Tento návod ukazuje, ako zoskupiť riadky v programe Excel, aby sa zložité tabuľky ľahšie čítali. Pozrite sa, ako môžete rýchlo skryť riadky v rámci určitej skupiny alebo zložiť celú osnovu na určitú úroveň.

Pracovné hárky s množstvom zložitých a podrobných informácií sa ťažko čítajú a analyzujú. Našťastie program Microsoft Excel poskytuje jednoduchý spôsob usporiadania údajov do skupín, ktorý vám umožňuje zložiť a rozbaliť riadky s podobným obsahom a vytvoriť tak kompaktnejšie a zrozumiteľnejšie zobrazenia.

Zoskupovanie riadkov v programe Excel

Zoskupovanie v programe Excel najlepšie funguje v prípade štruktúrovaných pracovných hárkov, ktoré majú hlavičky stĺpcov, žiadne prázdne riadky alebo stĺpce a súhrnný riadok (medzisúčet) pre každú podmnožinu riadkov. Ak sú údaje správne usporiadané, použite na ich zoskupenie jeden z nasledujúcich spôsobov.

Ako automaticky zoskupiť riadky (vytvoriť osnovu)

Ak váš súbor údajov obsahuje len jednu úroveň informácií, najrýchlejším spôsobom je nechať program Excel automaticky zoskupiť riadky:

1. Vyberte ľubovoľnú bunku v jednom z riadkov, ktoré chcete zoskupiť.
2. Prejdite na Údaje karta> Náčrt kliknite na šípku pod Skupina a vyberte Automatický náčrt .

To je všetko!

Tu je príklad toho, aké typy riadkov dokáže Excel zoskupiť:

Ako je znázornené na snímke obrazovky nižšie, riadky boli dokonale zoskupené a do ľavej časti stĺpca A boli pridané obrysové pruhy predstavujúce rôzne úrovne organizácie údajov.

Poznámka: Ak sa vaše súhrnné riadky nachádzajú nad skupinu podrobných riadkov, pred vytvorením osnovy prejdite na Údaje karta> Náčrt kliknite na skupinu Dialógové okno Obrys a vymazať Súhrnné riadky nižšie uvádzajú podrobnosti zaškrtávacie políčko.

Po vytvorení osnovy môžete rýchlo skryť alebo zobraziť podrobnosti v rámci určitej skupiny kliknutím na mínus. alebo plus môžete tiež zložiť alebo rozbaliť všetky riadky na určitú úroveň kliknutím na tlačidlá úrovní v ľavom hornom rohu pracovného hárka. Viac informácií nájdete v časti Ako zložiť riadky v programe Excel.

Ako manuálne zoskupiť riadky

Ak váš pracovný hárok obsahuje dve alebo viac úrovní informácií, aplikácia Excel Automatický náčrt V takom prípade môžete riadky zoskupiť ručne vykonaním nižšie uvedených krokov.

Poznámka: Pri ručnom vytváraní osnovy sa uistite, že váš súbor údajov neobsahuje žiadne skryté riadky, inak môžu byť vaše údaje zoskupené nesprávne.

1. Vytvorenie vonkajších skupín (úroveň 1)

Vyberte jednu z väčších podmnožín údajov vrátane všetkých riadkov priebežného súhrnu a ich podrobných riadkov.

V nižšie uvedenom súbore údajov zoskupte všetky údaje pre riadok 9 ( Východ Spolu ), vyberieme riadky 2 až 8.

Na Údaje na karte Náčrt kliknite na skupinu Skupina vyberte tlačidlo Riadky a kliknite na tlačidlo OK .

Tým sa na ľavú stranu pracovného hárka pridá pruh, ktorý pokrýva vybrané riadky:

Podobným spôsobom vytvoríte toľko vonkajších skupín, koľko potrebujete.

V tomto príklade potrebujeme ešte jednu vonkajšiu skupinu pre Sever Za týmto účelom vyberieme riadky 10 až 16 a klikneme na tlačidlo Údaje karta> Skupina tlačidlo> Riadky .

Táto sada riadkov je teraz tiež zoskupená:

Tip. Ak chcete vytvoriť novú skupinu rýchlejšie, namiesto kliknutia na tlačidlo Skupina na páse.

2. Vytvorenie vnorených skupín (úroveň 2)

Ak chcete vytvoriť vnorenú (alebo vnútornú) skupinu, vyberte všetky riadky podrobností nad súvisiacim súhrnným riadkom a kliknite na tlačidlo Skupina tlačidlo.

Ak chcete vytvoriť napríklad Jablká skupina v rámci Východ vyberte riadky 2 a 3 a stlačte tlačidlo Skupina Aby sa Pomaranče vyberte riadky 5 až 7 a stlačte tlačidlo Skupina opäť tlačidlo.

Podobne vytvoríme vnorené skupiny pre Sever a dostaneme nasledujúci výsledok:

3. V prípade potreby pridajte ďalšie úrovne zoskupenia

V praxi sú súbory údajov zriedkakedy úplné. Ak sa v určitom okamihu do pracovného hárka pridajú ďalšie údaje, pravdepodobne budete chcieť vytvoriť ďalšie úrovne osnovy.

Ako príklad vložme Celkový súčet riadok v našej tabuľke a potom pridajte krajnú úroveň obrysu. Ak to chcete mať hotové, vyberte všetky riadky okrem Celkový súčet (riadky 2 až 17) a kliknite na tlačidlo Údaje karta> Skupina tlačidlo> Riadky .

Ako je znázornené na snímke obrazovky nižšie, naše údaje sú teraz zoskupené do 4 úrovní:

• Úroveň 1: Celkový súčet
• Úroveň 2: Celkové hodnoty za región
• Úroveň 3: Medzisúčty položiek
• Úroveň 4: Detailné riadky

Teraz, keď máme prehľad riadkov, sa pozrieme, ako to uľahčí zobrazenie našich údajov.

Ako zložiť riadky v programe Excel

Jednou z najužitočnejších funkcií zoskupovania v aplikácii Excel je možnosť skrývať a zobrazovať riadky s podrobnosťami pre určitú skupinu, ako aj zložiť alebo rozbaliť celú osnovu na určitú úroveň kliknutím myšou.

Zbalenie riadkov v rámci skupiny

Ak chcete zložiť riadky v určitej skupine, stačí kliknúť na tlačidlo mínus. v dolnej časti panela tejto skupiny.

Takto môžete napríklad rýchlo skryť všetky riadky s podrobnosťami pre Východ oblasti vrátane medzisúčtov a zobraziť len Východ Celkom riadok:

Ďalším spôsobom, ako zložiť riadky v programe Excel, je vybrať ľubovoľnú bunku v skupine a kliknúť na tlačidlo Skryť detail tlačidlo na Údaje na karte Náčrt skupina:

V každom prípade sa skupina minimalizuje na súhrnný riadok a všetky podrobné riadky sa skryjú.

Zbalenie alebo rozšírenie celej osnovy na určitú úroveň

Ak chcete minimalizovať alebo rozbaliť všetky skupiny na určitej úrovni, kliknite na príslušné číslo osnovy v ľavom hornom rohu pracovného hárka.

Úroveň 1 zobrazuje najmenšie množstvo údajov, zatiaľ čo najvyššie číslo rozbalí všetky riadky. Ak má napríklad váš prehľad 3 úrovne, kliknutím na číslo 2 skryjete 3. úroveň (riadky s podrobnosťami) a zároveň zobrazíte ostatné dve úrovne (súhrnné riadky).

V našom vzorovom súbore údajov máme 4 úrovne obrysov, ktoré fungujú týmto spôsobom:

• Výstavy len na úrovni 1 Celkový súčet (riadok 18 ) a skryje všetky ostatné riadky.
• Zobrazenia úrovne 2 Celkový súčet a Región medzisúčty (riadky 9, 17 a 18).
• Zobrazenia úrovne 3 Celkový súčet , Región a Položka medzisúčty (riadky 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 a 18).
• Úroveň 4 zobrazuje všetky riadky.

Nasledujúci obrázok znázorňuje osnovu zbalenú na úroveň 3.

Ako rozšíriť riadky v programe Excel

Ak chcete rozbaliť riadky v rámci určitej skupiny, kliknite na ľubovoľnú bunku vo viditeľnom súhrnnom riadku a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť Detail tlačidlo na Údaje na karte Náčrt skupina:

Alebo kliknite na znamienko plus pre zbalenú skupinu riadkov, ktorú chcete rozšíriť:

Ako odstrániť obrys v programe Excel

V prípade, že chcete odstrániť všetky skupiny riadkov naraz, zrušte označenie obrysu. Ak chcete odstrániť len niektoré skupiny riadkov (napr. vnorené skupiny), zrušte označenie vybraných riadkov.

Ako odstrániť celý obrys

Prejdite na Údaje karta> Náčrt kliknite na šípku pod Rozdelenie do skupín a potom kliknite na tlačidlo Jasná osnova .

Poznámky :

1. Odstránením obrysu v programe Excel sa neodstránia žiadne údaje.
2. Ak odstránite obrys s niektorými zbalenými riadkami, tieto riadky môžu zostať po vymazaní obrysu skryté. Ak chcete riadky zobraziť, použite niektorú z metód opísaných v časti Ako zrušiť skrytie riadkov v programe Excel.
3. Po odstránení obrysu ho už nebudete môcť získať späť kliknutím na Zrušiť alebo stlačením klávesovej skratky Undo ( Ctrl + Z ). Obrys budete musieť vytvoriť znova od začiatku.

Ako zrušiť zoskupenie určitej skupiny riadkov

Ak chcete odstrániť zoskupenie pre určité riadky bez toho, aby ste odstránili celú osnovu, postupujte takto:

1. Vyberte riadky, ktoré chcete odskupiť.
2. Prejdite na Údaje karta> Náčrt a kliknite na Tlačidlo na zrušenie zoskupenia . Alebo stlačte klávesovú skratku Shift + Alt + šípka doľava, čo je skratka pre zrušenie zoskupenia v programe Excel.
3. V Rozdelenie do skupín dialógové okno, vyberte Riadky a kliknite na tlačidlo OK.

Napríklad takto môžete rozdeliť dve vnorené skupiny riadkov ( Jablká Medzisúčet a Pomaranče Medzisúčet ) pri zachovaní vonkajšieho Východ Spolu skupina:

Poznámka: Nie je možné naraz odskupiť nesusediace skupiny riadkov. Vyššie uvedené kroky budete musieť zopakovať pre každú skupinu osobitne.

Tipy pre zoskupovanie v programe Excel

Ako ste práve videli, zoskupovať riadky v programe Excel je celkom jednoduché. Nižšie nájdete niekoľko užitočných trikov, ktoré vám prácu so skupinami ešte viac uľahčia.

Ako automaticky vypočítať medzisúčty skupín

Vo všetkých uvedených príkladoch sme vložili vlastné riadky medzisúčtov pomocou vzorcov SUM. Ak chcete, aby sa medzisúčty vypočítavali automaticky, použite príkaz Subtotal (medzisúčet) s vybranou súhrnnou funkciou, napríklad SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX atď. Príkaz Subtotal (medzisúčet) nielen vloží riadky súhrnu, ale vytvorí aj osnovu so skladacími a rozkladacími riadkami, čím splní dve úlohy naraz!

Použitie predvolených štýlov programu Excel na riadky súhrnu

Microsoft Excel má preddefinované štýly pre dve úrovne súhrnných riadkov: RowLevel_1 (tučne) a RowLevel_2 (kurzíva). Tieto štýly môžete použiť pred alebo po zoskupení riadkov.

Automatické použitie štýlov aplikácie Excel na nový náčrt , prejdite na stránku Údaje karta> Náčrt kliknite na skupinu Náčrt dialógového okna a potom vyberte Automatické štýly začiarknite políčko a kliknite na tlačidlo OK Potom vytvoríte osnovu ako zvyčajne.

Použitie štýlov na existujúci náčrt , vyberiete tiež Automatické štýly ako je uvedené vyššie, ale kliknite na Použiť štýly namiesto tlačidla OK .

Takto vyzerá osnova programu Excel s predvolenými štýlmi pre súhrnné riadky:

Ako vybrať a skopírovať iba viditeľné riadky

Po zbalení nerelevantných riadkov možno budete chcieť skopírovať zobrazené relevantné údaje niekam inam. Keď však vyberiete viditeľné riadky bežným spôsobom pomocou myši, v skutočnosti vyberiete aj skryté riadky.

Ak chcete vybrať iba viditeľné riadky , budete musieť vykonať niekoľko ďalších krokov:

1. Pomocou myši vyberte viditeľné riadky.

   Napríklad sme zhrnuli všetky riadky podrobností a teraz vyberieme viditeľné riadky súhrnu:

   

2. Prejdite do Domov karta> Úprava stránky a kliknite na tlačidlo Nájsť & Vybrať > Prejsť na špeciálny Alebo stlačte klávesovú skratku Ctrl + G (skratka Prejsť na) a kliknite na Špeciálne... tlačidlo.
3. V Prejsť na špeciálny dialógové okno, vyberte Len viditeľné bunky a kliknite na tlačidlo OK.

Výsledkom je, že sú vybrané len viditeľné riadky (riadky susediace so skrytými riadkami sú označené bielym rámčekom):

A teraz stačí stlačiť klávesovú skratku Ctrl + C, aby ste kopírovať vybrané riadky a Ctrl + V na vložte kdekoľvek chcete.

Ako skryť a zobraziť symboly obrysov

Ak chcete skryť alebo zobraziť obrysové pruhy a čísla úrovní v programe Excel, použite túto klávesovú skratku: Ctrl + 8 .

Pri prvom stlačení skratky sa skryjú symboly obrysu, pri opätovnom stlačení sa obrys znovu zobrazí.

Symboly obrysov sa v programe Excel nezobrazujú

Ak nevidíte symboly plus a mínus na skupinových lištách ani čísla v hornej časti osnovy, skontrolujte nasledujúce nastavenie v programe Excel:

1. Prejdite na Súbor karta> Možnosti > Pokročilé kategória.
2. Prejdite nadol na Možnosti zobrazenia tohto pracovného hárka vyberte pracovný hárok, ktorý vás zaujíma, a uistite sa, že Zobrazenie symbolov obrysu, ak je obrys sa použije je vybraté políčko.

Takto zoskupujete riadky v programe Excel, aby ste zhrnuli alebo rozšírili určité časti súboru údajov. Podobným spôsobom môžete zoskupovať stĺpce v pracovných listoch. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa na našom blogu uvidíme budúci týždeň.