บทช่วยสอนแสดงวิธีจัดกลุ่มแถวใน Excel เพื่อทำให้สเปรดชีตที่ซับซ้อนอ่านง่ายขึ้น ดูวิธีที่คุณสามารถซ่อนแถวภายในกลุ่มหนึ่งๆ หรือยุบโครงร่างทั้งหมดให้เหลือระดับใดระดับหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว

เวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่ซับซ้อนและมีรายละเอียดมากจะอ่านและวิเคราะห์ได้ยาก โชคดีที่ Microsoft Excel มีวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบข้อมูลเป็นกลุ่ม ทำให้คุณสามารถยุบและขยายแถวที่มีเนื้อหาคล้ายกันเพื่อสร้างมุมมองที่กระชับและเข้าใจได้มากขึ้น

การจัดกลุ่มแถวใน Excel

การจัดกลุ่มใน Excel ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับเวิร์กชีตที่มีโครงสร้างซึ่งมีส่วนหัวของคอลัมน์ ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่าง และแถวสรุป (ผลรวมย่อย) สำหรับแต่ละชุดย่อยของแถว ด้วยการจัดระเบียบข้อมูลอย่างเหมาะสม ให้ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้ในการจัดกลุ่ม

วิธีจัดกลุ่มแถวโดยอัตโนมัติ (สร้างโครงร่าง)

หากชุดข้อมูลของคุณมีข้อมูลเพียงระดับเดียว วิธีที่รวดเร็วที่สุด วิธีที่จะให้ Excel จัดกลุ่มแถวให้คุณโดยอัตโนมัติ มีวิธีการดังนี้:

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในแถวที่คุณต้องการจัดกลุ่ม
2. ไปที่แท็บ ข้อมูล > เค้าร่าง กลุ่ม คลิกลูกศรใต้ กลุ่ม และเลือก โครงร่างอัตโนมัติ

เพียงเท่านี้!

นี่คือ ตัวอย่างของประเภทแถวที่ Excel สามารถจัดกลุ่มได้:

ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง แถวได้รับการจัดกลุ่มอย่างสมบูรณ์และแถบโครงร่างที่แสดงความแตกต่างเพิ่มระดับของการจัดระเบียบข้อมูลทางด้านซ้ายของคอลัมน์ A แล้ว

หมายเหตุ หากแถวสรุปของคุณอยู่ เหนือ กลุ่มของแถวรายละเอียด ก่อนสร้างโครงร่าง ให้ไปที่แท็บ ข้อมูล > โครงร่าง กลุ่ม คลิกปุ่ม กล่องโต้ตอบโครงร่าง ตัวเรียกใช้งาน และล้างช่องทำเครื่องหมาย แถวสรุปด้านล่างรายละเอียด

เมื่อสร้างโครงร่างแล้ว คุณสามารถซ่อนหรือแสดงรายละเอียดได้อย่างรวดเร็วภายใน กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งโดยคลิกเครื่องหมายลบ หรือบวก สำหรับกลุ่มนั้น คุณยังสามารถยุบหรือขยายแถวทั้งหมดเป็นระดับเฉพาะได้โดยคลิกที่ปุ่มระดับ ที่มุมบนซ้ายของเวิร์กชีต สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธียุบแถวใน Excel

วิธีจัดกลุ่มแถวด้วยตนเอง

หากเวิร์กชีตของคุณมีข้อมูลตั้งแต่สองระดับขึ้นไป โครงร่างอัตโนมัติ ของ Excel อาจจัดกลุ่มข้อมูลของคุณไม่ถูกต้อง ในกรณีเช่นนี้ คุณสามารถจัดกลุ่มแถวด้วยตนเองโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

หมายเหตุ เมื่อสร้างโครงร่างด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชุดข้อมูลของคุณไม่มีแถวที่ซ่อนอยู่ มิฉะนั้น ข้อมูลของคุณอาจจัดกลุ่มไม่ถูกต้อง

1. สร้างกลุ่มภายนอก (ระดับ 1)

เลือกชุดข้อมูลย่อยขนาดใหญ่ชุดใดชุดหนึ่ง รวมถึงแถวสรุประดับกลางทั้งหมดและแถวรายละเอียด

ในชุดข้อมูลด้านล่าง เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลทั้งหมดสำหรับ แถว 9 ( ผลรวมตะวันออก ) เราเลือกแถวที่ 2 ถึง 8

บนแท็บ ข้อมูล ใน เค้าร่าง กลุ่ม คลิกปุ่ม กลุ่ม เลือก แถว แล้วคลิก ตกลง .

การดำเนินการนี้จะเพิ่มแถบทางด้านซ้ายของเวิร์กชีตที่ครอบคลุมแถวที่เลือก:

ในลักษณะเดียวกัน คุณจะสร้างกลุ่มภายนอกได้มากเท่ากับ จำเป็น

ในตัวอย่างนี้ เราต้องการกลุ่มนอกอีกหนึ่งกลุ่มสำหรับภูมิภาค เหนือ สำหรับสิ่งนี้ เราเลือกแถวที่ 10 ถึง 16 และคลิกแท็บ ข้อมูล > กลุ่ม ปุ่ม > แถว .

แถวชุดนั้น ตอนนี้ถูกจัดกลุ่มด้วย:

เคล็ดลับ หากต้องการสร้างกลุ่มใหม่เร็วขึ้น ให้กดแป้นพิมพ์ลัด Shift + Alt + ลูกศรขวา แทนการคลิกปุ่ม กลุ่ม บน Ribbon

2. สร้างกลุ่มที่ซ้อนกัน (ระดับ 2)

หากต้องการสร้างกลุ่มที่ซ้อนกัน (หรือภายใน) ให้เลือกแถวรายละเอียดทั้งหมดเหนือแถวสรุปที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิกปุ่ม กลุ่ม

ตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างกลุ่ม Apples ภายในภูมิภาค ตะวันออก ให้เลือกแถวที่ 2 และ 3 แล้วกด กลุ่ม หากต้องการสร้างกลุ่ม สีส้ม ให้เลือกแถวที่ 5 ถึง 7 แล้วกดปุ่ม กลุ่ม อีกครั้ง

ในทำนองเดียวกัน เราสร้างกลุ่มที่ซ้อนกันสำหรับ ทิศเหนือ ภูมิภาค และรับผลลัพธ์ต่อไปนี้:

3. เพิ่มระดับการจัดกลุ่มหากจำเป็น

ในทางปฏิบัติ ชุดข้อมูลจะไม่ค่อยสมบูรณ์ หากมีการเพิ่มข้อมูลลงในเวิร์กชีตของคุณถึงจุดหนึ่ง คุณอาจต้องการสร้างระดับโครงร่างเพิ่มเติม

ตามตัวอย่าง ลองแทรก ผลรวมทั้งหมด แถวในตารางของเรา จากนั้นเพิ่มระดับโครงร่างที่อยู่นอกสุด หากต้องการดำเนินการ ให้เลือกแถวทั้งหมดยกเว้นแถว ผลรวมทั้งหมด (แถวที่ 2 ถึง 17) และคลิกแท็บ ข้อมูล > กลุ่ม ปุ่ม > แถว .

ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง ตอนนี้ข้อมูลของเราถูกจัดกลุ่มเป็น 4 ระดับ:

• ระดับ 1: ผลรวมทั้งหมด
• ระดับ 2: ผลรวมของภูมิภาค
• ระดับ 3: ผลรวมย่อยของรายการ
• ระดับ 4: แถวรายละเอียด

ตอนนี้เรามี โครงร่างของแถว มาดูกันว่ามันทำให้ดูข้อมูลของเราได้ง่ายขึ้นอย่างไร

วิธียุบแถวใน Excel

คุณสมบัติที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งของการจัดกลุ่มใน Excel คือความสามารถในการซ่อนและแสดง รายละเอียดแถวสำหรับกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง ตลอดจนยุบหรือขยายโครงร่างทั้งหมดในระดับหนึ่งด้วยการคลิกเมาส์

ยุบแถวภายในกลุ่ม

เมื่อต้องการยุบแถวในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เพียงคลิกปุ่มลบ ที่ด้านล่างของแถบของกลุ่มนั้น

ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีที่คุณสามารถซ่อนแถวรายละเอียดทั้งหมดอย่างรวดเร็วสำหรับภูมิภาค ตะวันออก รวมทั้งผลรวมย่อย และแสดงเฉพาะ ตะวันออก ทั้งหมด แถว:

อีกวิธีหนึ่งในการยุบแถวใน Excel คือการเลือกเซลล์ใดๆ ในกลุ่มและคลิกปุ่ม ซ่อนรายละเอียด บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง :

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด กลุ่มจะถูกย่อให้เหลือ แถวสรุป และแถวรายละเอียดทั้งหมดจะเป็นซ่อนไว้

ยุบหรือขยายโครงร่างทั้งหมดเป็นระดับเฉพาะ

หากต้องการย่อหรือขยายกลุ่มทั้งหมดในระดับใดระดับหนึ่ง ให้คลิกหมายเลขโครงร่างที่เกี่ยวข้องที่มุมซ้ายบนของเวิร์กชีต

ระดับ 1 แสดงจำนวนข้อมูลที่น้อยที่สุด ในขณะที่จำนวนสูงสุดจะขยายแถวทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หากโครงร่างของคุณมี 3 ระดับ ให้คลิกหมายเลข 2 เพื่อซ่อนระดับที่ 3 (แถวรายละเอียด) ขณะที่แสดงอีก 2 ระดับ (แถวสรุป)

ในชุดข้อมูลตัวอย่างของเรา เรามีโครงร่าง 4 ระดับ ซึ่งทำงานด้วยวิธีนี้:

• ระดับ 1 แสดงเฉพาะ ผลรวมทั้งหมด (แถวที่ 18 ) และซ่อนแถวอื่นๆ ทั้งหมด
• ระดับ 2 แสดง แกรนด์ ผลรวม และ ภูมิภาค ผลรวมย่อย (แถวที่ 9, 17 และ 18)
• ระดับ 3 จะแสดง ผลรวมทั้งหมด , ภูมิภาค และ รายการ ผลรวมย่อย (แถว 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 และ 18)
• ระดับ 4 แสดงแถวทั้งหมด

ภาพหน้าจอต่อไปนี้ สาธิตการยุบโครงร่างเป็นระดับ 3

วิธีขยายแถวใน Excel

หากต้องการขยายแถวภายในกลุ่ม ให้คลิกเซลล์ใดๆ แถวสรุป จากนั้นคลิกปุ่ม แสดง รายละเอียด บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เค้าร่าง :

หรือคลิกเครื่องหมายบวก สำหรับกลุ่มแถวที่ยุบแล้วที่คุณต้องการขยาย:

วิธีลบ e เค้าร่างใน Excel

ในกรณีที่คุณต้องการลบกลุ่มแถวทั้งหมดพร้อมกัน ให้ล้างข้อมูลโครงร่าง หากคุณต้องการลบกลุ่มแถวเพียงบางกลุ่ม (เช่น กลุ่มที่ซ้อนกัน) ให้เลิกจัดกลุ่มแถวที่เลือก

วิธีลบโครงร่างทั้งหมด

ไปที่ ข้อมูล แท็บ > โครงร่าง กลุ่ม คลิกลูกศรใต้ เลิกจัดกลุ่ม แล้วคลิก ล้างโครงร่าง

หมายเหตุ :

1. การลบเค้าร่างใน Excel จะไม่ลบข้อมูลใดๆ
2. ถ้าคุณเอาเค้าร่างที่มีแถวที่ยุบบางแถวออก แถวเหล่านั้นอาจยังคงซ่อนอยู่ หลังจากล้างโครงร่างแล้ว หากต้องการแสดงแถว ให้ใช้วิธีการใดก็ได้ที่อธิบายไว้ในวิธีเลิกซ่อนแถวใน Excel
3. เมื่อนำโครงร่างออกแล้ว คุณจะไม่สามารถเรียกคืนได้โดยคลิกปุ่ม เลิกทำ ปุ่มหรือกดปุ่มลัด Undo ( Ctrl + Z ) คุณจะต้องสร้างเค้าร่างใหม่ตั้งแต่ต้น

วิธียกเลิกการจัดกลุ่มของแถวบางกลุ่ม

หากต้องการนำการจัดกลุ่มของแถวบางแถวออกโดยไม่ลบเค้าร่างทั้งหมด ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. เลือกแถวที่คุณต้องการยกเลิกการจัดกลุ่ม
2. ไปที่แท็บ ข้อมูล > เค้าร่าง กลุ่ม แล้วคลิกปุ่ม ปุ่มยกเลิกการจัดกลุ่ม . หรือกด Shift + Alt + ลูกศรซ้าย ซึ่งเป็นทางลัด Ungroup ใน Excel
3. ในกล่องโต้ตอบ Ungroup เลือก Rows แล้วคลิก OK

ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถแยกกลุ่มแถวที่ซ้อนกันสองกลุ่ม ( Apples Subtotal และ Oranges Subtotal ) ในขณะที่รักษากลุ่ม East Total ด้านนอก:

บันทึก. เป็นไปไม่ได้ที่จะยกเลิกการจัดกลุ่มแถวที่ไม่ติดกันในแต่ละครั้ง คุณจะต้องทำตามขั้นตอนด้านบนซ้ำสำหรับแต่ละกลุ่มทีละกลุ่ม

เคล็ดลับการจัดกลุ่มของ Excel

อย่างที่คุณได้เห็นไปแล้ว การจัดกลุ่มแถวใน Excel ค่อนข้างง่าย ด้านล่างนี้คุณจะพบกับเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการซึ่งจะทำให้การทำงานกับกลุ่มของคุณง่ายยิ่งขึ้น

วิธีคำนวณผลรวมย่อยของกลุ่มโดยอัตโนมัติ

ในตัวอย่างข้างต้นทั้งหมด เราได้แทรกแถวผลรวมย่อยของเราเอง ด้วยสูตร SUM หากต้องการให้ผลรวมย่อยคำนวณโดยอัตโนมัติ ให้ใช้คำสั่งผลรวมย่อยกับฟังก์ชันสรุปที่คุณเลือก เช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX ฯลฯ คำสั่งผลรวมย่อยจะไม่เพียงแทรกแถวสรุป แต่ยังสร้างโครงร่างที่มีแถวที่ยุบและขยายได้ จึงทำงานสองอย่างเสร็จพร้อมกัน!

ใช้สไตล์เริ่มต้นของ Excel กับแถวสรุป

Microsoft Excel มีสไตล์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับแถวสรุปสองระดับ: RowLevel_1 (ตัวหนา) และ RowLevel_2 (ตัวเอียง) คุณสามารถใช้สไตล์เหล่านี้ก่อนหรือหลังการจัดกลุ่มแถว

หากต้องการใช้สไตล์ Excel กับ เค้าร่างใหม่ โดยอัตโนมัติ ให้ไปที่แท็บ ข้อมูล > เค้าร่าง กลุ่ม คลิกตัวเรียกใช้กล่องโต้ตอบ เค้าร่าง จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย รูปแบบอัตโนมัติ และคลิก ตกลง หลังจากนั้นคุณสร้างโครงร่างตามปกติ

หากต้องการใช้สไตล์กับ โครงร่างที่มีอยู่ คุณยังเลือก สไตล์อัตโนมัติ ตามที่แสดงด้านบน แต่คลิกปุ่ม ใช้สไตล์ แทน ตกลง

ต่อไปนี้เป็นลักษณะโครงร่าง Excel ที่มีลักษณะเริ่มต้น สำหรับแถวสรุปมีลักษณะดังนี้:

วิธีเลือกและคัดลอกเฉพาะแถวที่มองเห็น

หลังจากที่คุณยุบแถวที่ไม่เกี่ยวข้องแล้ว คุณอาจต้องการคัดลอกแถวที่แสดง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่อื่น อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเลือกแถวที่มองเห็นได้ตามปกติโดยใช้เมาส์ เท่ากับคุณกำลังเลือกแถวที่ซ่อนอยู่ด้วย

หากต้องการเลือกเฉพาะ แถวที่มองเห็นได้ คุณจะต้อง ทำตามขั้นตอนเพิ่มเติม:

1. เลือกแถวที่มองเห็นได้โดยใช้เมาส์

   ตัวอย่างเช่น เราได้ยุบแถวรายละเอียดทั้งหมด และตอนนี้เลือกแถวสรุปที่มองเห็นได้:

   

2. ไปที่ หน้าแรก แท็บ > การแก้ไข กลุ่ม และคลิก ค้นหา & เลือก > ไปที่แบบพิเศษ หรือกด Ctrl + G (ไปที่ทางลัด) และคลิกปุ่ม พิเศษ…
3. ในกล่องโต้ตอบ ไปที่พิเศษ เลือก เซลล์ที่มองเห็นเท่านั้น และคลิก ตกลง

ด้วยเหตุนี้ ระบบจึงเลือกเฉพาะแถวที่มองเห็นได้เท่านั้น (แถวที่อยู่ติดกับแถวที่ซ่อนอยู่จะถูกทำเครื่องหมายด้วยขอบสีขาว):

และตอนนี้ คุณเพียงแค่กด Ctrl + C เพื่อ คัดลอก แถวที่เลือก และ Ctrl + V เพื่อ วาง ทุกที่ที่คุณ เช่น

วิธีซ่อนและแสดงสัญลักษณ์โครงร่าง

วิธีซ่อนหรือแสดงแถบโครงร่างและตัวเลขระดับในExcel ใช้แป้นพิมพ์ลัดต่อไปนี้: Ctrl + 8

การกดแป้นพิมพ์ลัดเป็นครั้งแรกจะซ่อนสัญลักษณ์เค้าร่าง การกดอีกครั้งจะแสดงเค้าร่างอีกครั้ง

สัญลักษณ์เค้าร่างไม่แสดง ขึ้นใน Excel

หากคุณไม่เห็นทั้งเครื่องหมายบวกและลบในแถบกลุ่มหรือตัวเลขที่ด้านบนของโครงร่าง ให้ตรวจสอบการตั้งค่าต่อไปนี้ใน Excel ของคุณ:

1. ไปที่แท็บ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง หมวดหมู่
2. เลื่อนลงไปที่ ตัวเลือกการแสดงสำหรับเวิร์กชีตนี้ ส่วน เลือกแผ่นงานที่สนใจ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่อง แสดงสัญลักษณ์เค้าร่างหากมีการใช้เค้าร่าง

นี่คือวิธีจัดกลุ่มแถวใน Excel เพื่อยุบหรือขยายบางส่วนของชุดข้อมูลของคุณ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถจัดกลุ่มคอลัมน์ในเวิร์กชีตของคุณได้ ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า