В учебнике показано, как группировать строки в Excel, чтобы сделать сложные электронные таблицы более удобными для чтения. Посмотрите, как можно быстро скрыть строки внутри определенной группы или свернуть весь контур до определенного уровня.

Рабочие листы с большим количеством сложной и подробной информации трудно читать и анализировать. К счастью, Microsoft Excel предоставляет простой способ организации данных в группы, позволяя сворачивать и разворачивать строки с похожим содержимым для создания более компактных и понятных представлений.

Группировка строк в Excel

Группировка в Excel лучше всего работает на структурированных рабочих листах, где есть заголовки столбцов, нет пустых строк или столбцов, а также итоговая строка (промежуточный итог) для каждого подмножества строк. Когда данные правильно организованы, используйте один из следующих способов их группировки.

Как автоматически группировать строки (создать контур)

Если ваш набор данных содержит только один уровень информации, самым быстрым способом будет позволить Excel автоматически группировать строки. Вот как это сделать:

1. Выберите любую ячейку в одной из строк, которые вы хотите сгруппировать.
2. Перейти к Данные вкладка> Конспект группы, нажмите стрелку под Группа , и выберите Автоконтур .

Вот и все!

Вот пример того, какие строки Excel может группировать:

Как показано на скриншоте ниже, строки были сгруппированы идеально, а слева от столбца A были добавлены контурные полосы, представляющие различные уровни организации данных.

Примечание. Если ваши итоговые строки расположены выше группу детальных строк, перед созданием контура перейдите в раздел Данные вкладка> Конспект группу, нажмите кнопку Диалоговое окно "Контур пусковую установку, и очистите Сводные строки ниже детализации флажок.

После создания контура можно быстро скрыть или показать детали в определенной группе, нажав на минус или плюс знак для этой группы. Вы также можете свернуть или развернуть все строки до определенного уровня, нажав на кнопки уровня в левом верхнем углу рабочего листа. Дополнительные сведения см. в разделе Как свернуть строки в Excel.

Как группировать строки вручную

Если ваш рабочий лист содержит два или более уровней информации, Excel Автоконтур может не сгруппировать данные правильно. В этом случае вы можете сгруппировать строки вручную, выполнив следующие действия.

Примечание. При создании контура вручную убедитесь, что ваш набор данных не содержит скрытых строк, иначе данные могут быть сгруппированы неправильно.

1. создайте внешние группы (уровень 1)

Выберите один из больших подмножеств данных, включая все промежуточные итоговые строки и их подробные строки.

В приведенном ниже наборе данных, чтобы сгруппировать все данные для строки 9 ( Восток Всего ), мы выбираем строки со 2 по 8.

На Данные во вкладке Конспект группу, нажмите кнопку Группа выберите Строки , и нажмите OK .

Это добавит полосу в левой части рабочего листа, которая охватывает выбранные строки:

Аналогичным образом вы создаете столько внешних групп, сколько необходимо.

В этом примере нам нужна еще одна внешняя группа для Север регион. Для этого выберем строки с 10 по 16 и нажмем кнопку Данные вкладка> Группа кнопка> Строки .

Этот набор строк теперь тоже сгруппирован:

Совет. Чтобы создать новую группу быстрее, нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо вместо щелчка по кнопке Группа кнопку на ленте.

2. создание вложенных групп (уровень 2)

Чтобы создать вложенную (или внутреннюю) группу, выберите все подробные строки над связанной итоговой строкой и нажмите кнопку Группа кнопка.

Например, для создания Яблоки группа в рамках Восток область, выберите строки 2 и 3 и нажмите кнопку Группа . Для того чтобы Апельсины группу, выберите строки с 5 по 7 и нажмите кнопку Группа еще раз.

Аналогичным образом мы создаем вложенные группы для Север области, и получаем следующий результат:

3. при необходимости добавьте дополнительные уровни группировки

На практике наборы данных редко бывают полными. Если в какой-то момент в ваш рабочий лист будет добавлено больше данных, вы, вероятно, захотите создать больше уровней контуров.

В качестве примера, давайте вставим Общая сумма строку в нашей таблице, а затем добавьте крайний уровень контура. Чтобы сделать это, выделите все строки, кроме Итого строку (строки со 2 по 17) и нажмите кнопку Данные вкладка> Группа кнопка> Строки .

Как показано на скриншоте ниже, наши данные теперь сгруппированы по 4 уровням:

• Уровень 1: Общая сумма
• Уровень 2: Итоговые показатели по регионам
• Уровень 3: Промежуточные итоги по элементам
• Уровень 4: подробные строки

Теперь, когда у нас есть набросок строк, давайте посмотрим, как это облегчает просмотр наших данных.

Как свернуть строки в Excel

Одной из самых полезных функций группировки в Excel является возможность скрывать и показывать детальные строки для определенной группы, а также сворачивать или разворачивать весь контур до определенного уровня одним щелчком мыши.

Свернуть строки в группе

Чтобы свернуть строки в определенной группе, просто нажмите кнопку с минусом в нижней части панели этой группы.

Например, вот как можно быстро скрыть все подробные строки для Восток регион, включая промежуточные итоги, и показать только Восток Всего ряд:

Другой способ свернуть строки в Excel - выделить любую ячейку в группе и нажать кнопку Скрыть подробную информацию кнопка на Данные во вкладке Конспект группа:

В любом случае группа будет свернута до итоговой строки, а все подробные строки будут скрыты.

Свернуть или развернуть весь конспект до определенного уровня

Чтобы свернуть или развернуть все группы на определенном уровне, щелкните соответствующий номер контура в левом верхнем углу рабочего листа.

Уровень 1 отображает наименьшее количество данных, в то время как наибольший номер раскрывает все строки. Например, если ваш контур имеет 3 уровня, вы нажимаете номер 2, чтобы скрыть третий уровень (подробные строки) и отобразить два других уровня (итоговые строки).

В нашем примере набора данных у нас есть 4 уровня контуров, которые работают таким образом:

• Только шоу уровня 1 Общая сумма (ряд 18 ) и скрывает все остальные ряды.
• Дисплеи уровня 2 Общая сумма и Регион промежуточные итоги (строки 9, 17 и 18).
• Дисплеи уровня 3 Общая сумма , Регион и Пункт промежуточные итоги (строки 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
• Уровень 4 показывает все ряды.

На следующем снимке экрана показан контур, свернутый до уровня 3.

Как расширить строки в Excel

Чтобы развернуть строки в определенной группе, щелкните любую ячейку в видимой итоговой строке, а затем нажмите кнопку Показать Деталь кнопка на Данные во вкладке Конспект группа:

Или нажмите на знак плюс для свернутой группы строк, которую вы хотите развернуть:

Как удалить контур в Excel

Если вы хотите удалить все группы рядов сразу, очистите контур. Если вы хотите удалить только некоторые группы рядов (например, вложенные группы), разгруппируйте выделенные ряды.

Как удалить весь контур

Перейти к Данные вкладка> Конспект группы, нажмите стрелку под Разгруппировать , а затем нажмите Четкий контур .

Примечания :

1. Удаление контура в Excel не приводит к удалению данных.
2. Если вы удалите контур с некоторыми свернутыми строками, эти строки могут остаться скрытыми после удаления контура. Чтобы отобразить строки, используйте любой из методов, описанных в разделе Как снять скрытие строк в Excel.
3. После удаления контура вы не сможете вернуть его обратно, нажав кнопку Отменить или нажав сочетание клавиш Undo ( Ctrl + Z ). Вам придется воссоздать контур с нуля.

Как разгруппировать определенную группу строк

Чтобы удалить группировку для определенных строк, не удаляя весь контур, сделайте следующее:

1. Выберите строки, которые нужно разгруппировать.
2. Перейти к Данные вкладка> Конспект группу, и нажмите кнопку Кнопка разгруппировать Или нажмите Shift + Alt + Стрелка влево, что является ярлыком "Разгруппировать" в Excel.
3. В Разгруппировать в диалоговом окне выберите Строки и нажмите OK.

Например, вот как можно разгруппировать две вложенные группы рядов ( Яблоки Промежуточный итог и Апельсины Итого ), сохраняя при этом внешний Восток Всего группа:

Примечание. Невозможно разгруппировать несмежные группы строк за один раз. Вам придется повторить описанные выше шаги для каждой группы отдельно.

Советы по группировке в Excel

Как вы только что убедились, группировать строки в Excel довольно просто. Ниже вы найдете несколько полезных приемов, которые сделают вашу работу с группами еще проще.

Как автоматически вычислять промежуточные итоги по группам

Во всех приведенных выше примерах мы вставили собственные итоговые строки с формулами SUM. Чтобы итоговые строки вычислялись автоматически, используйте команду Subtotal с выбранной вами итоговой функцией, такой как SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX и т.д. Команда Subtotal не только вставит итоговые строки, но и создаст контур со сворачиваемыми и разворачиваемыми строками, выполнив таким образом сразу две задачи!

Применение стилей Excel по умолчанию к итоговым строкам

В Microsoft Excel есть предопределенные стили для двух уровней итоговых строк: RowLevel_1 (жирным шрифтом) и Уровень строки_2 (курсив). Вы можете применять эти стили до или после группировки строк.

Чтобы автоматически применить стили Excel к новый контур , перейдите на Данные вкладка> Конспект группу, нажмите кнопку Конспект запуск диалогового окна, а затем выберите Автоматические стили установите флажок и нажмите кнопку OK После этого вы создаете конспект, как обычно.

Чтобы применить стили к существующий план вы также выбираете Автоматические стили как показано выше, но нажмите кнопку Применять стили вместо OK .

Вот как выглядит конспект Excel со стилями по умолчанию для итоговых строк:

Как выбрать и скопировать только видимые строки

После того как вы свернули неактуальные строки, вы можете захотеть скопировать отображаемые релевантные данные в другое место. Однако когда вы выделяете видимые строки обычным способом с помощью мыши, вы фактически выделяете и скрытые строки.

Чтобы выбрать только видимые ряды Вам нужно будет выполнить несколько дополнительных действий:

1. Выберите видимые строки с помощью мыши.

   Например, мы свернули все подробные строки, а теперь выбираем видимые итоговые строки:

   

2. Отправляйтесь в Главная вкладка> Редактирование группу, и нажмите кнопку Найти и выбрать > Перейти к специальному Или нажмите Ctrl + G (ярлык Go To) и нажмите кнопку Специальный... кнопка.
3. В Перейти к специальному в диалоговом окне выберите Только видимые ячейки и нажмите OK.

В результате будут выбраны только видимые строки (строки, примыкающие к скрытым строкам, выделяются белой рамкой):

А теперь просто нажмите Ctrl + C, чтобы копия выбранные строки и Ctrl + V для паста их там, где вам нравится.

Как скрыть и показать символы контура

Чтобы скрыть или отобразить контурные линейки и номера уровней в Excel, используйте следующую комбинацию клавиш: Ctrl + 8 .

При первом нажатии ярлыка символы контура скрываются, при повторном нажатии контур отображается заново.

Символы контура не отображаются в Excel

Если вы не видите ни символов плюса и минуса в групповых полосах, ни чисел в верхней части контура, проверьте следующий параметр в Excel:

1. Перейти к Файл вкладка> Опции > Расширенный категория.
2. Прокрутите вниз до Параметры отображения для этого рабочего листа выберите интересующий вас рабочий лист и убедитесь, что в разделе Показать символы контура, если контур применяется выбран.

Так вы группируете строки в Excel, чтобы свернуть или развернуть определенные разделы набора данных. Аналогичным образом можно группировать столбцы в рабочих листах. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.