Tutorial menunjukkan cara mengumpulkan baris dalam Excel untuk menjadikan hamparan rumit lebih mudah dibaca. Lihat cara anda boleh menyembunyikan baris dengan cepat dalam kumpulan tertentu atau meruntuhkan keseluruhan rangka ke tahap tertentu.

Lembaran kerja dengan banyak maklumat yang rumit dan terperinci sukar dibaca dan dianalisis. Nasib baik, Microsoft Excel menyediakan cara mudah untuk menyusun data dalam kumpulan yang membolehkan anda meruntuhkan dan mengembangkan baris dengan kandungan yang serupa untuk mencipta paparan yang lebih padat dan mudah difahami.

Mengumpulkan baris dalam Excel

Pengumpulan dalam Excel berfungsi paling baik untuk lembaran kerja berstruktur yang mempunyai tajuk lajur, tiada baris atau lajur kosong dan baris ringkasan (subjumlah) untuk setiap subset baris. Dengan data disusun dengan betul, gunakan salah satu daripada cara berikut untuk mengumpulkannya.

Cara mengumpulkan baris secara automatik (buat garis besar)

Jika set data anda mengandungi hanya satu tahap maklumat, yang paling cepat caranya ialah dengan membiarkan baris kumpulan Excel untuk anda secara automatik. Begini caranya:

1. Pilih mana-mana sel dalam salah satu baris yang anda mahu kumpulkan.
2. Pergi ke tab Data > Kerangka kumpulan, klik anak panah di bawah Kumpulan dan pilih Auto Rangka .

Itu sahaja!

Berikut ialah contoh jenis baris yang Excel boleh kumpulkan:

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, baris telah dikumpulkan dengan sempurna dan bar garis besar mewakili berbezatahap organisasi data telah ditambahkan di sebelah kiri lajur A.

Nota. Jika baris ringkasan anda terletak di atas sekumpulan baris butiran, sebelum membuat garis besar, pergi ke tab Data > Kerangka , klik kumpulan Kotak dialog Outline pelancar dan kosongkan kotak pilihan Baris ringkasan di bawah butiran .

Setelah garis dibuat, anda boleh menyembunyikan atau menunjukkan butiran dengan cepat dalam kumpulan tertentu dengan mengklik tanda tolak atau tambah untuk kumpulan itu. Anda juga boleh meruntuhkan atau mengembangkan semua baris ke tahap tertentu dengan mengklik pada butang tahap di penjuru kiri sebelah atas lembaran kerja. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat Cara meruntuhkan baris dalam Excel.

Cara mengumpulkan baris secara manual

Jika lembaran kerja anda mengandungi dua atau lebih tahap maklumat, Excel Auto Outline mungkin tidak mengumpulkan data anda dengan betul. Dalam kes sedemikian, anda boleh mengumpulkan baris secara manual dengan melakukan langkah di bawah.

Nota. Apabila membuat garis besar secara manual, pastikan set data anda tidak mengandungi sebarang baris tersembunyi, jika tidak, data anda mungkin tersalah dikumpulkan.

1. Buat kumpulan luar (tahap 1)

Pilih salah satu subset data yang lebih besar, termasuk semua baris ringkasan perantaraan dan baris butirannya.

Dalam set data di bawah, untuk mengumpulkan semua data untuk baris 9 ( Jumlah Timur ), kami memilih baris 2 hingga 8.

Pada tab Data , dalamkumpulan Kerangka , klik butang Kumpulan , pilih Baris dan klik OK .

Ini akan menambah bar di sebelah kiri lembaran kerja yang merentangi baris yang dipilih:

Dengan cara yang sama, anda membuat seberapa banyak kumpulan luar seperti perlu.

Dalam contoh ini, kita memerlukan satu lagi kumpulan luar untuk wilayah Utara . Untuk ini, kami memilih baris 10 hingga 16 dan klik tab Data > Kumpulan butang > Baris .

Set baris itu kini dikumpulkan juga:

Petua. Untuk membuat kumpulan baharu dengan lebih pantas, tekan pintasan Shift + Alt + Anak Panah Kanan dan bukannya mengklik butang Kumpulan pada reben.

2. Buat kumpulan bersarang (tahap 2)

Untuk membuat kumpulan bersarang (atau dalam), pilih semua baris butiran di atas baris ringkasan yang berkaitan dan klik butang Kumpulan .

Sebagai contoh, untuk mencipta kumpulan Epal dalam rantau Timur , pilih baris 2 dan 3 dan tekan Kumpulan . Untuk membuat kumpulan Oren , pilih baris 5 hingga 7 dan tekan butang Kumpulan sekali lagi.

Begitu juga, kami membuat kumpulan bersarang untuk Utara wilayah dan dapatkan hasil berikut:

3. Tambahkan lebih banyak tahap pengelompokan jika perlu

Dalam amalan, set data jarang lengkap. Jika pada satu ketika lebih banyak data ditambahkan pada lembaran kerja anda, anda mungkin ingin membuat lebih banyak tahap garis besar.

Sebagai contoh, mari masukkanbaris Jumlah besar dalam jadual kami, kemudian tambahkan tahap garis besar paling luar. Untuk melakukannya, pilih semua baris kecuali baris Jumlah Besar (baris 2 hingga 17), dan klik tab Data > Kumpulan butang > Baris .

Seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, data kami kini dikumpulkan dalam 4 peringkat:

• Tahap 1: Jumlah keseluruhan
• Tahap 2: Jumlah wilayah
• Tahap 3: Subjumlah item
• Tahap 4: Baris terperinci

Sekarang kita mempunyai garis besar baris, mari lihat bagaimana ia menjadikan data kami lebih mudah dilihat.

Cara meruntuhkan baris dalam Excel

Salah satu ciri yang paling berguna dalam pengumpulan Excel ialah keupayaan untuk menyembunyikan dan menunjukkan perincian baris untuk kumpulan tertentu serta untuk meruntuhkan atau mengembangkan keseluruhan garis besar ke tahap tertentu dalam klik tetikus.

Runtuhkan baris dalam kumpulan

Untuk meruntuhkan baris dalam kumpulan tertentu , cuma klik butang tolak di bahagian bawah bar kumpulan itu.

Sebagai contoh, ini adalah cara anda boleh menyembunyikan dengan cepat semua baris butiran untuk wilayah Timur , termasuk subjumlah, dan tunjukkan hanya Timur Jumlah baris:

Cara lain untuk meruntuhkan baris dalam Excel ialah memilih mana-mana sel dalam kumpulan dan klik Sembunyikan Butiran pada tab Data , dalam kumpulan Kerangka :

Walau bagaimanapun, kumpulan itu akan diminimumkan kepada baris ringkasan, dan semua baris butiran akan menjaditersembunyi.

Runtuhkan atau kembangkan keseluruhan rangka ke tahap tertentu

Untuk meminimumkan atau mengembangkan semua kumpulan pada tahap tertentu, klik nombor rangka yang sepadan di penjuru kiri sebelah atas lembaran kerja anda.

Tahap 1 memaparkan jumlah data paling sedikit manakala nombor tertinggi mengembangkan semua baris. Sebagai contoh, jika garis besar anda mempunyai 3 tahap, anda mengklik nombor 2 untuk menyembunyikan tahap ke-3 (baris terperinci) sambil memaparkan dua tahap lain (baris ringkasan).

Dalam set data sampel kami, kami mempunyai 4 tahap garis besar , yang berfungsi seperti ini:

• Tahap 1 menunjukkan hanya Jumlah besar (baris 18 ) dan menyembunyikan semua baris lain.
• Tahap 2 memaparkan Grand jumlah subjumlah dan Wilayah (baris 9, 17 dan 18).
• Tahap 3 memaparkan Jumlah besar , Wilayah dan Item subjumlah (baris 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 dan 18).
• Tahap 4 menunjukkan semua baris.

Tangkapan skrin berikut menunjukkan garis besar runtuh ke tahap 3.

Cara mengembangkan baris dalam Excel

Untuk mengembangkan baris dalam kumpulan tertentu, klik mana-mana sel dalam yang boleh dilihat baris ringkasan, dan kemudian klik butang Tunjukkan Butiran pada tab Data , dalam kumpulan Kerangka :

Atau klik tanda tambah untuk kumpulan baris yang diruntuhkan yang anda mahu kembangkan:

Cara untuk mengalih keluar e outline dalam Excel

Sekiranya anda ingin mengalih keluar semua kumpulan baris sekaligus, kemudian kosongkangaris besar. Jika anda mahu mengalih keluar hanya beberapa kumpulan baris (cth. kumpulan bersarang), kemudian nyahhimpun baris yang dipilih.

Cara mengalih keluar keseluruhan rangka

Pergi ke Data tab > Kerangka kumpulan, klik anak panah di bawah Nyahkumpulan dan kemudian klik Kosongkan Outline .

Nota :

1. Mengalih keluar garis dalam Excel tidak memadamkan sebarang data.
2. Jika anda mengalih keluar garis dengan beberapa baris yang runtuh, baris tersebut mungkin kekal tersembunyi selepas garis besar dikosongkan. Untuk memaparkan baris, gunakan mana-mana kaedah yang diterangkan dalam Cara menyahsembunyikan baris dalam Excel.
3. Setelah garis besar dialih keluar, anda tidak akan dapat mendapatkannya semula dengan mengklik Buat asal butang atau menekan pintasan Buat asal ( Ctrl + Z ). Anda perlu mencipta semula rangka dari awal.

Cara menyahhimpunkan kumpulan baris tertentu

Untuk mengalih keluar kumpulan bagi baris tertentu tanpa memadamkan keseluruhan rangka, lakukan perkara berikut:

1. Pilih baris yang anda mahu nyahhimpun.
2. Pergi ke tab Data > Kerangka dan klik pada Butang nyahkumpulan . Atau tekan Shift + Alt + Anak Panah Kiri yang merupakan pintasan Nyahkumpulan dalam Excel.
3. Dalam kotak dialog Nyahkumpulan , pilih Baris dan klik OK.

Sebagai contoh, berikut ialah cara anda boleh menyahhimpunkan dua kumpulan baris bersarang ( Jumlah Kecil Apple dan Jumlah Kecil Jingga ) sambil mengekalkan kumpulan Jumlah Timur luar:

Catatan. Tidak mustahil untuk menyahhimpun kumpulan baris bukan bersebelahan pada satu masa. Anda perlu mengulangi langkah di atas untuk setiap kumpulan secara individu.

Petua pengumpulan Excel

Seperti yang baru anda lihat, agak mudah untuk mengumpulkan baris dalam Excel. Di bawah anda akan menemui beberapa helah berguna yang akan menjadikan kerja anda dengan kumpulan lebih mudah.

Cara mengira subjumlah kumpulan secara automatik

Dalam semua contoh di atas, kami telah memasukkan baris subjumlah kami sendiri dengan formula SUM. Untuk mendapatkan subtotal dikira secara automatik, gunakan perintah Subtotal dengan fungsi ringkasan pilihan anda seperti SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, dll. Perintah Subtotal bukan sahaja akan memasukkan baris ringkasan tetapi juga membuat garis besar dengan baris yang boleh dilipat dan dikembangkan , sekali gus menyelesaikan dua tugasan serentak!

Gunakan gaya Excel lalai pada baris ringkasan

Microsoft Excel mempunyai gaya pratakrif untuk dua peringkat baris ringkasan: RowLevel_1 (tebal) dan RowLevel_2 (italik). Anda boleh menggunakan gaya ini sebelum atau selepas mengumpulkan baris.

Untuk menggunakan gaya Excel secara automatik pada garis rangka baharu , pergi ke tab Data > Garis Besar kumpulan , klik pelancar kotak dialog Kerangka dan kemudian pilih kotak semak Gaya automatik dan klik OK . Selepas itu anda membuat rangka seperti biasa.

Untuk menggunakan gaya pada garis rangka sedia ada , anda juga memilihKotak Gaya automatik seperti yang ditunjukkan di atas, tetapi klik butang Gunakan Gaya dan bukannya OK .

Begini cara Excel menggariskan gaya lalai untuk baris ringkasan kelihatan seperti:

Cara memilih dan menyalin baris yang kelihatan sahaja

Selepas anda meruntuhkan baris yang tidak berkaitan, anda mungkin mahu menyalin baris yang dipaparkan data yang berkaitan di tempat lain. Walau bagaimanapun, apabila anda memilih baris yang boleh dilihat dengan cara biasa menggunakan tetikus, anda sebenarnya memilih baris yang tersembunyi juga.

Untuk memilih hanya baris yang kelihatan , anda perlu lakukan beberapa langkah tambahan:

1. Pilih baris yang boleh dilihat menggunakan tetikus.

   Sebagai contoh, kami telah meruntuhkan semua baris butiran dan kini pilih baris ringkasan yang boleh dilihat:

   

2. Kepala ke Laman Utama tab > Mengedit kumpulan dan klik Cari & Pilih > Pergi Ke Khas . Atau tekan Ctrl + G (pintasan Pergi Ke) dan klik butang Khas… .
3. Dalam kotak dialog Pergi Ke Khas , pilih Sel kelihatan sahaja dan klik OK.

Hasilnya, hanya baris yang kelihatan dipilih (baris bersebelahan dengan baris tersembunyi ditanda dengan sempadan putih):

Dan sekarang, anda hanya tekan Ctrl + C untuk menyalin baris yang dipilih dan Ctrl + V untuk menampal baris tersebut di mana-mana sahaja anda suka.

Cara menyembunyikan dan menunjukkan simbol garis besar

Untuk menyembunyikan atau memaparkan bar garis besar dan nombor tahap dalamExcel, gunakan pintasan papan kekunci berikut: Ctrl + 8 .

Menekan pintasan untuk kali pertama menyembunyikan simbol garis besar, menekannya sekali lagi memaparkan semula garis besar.

Simbol garis besar tidak ditunjukkan dalam Excel

Jika anda tidak dapat melihat simbol tambah dan tolak dalam bar kumpulan mahupun nombor di bahagian atas garis besar, semak tetapan berikut dalam Excel anda:

1. Pergi ke tab Fail > Pilihan > Terperinci kategori.
2. Tatal ke bawah ke Pilihan paparan untuk lembaran kerja ini bahagian, pilih lembaran kerja yang diminati dan pastikan kotak Tunjukkan garis besar jika garis besar digunakan dipilih.

Beginilah cara anda mengumpulkan baris dalam Excel untuk meruntuhkan atau mengembangkan bahagian tertentu set data anda. Dengan cara yang sama, anda boleh mengumpulkan lajur dalam lembaran kerja anda. Saya berterima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan.