Урокът показва как да извършвате проверка на правописа в Excel ръчно, с код VBA и с помощта на специален инструмент. Ще научите как да проверявате правописа в отделни клетки и диапазони, активен работен лист и цялата работна книга.

Въпреки че Microsoft Excel не е програма за текстообработка, тя разполага с няколко функции за работа с текст, включително възможност за проверка на правописа. Проверката на правописа в Excel обаче не е точно същата като в Word. Тя не предлага разширени възможности като проверка на граматиката, нито подчертава грешно написаните думи, докато ги въвеждате. Но все пак Excel осигурява основната функция за проверка на правописа ив този урок ще научите как да се възползвате максимално от него.

Как да направите проверка на правописа в Excel

Без значение коя версия използвате - Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или по-ниска, има два начина за проверка на правописа в Excel: бутон на лентата и клавишна комбинация.

Просто изберете първата клетка или клетката, от която искате да започнете проверката, и направете едно от следните действия:

• Натиснете клавиша F7 на клавиатурата.
• Щракнете върху Правопис на бутона Преглед на в раздела Проверка на група.

Това ще извърши проверка на правописа на активен работен лист :

Когато се открие грешка. Правопис се появява диалогов прозорец:

За поправяне на грешка , изберете подходящ избор в рамките на Предложения и щракнете върху Промяна Грешно изписаната дума ще бъде заменена с избраната и ще ви бъде обърнато внимание на следващата грешка.

Ако "грешката" всъщност не е грешка, изберете една от следните възможности:

• За игнориране на текущата грешка , щракнете върху Игнориране веднъж .
• За игнориране на всички грешки същата като текущата, щракнете върху Игнориране на всички .
• За добавяне на текущата дума в речника , щракнете върху Добавяне към речника . Това ще гарантира, че същата дума няма да бъде третирана като грешка при следващата проверка на правописа.
• За да замените всички грешки същото като текущото с избраното предложение, щракнете върху Промяна на всички .
• Да оставите Excel коригира грешката както намери за добре, щракнете върху AutoCorrect .
• За да зададете друг език за проверка , изберете го от Език на речника кутия за изпускане.
• За да видите или промените настройки за проверка на правописа , щракнете върху Опции... бутон.
• За спрете процеса на корекция и да затворите диалоговия прозорец, щракнете върху Отмяна на бутон.

Когато проверката на правописа приключи, Excel ще ви покаже съответното съобщение:

Проверка на правописа на отделни клетки и диапазони

В зависимост от избора ви проверката на правописа в Excel обработва различни области от работния лист:

Като изберете единична клетка , казвате на Excel да извърши проверка на правописа на активен лист , включително текста в заглавието на страницата, колонтитула, коментарите и графиките. Избраната клетка е началната точка:

• Ако изберете първата клетка (A1), целият лист ще бъде проверен.
• Ако изберете някоя друга клетка, Excel ще започне проверка на правописа от тази клетка до края на работния лист. Когато последната клетка бъде проверена, ще бъдете подканени да продължите проверката в началото на листа.

За проверка на правописа една конкретна клетка , щракнете двукратно върху тази клетка, за да влезете в режим на редактиране, и след това стартирайте проверка на правописа.

Проверка на правописа в обхват на клетките , изберете този диапазон и след това стартирайте проверката на правописа.

За проверка само част от съдържанието на клетката , щракнете върху клетката и изберете текста за проверка в лентата с формули или щракнете два пъти върху клетката и изберете текста в клетката.

Как да проверите правописа в няколко листа

За да проверите няколко работни листа за правописни грешки едновременно, направете следното:

1. Изберете разделите на листа, които искате да проверите. За целта натиснете и задръжте клавиша Ctrl, докато щраквате върху разделите.
2. Натиснете прекия път за проверка на правописа ( F7 ) или щракнете върху Правопис на бутона Преглед на таб.

Excel ще провери правописните грешки във всички избрани работни листове:

Когато проверката на правописа приключи, щракнете с десния бутон на мишката върху избраните табове и щракнете върху Разгрупиране на листове .

Как да проверите правописа на цялата работна книга

За да проверите правописа във всички листове на текущата работна книга, щракнете с десния бутон на мишката върху някой от разделите на листа и изберете Изберете всички листове От контекстното меню изберете всички листове, натиснете F7 или щракнете върху Правопис бутон на лентата. Да, толкова е лесно!

Как да проверите правописа на текста във формулите

Обикновено Excel не проверява текст, управляван от формула, тъй като клетката всъщност съдържа формула, а не текстова стойност:

Ако обаче влезете в режим на редактиране и след това стартирате проверката на правописа, тя ще работи:

Разбира се, ще трябва да проверявате всяка клетка поотделно, което не е много добре, но все пак този подход може да ви помогне да отстраните правописните грешки в големи формули, например в многостепенни вложени оператори IF.

Проверка на правописа в Excel с помощта на макрос

Ако обичате да автоматизирате нещата, можете лесно да автоматизирате процеса на намиране на грешно изписани думи в работните си листове.

Макрос за проверка на правописа в активния лист

Какво може да е по-просто от натискане на бутон? Може би този ред код :)

Sub SpellCheckActiveSheet() ActiveSheet.CheckSpelling End Sub

Макропрограма за проверка на правописа на всички листове от активната работна книга

Вече знаете, че за да търсите правописни грешки в няколко листа, трябва да изберете съответните раздели на листа. Но как да проверите скритите листове?

В зависимост от целта си използвайте един от следните макроси.

Проверка на всички видими листове:

Sub SpellCheckAllVisibleSheets() За всеки wks в ActiveWorkbook.Worksheets If wks.Visible = True Then wks.Activate wks.CheckSpelling End If Next wks End Sub

За да проверите всички листове в активната работна книга, видими и скрити :

Sub SpellCheckAllSheets() За всеки wks в ActiveWorkbook.Worksheets wks.CheckSpelling Следващи wks End Sub

Подчертаване на неправилно изписани думи в Excel

Този макрос ви позволява да откриете грешно написаните думи, като просто прегледате листа. Той подчертава клетките, съдържащи една или повече правописни грешки, в червено. За да използвате друг цвят на фона, променете RGB кода в този ред: cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0).

Sub HighlightMispelledCells() Dim count As Integer count = 0 For Each cell In ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cell.Text) Then cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) count = count + 1 End If Next cell If count> 0 Then MsgBox count & " клетки, съдържащи грешно изписани думи, са намерени и маркирани." Else MsgBox "Не са намерени грешно изписани думи." End If EndПод

Как да използвате макроси за проверка на правописа

Изтеглете нашата примерна работна книга с макроси за проверка на правописа и изпълнете следните стъпки:

1. Отворете изтеглената работна книга и активирайте макросите, ако бъдете подканени.
2. Отворете собствената си работна книга и преминете към работния лист, който искате да проверите.
3. Натиснете Alt + F8 , изберете макроса и щракнете върху Изпълнявайте .

Примерната работна книга съдържа следните макроси:

• SpellCheckActiveSheet - извършва проверка на правописа в активния работен лист.
• SpellCheckAllVisibleSheets - проверява всички видими листове в активната работна книга.
• SpellCheckAllSheets - проверява видими и невидими листове в активната работна книга.
• HighlightMispelledCells - променя цвета на фона на клетките, които съдържат грешно изписани думи.

Можете също така да добавите макросите към собствения си лист, като следвате следните инструкции: Как да вмъкнете и стартирате код VBA в Excel.

Например, за да маркирате всички клетки с правописни грешки в текущата електронна таблица, стартирайте този макрос:

И получавате следния резултат:

Промяна на настройките за проверка на правописа в Excel

Ако искате да промените поведението на проверката на правописа в Excel, щракнете върху Файл > Опции > Проверка на , а след това поставете или премахнете отметка от следните опции:

• Игнориране на думи с главни букви
• Игнориране на думи, които съдържат числа
• Игнориране на интернет файлове и адреси
• Повтарящи се думи с флаг

Всички опции са обясними, може би с изключение на тези, които са специфични за езика (мога да обясня за налагането на стриктно ё в руския език, ако някой се интересува :)

Снимката на екрана по-долу показва настройките по подразбиране:

Проверката на правописа в Excel не работи

Ако проверката на правописа не работи правилно в работния ви лист, опитайте тези прости съвети за отстраняване на неизправности:

Бутонът за правопис е в сиво

Най-вероятно работният ви лист е защитен. Проверката на правописа в Excel не работи в защитени листове, така че първо трябва да премахнете защитата на работния лист.

Намирате се в режим на редактиране

Когато сте в режим на редактиране, само клетката, която редактирате в момента, се проверява за правописни грешки. За да проверите целия работен лист, излезте от режима на редактиране и след това стартирайте проверката на правописа.

Текстът във формулите не е проверен

Клетките, съдържащи формули, не се проверяват. За да проверите правописа на текст във формула, влезте в режим на редактиране.

Откриване на печатни грешки и грешки в печата с Fuzzy Duplicate Finder

В допълнение към вградената в Excel функция за проверка на правописа, потребителите на нашия Ultimate Suite могат бързо да откриват и поправят правописни грешки с помощта на специален инструмент, който се намира в Ablebits Инструменти в раздела Намиране и заместване :

Кликване върху Търсене на печатни грешки Бутонът отваря панела Fuzzy Duplicate Finder (Търсене на размити дубликати) в лявата част на прозореца на Excel. Трябва да изберете диапазона, който да проверите за печатни грешки, и да конфигурирате настройките за търсенето:

• Максимален брой различни символи - ограничаване на броя на търсените разлики.
• Минимален брой символи в дума/клетка - изключване на много кратки стойности от търсенето.
• Клетките съдържат отделни думи, ограничени от - изберете това поле, ако клетките ви могат да съдържат повече от една дума.

След като настройките са правилно конфигурирани, щракнете върху Търсене на печатни грешки бутон.

Добавката започва да търси стойности, които се различават с 1 или повече знаци, както сте посочили. След като търсенето приключи, ще ви бъде представен списък с намерените размити съвпадения, групирани във възли, както е показано на снимката по-долу.

Сега трябва да зададете правилната стойност за всеки възел. За тази цел разширете групата и щракнете върху символа за отметка в полето Действие колона до правилната стойност:

Ако възелът не съдържа правилната дума, щракнете върху Правилна стойност до коренния елемент, въведете думата и натиснете Enter .

След като зададете правилните стойности на всички възли, щракнете върху Направете заявка на и всички правописни грешки в работния лист ще бъдат поправени с един замах:

Ето как извършвате проверка на правописа в Excel с Fuzzy Duplicate Finder. Ако сте любопитни да изпробвате този и още над 70 професионални инструмента за Excel, можете да изтеглите пробна версия на нашия Ultimate Suite.