Kennslan sýnir hvernig á að flokka línur í Excel til að gera flókna töflureikna auðveldari að lesa. Sjáðu hvernig þú getur fljótt falið línur innan ákveðins hóps eða fellt alla útlínuna niður á tiltekið stig.

Vinnublöð með miklum flóknum og ítarlegum upplýsingum er erfitt að lesa og greina. Sem betur fer býður Microsoft Excel upp á auðvelda leið til að skipuleggja gögn í hópa sem gerir þér kleift að draga saman og stækka raðir með svipuðu efni til að búa til þéttari og skiljanlegri skoðanir.

Flokka raðir í Excel

Flokkun í Excel virkar best fyrir skipulögð vinnublöð sem hafa dálkafyrirsagnir, engar auðar línur eða dálka og yfirlitsröð (undirtala) fyrir hvert undirmengi raða. Með gögnin rétt skipulögð skaltu nota eina af eftirfarandi leiðum til að flokka þau.

Hvernig á að flokka línur sjálfkrafa (búa til útlínur)

Ef gagnasafnið þitt inniheldur aðeins eitt stig af upplýsingum, er fljótlegast leið væri að láta Excel hópa raðir fyrir þig sjálfkrafa. Svona er það:

1. Veldu hvaða reit sem er í einni af línunum sem þú vilt flokka.
2. Farðu á flipann Gögn > Outline hóp, smelltu á örina undir Hópur og veldu Sjálfvirk útlína .

Það er allt sem þarf!

Hér er dæmi um hvers konar línur Excel getur flokkað:

Eins og sést á skjámyndinni hér að neðan hafa línurnar verið flokkaðar fullkomlega og útlínur tákna mismunandistigum gagnaskipulags hefur verið bætt við vinstra megin við dálk A.

Athugið. Ef samantektarlínurnar þínar eru staðsettar fyrir ofan hóp af smálínum, áður en þú býrð til útlínur, farðu á flipann Gögn > Yfirlit , smelltu á Yfirlitsgluggi ræsiforriti og hreinsaðu Yfirlitslínur fyrir neðan smáatriði gátreitinn.

Þegar útlínan hefur verið búin til geturðu fljótt falið eða sýnt upplýsingar innan ákveðinn hóp með því að smella á mínus eða plús táknið fyrir þann hóp. Þú getur líka dregið saman eða stækkað allar línur á tiltekið stig með því að smella á stighnappana efst í vinstra horninu á vinnublaðinu. Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að draga saman línur í Excel.

Hvernig á að flokka línur handvirkt

Ef vinnublaðið þitt inniheldur tvö eða fleiri upplýsingastig, Sjálfvirk útlína í Excel getur ekki flokkað gögnin þín rétt. Í slíku tilviki geturðu flokkað línur handvirkt með því að framkvæma skrefin hér að neðan.

Athugið. Þegar þú býrð til útlínur handvirkt skaltu ganga úr skugga um að gagnasafnið þitt innihaldi engar faldar línur, annars gætu gögnin þín verið flokkuð rangt.

1. Búðu til ytri hópa (stig 1)

Veldu eitt af stærri undirmengi gagna, þar á meðal allar millisamantektarlínur og smáatriðislínur þeirra.

Í gagnasafninu hér að neðan, til að flokka öll gögn fyrir röð 9 ( East Total ), við veljum línur 2 til 8.

Á flipanum Data , íhópnum Outline , smelltu á hnappinn Group , veldu Raðir og smelltu á OK .

Þetta mun bæta við stiku vinstra megin á vinnublaðinu sem spannar valdar línur:

Á svipaðan hátt býrðu til eins marga ytri hópa og nauðsynlegt.

Í þessu dæmi þurfum við enn einn ytri hópinn fyrir Norður svæðið. Fyrir þetta veljum við línur 10 til 16 og smellum á Gögn flipann > Hópur hnappinn > Raðir .

Það sett af línum er nú líka flokkað:

Ábending. Til að búa til nýjan hóp hraðar, ýttu á Shift + Alt + Hægri ör flýtileið í stað þess að smella á Group hnappinn á borðinu.

2. Búa til hreiðra hópa (stig 2)

Til að búa til hreiðraðan (eða innri) hóp skaltu velja allar smáatriðislínur fyrir ofan tengda yfirlitslínuna og smella á hnappinn Hópur .

Til dæmis, til að búa til Epli hópinn innan East svæðinu, veldu línur 2 og 3 og ýttu á Group . Til að búa til appelsínur hópinn skaltu velja línur 5 til 7 og ýta aftur á hnappinn Hópur .

Á sama hátt búum við til hreiðra hópa fyrir Norður svæði, og fáðu eftirfarandi niðurstöðu:

3. Bættu við fleiri flokkunarstigum ef þörf krefur

Í reynd eru gagnasöfn sjaldan fullbúin. Ef á einhverjum tímapunkti er fleiri gögnum bætt við vinnublaðið þitt, muntu líklega vilja búa til fleiri útlínur.

Sem dæmi skulum við setja inn Grand total röð í töflunni okkar og bætið svo við ysta útlínustigi. Til að gera það skaltu velja allar línur nema Grand Total línuna (línur 2 til 17) og smella á Data flipann > Group hnappinn > Raðir .

Eins og sést á skjámyndinni hér að neðan eru gögnin okkar nú flokkuð í 4 stig:

• 1. stig: Heildarfjöldi
• Stig 2: Svæðissamtölur
• Stig 3: Undirsamtölur liða
• Stig 4: Upplýsingarraðir

Nú þegar við höfum útlínur af línum, við skulum sjá hvernig það gerir gögnin okkar auðveldari að skoða.

Hvernig á að draga saman línur í Excel

Einn af gagnlegustu eiginleikum Excel-flokkunar er hæfileikinn til að fela og sýna nákvæmar línur fyrir tiltekinn hóp sem og til að draga saman eða stækka allar útlínur á ákveðið stig með músarsmelli.

Fela saman línur innan hóps

Til að draga saman línur í tilteknum hópi , smelltu bara á mínushnappinn neðst á stikunni í hópnum.

Til dæmis, þetta er hvernig þú getur fljótt falið allar smáatriðislínur fyrir svæðið Austur , þar með talið millisamtölur, og sýna aðeins Austur Total röð:

Önnur leið til að draga saman línur í Excel er að velja hvaða reit sem er í hópnum og smella á Fela upplýsingar hnappinn á Data flipanum, í Outline hópnum:

Hvort sem er, hópurinn verður lágmarkaður í yfirlitslína, og allar smáatriðislínurnar verðafalin.

Dryndu saman eða stækkuðu alla útlínuna á ákveðið stig

Til að minnka eða stækka alla hópa á tilteknu stigi skaltu smella á samsvarandi útlínunúmer efst í vinstra horninu á vinnublaðinu þínu.

1. stig sýnir minnst magn af gögnum á meðan hæsta talan stækkar allar línur. Til dæmis, ef útlínan þín hefur 3 stig, smellirðu á númer 2 til að fela þriðja stigið (smálínur) á meðan þú sýnir hin tvö stigin (yfirlitslínur).

Í sýnishorninu okkar höfum við 4 útlínur. , sem virka á þennan hátt:

• Stig 1 sýnir aðeins Grand heild (lína 18 ) og felur allar aðrar línur.
• Stig 2 sýnir Grand heildarsamtölur og Svæða (línur 9, 17 og 18).
• 3. stig sýnir Gildi , Svæði og liðar undirsamtölur (línur 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 og 18).
• 4. stig sýnir allar línurnar.

Eftirfarandi skjámynd sýnir útlínuna hrunna niður í stig 3.

Hvernig á að stækka línur í Excel

Til að stækka línurnar innan ákveðins hóps, smelltu á hvaða reit sem er í sýnilega samantektaröð og smelltu síðan á Sýna Detail hnappinn á flipanum Gögn í hópnum Outline :

Eða smelltu á plúsmerkið fyrir hrunna hópinn af línum sem þú vilt stækka:

Hvernig á að fjarlægja e útlínur í Excel

Ef þú vilt fjarlægja alla línuhópa í einu, hreinsaðu þáútlínur. Ef þú vilt fjarlægja aðeins hluta af línuhópunum (t.d. hreiðra hópa), taktu þá upp valdar línur.

Hvernig á að fjarlægja alla útlínuna

Farðu í Gögn flipi > Útlínur hópnum, smelltu á örina undir Afhópa og smelltu síðan á Hreinsa útlínur .

Athugasemdir :

1. Ef þú fjarlægir útlínur í Excel eyðir ekki neinum gögnum.
2. Ef þú fjarlægir útlínur með sumum hrunnum línum, gætu þessar línur verið falar eftir að útlínan er hreinsuð. Til að birta línurnar skaltu nota einhverja af þeim aðferðum sem lýst er í Hvernig á að birta línur í Excel.
3. Þegar útlínan hefur verið fjarlægð muntu ekki geta náð henni aftur með því að smella á Afturkalla hnappinn eða ýttu á Afturkalla flýtileiðina ( Ctrl + Z ). Þú verður að endurskapa útlínuna frá grunni.

Hvernig á að taka upp ákveðinn hóp af línum

Til að fjarlægja flokkun fyrir ákveðnar línur án þess að eyða allri útlínunni, gerðu eftirfarandi:

1. Veldu línurnar sem þú vilt taka úr hópi.
2. Farðu á flipann Data > Outline og smelltu á Taka upp úr hópi . Eða ýttu á Shift + Alt + Vinstri ör sem er flýtileið í Excel.
3. Í Ungroup valmyndinni skaltu velja Rows og smella á OK.

Til dæmis, hér er hvernig þú getur tekið úr hópi tveggja hreiðra raðahópa ( Epli undirsamtala og upphæð appelsínugula ) á meðan þú heldur ytri hópnum East Total :

Athugið. Það er ekki hægt að taka upp hópa sem ekki eru aðliggjandi raða í einu. Þú verður að endurtaka ofangreind skref fyrir hvern hóp fyrir sig.

Ábendingar um Excel-flokkun

Eins og þú sást nýlega er frekar auðvelt að flokka raðir í Excel. Hér að neðan finnur þú nokkur gagnleg brellur sem gera vinnu þína með hópum enn auðveldari.

Hvernig á að reikna út meðaltölur hópa sjálfkrafa

Í öllum ofangreindum dæmum höfum við sett inn okkar eigin undirsamtöluraðir með SUM formúlum. Til að láta reikna undirsamtölur sjálfkrafa, notaðu Skipunina Undirsamtöl með yfirlitsaðgerðinni að eigin vali eins og SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, osfrv. , þannig að klára tvö verkefni í einu!

Beita sjálfgefnum Excel stílum á yfirlitslínur

Microsoft Excel hefur forskilgreinda stíla fyrir tvö stig yfirlitslína: RowLevel_1 (feitletrað) og RowLevel_2 (skáletrað). Þú getur beitt þessum stílum fyrir eða eftir flokkunarlínur.

Til að nota Excel stíl sjálfkrafa á nýja útlínu , farðu á flipann Gögn > Outline hópnum, smelltu á Outline valmyndarforritið og veldu síðan Sjálfvirkir stílar gátreitinn og smelltu á OK . Eftir það býrðu til útlínur eins og venjulega.

Til að nota stíla á núverandi útlínur velurðu líka Sjálfvirkir stílar kassi eins og sýnt er hér að ofan, en smelltu á Apply Styles hnappinn í stað OK .

Hér er hvernig Excel útlínur með sjálfgefnum stílum fyrir yfirlitslínur lítur út svona:

Hvernig á að velja og afrita aðeins sýnilegar línur

Eftir að þú hefur dregið saman óviðkomandi línur gætirðu viljað afrita þær sem birtar eru viðeigandi gögn annars staðar. Hins vegar, þegar þú velur sýnilegu línurnar á venjulegan hátt með því að nota músina, ertu í raun að velja faldu línurnar líka.

Til að velja aðeins sýnilegu línurnar þarftu að framkvæma nokkur auka skref:

1. Veldu sýnilegar línur með músinni.

   Til dæmis höfum við dregið saman allar smáatriðislínurnar og veljum nú sýnilegar yfirlitslínur:

   

2. Fara á Heimasíðuna flipa > Breyting hópnum og smelltu á Finndu & Veldu > Go To Special . Eða ýttu á Ctrl + G (Fara í flýtileið) og smelltu á hnappinn Sérstök... .
3. Í Fara í sérstakt valmynd skaltu velja Aðeins sýnilegar hólf og smelltu á OK.

Þar af leiðandi eru aðeins sýnilegar línur valdar (línurnar sem liggja að földum línum eru merktar með hvítum ramma):

Og núna ýtirðu einfaldlega á Ctrl + C til að afrita valdar línur og Ctrl + V til að líma þær hvar sem þú ert eins og.

Hvernig á að fela og sýna útlínutákn

Til að fela eða birta útlínur og stiganúmer íExcel, notaðu eftirfarandi flýtilykla: Ctrl + 8 .

Ef ýtt er á flýtileiðina í fyrsta skipti felur útlínutáknin, með því að ýta aftur á hann birtist útlínan aftur.

Útlínutáknin birtast ekki. upp í Excel

Ef þú sérð hvorki plús og mínus táknin í hópstikunum né tölurnar efst í útlínunni skaltu athuga eftirfarandi stillingu í Excel:

1. Farðu í flipann Skrá > Valkostir > Ítarlegt flokkinn.
2. Skrunaðu niður að Skjávalkostir fyrir þetta vinnublað hluta, veldu verkefnablaðið sem þú vilt og vertu viss um að Sýna útlínutákn ef útlínur eru notað sé valinn.

Svona flokkar þú línur í Excel til að draga saman eða stækka ákveðna hluta gagnasafnsins þíns. Á svipaðan hátt geturðu flokkað dálka í vinnublöðunum þínum. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku.