Výukový program ukazuje, jak seskupit řádky v aplikaci Excel, aby se složité tabulky lépe četly. Podívejte se, jak můžete rychle skrýt řádky v rámci určité skupiny nebo sbalit celou osnovu na určitou úroveň.

Pracovní listy s množstvím složitých a podrobných informací se obtížně čtou a analyzují. Naštěstí aplikace Microsoft Excel nabízí snadný způsob uspořádání dat do skupin, který umožňuje sbalovat a rozbalovat řádky s podobným obsahem a vytvářet tak kompaktnější a srozumitelnější zobrazení.

Seskupování řádků v aplikaci Excel

Seskupování v aplikaci Excel funguje nejlépe u strukturovaných pracovních listů, které mají záhlaví sloupců, žádné prázdné řádky ani sloupce a souhrnný řádek (mezisoučet) pro každou podmnožinu řádků. Když jsou data správně uspořádána, použijte k jejich seskupení jeden z následujících způsobů.

Jak automaticky seskupit řádky (vytvořit osnovu)

Pokud váš datový soubor obsahuje pouze jednu úroveň informací, nejrychlejším způsobem je nechat aplikaci Excel, aby za vás automaticky seskupila řádky. Zde je uveden postup:

1. Vyberte libovolnou buňku v jednom z řádků, které chcete seskupit.
2. Přejděte na Data karta> Náčrt klikněte na šipku pod Skupina a vyberte Automatický obrys .

To je vše!

Zde je příklad toho, jaké typy řádků může Excel seskupit:

Jak ukazuje obrázek níže, řádky byly dokonale seskupeny a vlevo od sloupce A byly přidány obrysové pruhy představující různé úrovně uspořádání dat.

Poznámka: Pokud jsou vaše souhrnné řádky umístěny nad skupinu řádků s detaily, přejděte před vytvořením osnovy do pole Data karta> Náčrt klikněte na skupinu Dialogové okno Obrys a vymažte Souhrnné řádky níže podrobně zaškrtávací políčko.

Po vytvoření obrysu můžete rychle skrýt nebo zobrazit podrobnosti v rámci určité skupiny kliknutím na tlačítko minus. nebo plus můžete také sbalit nebo rozbalit všechny řádky do určité úrovně kliknutím na tlačítka úrovně. v levém horním rohu pracovního listu. Další informace naleznete v části Jak sbalit řádky v aplikaci Excel.

Jak ručně seskupit řádky

Pokud váš pracovní list obsahuje dvě nebo více úrovní informací, aplikace Excel Automatický obrys nemusí data správně seskupit. V takovém případě můžete řádky seskupit ručně provedením níže uvedených kroků.

Poznámka: Při ručním vytváření osnovy se ujistěte, že vaše datová sada neobsahuje žádné skryté řádky, jinak mohou být data seskupena nesprávně.

1. Vytvoření vnějších skupin (úroveň 1)

Vyberte jednu z větších podmnožin dat, včetně všech řádků mezisouhrnu a jejich podrobných řádků.

V níže uvedeném souboru dat seskupte všechna data pro řádek 9 ( Východ Celkem ), vybereme řádky 2 až 8.

Na Data na kartě Náčrt klikněte na skupinu Skupina vyberte tlačítko Řádky a klikněte na tlačítko OK .

Tím se na levou stranu pracovního listu přidá pruh, který pokrývá vybrané řádky:

Podobným způsobem vytvoříte tolik vnějších skupin, kolik je třeba.

V tomto příkladu potřebujeme ještě jednu vnější skupinu pro Severní Pro tento účel vybereme řádky 10 až 16 a klikneme na tlačítko Data karta> Skupina tlačítko> Řádky .

Tato sada řádků je nyní také seskupena:

Tip: Chcete-li rychleji vytvořit novou skupinu, stiskněte místo kliknutí na tlačítko Shift + Alt + šipka doprava. Skupina na pásu karet.

2. Vytvoření vnořených skupin (úroveň 2)

Chcete-li vytvořit vnořenou (nebo vnitřní) skupinu, vyberte všechny řádky podrobností nad souvisejícím souhrnným řádkem a klikněte na tlačítko . Skupina tlačítko.

Chcete-li například vytvořit Jablka skupiny v rámci Východní vyberte řádky 2 a 3 a stiskněte tlačítko Skupina Aby se Pomeranče vyberte řádky 5 až 7 a stiskněte tlačítko . Skupina znovu tlačítko .

Podobně vytvoříme vnořené skupiny pro Severní a získáme následující výsledek:

3. V případě potřeby přidejte další úrovně seskupení

V praxi jsou datové sady zřídkakdy úplné. Pokud v určitém okamžiku přibudou do pracovního listu další data, budete pravděpodobně chtít vytvořit další úrovně obrysů.

Jako příklad vložme Celkový součet řádek v naší tabulce a poté přidejte nejvzdálenější úroveň obrysů. Chcete-li to mít hotové, vyberte všechny řádky kromě řádku Celkový součet (řádky 2 až 17) a klikněte na tlačítko Data karta> Skupina tlačítko> Řádky .

Jak ukazuje obrázek níže, naše data jsou nyní seskupena do 4 úrovní:

• Úroveň 1: Celkový součet
• Úroveň 2: Součty za regiony
• Úroveň 3: Dílčí součty položek
• Úroveň 4: Detailní řádky

Nyní, když máme osnovu řádků, se podívejme, jak nám usnadní prohlížení dat.

Jak sbalit řádky v aplikaci Excel

Jednou z nejužitečnějších funkcí seskupování v aplikaci Excel je možnost skrýt a zobrazit řádky s podrobnostmi pro určitou skupinu a také sbalit nebo rozbalit celou osnovu na určitou úroveň kliknutím myší.

Sbalení řádků v rámci skupiny

Chcete-li sbalit řádky v určité skupině, stačí kliknout na tlačítko minus. v dolní části panelu této skupiny.

Například takto můžete rychle skrýt všechny řádky s podrobnostmi pro položku Východní regionu, včetně mezisoučtů, a zobrazit pouze Východní Celkem řádek:

Dalším způsobem, jak sbalit řádky v aplikaci Excel, je vybrat libovolnou buňku ve skupině a kliknout na tlačítko. Skrýt detail tlačítko na Data na kartě Náčrt skupina:

V obou případech bude skupina minimalizována na souhrnný řádek a všechny řádky s podrobnostmi budou skryty.

Sbalení nebo rozbalení celé osnovy na určitou úroveň

Chcete-li minimalizovat nebo rozbalit všechny skupiny na určité úrovni, klikněte na příslušné číslo osnovy v levém horním rohu pracovního listu.

Úroveň 1 zobrazí nejmenší množství dat, zatímco nejvyšší číslo rozbalí všechny řádky. Například pokud má vaše osnova 3 úrovně, kliknutím na číslo 2 skryjete 3. úroveň (řádky s detaily) a zároveň zobrazíte zbylé dvě úrovně (souhrnné řádky).

V naší ukázkové datové sadě máme 4 úrovně obrysů, které fungují tímto způsobem:

• Pouze výstavy úrovně 1 Celkový součet (řádek 18 ) a skryje všechny ostatní řádky.
• Zobrazení úrovně 2 Celkový součet a Region mezisoučty (řádky 9, 17 a 18).
• Displeje úrovně 3 Celkový součet , Region a Položka mezisoučty (řádky 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 a 18).
• Úroveň 4 zobrazuje všechny řádky.

Následující snímek obrazovky ukazuje osnovu sbalenou na úroveň 3.

Jak rozšířit řádky v aplikaci Excel

Chcete-li rozbalit řádky v rámci určité skupiny, klikněte na libovolnou buňku ve viditelném souhrnném řádku a poté klikněte na tlačítko . Zobrazit Detail tlačítko na Data na kartě Náčrt skupina:

Nebo klikněte na znaménko plus pro sbalenou skupinu řádků, kterou chcete rozbalit:

Jak odstranit obrys v aplikaci Excel

V případě, že chcete odstranit všechny skupiny řádků najednou, pak zrušte obrys. Pokud chcete odstranit jen některé skupiny řádků (např. vnořené skupiny), pak vybrané řádky odskupinujte.

Jak odstranit celý obrys

Přejděte na Data karta> Náčrt klikněte na šipku pod Rozdělení do skupin a poté klikněte na tlačítko Jasná osnova .

Poznámky :

1. Odstraněním obrysu v aplikaci Excel se neodstraní žádná data.
2. Pokud odstraníte obrys s některými sbalenými řádky, mohou tyto řádky zůstat po vymazání obrysu skryté. Chcete-li řádky zobrazit, použijte některou z metod popsaných v části Jak zrušit skrytí řádků v aplikaci Excel.
3. Jakmile je obrys odstraněn, nelze jej vrátit zpět kliknutím na tlačítko Zrušit nebo stisknutím klávesové zkratky Undo ( Ctrl + Z ). Obrys budete muset vytvořit znovu od začátku.

Jak zrušit seskupení určité skupiny řádků

Chcete-li odstranit seskupení pro určité řádky, aniž byste odstranili celou osnovu, postupujte takto:

1. Vyberte řádky, které chcete rozdělit do skupin.
2. Přejděte na Data karta> Náčrt a klikněte na Tlačítko Zrušit seskupení . Nebo stiskněte kombinaci kláves Shift + Alt + šipka doleva, což je zkratka pro zrušení seskupení v aplikaci Excel.
3. V Rozdělení do skupin dialogového okna vyberte možnost Řádky a klikněte na tlačítko OK.

Například zde je uveden způsob, jak můžete zrušit seskupení dvou vnořených skupin řádků ( Jablka Mezisoučet a Pomeranče Mezisoučet ) při zachování vnějšího Východ Celkem skupina:

Poznámka: Nesousedící skupiny řádků není možné najednou seskupit. Výše uvedené kroky budete muset opakovat pro každou skupinu zvlášť.

Tipy pro seskupování v aplikaci Excel

Jak jste se právě přesvědčili, seskupovat řádky v Excelu je poměrně snadné. Níže najdete několik užitečných triků, které vám práci se skupinami ještě více usnadní.

Jak automaticky vypočítat mezisoučty skupin

Ve všech výše uvedených příkladech jsme vložili vlastní řádky mezisoučtů pomocí vzorců SUMA. Chcete-li nechat mezisoučty vypočítat automaticky, použijte příkaz Mezisoučet s vybranou funkcí pro součet, například SUMA, POČET, PRŮMĚR, MIN, MAX atd. Příkaz Mezisoučet nejen vloží řádky se součty, ale také vytvoří osnovu se sbalitelnými a rozbalitelnými řádky, čímž splníte dva úkoly najednou!

Použití výchozích stylů aplikace Excel na řádky souhrnu

Microsoft Excel má předdefinované styly pro dvě úrovně souhrnných řádků: RowLevel_1 (tučně) a RowLevel_2 (kurzíva). Tyto styly můžete použít před nebo po seskupení řádků.

Automatické použití stylů aplikace Excel na nová osnova , přejděte na Data karta> Náčrt klikněte na skupinu Náčrt dialogového okna a vyberte Automatické styly a klikněte na tlačítko OK . Poté si jako obvykle vytvoříte osnovu.

Použití stylů na stávající obrys , vyberete také Automatické styly jak je uvedeno výše, ale klikněte na Použít styly místo tlačítka OK .

Takto vypadá osnova aplikace Excel s výchozími styly pro souhrnné řádky:

Jak vybrat a zkopírovat pouze viditelné řádky

Po sbalení irelevantních řádků můžete chtít zkopírovat zobrazená relevantní data někam jinam. Když však vyberete viditelné řádky obvyklým způsobem pomocí myši, vybíráte vlastně i skryté řádky.

Výběr pouze viditelné řádky , budete muset provést několik dalších kroků:

1. Pomocí myši vyberte viditelné řádky.

   Například jsme sbalili všechny řádky podrobností a nyní vybereme viditelné řádky souhrnu:

   

2. Jděte do Home karta> Úpravy a klikněte na tlačítko Najít & Vybrat > Přejít na Speciální . Nebo stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + G (klávesová zkratka Přejít na) a klikněte na položku Speciální... tlačítko.
3. V Přejít na Speciální dialogového okna vyberte možnost Pouze viditelné buňky a klikněte na tlačítko OK.

Výsledkem je, že jsou vybrány pouze viditelné řádky (řádky sousedící se skrytými řádky jsou označeny bílým rámečkem):

A nyní stačí stisknout klávesy Ctrl + C, abyste mohli kopírovat vybrané řádky a Ctrl + V pro vložit kdekoli chcete.

Jak skrýt a zobrazit symboly obrysů

Chcete-li v aplikaci Excel skrýt nebo zobrazit obrysové pruhy a čísla úrovní, použijte následující klávesovou zkratku: Ctrl + 8 .

Při prvním stisknutí zkratky se symboly obrysu skryjí, při dalším stisknutí se obrys znovu zobrazí.

Symboly obrysů se v aplikaci Excel nezobrazují.

Pokud nevidíte ani symboly plus a minus ve skupinových sloupcích, ani čísla v horní části osnovy, zkontrolujte následující nastavení v aplikaci Excel:

1. Přejděte na Soubor karta> Možnosti > Pokročilé kategorie.
2. Přejděte dolů na Možnosti zobrazení tohoto listu vyberte pracovní list, který vás zajímá, a ujistěte se, že je Zobrazit symboly obrysu, pokud je obrys se použije je vybráno pole .

Tímto způsobem seskupujete řádky v aplikaci Excel, abyste sbalili nebo rozbalili určité části datové sady. Podobným způsobem můžete seskupovat sloupce v pracovních listech. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se uvidíme na našem blogu příští týden.