Bu eğitimde, karmaşık elektronik tabloların okunmasını kolaylaştırmak için Excel'de satırların nasıl gruplandırılacağı gösterilmektedir. Belirli bir grup içindeki satırları nasıl hızlı bir şekilde gizleyebileceğinizi veya tüm anahattı belirli bir düzeye nasıl daraltabileceğinizi görün.

Çok sayıda karmaşık ve ayrıntılı bilgi içeren çalışma sayfalarını okumak ve analiz etmek zordur. Neyse ki Microsoft Excel, verileri gruplar halinde düzenlemenin kolay bir yolunu sunarak daha kompakt ve anlaşılır görünümler oluşturmak için benzer içeriğe sahip satırları daraltmanıza ve genişletmenize olanak tanır.

Excel'de satırları gruplama

Excel'de gruplama, sütun başlıkları olan, boş satır veya sütun bulunmayan ve her satır alt kümesi için bir özet satırı (alt toplam) olan yapılandırılmış çalışma sayfalarında en iyi şekilde çalışır. Veriler düzgün bir şekilde düzenlendiğinde, gruplamak için aşağıdaki yollardan birini kullanın.

Satırları otomatik olarak gruplama (anahat oluşturma)

Veri kümeniz yalnızca bir bilgi düzeyi içeriyorsa, en hızlı yol Excel'in satırları sizin için otomatik olarak gruplandırmasına izin vermektir:

1. Gruplamak istediğiniz satırlardan birindeki herhangi bir hücreyi seçin.
2. Şuraya git Veri tab> Anahatlar grubunun altında bulunan oka tıklayın. Grup 'yi seçin ve Otomatik Anahat .

Hepsi bu kadar!

İşte Excel'in ne tür satırları gruplayabileceğine dair bir örnek:

Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, satırlar mükemmel bir şekilde gruplandırılmış ve farklı veri düzenleme düzeylerini temsil eden anahat çubukları A sütununun soluna eklenmiştir.

Not: Özet satırlarınız şu konumdaysa yukarıda bir grup ayrıntı satırı için, bir anahat oluşturmadan önce Veri tab> Anahatlar grubuna girmek için Anahat iletişim kutusu başlatıcısını seçin ve Detayların altındaki özet satırlar onay kutusu.

Anahat oluşturulduktan sonra, eksi işaretine tıklayarak belirli bir grup içindeki ayrıntıları hızlı bir şekilde gizleyebilir veya gösterebilirsiniz veya artı Ayrıca seviye düğmelerine tıklayarak tüm satırları belirli bir seviyeye daraltabilir veya genişletebilirsiniz Daha fazla bilgi için lütfen Excel'de satırları daraltma bölümüne bakın.

Satırları manuel olarak gruplama

Çalışma sayfanız iki veya daha fazla bilgi düzeyi içeriyorsa, Excel'in Otomatik Anahat Böyle bir durumda, aşağıdaki adımları uygulayarak satırları manuel olarak gruplandırabilirsiniz.

Not: Manuel olarak bir anahat oluştururken, veri kümenizin herhangi bir gizli satır içermediğinden emin olun, aksi takdirde verileriniz yanlış gruplandırılabilir.

1. Dış gruplar oluşturun (seviye 1)

Tüm ara özet satırları ve bunların ayrıntı satırları dahil olmak üzere daha büyük veri alt kümelerinden birini seçin.

Aşağıdaki veri kümesinde, 9. satıra ait tüm verileri gruplamak için ( Doğu Toplam ), 2'den 8'e kadar olan satırları seçeriz.

Üzerinde Veri sekmesinde Anahatlar grubuna girmek için Grup düğmesine basın, seçin Sıralar ve tıklayın TAMAM. .

Bu, çalışma sayfasının sol tarafına seçilen satırları kapsayan bir çubuk ekleyecektir:

Benzer şekilde, gerektiği kadar dış grup oluşturursunuz.

Bu örnekte, aşağıdakiler için bir dış gruba daha ihtiyacımız var Kuzey bölgesini seçin. Bunun için 10 ila 16. satırları seçip Veri tab> Grup düğme> Sıralar .

Bu satır kümesi de artık gruplandırılmıştır:

İpucu: Yeni bir grubu daha hızlı oluşturmak için, Shift + Alt + Sağ Ok kısayoluna basmak yerine Grup düğmesine basın.

2. İç içe gruplar oluşturun (seviye 2)

İç içe (veya iç) grup oluşturmak için, ilgili özet satırının üzerindeki tüm ayrıntı satırlarını seçin ve Grup Düğme.

Örneğin, oluşturmak için Elmalar grup içinde Doğu bölgesine gidin, 2. ve 3. satırları seçin ve Grup . yapmak için Portakallar grubunu seçin, 5'ten 7'ye kadar olan satırları seçin ve Grup düğmesine tekrar basın.

Benzer şekilde, aşağıdakiler için iç içe gruplar oluşturuyoruz Kuzey bölgelere ayırın ve aşağıdaki sonucu elde edin:

3. Gerekirse daha fazla gruplama seviyesi ekleyin

Uygulamada, veri kümeleri nadiren eksiksizdir. Bir noktada çalışma sayfanıza daha fazla veri eklenirse, muhtemelen daha fazla anahat düzeyi oluşturmak isteyeceksiniz.

Örnek olarak, aşağıdaki Genel toplam satırını seçin ve ardından en dıştaki anahat düzeyini ekleyin. Bunu yapmak için, tablomuzdaki Genel Toplam satırını (2'den 17'ye kadar olan satırlar) seçin ve Veri tab> Grup düğme> Sıralar .

Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi, verilerimiz artık 4 seviyede gruplandırılmıştır:

• Seviye 1: Genel toplam
• Seviye 2: Bölge toplamları
• Seviye 3: Öğe alt toplamları
• Seviye 4: Detay satırları

Artık satırların bir taslağına sahip olduğumuza göre, verilerimizi görüntülemeyi nasıl kolaylaştırdığını görelim.

Excel'de satırlar nasıl daraltılır

Excel gruplamanın en kullanışlı özelliklerinden biri, belirli bir grup için ayrıntı satırlarını gizleme ve göstermenin yanı sıra tüm anahattı bir fare tıklamasıyla belirli bir seviyeye daraltma veya genişletme yeteneğidir.

Grup içindeki satırları daraltma

Belirli bir gruptaki satırları daraltmak için eksi düğmesine tıklamanız yeterlidir o grubun çubuğunun altında.

Örneğin, aşağıdakiler için tüm ayrıntı satırlarını hızlı bir şekilde bu şekilde gizleyebilirsiniz Doğu bölgesini, alt toplamlar da dahil olmak üzere ve yalnızca Doğu Toplam Sıra:

Excel'de satırları daraltmanın bir başka yolu da gruptaki herhangi bir hücreyi seçip Detayları Gizle üzerindeki Veri sekmesinde Anahatlar Grup:

Her iki durumda da grup özet satırına küçültülecek ve tüm ayrıntı satırları gizlenecektir.

Tüm anahattı belirli bir seviyeye daraltın veya genişletin

Belirli bir düzeydeki tüm grupları küçültmek veya genişletmek için çalışma sayfanızın sol üst köşesindeki ilgili anahat numarasına tıklayın.

Seviye 1 en az miktarda veriyi gösterirken, en yüksek sayı tüm satırları genişletir. Örneğin, anahattınız 3 seviyeye sahipse, diğer iki seviyeyi (özet satırları) görüntülerken 3. seviyeyi (ayrıntı satırları) gizlemek için 2 numaraya tıklarsınız.

Örnek veri setimizde, bu şekilde çalışan 4 anahat seviyemiz vardır:

• Yalnızca Seviye 1 gösterileri Genel toplam (satır 18 ) ve diğer tüm satırları gizler.
• Seviye 2 ekranları Genel toplam ve Bölge alt toplamlar (satır 9, 17 ve 18).
• Seviye 3 ekranları Genel toplam , Bölge ve Öğe alt toplamlar (satır 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 ve 18).
• Seviye 4 tüm satırları gösterir.

Aşağıdaki ekran görüntüsü 3. seviyeye daraltılmış anahattı göstermektedir.

Excel'de satırlar nasıl genişletilir

Belirli bir gruptaki satırları genişletmek için, görünür özet satırındaki herhangi bir hücreye tıklayın ve ardından Göster Detay üzerindeki Veri sekmesinde Anahatlar Grup:

Veya artı işaretine tıklayın genişletmek istediğiniz daraltılmış satır grubu için:

Excel'de anahat nasıl kaldırılır

Tüm satır gruplarını bir kerede kaldırmak istiyorsanız, anahattı temizleyin. Satır gruplarından sadece bazılarını kaldırmak istiyorsanız (örneğin iç içe gruplar), seçili satırların grubunu kaldırın.

Tüm anahat nasıl kaldırılır

Şuraya git Veri tab> Anahatlar grubunun altında bulunan oka tıklayın. Ungroup 'a tıklayın ve ardından Net Anahatlar .

Notlar :

1. Excel'de anahat kaldırmak herhangi bir veriyi silmez.
2. Bazı daraltılmış satırları içeren bir anahattı kaldırırsanız, anahat temizlendikten sonra bu satırlar gizli kalabilir. Satırları görüntülemek için, Excel'de satırların gizliliğini kaldırma bölümünde açıklanan yöntemlerden birini kullanın.
3. Anahat kaldırıldıktan sonra, aşağıdaki düğmeye tıklayarak onu geri alamazsınız Geri al düğmesine veya Geri Al kısayoluna ( Ctrl + Z ) basarak anahattı sıfırdan yeniden oluşturmanız gerekecektir.

Belirli bir satır grubunun grubu nasıl kaldırılır

Tüm anahattı silmeden belirli satırlar için gruplandırmayı kaldırmak için aşağıdakileri yapın:

1. Grubu kaldırmak istediğiniz satırları seçin.
2. Şuraya git Veri tab> Anahatlar grubunu seçin ve Grubu çöz düğmesi Ya da Excel'deki Grubu Çöz kısayolu olan Shift + Alt + Sol Ok tuşlarına basın.
3. İçinde Ungroup iletişim kutusunu seçin, ardından Sıralar ve Tamam'a tıklayın.

Örneğin, iç içe geçmiş iki satır grubunun grubunu şu şekilde kaldırabilirsiniz ( Elma Ara Toplamı ve Portakallar Ara Toplam ) tutarken, dış Doğu Toplam Grup:

Not: Bitişik olmayan satır gruplarının grubunu bir seferde kaldırmak mümkün değildir. Yukarıdaki adımları her grup için ayrı ayrı tekrarlamanız gerekecektir.

Excel gruplama ipuçları

Az önce gördüğünüz gibi, Excel'de satırları gruplamak oldukça kolaydır. Aşağıda, gruplarla çalışmanızı daha da kolaylaştıracak birkaç yararlı püf noktası bulacaksınız.

Grup alt toplamları otomatik olarak nasıl hesaplanır?

Yukarıdaki örneklerin tümünde, SUM formülleriyle kendi alt toplam satırlarımızı ekledik. Alt toplamların otomatik olarak hesaplanmasını sağlamak için, SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX gibi seçtiğiniz özet işleviyle birlikte Alt Toplam komutunu kullanın. Alt Toplam komutu yalnızca özet satırları eklemekle kalmaz, aynı zamanda katlanabilir ve genişletilebilir satırlarla bir anahat oluşturur, böylece iki görevi aynı anda tamamlar!

Özet satırlarına varsayılan Excel stillerini uygulama

Microsoft Excel, iki düzey özet satırı için önceden tanımlanmış stillere sahiptir: RowLevel_1 (kalın) ve RowLevel_2 (italik). Bu stilleri satırları gruplamadan önce veya sonra uygulayabilirsiniz.

Excel stillerini otomatik olarak uygulamak için yeni taslak adresine gidin. Veri tab> Anahatlar grubuna girmek için Anahatlar iletişim kutusu başlatıcısını seçin ve ardından Otomatik stiller onay kutusunu işaretleyin ve TAMAM. Bundan sonra her zamanki gibi bir taslak oluşturursunuz.

Bir stile stil uygulamak için mevcut taslak 'yi seçerseniz, aynı zamanda Otomatik stiller kutusuna yukarıda gösterildiği gibi tıklayın, ancak Stilleri Uygula düğmesi yerine TAMAM. .

Özet satırları için varsayılan stillere sahip bir Excel anahattı şu şekilde görünür:

Yalnızca görünür satırlar nasıl seçilir ve kopyalanır

Alakasız satırları daralttıktan sonra, görüntülenen ilgili verileri başka bir yere kopyalamak isteyebilirsiniz. Ancak, görünür satırları fareyi kullanarak normal şekilde seçtiğinizde, aslında gizli satırları da seçmiş olursunuz.

Yalnızca aşağıdakileri seçmek için görünür satırlar 'yi seçerseniz, birkaç ekstra adım gerçekleştirmeniz gerekecektir:

1. Fareyi kullanarak görünür satırları seçin.

   Örneğin, tüm ayrıntı satırlarını daralttık ve şimdi görünür özet satırlarını seçiyoruz:

   

2. Şuraya gidin Ev tab> Düzenleme grubunu seçin ve Bul & Seç > Özel'e Git Veya Ctrl + G (Git kısayolu) tuşlarına basın ve Özel... Düğme.
3. İçinde Özel'e Git iletişim kutusunu seçin, ardından Yalnızca görünür hücreler ve Tamam'a tıklayın.

Sonuç olarak, yalnızca görünür satırlar seçilir (gizli satırlara bitişik satırlar beyaz bir kenarlıkla işaretlenir):

Ve şimdi, Ctrl + C tuşlarına basarak kopya seçili satırları ve Ctrl + V ile macun onları istediğin yere götürebilirsin.

Anahat sembolleri nasıl gizlenir ve gösterilir

Excel'de anahat çubuklarını ve düzey numaralarını gizlemek veya görüntülemek için aşağıdaki klavye kısayolunu kullanın: Ctrl + 8 .

Kısayola ilk kez basıldığında anahat sembolleri gizlenir, tekrar basıldığında anahat yeniden görüntülenir.

Anahat sembolleri Excel'de görünmüyor

Ne grup çubuklarındaki artı ve eksi sembollerini ne de anahattın üst kısmındaki sayıları göremiyorsanız, Excel'inizde aşağıdaki ayarı kontrol edin:

1. Şuraya git Dosya tab> Seçenekler > Gelişmiş kategori.
2. Aşağı kaydırın Bu çalışma sayfası için görüntüleme seçenekleri bölümüne gidin, ilgili çalışma sayfasını seçin ve Anahat varsa anahat sembollerini göster uygulanır kutusu seçilidir.

Veri kümenizin belirli bölümlerini daraltmak veya genişletmek için Excel'de satırları bu şekilde gruplandırırsınız. Benzer şekilde, çalışma sayfalarınızdaki sütunları da gruplandırabilirsiniz. Okuduğunuz için teşekkür eder, gelecek hafta blogumuzda görüşmeyi dilerim.