De tutorial laat zien hoe u rijen in Excel kunt groeperen om ingewikkelde spreadsheets gemakkelijker leesbaar te maken. Zie hoe u snel rijen binnen een bepaalde groep kunt verbergen of de hele outline kunt samenvouwen tot een bepaald niveau.

Werkbladen met veel complexe en gedetailleerde informatie zijn moeilijk te lezen en te analyseren. Gelukkig biedt Microsoft Excel een eenvoudige manier om gegevens te ordenen in groepen, zodat u rijen met vergelijkbare inhoud kunt in- en uitklappen om compactere en begrijpelijkere weergaven te creëren.

Rijen groeperen in Excel

Groeperen in Excel werkt het best voor gestructureerde werkbladen met kolomkoppen, zonder lege rijen of kolommen, en een samenvattende rij (subtotaal) voor elke subset van rijen. Als de gegevens goed georganiseerd zijn, gebruikt u een van de volgende manieren om ze te groeperen.

Hoe automatisch rijen groeperen (een outline maken)

Indien uw dataset slechts één informatieniveau bevat, is de snelste manier om Excel automatisch rijen te laten groeperen. Dit gaat als volgt:

1. Selecteer een cel in een van de rijen die u wilt groeperen.
2. Ga naar de Gegevens tab> Schets groep, klik op de pijl onder Groep en selecteer Auto overzicht .

Dat is alles!

Hier is een voorbeeld van het soort rijen dat Excel kan groeperen:

Zoals in de onderstaande schermafbeelding te zien is, zijn de rijen perfect gegroepeerd en zijn links van kolom A de contourbalken toegevoegd die de verschillende niveaus van gegevensorganisatie weergeven.

Opmerking. Als uw samenvattende rijen zich bevinden boven een groep detailrijen, voordat u een schets maakt, gaat u naar de Gegevens tab> Schets groep, klik op de Dialoogvenster Schets launcher, en wis de Samenvatting rijen onder detail checkbox.

Zodra het overzicht is gemaakt, kunt u snel details binnen een bepaalde groep verbergen of tonen door op het minnetje te klikken. of plus teken voor die groep. U kunt ook alle rijen tot een bepaald niveau in- of uitklappen door op de niveauknoppen te klikken in de linkerbovenhoek van het werkblad. Voor meer informatie, zie Rijen samenvouwen in Excel.

Rijen handmatig groeperen

Als uw werkblad twee of meer informatieniveaus bevat, kan Excel's Auto overzicht In dat geval kunt u de rijen handmatig groeperen door onderstaande stappen uit te voeren.

Opmerking: Wanneer u handmatig een overzicht maakt, zorg er dan voor dat uw dataset geen verborgen rijen bevat, anders kunnen uw gegevens verkeerd gegroepeerd worden.

1. Maak buitenste groepen (niveau 1)

Selecteer een van de grotere subsets van gegevens, inclusief alle tussenliggende overzichtsrijen en hun detailrijen.

In de onderstaande dataset, om alle gegevens voor rij 9 te groeperen ( Oost Totaal ), selecteren we rijen 2 tot en met 8.

Op de Gegevens tabblad, in de Schets groep, klik op de Groep knop, selecteer Rijen en klik OK .

Dit voegt een balk toe aan de linkerkant van het werkblad die de geselecteerde rijen overspant:

Op soortgelijke wijze maakt u zoveel buitenste groepen als nodig is.

In dit voorbeeld hebben we nog een buitenste groep nodig voor de Noord regio. Hiervoor selecteren we rijen 10 tot 16, en klikken op Gegevens tab> Groep knop> Rijen .

Die reeks rijen is nu ook gegroepeerd:

Tip: Om sneller een nieuwe groep te maken, drukt u op de sneltoets Shift + Alt + Pijl naar rechts in plaats van op de knop Groep knop op het lint.

2. Geneste groepen maken (niveau 2)

Om een geneste (of binnenste) groep te maken, selecteert u alle detailrijen boven de gerelateerde overzichtsrij en klikt u op de knop Groep knop.

Om bijvoorbeeld de Appels groep binnen de Oost regio, selecteer rijen 2 en 3, en druk op Groep Om de Sinaasappels groep, selecteer de rijen 5 tot en met 7, en druk op de knop Groep knop opnieuw.

Op dezelfde manier maken we geneste groepen voor de Noord regio's, en krijgen het volgende resultaat:

3. Voeg zo nodig meer groeperingsniveaus toe

In de praktijk zijn datasets zelden volledig. Als op een gegeven moment meer gegevens aan uw werkblad worden toegevoegd, zult u waarschijnlijk meer contourniveaus willen maken.

Laten we als voorbeeld de Totaal rij in onze tabel, en voeg dan het buitenste omlijningsniveau toe. Om dit te doen, selecteer je alle rijen behalve de Totaal rij (rijen 2 t/m 17), en klik op Gegevens tab> Groep knop> Rijen .

Zoals in onderstaande schermafbeelding te zien is, zijn onze gegevens nu gegroepeerd in 4 niveaus:

• Niveau 1: Algemeen totaal
• Niveau 2: Regio-totalen
• Niveau 3: subtotalen
• Niveau 4: Detailrijen

Nu we een overzicht van rijen hebben, laten we eens kijken hoe dit de weergave van onze gegevens vergemakkelijkt.

Rijen samenvouwen in Excel

Een van de handigste functies van Excel-groepering is de mogelijkheid om de detailrijen voor een bepaalde groep te verbergen en te tonen, en om met een muisklik de hele omtrek tot een bepaald niveau in of uit te klappen.

Rijen binnen een groep samenvouwen

Om de rijen in een bepaalde groep samen te vouwen, klikt u op de min-knop onderaan de balk van die groep.

Zo kunt u bijvoorbeeld snel alle detailrijen verbergen voor de Oost regio, inclusief subtotalen, en alleen de Oost Totaal rij:

Een andere manier om rijen in Excel samen te vouwen is door een willekeurige cel in de groep te selecteren en te klikken op de knop Verberg detail knop op de Gegevens tabblad, in de Schets groep:

In beide gevallen wordt de groep geminimaliseerd tot de overzichtsrij, en worden alle detailrijen verborgen.

De hele schets samenvouwen of uitbreiden tot een bepaald niveau

Om alle groepen op een bepaald niveau te minimaliseren of uit te breiden, klik je op het overeenkomstige contournummer in de linkerbovenhoek van je werkblad.

Niveau 1 geeft de minste gegevens weer, terwijl het hoogste nummer alle rijen uitbreidt. Als uw overzicht bijvoorbeeld 3 niveaus heeft, klikt u op nummer 2 om het 3e niveau (detailrijen) te verbergen, terwijl de andere twee niveaus (overzichtsrijen) worden weergegeven.

In onze voorbeelddataset hebben we 4 contourniveaus, die op deze manier werken:

• Alleen voorstellingen van niveau 1 Totaal (rij 18 ) en verbergt alle andere rijen.
• Niveau 2 displays Totaal en Regio subtotalen (rijen 9, 17 en 18).
• Niveau 3 displays Totaal , Regio en Item subtotalen (rijen 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 en 18).
• Niveau 4 toont alle rijen.

De volgende schermafbeelding toont het schema ingeklapt tot niveau 3.

Rijen uitbreiden in Excel

Om de rijen binnen een bepaalde groep uit te breiden, klikt u op een cel in de zichtbare overzichtsrij en vervolgens op de knop Toon Detail knop op de Gegevens tabblad, in de Schets groep:

Of klik op het plusteken voor de ingeklapte groep rijen die u wilt uitbreiden:

Hoe contouren verwijderen in Excel

Als u alle rijgroepen in één keer wilt verwijderen, wis dan de omlijning. Als u slechts enkele rijgroepen wilt verwijderen (bijv. geneste groepen), maak dan de geselecteerde rijen los.

Hoe de hele omtrek verwijderen

Ga naar de Gegevens tab> Schets groep, klik op de pijl onder Ungroup en klik dan op Duidelijk overzicht .

Opmerkingen :

1. Het verwijderen van een outline in Excel verwijdert geen gegevens.
2. Indien u een contour met enkele ingeklapte rijen verwijdert, kan het zijn dat deze rijen verborgen blijven nadat de contour is verwijderd. Om de rijen weer te geven, gebruikt u een van de methoden die zijn beschreven in Hoe verwijdert u rijen in Excel?
3. Als de omlijning eenmaal is verwijderd, kunt u deze niet meer terugkrijgen door te klikken op de knop Ongedaan maken knop of met de sneltoets Ongedaan maken ( Ctrl + Z ). U moet de omtrek dan helemaal opnieuw maken.

Hoe een bepaalde groep rijen te degroeperen

Om de groepering voor bepaalde rijen te verwijderen zonder de hele outline te verwijderen, doet u het volgende:

1. Selecteer de rijen die u wilt opheffen.
2. Ga naar de Gegevens tab> Schets groep, en klik op de Knop Ungroup Of druk op Shift + Alt + Pijl naar links, de sneltoets voor het verwijderen van groepen in Excel.
3. In de Ungroup dialoogvenster, selecteer Rijen en klik op OK.

Hier ziet u bijvoorbeeld hoe u twee geneste rijgroepen kunt opheffen ( Appels Subtotaal en Sinaasappels Subtotaal ) terwijl de buitenste Oost Totaal groep:

Opmerking: het is niet mogelijk om niet-aangrenzende groepen rijen tegelijk te degroeperen. U moet de bovenstaande stappen voor elke groep afzonderlijk herhalen.

Excel tips voor groeperen

Zoals u zojuist hebt gezien, is het vrij eenvoudig om rijen te groeperen in Excel. Hieronder vindt u een paar handige trucs die uw werk met groepen nog eenvoudiger maken.

Hoe automatisch groepssubtotalen berekenen

In alle bovenstaande voorbeelden hebben we onze eigen subtotaalrijen ingevoegd met SUM-formules. Om subtotalen automatisch te laten berekenen, gebruikt u de opdracht Subtotaal met de samenvattingsfunctie van uw keuze, zoals SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX, enz. De opdracht Subtotaal voegt niet alleen samenvattende rijen in, maar maakt ook een overzicht met samenvouwbare en uitbreidbare rijen, waardoor twee taken tegelijk worden uitgevoerd!

Standaard Excel-stijlen toepassen op overzichtsrijen

Microsoft Excel heeft voorgedefinieerde stijlen voor twee niveaus van samenvattende rijen: Rij Niveau_1 (vet) en RijNiveau_2 (U kunt deze stijlen toepassen voor of na het groeperen van rijen.

Om automatisch Excel-stijlen toe te passen op een nieuw overzicht ga naar de Gegevens tab> Schets groep, klik op de Schets dialoogvenster launcher, en selecteer dan de Automatische stijlen selectievakje, en klik op OK Daarna maak je zoals gewoonlijk een schets.

Om stijlen toe te passen op een bestaand overzicht selecteert u ook de Automatische stijlen vak zoals hierboven getoond, maar klik op de Stijlen toepassen knop in plaats van OK .

Hier ziet u hoe een Excel-overzicht met de standaardstijlen voor overzichtsrijen eruit ziet:

Hoe alleen zichtbare rijen selecteren en kopiëren

Nadat u irrelevante rijen hebt ingeklapt, wilt u de weergegeven relevante gegevens misschien ergens anders naartoe kopiëren. Wanneer u echter de zichtbare rijen op de gebruikelijke manier met de muis selecteert, selecteert u eigenlijk ook de verborgen rijen.

Om alleen de zichtbare rijen moet je een paar extra stappen uitvoeren:

1. Selecteer zichtbare rijen met de muis.

   We hebben bijvoorbeeld alle detailrijen samengevoegd, en selecteren nu de zichtbare overzichtsrijen:

   

2. Ga naar de Home tab> Bewerken van groep, en klik op Vinden & selecteren > Ga naar Speciale Of druk op Ctrl + G (snelkoppeling Ga naar) en klik op de Speciaal... knop.
3. In de Ga naar Speciale dialoogvenster, selecteer Alleen zichtbare cellen en klik op OK.

Hierdoor worden alleen de zichtbare rijen geselecteerd (de rijen die grenzen aan verborgen rijen zijn gemarkeerd met een witte rand):

En nu druk je gewoon op Ctrl + C om kopie de geselecteerde rijen en Ctrl + V om pasta waar je maar wilt.

Verbergen en tonen van contoursymbolen

Gebruik de volgende sneltoets om de overzichtsbalken en niveaugetallen in Excel te verbergen of weer te geven: Ctrl + 8 .

Als u de snelkoppeling voor de eerste keer indrukt, worden de contouren verborgen, als u er nogmaals op drukt, worden de contouren opnieuw weergegeven.

De contoursymbolen verschijnen niet in Excel

Indien u noch de plus- en min-symbolen in de groepsbalken, noch de getallen bovenaan de schets kunt zien, controleer dan de volgende instelling in uw Excel:

1. Ga naar de Bestand tab> Opties > Geavanceerd categorie.
2. Scroll naar beneden naar de Weergaveopties voor dit werkblad sectie, selecteer het werkblad van belang, en zorg ervoor dat de Toon omlijningssymbolen indien een omlijning wordt toegepast vakje is geselecteerd.

Zo groepeer je rijen in Excel om bepaalde delen van je dataset in of uit te klappen. Op soortgelijke wijze kun je kolommen in je werkbladen groeperen. Ik dank je voor het lezen en hoop je volgende week op onze blog te zien.