Das Tutorial zeigt, wie Sie in Excel Zeilen gruppieren können, um komplizierte Tabellenblätter übersichtlicher zu gestalten. Sehen Sie, wie Sie schnell Zeilen innerhalb einer bestimmten Gruppe ausblenden oder die gesamte Gliederung auf eine bestimmte Ebene reduzieren können.

Arbeitsblätter mit vielen komplexen und detaillierten Informationen sind schwer zu lesen und zu analysieren. Zum Glück bietet Microsoft Excel eine einfache Möglichkeit, Daten in Gruppen zu organisieren, so dass Sie Zeilen mit ähnlichem Inhalt komprimieren und erweitern können, um eine kompaktere und verständlichere Ansicht zu erstellen.

Gruppieren von Zeilen in Excel

Die Gruppierung in Excel funktioniert am besten bei strukturierten Arbeitsblättern, die Spaltenüberschriften, keine leeren Zeilen oder Spalten und eine Zusammenfassungszeile (Zwischensumme) für jede Untergruppe von Zeilen haben. Wenn die Daten richtig organisiert sind, verwenden Sie eine der folgenden Möglichkeiten, sie zu gruppieren.

Automatisches Gruppieren von Zeilen (Erstellen einer Gliederung)

Wenn Ihr Datensatz nur eine Informationsebene enthält, ist es am schnellsten, wenn Sie Excel die Zeilen automatisch gruppieren lassen:

1. Markieren Sie eine beliebige Zelle in einer der Zeilen, die Sie gruppieren möchten.
2. Gehen Sie zum Daten tab> Gliederung Gruppe, klicken Sie auf den Pfeil unter Gruppe und wählen Sie Automatische Gliederung .

Das ist alles, was es zu sagen gibt!

Hier ist ein Beispiel dafür, welche Art von Zeilen Excel gruppieren kann:

Wie in der nachstehenden Abbildung zu sehen ist, wurden die Zeilen perfekt gruppiert und die Umrissbalken, die die verschiedenen Ebenen der Datenorganisation darstellen, wurden links von Spalte A hinzugefügt.

Hinweis: Wenn sich Ihre Zusammenfassungszeilen in über eine Gruppe von Detailzeilen zu erstellen, gehen Sie vor der Erstellung einer Gliederung in das Menü Daten tab> Gliederung Gruppe, klicken Sie auf die Dialogfeld "Gliederung und löschen Sie die Zusammenfassende Zeilen unter Detail Kontrollkästchen.

Sobald die Gliederung erstellt ist, können Sie schnell Details innerhalb einer bestimmten Gruppe ein- oder ausblenden, indem Sie auf das Minuszeichen oder plus Sie können auch alle Zeilen bis zu einer bestimmten Ebene ein- oder ausklappen, indem Sie auf die Schaltflächen für die Ebenen klicken in der linken oberen Ecke des Arbeitsblatts. Weitere Informationen finden Sie unter So klappen Sie Zeilen in Excel aus.

Zeilen manuell gruppieren

Wenn Ihr Arbeitsblatt zwei oder mehr Informationsebenen enthält, kann die Excel-Funktion Automatischer Umriss In einem solchen Fall können Sie die Zeilen manuell gruppieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

Hinweis: Wenn Sie eine Gliederung manuell erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihr Datensatz keine ausgeblendeten Zeilen enthält, da Ihre Daten sonst möglicherweise falsch gruppiert werden.

1. äußere Gruppen erstellen (Ebene 1)

Wählen Sie eine der größeren Teilmengen von Daten aus, einschließlich aller Zwischensummenzeilen und ihrer Detailzeilen.

Im nachstehenden Datensatz müssen Sie alle Daten für Zeile 9 gruppieren ( Osten Insgesamt ), wählen wir die Zeilen 2 bis 8 aus.

Auf der Daten auf der Registerkarte Gliederung Gruppe, klicken Sie auf die Gruppe Taste, wählen Sie Zeilen und klicken Sie auf OK .

Dadurch wird auf der linken Seite des Arbeitsblatts ein Balken hinzugefügt, der sich über die ausgewählten Zeilen erstreckt:

Auf ähnliche Weise erstellen Sie so viele äußere Gruppen wie nötig.

In diesem Beispiel benötigen wir eine weitere äußere Gruppe für die Norden Hierfür wählen wir die Zeilen 10 bis 16 aus und klicken auf Daten tab> Gruppe Taste> Zeilen .

Dieser Satz von Zeilen ist nun ebenfalls gruppiert:

Tipp: Um eine neue Gruppe schneller zu erstellen, drücken Sie die Tastenkombination Umschalt + Alt + Pfeil rechts, anstatt auf das Symbol Gruppe in der Multifunktionsleiste.

2. verschachtelte Gruppen erstellen (Ebene 2)

Um eine verschachtelte (oder innere) Gruppe zu erstellen, markieren Sie alle Detailzeilen oberhalb der zugehörigen Summenzeile und klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe Taste.

Zum Beispiel, um die Äpfel Gruppe innerhalb der Ost Region, markieren Sie die Zeilen 2 und 3, und drücken Sie Gruppe Um die Orangen Gruppe, markieren Sie die Zeilen 5 bis 7 und drücken Sie die Gruppe Taste erneut.

In ähnlicher Weise erstellen wir verschachtelte Gruppen für die Norden Regionen und erhalten das folgende Ergebnis:

3. bei Bedarf weitere Gruppierungsebenen hinzufügen

In der Praxis sind Datensätze selten vollständig. Wenn irgendwann mehr Daten zu Ihrem Arbeitsblatt hinzugefügt werden, werden Sie wahrscheinlich weitere Gliederungsebenen erstellen wollen.

Als Beispiel fügen wir die Gesamtsumme Zeile in unserer Tabelle und fügen Sie dann die äußerste Gliederungsebene hinzu. Markieren Sie dazu alle Zeilen außer der Gesamtbetrag Zeile (Zeilen 2 bis 17), und klicken Sie auf Daten tab> Gruppe Taste> Zeilen .

Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, sind unsere Daten nun in 4 Ebenen gruppiert:

• Ebene 1: Gesamtsumme
• Ebene 2: Regionale Gesamtwerte
• Ebene 3: Posten-Zwischensummen
• Ebene 4: Detailzeilen

Nun, da wir eine Gliederung der Zeilen haben, wollen wir sehen, wie sie unsere Daten übersichtlicher macht.

Zeilen in Excel reduzieren

Eine der nützlichsten Funktionen der Excel-Gruppierung ist die Möglichkeit, die Detailzeilen für eine bestimmte Gruppe ein- und auszublenden sowie die gesamte Gliederung mit einem Mausklick auf eine bestimmte Ebene zu reduzieren oder zu erweitern.

Zeilen innerhalb einer Gruppe einklappen

Um die Zeilen in einer bestimmten Gruppe zu reduzieren, klicken Sie einfach auf das Minuszeichen am unteren Ende der Leiste dieser Gruppe.

So können Sie zum Beispiel schnell alle Detailzeilen für die Ost Region, einschließlich Zwischensummen, und zeigen nur die Ost Insgesamt Zeile:

Eine andere Möglichkeit, Zeilen in Excel zu reduzieren, besteht darin, eine beliebige Zelle in der Gruppe zu markieren und auf die Schaltfläche Detail ausblenden auf der Schaltfläche Daten auf der Registerkarte Gliederung Gruppe:

In beiden Fällen wird die Gruppe auf die Zusammenfassungszeile minimiert, und alle Detailzeilen werden ausgeblendet.

Verkleinern oder Vergrößern der gesamten Gliederung bis zu einer bestimmten Ebene

Um alle Gruppen auf einer bestimmten Ebene zu minimieren oder zu erweitern, klicken Sie auf die entsprechende Gliederungsnummer in der oberen linken Ecke Ihres Arbeitsblatts.

Ebene 1 zeigt die geringste Datenmenge an, während die höchste Zahl alle Zeilen erweitert. Wenn Ihre Gliederung beispielsweise drei Ebenen hat, klicken Sie auf die Nummer 2, um die dritte Ebene (Detailzeilen) auszublenden, während die beiden anderen Ebenen (Summenzeilen) angezeigt werden.

In unserem Beispieldatensatz haben wir 4 Gliederungsebenen, die auf diese Weise funktionieren:

• Nur Level 1 Shows Gesamtsumme (Zeile 18) und blendet alle anderen Zeilen aus.
• Level 2-Anzeigen Gesamtsumme und Region Zwischensummen (Zeilen 9, 17 und 18).
• Level 3-Anzeigen Gesamtsumme , Region und Artikel Zwischensummen (Zeilen 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 und 18).
• Auf Ebene 4 werden alle Zeilen angezeigt.

Der folgende Screenshot zeigt die auf Stufe 3 eingeklappte Gliederung.

Zeilen in Excel erweitern

Um die Zeilen innerhalb einer bestimmten Gruppe zu erweitern, klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der sichtbaren Zusammenfassungszeile und dann auf die Schaltfläche anzeigen Einzelheiten auf der Schaltfläche Daten auf der Registerkarte Gliederung Gruppe:

Oder klicken Sie auf das Pluszeichen für die eingeklappte Gruppe von Zeilen, die Sie erweitern möchten:

Gliederung in Excel entfernen

Wenn Sie alle Zeilengruppen auf einmal entfernen möchten, heben Sie die Gliederung auf. Wenn Sie nur einige der Zeilengruppen (z. B. verschachtelte Gruppen) entfernen möchten, heben Sie die Gruppierung der ausgewählten Zeilen auf.

So entfernen Sie den gesamten Umriss

Gehen Sie zum Daten tab> Gliederung Gruppe, klicken Sie auf den Pfeil unter Auflösen der Gruppe und klicken Sie dann auf Klare Gliederung .

Anmerkungen :

1. Wenn Sie die Gliederung in Excel entfernen, werden keine Daten gelöscht.
2. Wenn Sie eine Gliederung mit einigen ausgeblendeten Zeilen entfernen, bleiben diese Zeilen möglicherweise ausgeblendet, nachdem die Gliederung gelöscht wurde. Um die Zeilen anzuzeigen, verwenden Sie eine der unter So blenden Sie Zeilen in Excel wieder ein beschriebenen Methoden.
3. Sobald der Umriss entfernt ist, können Sie ihn nicht mehr durch Klicken auf die Schaltfläche Rückgängig machen oder die Tastenkombination Rückgängig ( Strg + Z ) drücken, müssen Sie den Umriss von Grund auf neu erstellen.

Aufhebung der Gruppierung einer bestimmten Gruppe von Zeilen

Um die Gruppierung für bestimmte Zeilen zu entfernen, ohne die gesamte Gliederung zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Zeilen, deren Gruppierung Sie aufheben möchten.
2. Gehen Sie zum Daten tab> Gliederung Gruppe und klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppierung aufheben Oder drücken Sie die Tastenkombination Umschalt + Alt + Linker Pfeil, die in Excel für die Aufhebung der Gruppierung steht.
3. In der Auflösen der Gruppe wählen Sie im Dialogfenster Zeilen und klicken Sie auf OK.

So können Sie beispielsweise die Gruppierung zweier verschachtelter Zeilengruppen aufheben ( Äpfel Zwischensumme und Orangen Zwischensumme ) unter Beibehaltung der äußeren Osten Insgesamt Gruppe:

Hinweis: Es ist nicht möglich, nicht nebeneinander liegende Gruppen von Zeilen auf einmal zu trennen. Sie müssen die oben genannten Schritte für jede Gruppe einzeln wiederholen.

Tipps zur Gruppierung in Excel

Wie Sie gerade gesehen haben, ist es ziemlich einfach, Zeilen in Excel zu gruppieren. Im Folgenden finden Sie einige nützliche Tricks, die Ihnen die Arbeit mit Gruppen noch leichter machen.

Automatische Berechnung von Gruppenzwischensummen

In allen obigen Beispielen haben wir unsere eigenen Zwischensummenzeilen mit SUMMEN-Formeln eingefügt. Um Zwischensummen automatisch berechnen zu lassen, verwenden Sie den Befehl Zwischensumme mit der Zusammenfassungsfunktion Ihrer Wahl wie SUMME, ZAEHLUNG, MITTELWERT, MIN, MAX usw. Der Befehl Zwischensumme fügt nicht nur Zusammenfassungszeilen ein, sondern erstellt auch eine Gliederung mit ein- und ausklappbaren Zeilen und erfüllt damit zwei Aufgaben auf einmal!

Excel-Standardformate auf Zusammenfassungszeilen anwenden

Microsoft Excel verfügt über vordefinierte Formate für zwei Ebenen von Zusammenfassungszeilen: ZeileLevel_1 (fett) und ZeileLevel_2 (Sie können diese Stile vor oder nach der Gruppierung von Zeilen anwenden.

So wenden Sie Excel-Stile automatisch auf eine neue Gliederung gehen Sie zum Daten tab> Gliederung Gruppe, klicken Sie auf die Gliederung und wählen Sie dann die Option Automatische Stile Kontrollkästchen und klicken Sie auf OK Danach erstellen Sie wie gewohnt eine Gliederung.

So wenden Sie Stile auf eine bestehende Gliederung wählen Sie auch die Automatische Stile wie oben gezeigt, aber klicken Sie auf das Feld Stile anwenden Taste anstelle von OK .

So sieht eine Excel-Gliederung mit den Standardformaten für Zusammenfassungszeilen aus:

So markieren und kopieren Sie nur sichtbare Zeilen

Nachdem Sie irrelevante Zeilen eingeklappt haben, möchten Sie vielleicht die angezeigten relevanten Daten an eine andere Stelle kopieren. Wenn Sie jedoch die sichtbaren Zeilen auf die übliche Weise mit der Maus markieren, markieren Sie eigentlich auch die ausgeblendeten Zeilen.

So wählen Sie nur die sichtbare Zeilen müssen Sie ein paar zusätzliche Schritte durchführen:

1. Markieren Sie die sichtbaren Zeilen mit der Maus.

   Wir haben zum Beispiel alle Detailzeilen eingeklappt und markieren nun die sichtbaren Summenzeilen:

   

2. Kopf zum Startseite tab> Bearbeitung von Gruppe, und klicken Sie auf Suchen & Auswählen > Gehe zu Spezial Oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + G (Gehe zu) und klicken Sie auf das Symbol Besondere... Taste.
3. In der Gehe zu Spezial wählen Sie im Dialogfenster Nur sichtbare Zellen und klicken Sie auf OK.

Als Ergebnis werden nur die sichtbaren Zeilen ausgewählt (die an verdeckte Zeilen angrenzenden Zeilen werden mit einem weißen Rand markiert):

Und jetzt drücken Sie einfach Strg + C, um kopieren. die ausgewählten Zeilen und Strg + V, um einfügen wo immer Sie wollen.

Ein- und Ausblenden von Gliederungssymbolen

Um die Gliederungsbalken und Ebenennummern in Excel ein- oder auszublenden, verwenden Sie das folgende Tastenkürzel: Strg + 8 .

Wenn Sie die Tastenkombination zum ersten Mal drücken, werden die Umriss-Symbole ausgeblendet, wenn Sie sie erneut drücken, wird der Umriss wieder angezeigt.

Die Gliederungssymbole werden in Excel nicht angezeigt

Wenn Sie weder die Plus- und Minussymbole in den Gruppenleisten noch die Zahlen am oberen Rand der Gliederung sehen können, überprüfen Sie die folgende Einstellung in Ihrem Excel:

1. Gehen Sie zum Datei tab> Optionen > Fortgeschrittene Kategorie.
2. Blättern Sie nach unten zum Anzeigeoptionen für dieses Arbeitsblatt wählen Sie das gewünschte Arbeitsblatt aus, und stellen Sie sicher, dass die Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wird ausgewählt ist.

Auf diese Weise gruppieren Sie in Excel Zeilen, um bestimmte Abschnitte Ihres Datensatzes ein- oder auszublenden. Auf ähnliche Weise können Sie auch Spalten in Ihren Arbeitsblättern gruppieren. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen.