Denne vejledning viser, hvordan du grupperer rækker i Excel for at gøre komplicerede regneark lettere at læse. Se, hvordan du hurtigt kan skjule rækker inden for en bestemt gruppe eller lukke hele oversigten ned til et bestemt niveau.

Regneark med mange komplekse og detaljerede oplysninger er vanskelige at læse og analysere. Heldigvis tilbyder Microsoft Excel en nem måde at organisere data i grupper, så du kan klappe og udvide rækker med lignende indhold for at skabe mere kompakte og forståelige visninger.

Gruppering af rækker i Excel

Gruppering i Excel fungerer bedst i strukturerede regneark, der har kolonneoverskrifter, ingen tomme rækker eller kolonner og en sammenfattende række (subtotal) for hver delmængde af rækker. Når dataene er organiseret korrekt, kan du bruge en af følgende måder at gruppere dem på.

Sådan grupperer du rækker automatisk (opretter en oversigt)

Hvis dit datasæt kun indeholder ét informationsniveau, er det hurtigst at lade Excel gruppere rækker automatisk for dig. Sådan gør du:

1. Vælg en celle i en af de rækker, du vil gruppere.
2. Gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, skal du klikke på pilen under Gruppe , og vælg Automatisk skitse .

Det er alt, hvad der er at gøre!

Her er et eksempel på, hvilke slags rækker Excel kan gruppere:

Som vist i skærmbilledet nedenfor er rækkerne blevet grupperet perfekt, og de omridsede bjælker, der repræsenterer forskellige niveauer af dataorganisation, er blevet tilføjet til venstre for kolonne A.

Bemærk. Hvis dine oversigtsrækker er placeret over en gruppe af detaljerækker, skal du, før du opretter en skitse, gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, skal du klikke på Dialogboks med konturer og rydde Resumé rækker under detaljer afkrydsningsfeltet.

Når skitsen er oprettet, kan du hurtigt skjule eller vise detaljer inden for en bestemt gruppe ved at klikke på minusknappen eller plus Du kan også lukke eller udvide alle rækker til et bestemt niveau ved at klikke på niveauknapperne i øverste venstre hjørne af regnearket. Du kan finde flere oplysninger under Sådan lukker du rækker sammen i Excel.

Sådan grupperer du rækker manuelt

Hvis dit regneark indeholder to eller flere informationsniveauer, kan Excel's Automatisk skitse grupperer muligvis ikke dine data korrekt. I så fald kan du gruppere rækker manuelt ved at udføre nedenstående trin.

Bemærk: Når du opretter en oversigt manuelt, skal du sikre dig, at dit datasæt ikke indeholder skjulte rækker, da dine data ellers kan blive grupperet forkert.

1. Opret ydre grupper (niveau 1)

Vælg en af de større delmængder af data, herunder alle de mellemliggende oversigtsrækker og deres detailrækker.

I datasættet nedenfor skal du gruppere alle data for række 9 ( Øst i alt ), vælger vi rækker 2 til 8.

På den Data under fanen, i fanen Oversigt gruppe, skal du klikke på Gruppe knappen, vælg Rækker , og klik på OK .

Dette vil tilføje en bjælke på venstre side af regnearket, der dækker de valgte rækker:

På samme måde kan du oprette så mange ydre grupper som nødvendigt.

I dette eksempel har vi brug for endnu en ydre gruppe for Nord Hertil vælger vi række 10 til 16, og klikker på Data faneblad> Gruppe knap> Rækker .

Dette sæt rækker er nu også grupperet:

Tip. Hvis du vil oprette en ny gruppe hurtigere, kan du trykke på genvejen Shift + Alt + højre pil i stedet for at klikke på Gruppe knappen på båndet.

2. Opret indlejrede grupper (niveau 2)

Hvis du vil oprette en indlejret (eller indre) gruppe, skal du vælge alle detaljerækker over den relaterede oversigtsrække og klikke på Gruppe knap.

For at oprette f.eks. Æbler gruppe inden for den Øst område, vælg række 2 og 3, og tryk på Gruppe . for at gøre den Appelsiner gruppe, vælg række 5 til 7, og tryk på Gruppe knappen igen.

På samme måde opretter vi indlejrede grupper for Nord regioner, og får følgende resultat:

3. Tilføj flere grupperingsniveauer, hvis det er nødvendigt

I praksis er datasæt sjældent fuldstændige. Hvis der på et tidspunkt tilføjes flere data til dit regneark, vil du sandsynligvis oprette flere overskudsniveauer.

Lad os som eksempel indsætte Samlet beløb række i vores tabel og derefter tilføje det yderste omridsniveau. For at få det gjort, skal du vælge alle rækker undtagen den I alt række (række 2 til 17), og klik på Data faneblad> Gruppe knap> Rækker .

Som vist i skærmbilledet nedenfor er vores data nu grupperet i 4 niveauer:

• Niveau 1: Samlet beløb
• Niveau 2: Regioner i alt
• Niveau 3: Delresultater for en post
• Niveau 4: detaljerede rækker

Nu hvor vi har en oversigt over rækker, kan vi se, hvordan det gør det nemmere at se vores data.

Sådan kollapser du rækker i Excel

En af de mest nyttige funktioner i Excel-gruppering er muligheden for at skjule og vise detaljerækkerne for en bestemt gruppe og for at lukke eller udvide hele oversigten til et bestemt niveau med et museklik.

Luk rækker i en gruppe

Hvis du vil lukke rækkerne i en bestemt gruppe, skal du blot klikke på minusknappen nederst i den pågældende gruppes bjælke.

Sådan kan du f.eks. hurtigt skjule alle detaljerækkerne for Øst område, herunder subtotaler, og kun vise den Øst I alt række:

En anden måde at lukke rækker i Excel på er ved at vælge en celle i gruppen og klikke på Skjul detaljer på knappen på Data under fanen, i fanen Oversigt gruppe:

Uanset hvad, vil gruppen blive minimeret til oversigtsrækken, og alle de detaljerede rækker vil blive skjult.

Luk eller udvid hele oversigten til et bestemt niveau

Hvis du vil minimere eller udvide alle grupperne på et bestemt niveau, skal du klikke på det tilsvarende konturnummer øverst til venstre i regnearkets øverste venstre hjørne.

Niveau 1 viser den mindste mængde data, mens det højeste nummer udvider alle rækker. Hvis din oversigt f.eks. har tre niveauer, klikker du på nummer 2 for at skjule det tredje niveau (detaljerede rækker) og vise de to andre niveauer (oversigtsrækker).

I vores eksempeldatasæt har vi 4 konturniveauer, som fungerer på denne måde:

• Kun niveau 1-udstillinger Samlet beløb (række 18 ) og skjuler alle andre rækker.
• Niveau 2-skærme Samlet beløb og Region subtotaler (række 9, 17 og 18).
• Niveau 3-skærme Samlet beløb , Region og Varen subtotaler (rækkerne 4, 8, 9, 9, 18, 13, 16, 17 og 18).
• Niveau 4 viser alle rækker.

Følgende skærmbillede viser en oversigt, der er klappet sammen til niveau 3.

Sådan udvider du rækker i Excel

Hvis du vil udvide rækkerne inden for en bestemt gruppe, skal du klikke på en celle i den synlige oversigtsrække og derefter klikke på Vis Detaljeret på knappen på Data under fanen, i fanen Oversigt gruppe:

Eller klik på plustegnet for den gruppering af rækker, der er klappet sammen, og som du vil udvide:

Sådan fjerner du kontur i Excel

Hvis du ønsker at fjerne alle rækkegrupper på én gang, skal du rydde konturen. Hvis du kun ønsker at fjerne nogle af rækkegrupperne (f.eks. indlejrede grupper), skal du fjerne grupperingen af de valgte rækker.

Sådan fjerner du hele konturen

Gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, skal du klikke på pilen under Afgruppering , og klik derefter på Klare konturer .

Noter :

1. Fjernelse af kontur i Excel sletter ikke data.
2. Hvis du fjerner en kontur med nogle sammenklappede rækker, kan disse rækker forblive skjulte, efter at konturen er fjernet. Hvis du vil vise rækkerne, skal du bruge en af de metoder, der er beskrevet i Sådan fjerner du skjulte rækker i Excel.
3. Når konturen er fjernet, kan du ikke få den tilbage ved at klikke på Fortryd knappen eller ved at trykke på genvejen Fortryd ( Ctrl + Z ). Du skal genskabe konturen fra bunden.

Sådan fjerner du en gruppe af rækker fra en bestemt gruppe

Hvis du vil fjerne gruppering for visse rækker uden at slette hele overskriften, skal du gøre følgende:

1. Vælg de rækker, du vil fjerne grupperingen.
2. Gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, og klik på Knap til at fjerne gruppering Eller tryk på Shift + Alt + Venstre pil, som er genvejen til at fjerne gruppering i Excel.
3. I den Afgruppering dialogboksen, skal du vælge Rækker og klik på OK.

Her kan du f.eks. se, hvordan du kan ophæve grupperingen af to indlejrede rækkegrupper ( Æbler subtotal og Appelsiner Subtotal ), samtidig med at den ydre Øst i alt gruppe:

Bemærk: Det er ikke muligt at fjerne grupper af rækker, der ikke er tilstødende grupper af rækker ad gangen. Du skal gentage ovenstående trin for hver gruppe for sig.

Tips til gruppering i Excel

Som du lige har set, er det ret nemt at gruppere rækker i Excel. Nedenfor finder du et par nyttige tricks, der gør dit arbejde med grupper endnu nemmere.

Sådan beregnes gruppens subtotaler automatisk

I alle ovenstående eksempler har vi indsat vores egne subtotalrækker med SUM-formler. Hvis du vil have subtotaler beregnet automatisk, skal du bruge kommandoen Subtotal med den opsummeringsfunktion, du ønsker, f.eks. SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX osv. Kommandoen Subtotal indsætter ikke kun opsummeringsrækker, men opretter også en oversigt med rækker, der kan klappes sammen og udvides, så du kan udføre to opgaver på én gang!

Anvend standard Excel-stilarter på oversigtsrækker

Microsoft Excel har foruddefinerede stilarter til to niveauer af oversigtsrækker: RowLevel_1 (fed) og RowLevel_2 (kursiv). Du kan anvende disse stilarter før eller efter gruppering af rækker.

Sådan anvender du automatisk Excel-stilarter på en ny skitse , gå til Data faneblad> Oversigt gruppe, skal du klikke på Oversigt dialogboks, og vælg derefter den Automatiske stilarter afkrydsningsfeltet, og klik på OK Derefter udarbejder du som sædvanlig en oversigt.

Sådan anvendes stilarter på en eksisterende skitse , vælger du også den Automatiske stilarter boksen som vist ovenfor, men klik på Anvend stilarter knappen i stedet for OK .

Sådan ser en Excel-oversigt med standard stilarter for oversigtsrækker ud:

Sådan vælges og kopieres kun synlige rækker

Når du har klappet irrelevante rækker sammen, vil du måske gerne kopiere de viste relevante data et andet sted hen. Men når du vælger de synlige rækker på den sædvanlige måde med musen, vælger du faktisk også de skjulte rækker.

Hvis du kun vil vælge den synlige rækker skal du udføre et par ekstra trin:

1. Vælg synlige rækker med musen.

   Vi har f.eks. lukket alle detaljerækkerne sammen, og nu vælger vi de synlige oversigtsrækker:

   

2. Gå til Hjem faneblad> Redigering af gruppe, og klik på Find & Vælg > Gå til Special Eller tryk på Ctrl + G (genvej Gå til) og klik på Særligt... knap.
3. I den Gå til Special dialogboksen, skal du vælge Kun synlige celler og klik på OK.

Resultatet er, at kun de synlige rækker er valgt (de rækker, der støder op til skjulte rækker, er markeret med en hvid kant):

Og nu skal du blot trykke på Ctrl + C for at kopi de valgte rækker og Ctrl + V for at indsætte dem, hvor du vil.

Sådan skjuler og viser du kontur-symboler

Du kan skjule eller vise konturlinjerne og niveaunumrene i Excel ved at bruge følgende tastaturgenvej: Ctrl + 8 .

Når du trykker på genvejen første gang, skjules kontursymbolerne, og når du trykker på den igen, vises konturerne igen.

Omrids-symbolerne vises ikke i Excel

Hvis du hverken kan se plus- og minussymbolerne i gruppebarerne eller tallene øverst i overskriften, skal du kontrollere følgende indstilling i din Excel:

1. Gå til Fil faneblad> Indstillinger > Avanceret kategori.
2. Rul ned til Visningsmuligheder for dette regneark afsnittet, vælg det pågældende regneark, og sørg for, at den Vis omrids-symboler, hvis der er et omrids anvendes feltet er markeret.

På denne måde grupperer du rækker i Excel for at lukke eller udvide bestemte dele af dit datasæt. På samme måde kan du gruppere kolonner i dine regneark. Tak for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge.