Όλα όσα πρέπει να ξέρετε για τη μορφή υπό όρους για κενά κελιά στο Excel

Όσο απλό κι αν ακούγεται, η επισήμανση κενών κελιών με υπό όρους μορφοποίηση είναι αρκετά δύσκολη υπόθεση. Βασικά, αυτό συμβαίνει επειδή η ανθρώπινη αντίληψη για τα κενά κελιά δεν αντιστοιχεί πάντα σε εκείνη του Excel. Ως αποτέλεσμα, τα κενά κελιά μπορεί να μορφοποιηθούν ενώ δεν θα έπρεπε και το αντίστροφο. Αυτό το σεμινάριο θα εξετάσει προσεκτικά διάφορα σενάρια, θα μοιραστεί μερικά χρήσιμα κομμάτια για το τι συμβαίνει πίσω απότις σκηνές και δείχνουν πώς μπορείτε να κάνετε την υπό όρους μορφοποίηση για κενά να λειτουργεί ακριβώς όπως θέλετε.

Γιατί η μορφοποίηση υπό όρους επισημαίνει τα κενά κελιά;

Περίληψη : Η μορφοποίηση υπό όρους επισημαίνει τα κενά κελιά επειδή δεν κάνει καμία διαφορά μεταξύ κενών και μηδενικών. Περισσότερες λεπτομέρειες ακολουθούν παρακάτω.

Στο εσωτερικό σύστημα Excel, ένα κενό κελί ισούται με μηδενική τιμή Έτσι, όταν δημιουργείτε μια υπό συνθήκη μορφή για κελιά μικρότερα από έναν ορισμένο αριθμό, ας πούμε 20, τα κενά κελιά επισημαίνονται επίσης (καθώς το 0 είναι μικρότερο από το 20, για τα κενά κελιά η συνθήκη είναι ΑΛΗΘΗΣ).

Ένα άλλο παράδειγμα είναι η επισήμανση ημερομηνιών μικρότερων από τη σημερινή ημέρα. Όσον αφορά το Excel, κάθε ημερομηνία είναι ένας ακέραιος αριθμός μεγαλύτερος από το μηδέν, που σημαίνει ότι ένα κενό κελί είναι πάντα μικρότερο από τη σημερινή ημέρα, οπότε η συνθήκη ικανοποιείται και πάλι για τα κενά.

Λύση : Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό κανόνα για να σταματήσετε την υπό όρους μορφοποίηση εάν το κελί είναι κενό ή χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να αγνοήσετε τα κενά κελιά.

Γιατί τα κενά κελιά δεν επισημαίνονται με μορφοποίηση υπό όρους;

Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους τα κενά δεν μορφοποιούνται, όπως:

• Υπάρχει ο κανόνας προτεραιότητας first-in που σταματά τη μορφοποίηση υπό όρους για κενά κελιά.
• Ο τύπος σας δεν είναι σωστός.
• Τα κύτταρά σας δεν είναι απολύτως άδεια.

Εάν ο τύπος μορφοποίησης υπό όρους χρησιμοποιεί τη συνάρτηση ISBLANK, πρέπει να γνωρίζετε ότι προσδιορίζει μόνο πραγματικά κενά κελιά , δηλαδή κελιά που δεν περιέχουν απολύτως τίποτα: ούτε κενά, ούτε tabs, ούτε carriage returns, ούτε κενές συμβολοσειρές κ.λπ.

Για παράδειγμα, εάν ένα κελί περιέχει ένα συμβολοσειρά μηδενικού μήκους ("") που επιστρέφεται από κάποιον άλλο τύπο, αυτό το κελί δεν θεωρείται κενό:

Λύση : Αν θέλετε να επισημάνετε οπτικά κενά κελιά που περιέχουν συμβολοσειρές μηδενικού μήκους, εφαρμόστε την προκαθορισμένη μορφοποίηση υπό όρους για κενά ή δημιουργήστε έναν κανόνα με έναν από αυτούς τους τύπους.

Πώς να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel

Η υπό όρους μορφοποίηση του Excel διαθέτει έναν προκαθορισμένο κανόνα για τα κενά που καθιστά πραγματικά εύκολη την επισήμανση κενών κελιών σε οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων:

1. Επιλέξτε την περιοχή στην οποία θέλετε να επισημάνετε τα κενά κελιά.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους> Νέος κανόνας .
3. Στο Νέος κανόνας μορφοποίησης παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε το Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν τύπο κανόνα και στη συνέχεια επιλέξτε Κενά από το Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά με drop down:
4. Κάντε κλικ στο Μορφή... κουμπί.
5. Στο πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών, μεταβείτε στην επιλογή Συμπλήρωση την καρτέλα, επιλέξτε το επιθυμητό χρώμα γεμίσματος και κάντε κλικ στο κουμπί OK .
6. Κάντε κλικ στο OK άλλη μια φορά για να κλείσετε το προηγούμενο παράθυρο διαλόγου.

Όλα τα κενά κελιά στην επιλεγμένη περιοχή θα επισημανθούν:

Συμβουλή. επισημάνετε τα μη κενά κελιά , επιλέξτε Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν >, Χωρίς κενά .

Σημείωση. Η ενσωματωμένη μορφοποίηση υπό όρους για κενά επισημαίνει επίσης τα κελιά με συμβολοσειρές μηδενικού μήκους (""). Αν θέλετε να επισημάνετε μόνο τα απολύτως κενά κελιά, τότε δημιουργήστε έναν προσαρμοσμένο κανόνα με τον τύπο ISBLANK, όπως φαίνεται στο επόμενο παράδειγμα.

Μορφοποίηση υπό όρους για κενά κελιά με τύπο

Για να έχετε μεγαλύτερη ευελιξία κατά την επισήμανση των κενών, μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα με βάση έναν τύπο. Τα λεπτομερή βήματα για τη δημιουργία ενός τέτοιου κανόνα βρίσκονται εδώ: Πώς να δημιουργήσετε μορφοποίηση υπό όρους με τύπο. Παρακάτω, θα συζητήσουμε τους ίδιους τους τύπους

Για να επισημάνετε τα πραγματικά κενά κελιά που δεν περιέχουν απολύτως τίποτα, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ISBLANK.

Για το παρακάτω σύνολο δεδομένων, ο τύπος είναι:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Ή απλά:

=ISBLANK(B3)

Όπου B3 είναι το πάνω αριστερό κελί της επιλεγμένης περιοχής.

Λάβετε υπόψη σας ότι το ISBLANK θα επιστρέψει FALSE για τα κελιά που περιέχουν κενές συμβολοσειρές (""), συνεπώς αυτά τα κελιά δεν θα επισημανθούν. Αν αυτή η συμπεριφορά δεν είναι η επιθυμητή, τότε είτε:

Έλεγχος για κενά κελιά, συμπεριλαμβανομένων των συμβολοσειρών μηδενικού μήκους:

=B3=""

Ή ελέγξτε αν το μήκος της συμβολοσειράς είναι ίσο με μηδέν:

=LEN(B3)=0

Εκτός από τη μορφοποίηση υπό όρους, μπορείτε να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel χρησιμοποιώντας το VBA.

Διακοπή μορφοποίησης υπό όρους αν το κελί είναι κενό

Αυτό το παράδειγμα δείχνει πώς να αποκλείετε τα κενά κελιά από την υπό όρους μορφοποίηση, δημιουργώντας έναν ειδικό κανόνα για τα κενά.

Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιήσατε έναν ενσωματωμένο κανόνα για να επισημάνετε τα κελιά μεταξύ 0 και 99,99. Το πρόβλημα είναι ότι επισημαίνονται και τα κενά κελιά (όπως θυμάστε, στην υπό συνθήκη μορφοποίηση του Excel, ένα κενό κελί ισοδυναμεί με μηδενική τιμή):

Για να αποτρέψετε τη μορφοποίηση κενών κελιών, κάντε τα εξής:

1. Δημιουργήστε έναν νέο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους για τα κελιά-στόχους κάνοντας κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας >, Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν >, Κενά .
2. Κάντε κλικ στο OK χωρίς να ορίσετε οποιαδήποτε μορφή.
3. Ανοίξτε το Διαχειριστής κανόνων ( Μορφοποίηση υπό όρους> Διαχείριση κανόνων ), βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας "Κενά" βρίσκεται στην κορυφή της λίστας και τσεκάρετε την επιλογή Σταματήστε αν είναι αλήθεια πλαίσιο ελέγχου δίπλα του.
4. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Το αποτέλεσμα είναι ακριβώς όπως θα περιμένατε:

Συμβουλές:

• Μπορείτε επίσης να αποκλείσετε τα κενά, δημιουργώντας έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με έναν τύπο που ελέγχει για κενά κελιά και επιλέγοντας την επιλογή Σταματήστε αν είναι αληθές επιλογή για αυτό.
• Επίσης, ίσως σας ενδιαφέρει να παρακολουθήσετε ένα βίντεο που δείχνει πώς να εφαρμόζετε μορφοποίηση υπό όρους εάν ένα άλλο κελί είναι κενό.

Τύπος μορφοποίησης υπό όρους για την αγνόηση κενών κελιών

Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε ήδη έναν τύπο μορφοποίησης υπό όρους, τότε δεν χρειάζεται να φτιάξετε έναν ξεχωριστό κανόνα για τα κενά. Αντ' αυτού, μπορείτε να προσθέσετε μια ακόμη συνθήκη στον υπάρχοντα τύπο σας, δηλαδή:

• Αγνοήστε τα απολύτως κενά κελιά που δεν περιέχουν τίποτα:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Αγνοήστε τα οπτικά κενά κελιά, συμπεριλαμβανομένων των κενών συμβολοσειρών:

  A1""

Όπου A1 είναι το αριστερότερο κελί της επιλεγμένης περιοχής σας.

Στο σύνολο δεδομένων που ακολουθεί, ας πούμε ότι θέλετε να επισημάνετε τιμές μικρότερες από 99,99. Αυτό μπορεί να γίνει με τη δημιουργία ενός κανόνα με αυτόν τον απλό τύπο:

=$B2<99.99

Για να επισημάνετε τιμές μικρότερες από 99,99 αγνοώντας τα κενά κελιά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση AND με δύο λογικές δοκιμές:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, και οι δύο τύποι αγνοούν τα κελιά με κενές συμβολοσειρές, καθώς η δεύτερη συνθήκη (<99.99) είναι FALSE για τέτοια κελιά.

Εάν το κελί είναι κενό, επισημάνετε τη γραμμή

Για να επισημάνετε μια ολόκληρη γραμμή εάν ένα κελί σε μια συγκεκριμένη στήλη είναι κενό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε από τους τύπους για κενά κελιά. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά κόλπα που πρέπει να γνωρίζετε:

• Εφαρμόστε τον κανόνα σε ένα ολόκληρο το σύνολο δεδομένων , όχι μόνο μια στήλη στην οποία αναζητάτε κενά.
• Στον τύπο, κλειδώστε τη συντεταγμένη της στήλης χρησιμοποιώντας μια μικτή αναφορά κελιού με απόλυτη στήλη και σχετική γραμμή.

Αυτό μπορεί να ακούγεται πολύπλοκο εκ πρώτης όψεως, αλλά είναι πολύ πιο απλό αν δούμε ένα παράδειγμα.

Στο παρακάτω δείγμα συνόλου δεδομένων, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να επισημάνετε τις γραμμές που έχουν ένα κενό κελί στη στήλη E. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων σας (A3:E15 σε αυτό το παράδειγμα).
2. Στο Αρχική σελίδα κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας >, Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν .
3. Στο Μορφοποίηση τιμών όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής εισάγετε έναν από αυτούς τους τύπους:

   Για να επισημάνετε απολύτως κενά κελιά :

   =ISBLANK($E3)

   Για να επισημάνετε κενά κελιά, συμπεριλαμβανομένων κενών συμβολοσειρών :

   =$E3=""

   Όπου $E3 είναι το ανώτερο κελί στη στήλη κλειδί που θέλετε να ελέγξετε για κενά. Παρατηρήστε ότι, και στους δύο τύπους, κλειδώνουμε τη στήλη με το σύμβολο $.

4. Κάντε κλικ στο Μορφή και επιλέξτε το χρώμα γεμίσματος που θέλετε.
5. Κάντε κλικ στο OK δύο φορές για να κλείσετε και τα δύο παράθυρα.

Ως αποτέλεσμα, η μορφοποίηση υπό όρους επισημαίνει μια ολόκληρη γραμμή εάν ένα κελί σε μια συγκεκριμένη στήλη είναι κενό.

Επισημάνετε τη γραμμή αν το κελί δεν είναι κενό

Η υπό όρους μορφοποίηση του Excel για την επισήμανση της γραμμής εάν ένα κελί σε μια συγκεκριμένη στήλη δεν είναι κενό γίνεται με αυτόν τον τρόπο:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων σας.
2. Στο Αρχική σελίδα κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας >, Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν .
3. Στο Μορφοποίηση τιμών όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής εισάγετε έναν από αυτούς τους τύπους:

   Για να επισημάνετε μη κενά κελιά που περιέχουν οτιδήποτε: τιμή, τύπο, κενή συμβολοσειρά κ.λπ.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Για να επισημάνετε μη κενά εξαιρουμένων των κελιών με κενές συμβολοσειρές :

   =$E3""

   Όπου $E3 είναι το πιο πάνω κελί στη στήλη κλειδί που ελέγχεται για μη κενά. Και πάλι, για να λειτουργήσει σωστά η υπό συνθήκη μορφοποίηση, κλειδώνουμε τη στήλη με το σύμβολο $.

4. Κάντε κλικ στο Μορφή επιλέξτε το αγαπημένο σας χρώμα γεμίσματος και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Ως αποτέλεσμα, μια ολόκληρη γραμμή επισημαίνεται εάν ένα κελί σε μια καθορισμένη στήλη δεν είναι κενό.

Μορφοποίηση υπό όρους του Excel για μηδενικά αλλά όχι κενά

Από προεπιλογή, η υπό όρους μορφοποίηση του Excel δεν κάνει διάκριση μεταξύ 0 και κενού κελιού, γεγονός που προκαλεί πραγματικά σύγχυση σε πολλές περιπτώσεις. Για να επιλύσετε αυτή τη δυσάρεστη κατάσταση, υπάρχουν δύο πιθανές λύσεις:

• Δημιουργήστε 2 κανόνες: έναν για τα κενά και έναν για τις μηδενικές τιμές.
• Δημιουργήστε 1 κανόνα που ελέγχει και τις δύο συνθήκες σε έναν ενιαίο τύπο.

Θέστε ξεχωριστούς κανόνες για τα κενά και τα μηδενικά

1. Αρχικά, δημιουργήστε έναν κανόνα για την επισήμανση μηδενικών τιμών. Για το σκοπό αυτό, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους> Νέος κανόνας >, Μορφοποιήστε μόνο τα κελιά που περιέχουν , και στη συνέχεια ορίστε Τιμή κελιού ίση με 0 όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Κάντε κλικ στο Μορφή και επιλέξτε το επιθυμητό χρώμα.

   Αυτή η υπό όρους μορφοποίηση ισχύει αν ένα κελί είναι κενό ή μηδέν :

2. Δημιουργήστε έναν κανόνα για κενά χωρίς καθορισμένη μορφή. Στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο Διαχειριστής κανόνων , μετακινήστε τον κανόνα "Κενά" στην κορυφή της λίστας (αν δεν είναι ήδη εκεί), και τσεκάρετε την επιλογή Σταματήστε αν είναι αληθές Για λεπτομερείς οδηγίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να σταματήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους σε κενά κελιά.

Ως αποτέλεσμα, η υπό όρους μορφοποίησή σας θα περιλαμβάνουν μηδενικά αλλά αγνοούν τα κενά Μόλις ικανοποιηθεί η πρώτη συνθήκη (το κελί είναι κενό), η δεύτερη συνθήκη (το κελί είναι μηδέν) δεν ελέγχεται ποτέ.

Κάντε έναν κανόνα για να ελέγξετε αν το κελί είναι μηδέν, όχι κενό

Ένας άλλος τρόπος για να μορφοποιήσετε υπό όρους τα 0 αλλά όχι τα κενά είναι να δημιουργήσετε έναν κανόνα με έναν τύπο που ελέγχει και τις δύο συνθήκες:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Όπου B3 είναι το πάνω αριστερό κελί της επιλεγμένης περιοχής.

Το αποτέλεσμα είναι ακριβώς το ίδιο με την προηγούμενη μέθοδο - η μορφοποίηση υπό όρους τονίζει τα μηδενικά αλλά αγνοεί τα κενά κελιά.

Αυτός είναι ο τρόπος χρήσης της μορφοποίησης υπό όρους για κενά κελιά. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ανυπομονώ να σας δω την επόμενη εβδομάδα.

Βιβλίο ασκήσεων για κατέβασμα

Μορφοποίηση υπό όρους του Excel για κενά κελιά - παραδείγματα (.xlsx αρχείο)