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El tutorial muestra cómo agrupar filas en Excel para facilitar la lectura de hojas de cálculo complicadas. Vea cómo puede ocultar rápidamente las filas de un grupo determinado o contraer todo el esquema hasta un nivel concreto.
Las hojas de cálculo con mucha información compleja y detallada son difíciles de leer y analizar. Por suerte, Microsoft Excel ofrece una forma sencilla de organizar los datos en grupos que permite contraer y expandir filas con contenido similar para crear vistas más compactas y comprensibles.
Agrupar filas en Excel
La agrupación en Excel funciona mejor en hojas de cálculo estructuradas que tienen encabezados de columna, sin filas o columnas en blanco, y una fila de resumen (subtotal) para cada subconjunto de filas. Con los datos debidamente organizados, utilice una de las siguientes formas de agruparlos.
Cómo agrupar filas automáticamente (crear un esquema)
Si su conjunto de datos contiene sólo un nivel de información, la forma más rápida sería dejar que Excel agrupe las filas por usted automáticamente. He aquí cómo:
- Seleccione cualquier celda de una de las filas que desee agrupar.
- Ir a la Datos tab> Esquema haga clic en la flecha situada debajo de Grupo y seleccione Contorno automático .
¡Eso es todo!
He aquí un ejemplo del tipo de filas que Excel puede agrupar:
Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, las filas se han agrupado perfectamente y las barras de contorno que representan los distintos niveles de organización de los datos se han añadido a la izquierda de la columna A.
Nota: Si las filas de resumen se encuentran en sobre un grupo de líneas detalladas, antes de crear un esquema, vaya a la pantalla Datos tab> Esquema haga clic en el botón Cuadro de diálogo Esquema y borrar el Resumen filas abajo detalle casilla de verificación.
Una vez creado el esquema, puede ocultar o mostrar rápidamente los detalles de un determinado grupo haciendo clic en el signo menos 
o más 
También puede contraer o expandir todas las filas hasta un nivel determinado haciendo clic en los botones de nivel 
en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Para obtener más información, consulte Cómo contraer filas en Excel.
Cómo agrupar filas manualmente
Si su hoja de cálculo contiene dos o más niveles de información, la función de Excel Contorno automático En tal caso, puede agrupar las filas manualmente siguiendo los pasos que se indican a continuación.
Nota: al crear un esquema manualmente, asegúrese de que el conjunto de datos no contiene filas ocultas, ya que de lo contrario los datos podrían agruparse incorrectamente.
1. Crear grupos exteriores (nivel 1)
Seleccione uno de los subconjuntos de datos más grandes, incluidas todas las filas de resumen intermedias y sus filas detalladas.
En el siguiente conjunto de datos, para agrupar todos los datos de la fila 9 ( Este Total ), seleccionamos las filas 2 a 8.
En el Datos en la pestaña Esquema haga clic en el botón Grupo seleccione Filas y haga clic en OK .
Esto añadirá una barra en el lado izquierdo de la hoja de cálculo que abarca las filas seleccionadas:
Del mismo modo, se crean tantos grupos externos como sea necesario.
En este ejemplo, necesitamos un grupo externo más para el Norte Para ello, seleccionamos las filas 10 a 16 y hacemos clic en Datos tab> Grupo botón> Filas .
Ese conjunto de filas ahora también está agrupado:
Sugerencia: para crear un nuevo grupo más rápidamente, pulse la combinación de teclas Mayús + Alt + Flecha derecha en lugar de hacer clic en el botón Grupo de la cinta.
2. Crear grupos anidados (nivel 2)
Para crear un grupo anidado (o interno), seleccione todas las filas detalladas por encima de la fila de resumen relacionada y haga clic en el botón Grupo botón.
Por ejemplo, para crear el Manzanas grupo dentro del Este seleccione las filas 2 y 3 y pulse Grupo Para que el Naranjas seleccione las filas 5 a 7 y pulse la tecla Grupo de nuevo.
Del mismo modo, creamos grupos anidados para el Norte y obtenemos el siguiente resultado:
3. Añada más niveles de agrupación si es necesario
En la práctica, los conjuntos de datos rara vez están completos. Si en algún momento se añaden más datos a su hoja de cálculo, probablemente querrá crear más niveles de esquema.
Como ejemplo, insertemos el Total general de nuestra tabla y, a continuación, añadir el nivel de contorno más externo. Para ello, seleccione todas las filas excepto la fila Total general (filas 2 a 17) y haga clic en Datos tab> Grupo botón> Filas .
Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, nuestros datos están ahora agrupados en 4 niveles:
- Nivel 1: Total general
- Nivel 2: totales por región
- Nivel 3: Subtotales de artículos
- Nivel 4: Filas detalladas
Ahora que tenemos un esquema de filas, veamos cómo facilita la visualización de nuestros datos.
Cómo contraer filas en Excel
Una de las características más útiles de la agrupación en Excel es la posibilidad de ocultar y mostrar las filas de detalle de un grupo concreto, así como de contraer o expandir todo el esquema hasta un determinado nivel con un clic del ratón.
Contraer filas dentro de un grupo
Para contraer las filas de un grupo determinado, basta con pulsar el botón menos en la parte inferior de la barra de ese grupo.
Por ejemplo, así es como puede ocultar rápidamente todas las filas detalladas de la pantalla Este región, incluidos los subtotales, y mostrar sólo los Este Total fila:
Otra forma de contraer filas en Excel es seleccionar cualquier celda del grupo y hacer clic en el botón Ocultar detalle en el botón Datos en la pestaña Esquema grupo:
En cualquier caso, el grupo se reducirá a la fila de resumen y se ocultarán todas las filas detalladas.
Contraer o expandir todo el esquema a un nivel específico
Para minimizar o expandir todos los grupos de un nivel determinado, haga clic en el número de esquema correspondiente situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.
El nivel 1 muestra la menor cantidad de datos, mientras que el número más alto expande todas las filas. Por ejemplo, si su esquema tiene 3 niveles, haga clic en el número 2 para ocultar el 3er nivel (filas de detalle) mientras muestra los otros dos niveles (filas de resumen).
En nuestro conjunto de datos de muestra, tenemos 4 niveles de esquema, que funcionan de esta manera:
- Sólo espectáculos de nivel 1 Total general (fila 18 ) y oculta todas las demás filas.
- Pantallas de nivel 2 Total general y Región subtotales (filas 9, 17 y 18).
- Pantallas de nivel 3 Total general , Región y Artículo subtotales (filas 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 y 18).
- El nivel 4 muestra todas las filas.
La siguiente captura de pantalla muestra el esquema colapsado hasta el nivel 3.
Cómo expandir filas en Excel
Para ampliar las filas de un grupo determinado, haga clic en cualquier celda de la fila de resumen visible y, a continuación, haga clic en el botón Mostrar Detalle en el botón Datos en la pestaña Esquema grupo:
O haga clic en el signo más para el grupo de filas contraído que desea expandir:
Cómo eliminar el contorno en Excel
Si desea eliminar todos los grupos de filas a la vez, borre el contorno. Si desea eliminar sólo algunos de los grupos de filas (por ejemplo, grupos anidados), desagrupe las filas seleccionadas.
Cómo eliminar todo el contorno
Ir a la Datos tab> Esquema haga clic en la flecha situada debajo de Desagrupar y, a continuación, haga clic en Esquema claro .
Notas :
- Al eliminar el contorno en Excel no se borra ningún dato.
- Si elimina un esquema con algunas filas contraídas, es posible que esas filas permanezcan ocultas después de borrar el esquema. Para mostrar las filas, utilice cualquiera de los métodos descritos en Cómo desocultar filas en Excel.
- Una vez eliminado el contorno, no podrá recuperarlo haciendo clic en el botón Deshacer o pulsando el atajo de teclado Deshacer ( Ctrl + Z ). Tendrá que volver a crear el contorno desde cero.
Cómo desagrupar un determinado grupo de filas
Para eliminar la agrupación de determinadas filas sin borrar todo el esquema, haga lo siguiente:
- Seleccione las filas que desea desagrupar.
- Ir a la Datos tab> Esquema y haga clic en el botón Botón de desagrupar O pulsa Mayúsculas + Alt + Flecha izquierda, que es el atajo para desagrupar en Excel.
- En el Desagrupar seleccione Filas y haz clic en Aceptar.
Por ejemplo, así es como puede desagrupar dos grupos de filas anidados ( Subtotal Manzanas y Naranjas Subtotal ) manteniendo el exterior Este Total grupo:
Nota: no es posible desagrupar grupos de filas no adyacentes a la vez. Tendrá que repetir los pasos anteriores para cada grupo individualmente.
Consejos para agrupar en Excel
Como acaba de ver, es bastante fácil agrupar filas en Excel. A continuación encontrará algunos trucos útiles que le facilitarán aún más el trabajo con grupos.
Cómo calcular automáticamente los subtotales de grupo
En todos los ejemplos anteriores, hemos insertado nuestras propias filas de subtotales con fórmulas SUMA. Para que los subtotales se calculen automáticamente, utilice el comando Subtotal con la función de resumen de su elección, como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MÍN, MÁX, etc. El comando Subtotal no sólo insertará filas de resumen, sino que también creará un esquema con filas contraíbles y expandibles, completando así dos tareas a la vez.
Aplicar estilos predeterminados de Excel a las filas de resumen
Microsoft Excel dispone de estilos predefinidos para dos niveles de filas de resumen: Nivel_1 (negrita) y Nivel_2 (Puede aplicar estos estilos antes o después de agrupar las filas.
Para aplicar automáticamente estilos de Excel a un nuevo esquema vaya a la página Datos tab> Esquema haga clic en el botón Esquema y, a continuación, seleccione la opción Estilos automáticos y haga clic en OK Después, crea un esquema como de costumbre.
Para aplicar estilos a un esquema existente también se selecciona el Estilos automáticos como se muestra arriba, pero haga clic en el botón Aplicar estilos en lugar de OK .
Este es el aspecto de un esquema de Excel con los estilos predeterminados para las filas de resumen:
Cómo seleccionar y copiar sólo las filas visibles
Después de ocultar filas irrelevantes, puede que desee copiar los datos relevantes mostrados en otro lugar. Sin embargo, cuando selecciona las filas visibles de la forma habitual utilizando el ratón, en realidad está seleccionando también las filas ocultas.
Para seleccionar sólo los filas visibles tendrá que realizar algunos pasos adicionales:
- Seleccione las filas visibles con el ratón.
Por ejemplo, hemos contraído todas las filas de detalle y ahora seleccionamos las filas de resumen visibles:
- Dirígete al Inicio tab> Edición de y haga clic en Buscar & Seleccionar > Ir al especial O pulse Ctrl + G (acceso directo Ir a) y haga clic en el icono Especial... botón.
- En el Ir al especial seleccione Sólo células visibles y pulse OK.
Como resultado, sólo se seleccionan las filas visibles (las filas adyacentes a las filas ocultas se marcan con un borde blanco):
Y ahora, basta con pulsar Ctrl + C para copia las filas seleccionadas y Ctrl + V para pegar donde quieras.
Cómo ocultar y mostrar los símbolos de contorno
Para ocultar o mostrar las barras de contorno y los números de nivel en Excel, utilice el siguiente atajo de teclado: Ctrl + 8 .
Al pulsar el acceso directo por primera vez, se ocultan los símbolos del contorno; si se pulsa de nuevo, se vuelve a mostrar el contorno.
Los símbolos de contorno no aparecen en Excel
Si no puede ver los símbolos más y menos en las barras de grupo ni los números en la parte superior del esquema, compruebe la siguiente configuración en su Excel:
- Ir a la Archivo tab> Opciones > Avanzado categoría.
- Desplácese hasta el Opciones de visualización de esta hoja de cálculo seleccione la hoja de cálculo que le interese y asegúrese de que el campo Mostrar símbolos de contorno si hay un contorno se aplica está seleccionada.
Así es como se agrupan las filas en Excel para contraer o expandir ciertas secciones de su conjunto de datos. De forma similar, puede agrupar columnas en sus hojas de cálculo. Le agradezco su lectura y espero verle en nuestro blog la próxima semana.
