Tutoriali tregon se si të grupohen rreshtat në Excel për t'i bërë më të lehta për t'u lexuar fletëllogaritësit e ndërlikuar. Shihni se si mund t'i fshehni shpejt rreshtat brenda një grupi të caktuar ose të rrëzoni të gjithë skicën në një nivel të caktuar.

Fletët e punës me shumë informacion kompleks dhe të detajuar janë të vështira për t'u lexuar dhe analizuar. Për fat të mirë, Microsoft Excel ofron një mënyrë të thjeshtë për të organizuar të dhënat në grupe duke ju lejuar të kolapsoni dhe zgjeroni rreshtat me përmbajtje të ngjashme për të krijuar pamje më kompakte dhe të kuptueshme.

Grupimi i rreshtave në Excel

Grupimi në Excel funksionon më mirë për fletët e punës të strukturuara që kanë tituj kolonash, pa rreshta apo kolona bosh dhe një rresht përmbledhës (nëntotal) për çdo nëngrup rreshtash. Me të dhënat e organizuara siç duhet, përdorni një nga mënyrat e mëposhtme për t'i grupuar ato.

Si të gruponi rreshtat automatikisht (të krijoni një skicë)

Nëse grupi juaj i të dhënave përmban vetëm një nivel informacioni, më i shpejti mënyra do të ishte të lejoni që Excel të grupojë rreshtat automatikisht për ju. Ja se si:

1. Zgjidhni çdo qelizë në një nga rreshtat që dëshironi të gruponi.
2. Shkoni te skeda Të dhënat > Outline grupo, kliko shigjetën nën Grupi dhe zgjidh Përvijimi automatik .

Kjo është e gjitha!

Këtu është një shembull se çfarë lloj rreshtash mund të grupojë Excel:

Siç tregohet në pamjen e mëposhtme të ekranit, rreshtat janë grupuar në mënyrë perfekte dhe shiritat e skicës përfaqësojnë të ndryshmenivelet e organizimit të të dhënave janë shtuar në të majtë të kolonës A.

Shënim. Nëse rreshtat tuaja përmbledhëse janë të vendosura mbi një grup rreshtash detajesh, përpara se të krijoni një skicë, shkoni te grupi Të dhënat > Outline , kliko Kutia e dialogut Outline nisës dhe pastroni kutinë e zgjedhjes Rreshtat përmbledhës poshtë detajeve .

Pasi të krijohet skica, mund të fshihni ose shfaqni shpejt detajet brenda një grup të caktuar duke klikuar shenjën minus ose plus për atë grup. Ju gjithashtu mund t'i palosni ose zgjeroni të gjitha rreshtat në një nivel të caktuar duke klikuar në butonat e nivelit në këndin e sipërm majtas të fletës së punës. Për më shumë informacion, ju lutemi shihni "Si të palosni rreshtat në Excel".

Si të gruponi rreshtat manualisht

Nëse fleta juaj e punës përmban dy ose më shumë nivele informacioni, Përshkrimi automatik i Excel-it mund të mos grupojë saktë të dhënat tuaja. Në një rast të tillë, mund të gruponi rreshtat manualisht duke kryer hapat e mëposhtëm.

Shënim. Kur krijoni një skicë manualisht, sigurohuni që grupi juaj i të dhënave të mos përmbajë ndonjë rresht të fshehur, përndryshe të dhënat tuaja mund të grupohen gabimisht.

1. Krijo grupe të jashtme (niveli 1)

Zgjidh një nga nëngrupet më të mëdha të të dhënave, duke përfshirë të gjitha rreshtat përmbledhëse të ndërmjetme dhe rreshtat e tyre të hollësishëm.

Në grupin e të dhënave më poshtë, për të grupuar të gjitha të dhënat për rreshti 9 ( Gjithsej lindore ), ne zgjedhim rreshtat 2 deri në 8.

Në skedën Data , nëgrupi Outline , kliko butonin Grupi , zgjidh Rreshtat dhe kliko OK .

Kjo do të shtojë një shirit në anën e majtë të fletës së punës që përfshin rreshtat e zgjedhur:

Në një mënyrë të ngjashme, ju krijoni aq grupe të jashtme sa e nevojshme.

Në këtë shembull, ne kemi nevojë për një grup tjetër të jashtëm për rajonin North . Për këtë, ne zgjedhim rreshtat 10 deri në 16 dhe klikojmë në skedën Të dhënat > Grupi butonin > Rreshtat .

Ai grup rreshtash tani është grupuar gjithashtu:

Këshillë. Për të krijuar një grup të ri më shpejt, shtypni shkurtoren Shift + Alt + Shigjeta djathtas në vend që të klikoni butonin Grupi në shirit.

2. Krijoni grupe të ndërlidhura (niveli 2)

Për të krijuar një grup të ndërthurur (ose të brendshëm), zgjidhni të gjitha rreshtat e detajeve mbi rreshtin përmbledhës përkatës dhe kliko butonin Grupi .

Për shembull, për të krijuar grupin Mollët brenda rajonit Lindje , zgjidhni rreshtat 2 dhe 3 dhe shtypni Grupi . Për të krijuar grupin Portokalli , zgjidhni rreshtat 5 deri në 7 dhe shtypni përsëri butonin Grupi .

Në mënyrë të ngjashme, ne krijojmë grupe të mbivendosur për Veriu rajone, dhe merrni rezultatin e mëposhtëm:

3. Shtoni më shumë nivele grupimi nëse është e nevojshme

Në praktikë, grupet e të dhënave rrallëherë janë të kompletuara. Nëse në një moment të caktuar shtohen më shumë të dhëna në fletën tuaj të punës, ndoshta do të dëshironi të krijoni më shumë nivele konturore.

Si shembull, le të fusimRreshti Totali i madh në tabelën tonë dhe më pas shtoni nivelin më të jashtëm të konturit. Për ta bërë këtë, zgjidhni të gjitha rreshtat përveç rreshtit Grand Total (rreshtat 2 deri në 17) dhe klikoni në skedën Të dhënat > Grupi butonin > Rreshtat .

Siç tregohet në pamjen e mëposhtme të ekranit, të dhënat tona tani janë grupuar në 4 nivele:

• Niveli 1: Totali i madh
• Niveli 2: Totali i rajonit
• Niveli 3: Nëntotalet e artikujve
• Niveli 4: Rreshtat e detajuar

Tani që kemi një përvijimi i rreshtave, le të shohim se si i bën të dhënat tona më të lehta për t'u parë.

Si të fshihen rreshtat në Excel

Një nga veçoritë më të dobishme të grupimit të Excel është aftësia për të fshehur dhe shfaqur detajoni rreshtat për një grup të caktuar, si dhe për të kolapsuar ose zgjeruar të gjithë skicën në një nivel të caktuar me një klikim të mausit.

Palosni rreshtat brenda një grupi

Për të palosur rreshtat në një grup të caktuar , thjesht klikoni butonin minus në fund të shiritit të atij grupi.

Për shembull, kjo është mënyra se si mund të fshehni shpejt të gjitha rreshtat e detajeve për rajonin Lindje , duke përfshirë nëntotalet, dhe tregoni vetëm Lindjen Total :

Një mënyrë tjetër për të kolapsuar rreshtat në Excel është të zgjidhni çdo qelizë në grup dhe të klikoni Fshih detajet butonin në skedën Data , në grupin Outline :

Sido që të jetë, grupi do të minimizohet në rreshti përmbledhës, dhe të gjitha rreshtat e detajeve do të jenëfshehur.

Palos ose zgjeroje të gjithë skicën në një nivel specifik

Për të minimizuar ose zgjeruar të gjitha grupet në një nivel të caktuar, kliko numrin përkatës të skicës në këndin e sipërm majtas të fletës suaj të punës.

Niveli 1 shfaq sasinë më të vogël të të dhënave ndërsa numri më i lartë zgjeron të gjitha rreshtat. Për shembull, nëse skica juaj ka 3 nivele, ju klikoni numrin 2 për të fshehur nivelin e 3-të (rreshtat e detajeve) ndërsa shfaqni dy nivelet e tjera (rreshtat përmbledhës).

Në grupin tonë të të dhënave të mostrës, ne kemi 4 nivele skicë , të cilat funksionojnë në këtë mënyrë:

• Niveli 1 tregon vetëm Totalin e përgjithshëm (rreshtin 18 ) dhe fsheh të gjitha rreshtat e tjerë.
• Niveli 2 shfaq Grand gjithsej dhe Rajoni nëntotalet (rreshtat 9, 17 dhe 18).
• Niveli 3 shfaq Gjithsej total , Rajoni dhe Nëntotalet e artikullit (rreshtet 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 dhe 18).
• Niveli 4 tregon të gjitha rreshtat.

Pamja e mëposhtme e ekranit demonstron skicën e rrëzuar në nivelin 3.

Si të zgjerohen rreshtat në Excel

Për të zgjeruar rreshtat brenda një grupi të caktuar, kliko çdo qelizë në të dukshmen rreshtin e përmbledhjes dhe më pas kliko butonin Trego Detajet në skedën Të dhënat , në grupin Outline :

Ose kliko shenjën plus për grupin e palosur të rreshtave që dëshironi të zgjeroni:

Si të hiqni e përvijoni në Excel

Në rast se dëshironi të hiqni të gjitha grupet e rreshtave menjëherë, atëherë pastronipërvijojnë. Nëse dëshironi të hiqni vetëm disa nga grupet e rreshtave (p.sh. grupet e mbivendosur), atëherë anuloni rreshtat e zgjedhur.

Si të hiqni të gjithë skicën

Shkoni te Të dhënat skeda > Outline grupi, kliko shigjetën nën Çgrupo dhe më pas kliko Pastro skicën .

Shënime :

1. Heqja e skicës në Excel nuk fshin asnjë të dhënë.
2. Nëse hiqni një skicë me disa rreshta të palosur, ato rreshta mund të mbeten të fshehura pasi të pastrohet konturi. Për të shfaqur rreshtat, përdorni ndonjë nga metodat e përshkruara në Si të zbuloni rreshtat në Excel.
3. Pasi të hiqet skica, nuk do të jeni në gjendje ta riktheni atë duke klikuar Zhbërthe butonin ose duke shtypur shkurtoren Zhbër ( Ctrl + Z ). Do t'ju duhet të rikrijoni skicën nga e para.

Si të çgruponi një grup të caktuar rreshtash

Për të hequr grupimin për rreshta të caktuar pa fshirë të gjithë skicën, bëni si më poshtë:

1. Zgjidhni rreshtat që dëshironi të anuloni.
2. Shkoni te grupi Data > Outline dhe kliko Butoni i anuloj . Ose shtypni Shift + Alt + Shigjeta majtas, e cila është shkurtorja e anulimit në Excel.
3. Në kutinë e dialogut Ugrupo , zgjidhni Rreshtat dhe kliko OK.
4. 15>

   Për shembull, ja se si mund të anuloni dy grupe rreshtash të mbivendosur ( Nëntotali i mollëve dhe Nëntotali i portokalleve ) duke mbajtur grupin e jashtëm Totali Lindor :

   

   Shënim. Nuk është e mundur të zhgrupohen grupet jo ngjitur të rreshtave në të njëjtën kohë. Do t'ju duhet të përsërisni hapat e mësipërm për secilin grup veç e veç.

   Këshilla për grupimin e Excel

   Siç e keni parë, është shumë e lehtë të gruponi rreshtat në Excel. Më poshtë do të gjeni disa truke të dobishme që do ta bëjnë edhe më të lehtë punën tuaj me grupet.

   Si të llogaritni automatikisht nëntotalet e grupeve

   Në të gjithë shembujt e mësipërm, ne kemi futur nëntotalet tona me formulat SUM. Për të llogaritur automatikisht nëntotalet, përdorni komandën Subtotal me funksionin përmbledhës sipas zgjedhjes suaj, si p.sh. SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, etj. Komanda Subtotal jo vetëm që do të futë rreshta përmbledhës, por gjithashtu do të krijojë një skicë me rreshta të palosshëm dhe të zgjerueshëm , duke përfunduar kështu dy detyra njëherësh!

   Zbato stilet e paracaktuara të Excel në rreshtat përmbledhës

   Microsoft Excel ka stilet e paracaktuara për dy nivele të rreshtave përmbledhës: RowLevel_1 (bold) dhe RowLevel_2 (kursive). Ju mund t'i aplikoni këto stile përpara ose pas grupimit të rreshtave.

   Për të aplikuar automatikisht stilet e Excel në një skicë të re , shkoni te skeda Të dhënat > Outline Grupi , kliko nisësin e kutisë së dialogut Outline dhe më pas zgjidh kutinë e kontrollit Stilet automatike dhe kliko OK . Pas kësaj ju krijoni një skicë si zakonisht.

   

   Për të aplikuar stile në një skicë ekzistuese , ju gjithashtu zgjidhniKutia Stilet automatike siç tregohet më sipër, por kliko butonin Apliko stilet në vend të OK .

   Ja se si përvijon një Excel me stilet e paracaktuara për rreshtat përmbledhës duket si:

   

   Si të zgjidhni dhe kopjoni vetëm rreshtat e dukshëm

   Pasi të keni shembur rreshtat e parëndësishëm, mund të dëshironi të kopjoni ato të shfaqura të dhënat përkatëse diku tjetër. Megjithatë, kur zgjidhni rreshtat e dukshëm në mënyrën e zakonshme duke përdorur miun, në fakt po zgjidhni edhe rreshtat e fshehur.

   Për të zgjedhur vetëm rreshtat e dukshëm , do t'ju duhet të kryeni disa hapa shtesë:

   1. Zgjidhni rreshtat e dukshëm duke përdorur miun.

      Për shembull, ne i kemi shembur të gjitha rreshtat e detajeve dhe tani zgjedhim rreshtat përmbledhës të dukshëm:

      

   2. Shko te Shtëpia skeda > Redaktimi grupi dhe kliko Gjej & Zgjidhni > Shko te Speciale . Ose shtypni Ctrl + G (Shko në shkurtore) dhe klikoni butonin Special… .
   3. Në kutinë e dialogut Shko te Speciali , zgjidhni Vetëm qelizat e dukshme dhe klikoni OK.

Si rezultat, zgjidhen vetëm rreshtat e dukshëm (rreshtat ngjitur me rreshtat e fshehur janë shënuar me një kufi të bardhë):

Dhe tani, thjesht shtypni Ctrl + C për të kopjuar rreshtat e zgjedhur dhe Ctrl + V për ngjitni kudo që të jeni si.

Si të fshehni dhe të shfaqni simbolet e skicës

Për të fshehur ose shfaqur shiritat skicë dhe numrat e nivelit nëExcel, përdorni shkurtoren e mëposhtme të tastierës: Ctrl + 8 .

Shtypja e shkurtores për herë të parë fsheh simbolet e skicës, duke e shtypur përsëri atë do të rishfaqet skicën.

Simbolet e skicës nuk shfaqen lart në Excel

Nëse nuk mund të shihni as simbolet plus dhe minus në shiritat e grupit dhe as numrat në krye të skicës, kontrolloni cilësimet e mëposhtme në Excel:

1. Shkoni te skeda Skedari > Opsionet > E avancuar kategoria.
2. Lëvizni poshtë te Opsionet e shfaqjes për këtë fletë pune , zgjidhni fletën e punës me interes dhe sigurohuni që kutia Shfaq simbolet e skicës nëse zbatohet një skicë 14> është zgjedhur.

Kjo është mënyra se si gruponi rreshtat në Excel për të shembur ose zgjeruar seksione të caktuara të të dhënave tuaja. Në mënyrë të ngjashme, ju mund të gruponi kolonat në fletët tuaja të punës. Ju falënderoj që lexoni dhe shpresoj t'ju shohim në blogun tonë javën e ardhshme.