Hướng dẫn chỉ ra cách nhóm các hàng trong Excel để làm cho bảng tính phức tạp dễ đọc hơn. Xem cách bạn có thể nhanh chóng ẩn các hàng trong một nhóm nhất định hoặc thu gọn toàn bộ đường viền tới một mức cụ thể.

Các trang tính có nhiều thông tin chi tiết và phức tạp rất khó đọc và phân tích. May mắn thay, Microsoft Excel cung cấp một cách dễ dàng để sắp xếp dữ liệu theo nhóm, cho phép bạn thu gọn và mở rộng các hàng có nội dung tương tự để tạo dạng xem nhỏ gọn và dễ hiểu hơn.

Nhóm các hàng trong Excel

Nhóm trong Excel hoạt động tốt nhất cho các trang tính có cấu trúc có tiêu đề cột, không có hàng hoặc cột trống và một hàng tóm tắt (tổng phụ) cho mỗi tập hợp con của các hàng. Với dữ liệu được sắp xếp hợp lý, hãy sử dụng một trong các cách sau để nhóm dữ liệu.

Cách tự động nhóm các hàng (tạo đường viền)

Nếu tập dữ liệu của bạn chỉ chứa một cấp thông tin, cách nhanh nhất cách là để Excel tự động nhóm các hàng cho bạn. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong một trong các hàng mà bạn muốn nhóm.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu > Bố cục nhóm, nhấp vào mũi tên bên dưới Nhóm và chọn Đường viền tự động .

Tất cả chỉ có vậy!

Đây là một ví dụ về loại hàng mà Excel có thể nhóm:

Như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới, các hàng đã được nhóm hoàn hảo và các thanh đường viền đại diện cho các dòng khác nhaucác cấp tổ chức dữ liệu đã được thêm vào bên trái của cột A.

Lưu ý. Nếu các hàng tóm tắt của bạn nằm phía trên một nhóm các hàng chi tiết, trước khi tạo phác thảo, hãy chuyển đến tab Dữ liệu > Phác thảo nhóm, nhấp vào Hộp thoại phác thảo trình khởi chạy và bỏ chọn hộp kiểm Tóm tắt hàng bên dưới chi tiết .

Sau khi tạo phác thảo, bạn có thể nhanh chóng ẩn hoặc hiển thị chi tiết bên trong một nhóm nhất định bằng cách nhấp vào dấu trừ hoặc dấu cộng cho nhóm đó. Bạn cũng có thể thu gọn hoặc mở rộng tất cả các hàng đến một mức cụ thể bằng cách nhấp vào các nút mức ở góc trên cùng bên trái của trang tính. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách thu gọn các hàng trong Excel.

Cách nhóm các hàng theo cách thủ công

Nếu trang tính của bạn chứa hai cấp độ thông tin trở lên, thì Đường viền tự động của Excel có thể không nhóm dữ liệu của bạn một cách chính xác. Trong trường hợp như vậy, bạn có thể nhóm các hàng theo cách thủ công bằng cách thực hiện các bước bên dưới.

Lưu ý. Khi tạo đại cương theo cách thủ công, hãy đảm bảo tập dữ liệu của bạn không chứa bất kỳ hàng ẩn nào, nếu không, dữ liệu của bạn có thể được nhóm không chính xác.

1. Tạo các nhóm bên ngoài (cấp 1)

Chọn một trong các tập dữ liệu con lớn hơn, bao gồm tất cả các hàng tóm tắt trung gian và các hàng chi tiết của chúng.

Trong tập dữ liệu bên dưới, hãy nhóm tất cả dữ liệu cho hàng 9 ( East Total ), chúng tôi chọn các hàng từ 2 đến 8.

Trên tab Dữ liệu , trongnhóm Đường viền , nhấp vào nút Nhóm , chọn Hàng và nhấp vào OK .

Thao tác này sẽ thêm một thanh ở phía bên trái của trang tính kéo dài các hàng đã chọn:

Theo cách tương tự, bạn tạo bao nhiêu nhóm bên ngoài tùy ý cần thiết.

Trong ví dụ này, chúng tôi cần thêm một nhóm bên ngoài cho khu vực Bắc . Đối với điều này, chúng tôi chọn các hàng từ 10 đến 16 và nhấp vào nút Dữ liệu > Nhóm > Hàng .

Tập hợp các hàng đó hiện cũng được nhóm lại:

Mẹo. Để tạo nhóm mới nhanh hơn, hãy nhấn phím tắt Shift + Alt + Mũi tên phải thay vì nhấp vào nút Nhóm trên dải băng.

2. Tạo các nhóm lồng nhau (cấp 2)

Để tạo một nhóm lồng nhau (hoặc bên trong), hãy chọn tất cả các hàng chi tiết phía trên hàng tóm tắt có liên quan và nhấp vào nút Nhóm .

Ví dụ: để tạo nhóm Táo trong khu vực Đông , hãy chọn hàng 2 và 3 rồi nhấn Nhóm . Để tạo nhóm Oranges , hãy chọn các hàng từ 5 đến 7 và nhấn lại nút Group .

Tương tự, chúng tôi tạo các nhóm lồng nhau cho North vùng và nhận được kết quả sau:

3. Thêm nhiều cấp độ nhóm hơn nếu cần thiết

Trong thực tế, bộ dữ liệu hiếm khi hoàn chỉnh. Nếu tại một thời điểm nào đó, nhiều dữ liệu được thêm vào trang tính của bạn, có thể bạn sẽ muốn tạo nhiều cấp độ phác thảo hơn.

Ví dụ: hãy chèn Tổng cộng trong bảng của chúng tôi, sau đó thêm mức phác thảo ngoài cùng. Để hoàn thành, hãy chọn tất cả các hàng ngoại trừ hàng Tổng cộng (hàng 2 đến 17) và nhấp vào tab Dữ liệu > nút Nhóm > Hàng .

Như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới, dữ liệu của chúng tôi hiện được nhóm theo 4 cấp độ:

• Cấp độ 1: Tổng cộng
• Cấp 2: Tổng khu vực
• Cấp 3: Tổng phụ mục
• Cấp 4: Chi tiết hàng

Bây giờ chúng ta có một đường viền của các hàng, hãy xem cách nó giúp dữ liệu của chúng ta dễ xem hơn.

Cách thu gọn các hàng trong Excel

Một trong những tính năng hữu ích nhất của tính năng nhóm trong Excel là khả năng ẩn và hiển thị các hàng các hàng chi tiết cho một nhóm cụ thể cũng như thu gọn hoặc mở rộng toàn bộ đường viền đến một mức nhất định chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Thu gọn các hàng trong một nhóm

Thu gọn các hàng trong một nhóm cụ thể , chỉ cần nhấp vào nút dấu trừ ở cuối thanh của nhóm đó.

Ví dụ: đây là cách bạn có thể nhanh chóng ẩn tất cả các hàng chi tiết cho khu vực Đông , bao gồm tổng phụ, và chỉ hiển thị Đông Tổng số hàng :

Một cách khác để thu gọn hàng trong Excel là chọn bất kỳ ô nào trong nhóm và nhấp vào nút Ẩn chi tiết trên tab Dữ liệu , trong nhóm Phác thảo :

Dù bằng cách nào, nhóm sẽ được thu nhỏ thành hàng tóm tắt và tất cả các hàng chi tiết sẽ làbị ẩn.

Thu gọn hoặc mở rộng toàn bộ phác thảo đến một cấp độ cụ thể

Để thu nhỏ hoặc mở rộng tất cả các nhóm ở một cấp độ cụ thể, hãy nhấp vào số phác thảo tương ứng ở góc trên cùng bên trái của trang tính của bạn.

Cấp 1 hiển thị lượng dữ liệu ít nhất trong khi số cao nhất sẽ mở rộng tất cả các hàng. Ví dụ: nếu phác thảo của bạn có 3 cấp độ, bạn nhấp vào số 2 để ẩn cấp độ thứ 3 (hàng chi tiết) trong khi hiển thị hai cấp độ còn lại (hàng tóm tắt).

Trong tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, chúng tôi có 4 cấp độ phác thảo , hoạt động theo cách này:

• Cấp 1 chỉ hiển thị Tổng cộng (hàng 18 ) và ẩn tất cả các hàng khác.
• Cấp 2 hiển thị Tổng tổng và tổng phụ Vùng (hàng 9, 17 và 18).
• Cấp 3 hiển thị Tổng , Vùng và Mục tổng phụ (hàng 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 và 18).
• Cấp 4 hiển thị tất cả các hàng.

Ảnh chụp màn hình sau minh họa đường viền được thu gọn ở mức 3.

Cách mở rộng các hàng trong Excel

Để mở rộng các hàng trong một nhóm nhất định, hãy nhấp vào ô bất kỳ trong ô hiển thị hàng tóm tắt rồi nhấp vào nút Hiển thị Chi tiết trên tab Dữ liệu , trong nhóm Đề cương :

Hoặc nhấp vào dấu cộng cho nhóm hàng đã thu gọn mà bạn muốn mở rộng:

Cách xóa e phác thảo trong Excel

Trong trường hợp bạn muốn xóa tất cả các nhóm hàng cùng một lúc, hãy xóađề cương. Nếu bạn chỉ muốn xóa một số nhóm hàng (ví dụ: các nhóm lồng nhau), thì hãy hủy nhóm các hàng đã chọn.

Cách xóa toàn bộ đường viền

Chuyển đến Dữ liệu tab > Phác thảo , nhấp vào mũi tên bên dưới Hủy nhóm , sau đó nhấp vào Xóa phác thảo .

Lưu ý :

1. Xóa đường viền trong Excel sẽ không xóa bất kỳ dữ liệu nào.
2. Nếu bạn xóa đường viền có một số hàng bị sập, các hàng đó có thể vẫn bị ẩn sau khi phác thảo được xóa. Để hiển thị các hàng, hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào được mô tả trong Cách hiện các hàng trong Excel.
3. Sau khi đường viền bị xóa, bạn sẽ không thể lấy lại đường viền đó bằng cách nhấp vào nút Hoàn tác hoặc nhấn phím tắt Hoàn tác ( Ctrl + Z ). Bạn sẽ phải tạo lại đường viền từ đầu.

Cách tách nhóm một số hàng nhất định

Để xóa nhóm cho một số hàng nhất định mà không xóa toàn bộ đường viền, hãy làm như sau:

1. Chọn các hàng bạn muốn tách nhóm.
2. Chuyển đến tab Dữ liệu > Phác thảo và nhấp vào nhóm Nút tách nhóm . Hoặc nhấn Shift + Alt + Mũi tên trái là phím tắt Ungroup trong Excel.
3. Trong hộp thoại Ungroup , chọn Hàng và nhấp vào OK.

Ví dụ: đây là cách bạn có thể tách nhóm hai nhóm hàng lồng nhau ( Tổng phụ Táo và Tổng phụ Cam ) trong khi vẫn giữ nhóm Tổng phụ phía Đông bên ngoài:

Ghi chú. Không thể tách nhóm các hàng không liền kề cùng một lúc. Bạn sẽ phải lặp lại các bước trên cho từng nhóm riêng lẻ.

Mẹo nhóm trong Excel

Như bạn vừa thấy, việc nhóm các hàng trong Excel khá dễ dàng. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một vài thủ thuật hữu ích giúp công việc của bạn với các nhóm trở nên dễ dàng hơn.

Cách tự động tính tổng phụ của nhóm

Trong tất cả các ví dụ trên, chúng tôi đã chèn các hàng tổng phụ của riêng mình với các công thức SUM. Để tổng phụ được tính toán tự động, hãy sử dụng lệnh Tổng phụ với hàm tóm tắt do bạn chọn, chẳng hạn như SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, v.v. Lệnh Tổng phụ sẽ không chỉ chèn các hàng tóm tắt mà còn tạo một đường viền với các hàng có thể thu gọn và mở rộng , do đó hoàn thành hai tác vụ cùng một lúc!

Áp dụng các kiểu mặc định của Excel cho các hàng tóm tắt

Microsoft Excel có các kiểu được xác định trước cho hai cấp độ của các hàng tóm tắt: RowLevel_1 (đậm) và RowLevel_2 (in nghiêng). Bạn có thể áp dụng các kiểu này trước hoặc sau khi nhóm các hàng.

Để tự động áp dụng các kiểu Excel cho đường viền mới , hãy chuyển đến tab Dữ liệu > Đường viền , nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại Đường viền , sau đó chọn hộp kiểm Kiểu tự động và nhấp vào OK . Sau đó, bạn tạo đường viền như bình thường.

Để áp dụng kiểu cho đường viền hiện có , bạn cũng chọn Kiểu tự động như minh họa ở trên, nhưng nhấp vào nút Áp dụng kiểu thay vì OK .

Dưới đây là cách tạo đường viền Excel với các kiểu mặc định đối với các hàng tóm tắt trông như sau:

Cách chọn và chỉ sao chép các hàng hiển thị

Sau khi đã thu gọn các hàng không liên quan, bạn có thể muốn sao chép các hàng được hiển thị dữ liệu liên quan ở một nơi khác. Tuy nhiên, khi bạn chọn các hàng hiển thị theo cách thông thường bằng cách sử dụng chuột, thì thực ra bạn cũng đang chọn các hàng ẩn.

Để chỉ chọn hàng hiển thị , bạn cần phải thực hiện một số bước bổ sung:

1. Chọn các hàng hiển thị bằng chuột.

   Ví dụ: chúng tôi đã thu gọn tất cả các hàng chi tiết và bây giờ chọn các hàng tóm tắt hiển thị:

   

2. Đi tới Trang chủ nhóm > Chỉnh sửa và nhấp vào Tìm & Chọn > Đi tới Đặc biệt . Hoặc nhấn Ctrl + G (Chuyển đến phím tắt) và nhấp vào nút Đặc biệt… .
3. Trong hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt , chọn Chỉ các ô hiển thị và nhấp vào OK.

Kết quả là chỉ các hàng hiển thị được chọn (các hàng liền kề với hàng ẩn được đánh dấu bằng đường viền màu trắng):

Và bây giờ, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + C để sao chép các hàng đã chọn và Ctrl + V để dán chúng ở bất cứ đâu bạn muốn thích.

Cách ẩn, hiện ký hiệu đường viền

Ẩn hoặc hiển thị thanh đường viền và số cấp trongExcel, hãy sử dụng phím tắt sau: Ctrl + 8 .

Nhấn phím tắt lần đầu tiên sẽ ẩn các ký hiệu đường viền, nhấn lại để hiển thị lại đường viền.

Các ký hiệu đường viền không hiển thị trong Excel

Nếu bạn không thấy các ký hiệu cộng và trừ trong các thanh nhóm cũng như các số ở đầu đường viền, hãy kiểm tra cài đặt sau trong Excel của bạn:

1. Chuyển đến tab Tệp > Tùy chọn > Nâng cao .
2. Cuộn xuống Tùy chọn hiển thị cho trang tính này , hãy chọn trang tính quan tâm và đảm bảo hộp Hiển thị biểu tượng đường viền nếu đường viền được áp dụng được chọn.

Đây là cách bạn nhóm các hàng trong Excel để thu gọn hoặc mở rộng các phần nhất định trong tập dữ liệu của mình. Theo cách tương tự, bạn có thể nhóm các cột trong trang tính của mình. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.