Ohjeessa näytetään, miten Excelissä ryhmitellään rivejä, jotta monimutkaisia laskentataulukoita olisi helpompi lukea. Katso, miten voit nopeasti piilottaa tietyn ryhmän sisällä olevat rivit tai sulkea koko ääriviivat tietylle tasolle.

Monimutkaisia ja yksityiskohtaisia tietoja sisältäviä työarkkeja on vaikea lukea ja analysoida. Onneksi Microsoft Excel tarjoaa helpon tavan järjestää tiedot ryhmiin, joiden avulla voit tiivistää ja laajentaa samansisältöisiä rivejä tiiviimpien ja ymmärrettävämpien näkymien luomiseksi.

Rivien ryhmittely Excelissä

Ryhmittely Excelissä toimii parhaiten jäsennellyissä työlehdissä, joissa on sarakeotsikot, ei tyhjiä rivejä tai sarakkeita ja yhteenvetorivi (välisumma) jokaiselle rivien osajoukolle. Kun tiedot on järjestetty oikein, voit ryhmitellä ne jollakin seuraavista tavoista.

Kuinka ryhmitellä rivejä automaattisesti (luoda ääriviivat)?

Jos tietokokonaisuutesi sisältää vain yhden tason tietoja, nopein tapa on antaa Excelin ryhmitellä rivit automaattisesti. Näin menetellään:

1. Valitse mikä tahansa solu joltakin riviltä, jonka haluat ryhmitellä.
2. Mene osoitteeseen Tiedot tab> Luonnos ryhmässä, napsauta nuolta kohdassa Ryhmä ja valitse Auto Outline .

Siinä kaikki!

Tässä on esimerkki siitä, millaisia rivejä Excel voi ryhmitellä:

Kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, rivit on ryhmitelty täydellisesti, ja sarakkeen A vasemmalle puolelle on lisätty tietojen eri järjestämistasoja kuvaavat ääriviivat.

Huomautus: Jos yhteenvetorivit sijaitsevat edellä yksityiskohtaisten rivien ryhmää, siirry ennen hahmotelman luomista kohtaan Tiedot tab> Luonnos ryhmää, napsauta Luonnos-valintaikkuna ja tyhjennä Yhteenvetorivit alla yksityiskohtaisesti valintaruutu.

Kun ääriviivat on luotu, voit nopeasti piilottaa tai näyttää tietyn ryhmän tiedot napsauttamalla miinusnäppäintä tai plus Voit myös sulkea tai laajentaa kaikki rivit tietylle tasolle napsauttamalla tasopainikkeita. työarkin vasemmassa yläkulmassa. Lisätietoja on kohdassa Rivien sulkeminen Excelissä.

Kuinka ryhmitellä rivejä manuaalisesti

Jos laskentataulukko sisältää kaksi tai useampia tietotasoja, Excelin Auto Outline ei ehkä ryhmittele tietoja oikein. Tällaisessa tapauksessa voit ryhmitellä rivejä manuaalisesti suorittamalla seuraavat vaiheet.

Huomautus: Kun luot hahmotelman manuaalisesti, varmista, että tietokokonaisuutesi ei sisällä piilotettuja rivejä, sillä muuten tiedot saatetaan ryhmitellä virheellisesti.

1. Luo ulommat ryhmät (taso 1)

Valitse yksi suuremmista tietojen osajoukoista, mukaan lukien kaikki väliyhteenvetorivit ja niiden yksityiskohtaiset rivit.

Alla olevassa tietokokonaisuudessa kaikkien rivin 9 tietojen ryhmittämiseksi ( Itä Yhteensä ), valitsemme rivit 2-8.

On Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmää, napsauta Ryhmä painiketta, valitse Rivit ja napsauta OK .

Tämä lisää laskentataulukon vasemmalle puolelle palkki, joka ulottuu valittujen rivien yli:

Samalla tavalla voit luoda niin monta ulompaa ryhmää kuin on tarpeen.

Tässä esimerkissä tarvitsemme vielä yhden ulomman ryhmän, jotta North Tätä varten valitsemme rivit 10-16 ja napsautamme painiketta Tiedot tab> Ryhmä painike> Rivit .

Myös nämä rivit on nyt ryhmitelty:

Vihje. Jos haluat luoda uuden ryhmän nopeammin, paina Shift + Alt + Oikea nuoli -pikanäppäintä sen sijaan, että napsauttaisit painiketta Ryhmä painiketta nauhassa.

2. Luo sisäkkäisiä ryhmiä (taso 2).

Jos haluat luoda sisäkkäisen (tai sisemmän) ryhmän, valitse kaikki yksityiskohtaiset rivit, jotka ovat liittyvän yhteenvetorivin yläpuolella, ja napsauta painiketta Ryhmä nappi.

Esimerkiksi luodaksesi Omenat ryhmässä Itä alue, valitse rivit 2 ja 3, ja paina sitten Ryhmä . Jotta Appelsiinit ryhmä, valitse rivit 5-7 ja paina näppäintä Ryhmä painiketta uudelleen.

Vastaavasti luomme sisäkkäisiä ryhmiä seuraaville ryhmille North alueet, ja saadaan seuraava tulos:

3. Lisää tarvittaessa lisää ryhmittelytasoja

Käytännössä tietokokonaisuudet ovat harvoin täydellisiä. Jos työarkkiin lisätään jossain vaiheessa lisää tietoja, haluat todennäköisesti luoda lisää ääriviivatasoja.

Esimerkkinä lisätään Yhteensä rivi taulukossamme, ja lisää sitten uloin ääriviivataso. Jotta se olisi tehty, valitse kaikki rivit paitsi Yhteensä rivi (rivit 2-17) ja napsauta sitten Tiedot tab> Ryhmä painike> Rivit .

Kuten alla olevassa kuvassa näkyy, tiedot on nyt ryhmitelty neljälle tasolle:

• Taso 1: Yhteensä
• Taso 2: Alueen kokonaissummat
• Taso 3: Kohteen välisummat
• Taso 4: Yksityiskohtaiset rivit

Nyt kun meillä on riveistä muodostettu hahmotelma, katsotaanpa, miten se helpottaa tietojen tarkastelua.

Miten rivejä voidaan sulkea Excelissä

Yksi Excelin ryhmittelyn hyödyllisimmistä ominaisuuksista on mahdollisuus piilottaa ja näyttää tietyn ryhmän yksityiskohtaiset rivit sekä sulkea tai laajentaa koko ääriviivat tietylle tasolle hiiren napsautuksella.

Ryhmien rivien sulkeutuminen ryhmän sisällä

Jos haluat pienentää tietyn ryhmän rivejä, napsauta miinuspainiketta. kyseisen ryhmän palkki alareunassa.

Esimerkiksi näin voit nopeasti piilottaa kaikki yksityiskohtien rivit, kun kyseessä on Itä alue, mukaan lukien välisummat, ja näytä ainoastaan Itä Yhteensä rivi:

Toinen tapa sulkea rivejä Excelissä on valita mikä tahansa solu ryhmässä ja napsauttaa painiketta. Piilota tiedot painiketta Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmä:

Joka tapauksessa ryhmä minimoidaan yhteenvetoriville, ja kaikki yksityiskohtaiset rivit piilotetaan.

Pienennä tai laajenna koko hahmotelma tietylle tasolle.

Jos haluat pienentää tai laajentaa kaikki tietyn tason ryhmät, napsauta vastaavaa ääriviivan numeroa työarkin vasemmassa yläkulmassa.

Taso 1 näyttää vähiten tietoja, kun taas korkein numero laajentaa kaikki rivit. Jos esimerkiksi hahmotelmassasi on kolme tasoa, voit piilottaa kolmannen tason (yksityiskohtaiset rivit) napsauttamalla numeroa 2 ja näyttää kaksi muuta tasoa (yhteenvetorivit).

Esimerkkitietoaineistossamme on 4 ääriviivatasoa, jotka toimivat näin:

• Vain tason 1 näyttelyt Yhteensä (rivi 18 ) ja piilottaa kaikki muut rivit.
• Tason 2 näytöt Yhteensä ja Alue välisummat (rivit 9, 17 ja 18).
• Tason 3 näytöt Yhteensä , Alue ja Kohde välisummat (rivit 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 ja 18).
• Taso 4 näyttää kaikki rivit.

Seuraavassa kuvakaappauksessa on esitetty tasolle 3 koottu ääriviiva.

Kuinka laajentaa rivejä Excelissä

Jos haluat laajentaa tietyn ryhmän sisällä olevia rivejä, napsauta mitä tahansa näkyvissä olevan yhteenvetorivin solua ja napsauta sitten Näytä Yksityiskohta painiketta Tiedot välilehdellä, kohdassa Luonnos ryhmä:

Tai napsauta plus-merkkiä sen kokoonpainetun riviryhmän kohdalla, jonka haluat laajentaa:

Kuinka poistaa ääriviivat Excelissä

Jos haluat poistaa kaikki riviryhmät kerralla, tyhjennä ääriviivat. Jos haluat poistaa vain osan riviryhmistä (esim. sisäkkäiset ryhmät), poista valittujen rivien ryhmittely.

Kuinka poistaa koko ääriviivat

Mene osoitteeseen Tiedot tab> Luonnos ryhmässä, napsauta nuolta kohdassa Ungroup ja napsauta sitten Selkeä pääpiirteittäin .

Huomautukset :

1. Hahmotelman poistaminen Excelissä ei poista mitään tietoja.
2. Jos poistat ääriviivan, jossa on joitain suljettuja rivejä, nämä rivit saattavat jäädä piiloon sen jälkeen, kun ääriviiva on poistettu. Jos haluat näyttää rivit, käytä jotakin menetelmää, joka on kuvattu kohdassa Rivien piilottamisen poistaminen Excelissä.
3. Kun ääriviivat on poistettu, et saa niitä takaisin napsauttamalla painiketta Kumoa painiketta tai painamalla pikanäppäintä Peruuta ( Ctrl + Z ). Sinun on luotava ääriviivat uudelleen tyhjästä.

Kuinka poistaa tietyn rivi ryhmän ryhmittelyä

Jos haluat poistaa tiettyjen rivien ryhmittelyn poistamatta koko ääriviivaa, toimi seuraavasti:

1. Valitse rivit, joiden ryhmittelyn haluat poistaa.
2. Mene osoitteeseen Tiedot tab> Luonnos ryhmää ja napsauta Poista ryhmä -painike . tai paina Shift + Alt + vasen nuoli, joka on Excelin pikanäppäin Ryhmien poistaminen.
3. Vuonna Ungroup valintaikkunassa, valitse Rivit ja napsauta OK.

Esimerkiksi näin voit poistaa kahden sisäkkäisen riviryhmän ryhmittelyn ( Omenat Yhteensä ja Appelsiinit Yhteensä ) säilyttäen samalla ulomman Itä Yhteensä ryhmä:

Huomautus: Ei ole mahdollista poistaa ryhmittelyä muiden kuin vierekkäisten rivien ryhmien osalta kerrallaan. Sinun on toistettava edellä mainitut vaiheet jokaiselle ryhmälle erikseen.

Excelin ryhmittelyvinkit

Kuten olet juuri nähnyt, rivejä on melko helppo ryhmitellä Excelissä. Alla on muutamia hyödyllisiä niksejä, jotka helpottavat työskentelyäsi ryhmien kanssa entisestään.

Kuinka laskea ryhmän välisummat automaattisesti

Kaikissa edellä mainituissa esimerkeissä olemme lisänneet omat välisummarivimme SUM-kaavoilla. Jos haluat, että välisummat lasketaan automaattisesti, käytä komentoa Välisumma ja valitsemaasi yhteenvetotoimintoa, kuten SUMMA, LASKENTA, KESKIMÄÄRÄ, MIN, MAX jne. Välisumma-komento ei ainoastaan lisää yhteenvetorivejä, vaan luo myös hahmotelman, jossa on kokoontaitettavia ja laajennettavia rivejä, ja suorittaa näin kaksi tehtävää kerralla!

Excelin oletustyylien soveltaminen yhteenvetoriveihin

Microsoft Excelissä on valmiiksi määritellyt tyylit kahdelle tasolle yhteenvetorivejä varten: Rivitaso_1 (lihavoitu) ja Rivitaso_2 (kursiivilla). Voit soveltaa näitä tyylejä ennen rivien ryhmittelyä tai sen jälkeen.

Excel-tyylien automaattinen soveltaminen uusi ääriviiva , siirry osoitteeseen Tiedot tab> Luonnos ryhmää, napsauta Luonnos valintaikkunan käynnistysikkunan ja valitse sitten Automaattiset tyylit valintaruutu ja napsauta OK . Sen jälkeen luot hahmotelman tavalliseen tapaan.

Jos haluat soveltaa tyylejä olemassa oleva hahmotelma , valitset myös Automaattiset tyylit ruutuun kuten yllä, mutta napsauta Käytä tyylejä painiketta sen sijaan, että OK .

Seuraavassa esitetään, miltä näyttää Excel-luonnos, jossa on yhteenvetorivien oletustyylit:

Miten valita ja kopioida vain näkyviä rivejä

Kun olet sulkenut merkityksettömät rivit, saatat haluta kopioida näkyvät merkitykselliset tiedot jonnekin muualle. Kun valitset näkyvät rivit tavalliseen tapaan hiirellä, valitset kuitenkin myös piilotetut rivit.

Voit valita vain näkyvät rivit , sinun on suoritettava muutama ylimääräinen vaihe:

1. Valitse näkyvät rivit hiirellä.

   Olemme esimerkiksi sulkeneet kaikki yksityiskohtaiset rivit ja valitsemme nyt näkyvät yhteenvetorivit:

   

2. Suuntaa Etusivu tab> Muokkaaminen ja napsauta Etsi & valitse > Siirry erikoisohjelmaan . tai paina Ctrl + G (Siirry kohteeseen -pikanäppäin) ja napsauta kohtaa Erityistä... nappi.
3. Vuonna Siirry erikoisohjelmaan valintaikkunassa, valitse Vain näkyvät solut ja napsauta OK.

Tämän seurauksena vain näkyvät rivit valitaan (piilotettujen rivien vieressä olevat rivit on merkitty valkoisella reunuksella):

Ja nyt voit yksinkertaisesti painaa Ctrl + C painiketta painaaksesi kopioi valitut rivit ja Ctrl + V liitä niitä missä haluat.

Kuinka piilottaa ja näyttää ääriviivasymbolit

Voit piilottaa tai näyttää ääriviivapalkit ja tasonumerot Excelissä käyttämällä seuraavaa pikanäppäintä: Ctrl + 8 .

Kun painat pikanäppäintä ensimmäisen kerran, ääriviivasymbolit piilotetaan, ja kun painat sitä uudelleen, ääriviivat näkyvät uudelleen.

Hahmotussymbolit eivät näy Excelissä.

Jos et näe plus- ja miinussymboleja ryhmäpalkissa etkä numeroita ääriviivan yläreunassa, tarkista seuraava asetus Excelissäsi:

1. Mene osoitteeseen Tiedosto tab> Vaihtoehdot > Edistynyt luokka.
2. Selaa alaspäin kohtaan Tämän laskentataulukon näyttövaihtoehdot osiossa, valitse haluamasi laskentataulukko ja varmista, että kenttä Näytä ääriviivasymbolit, jos ääriviiva sovelletaan ruutu on valittuna.

Näin voit ryhmitellä rivejä Excelissä, jotta voit sulkea tai laajentaa tiettyjä osia tietokokonaisuudestasi. Samalla tavalla voit ryhmitellä sarakkeita työarkkeissasi. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla.