsați Shift + Alt + Săgeată stânga, care este prescurtarea pentru dezagregare în Excel.
3. În Dezagregare caseta de dialog, selectați Rânduri și faceți clic pe OK.

De exemplu, iată cum puteți dezagrega două grupuri de rânduri imbricate ( Mere Subtotal mere și Portocale Subtotal ), păstrând în același timp Est Total grup:

Notă. Nu este posibilă degruparea grupurilor de rânduri neadiacente la un moment dat. Va trebui să repetați pașii de mai sus pentru fiecare grup în parte.

Sfaturi pentru gruparea în Excel

După cum tocmai ați văzut, este destul de ușor să grupați rânduri în Excel. Mai jos veți găsi câteva trucuri utile care vă vor ușura și mai mult munca cu grupurile.

Cum se calculează automat subtotalurile de grup

În toate exemplele de mai sus, am inserat propriile rânduri de subtotal cu formule SUM. Pentru ca subtotalurile să fie calculate automat, utilizați comanda Subtotal cu funcția de sumar la alegere, cum ar fi SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX etc. Comanda Subtotal nu numai că va insera rânduri de sumar, dar va crea și un contur cu rânduri pliabile și extensibile, îndeplinind astfel două sarcini deodată!

Aplicarea stilurilor Excel implicite la rândurile de rezumat

Microsoft Excel dispune de stiluri predefinite pentru două niveluri de rânduri de rezumat: Nivelul rândului_1 (bold) și Nivelul rândului_2 (italic). Puteți aplica aceste stiluri înainte sau după gruparea rândurilor.

Pentru a aplica automat stiluri Excel la un fișier noua schiță , mergeți la Date tab> Schiță grup, faceți clic pe butonul Schiță și apoi selectați butonul de lansare a casetei de dialog Stiluri automate caseta de selectare, apoi faceți clic pe OK După aceea, creați o schiță, ca de obicei.

Pentru a aplica stiluri la un fișier conturul existent , se selectează, de asemenea, și Stiluri automate așa cum se arată mai sus, dar faceți clic pe butonul Aplicarea stilurilor în loc de OK .

Iată cum arată o schiță Excel cu stilurile implicite pentru rândurile de rezumat:

Cum să selectați și să copiați numai rândurile vizibile

După ce ați restrâns rândurile irelevante, este posibil să doriți să copiați datele relevante afișate în altă parte. Cu toate acestea, atunci când selectați rândurile vizibile în mod obișnuit cu ajutorul mouse-ului, selectați de fapt și rândurile ascunse.

Pentru a selecta numai rânduri vizibile , va trebui să efectuați câțiva pași suplimentari:

1. Selectați rândurile vizibile cu ajutorul mouse-ului.

   De exemplu, am restrâns toate rândurile de detaliu, iar acum selectăm rândurile de rezumat vizibile:

   

2. Mergeți la Acasă tab> Editare grup, apoi faceți clic pe Găsiți & Selectați > Mergeți la Special Sau apăsați Ctrl + G (scurtătură Go To) și faceți clic pe butonul Special... buton.
3. În Mergeți la Special caseta de dialog, selectați Numai celulele vizibile și faceți clic pe OK.

Ca rezultat, sunt selectate numai rândurile vizibile (rândurile adiacente rândurilor ascunse sunt marcate cu o margine albă):

Și acum, trebuie doar să apăsați Ctrl + C pentru a copie rândurile selectate și Ctrl + V pentru pastă oriunde doriți.

Cum să ascundeți și să afișați simbolurile de contur

Pentru a ascunde sau afișa barele de contur și numerele de nivel în Excel, utilizați următoarea comandă rapidă de la tastatură: Ctrl + 8 .

Apăsarea pentru prima dată a comenzii rapide ascunde simbolurile de contur, iar apăsarea din nou afișează din nou conturul.

Simbolurile de contur nu apar în Excel

Dacă nu puteți vedea nici simbolurile plus și minus din barele de grup, nici numerele din partea de sus a conturului, verificați următoarea setare din Excel:

1. Mergeți la Fișier tab> Opțiuni > Avansat categoria.
2. Derulați în jos până la Opțiuni de afișare pentru această foaie de lucru selectați foaia de lucru de interes și asigurați-vă că Afișarea simbolurilor de contur în cazul unui contur se aplică este selectată.

Acesta este modul în care grupați rândurile în Excel pentru a restrânge sau extinde anumite secțiuni ale setului de date. Într-un mod similar, puteți grupa coloanele în foile de lucru. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blog săptămâna viitoare.