Дойде време да ви разкажем за различните видове свойства на документите, начините за преглеждането и промяната им в Excel 2019, 2016 и 2013 г. В тази статия ще научите също как да защитите документа си от всякакви модификации и да премахнете лична информация от работния лист на Excel.

Спомняте ли си чувствата си, когато току-що започнахте да използвате Excel 2016 или 2013? Лично аз понякога се чувствах ядосан, когато не можех да намеря необходимия инструмент или опция на мястото, където се намираха в предишните версии на Excel. Това се случи със свойствата на документите в Excel 2010 / 2013. В тези две последни версии те са скрити по-дълбоко, но няма да ви отнеме много време да ги откриете.

В тази статия ще намерите подробно ръководство как да преглеждате и променяте свойствата на документа, да защитавате документа си от всякакви модификации и да премахвате лична информация от работния лист на Excel-а. Да започнем! :)

Видове свойства на документа

Преди да започнете да учите как да преглеждате, променяте и премахвате свойствата на документа (метаданни) в Excel, нека изясним какви видове свойства може да има един документ на Office.

Тип 1. Стандартни свойства са общи за всички приложения на Office 2010 г. Те съдържат основна информация за документа, като например заглавие, тема, автор, категория и т.н. Можете да зададете свои текстови стойности за тези свойства, за да улесните намирането на документа на вашия компютър.

Тип 2. Автоматично актуализирани свойства включват данните за вашия файл, които се контролират и променят от системата, като например размера на файла и времето на създаване и промяна на документа. Някои свойства, които са уникални за документа на ниво приложение, като например броят на страниците, думите или символите в документа или версията на приложението, се актуализират автоматично от съдържанието на документа.

Тип 3. Потребителски свойства са дефинирани от потребителя свойства. Те ви позволяват да добавяте други свойства към вашия документ на Office.

Тип 4. Свойства за вашата организация са специфични за организацията свойства.

Тип 5. Свойства на библиотеката за документи се отнасят до документи в библиотека с документи в уеб сайт или в публична папка. Лицето, което създава библиотека с документи, може да зададе някои свойства на библиотеката с документи и правила за техните стойности. Така че, когато искате да добавите файл в библиотеката с документи, трябва да въведете стойностите на всички задължителни свойства или да коригирате всички неправилни свойства.

Преглед на свойствата на документа

Ако не знаете къде да намерите информацията за вашия документ в Excel 2016-2010, ето три начина да го направите.

Метод 1. Показване на панела с документи

Този метод ви позволява да виждате информацията за вашия документ директно в работния лист.

1. Кликнете върху Файл Превключвате към раздела изглед зад кулисите .
2. Изберете Информация от Файл меню. Имоти е показан в дясната страна.

   Тук вече можете да видите известна информация за вашия документ.

3. Кликнете върху Имоти за да отворите падащото меню.
4. Изберете 'Покажи панела с документи' от менюто.

   Автоматично ще се върнете към работния си лист и ще видите Панел за документи поставена между лентата и работната област, както е показано на снимката по-долу.

Както виждате, Панел за документи показва ограничен брой свойства. Ако желаете да научите повече за документа, преминете към втория метод.

Метод 2. Отворете диалоговия прозорец Свойства

Ако не можете да намерите необходимата информация в Панел за документи , вземете Разширени свойства в употреба.

Първият начин за показване на Разширени свойства е точно от Панел за документи .

1. Кликнете върху 'Свойства на документа' в горния ляв ъгъл на Панел за документи .
2. Изберете Разширени свойства от падащия списък.
3. Сайтът Имоти На екрана ще се появи диалогов прозорец.

Тук можете да видите обща информация за вашия документ, някои статистически данни и съдържанието на документа. Можете също така да промените резюмето на документа или да определите допълнителни потребителски свойства. Искате ли да знаете как да го направите? Бъдете търпеливи! Ще го споделя с вас малко по-късно в тази статия.

Има още един начин за отваряне на Имоти диалогов прозорец.

1. Преминете през първите три стъпки, описани в Метод 1.
2. Изберете "Разширени свойства от Имоти падащо меню.

Същото Имоти На екрана ще се появи диалогов прозорец, както е показано на снимката по-горе.

Метод 3. Използване на Windows Explorer

Още един лесен начин за показване на метаданните е да използвате Windows Explorer, без да отваряте самия работен лист.

1. Отворете папката с файлове на Excel в Windows Explorer .
2. Изберете желания файл.
3. Кликнете с десния бутон на мишката и изберете Имоти в контекстното меню.
4. Преминаване към Подробности за да видите заглавието, темата, автора на документа и други коментари.

Сега вече знаете различни начини за преглеждане на свойствата на документа на вашия компютър и съм сигурен, че ще намерите необходимата информация без никакви проблеми.

Промяна на свойствата на документа

По-рано обещах да ви кажа как да промените свойствата на документа. Така че, когато преглеждате свойствата, използвайки описаните по-горе методи 1 и 2, можете веднага да добавите необходимата информация или да коригирате невалидните данни. Що се отнася до метод 3, той е възможен и ако на компютъра ви не е инсталиран Windows 8.

Най-бързият начин за добавяне на автор

Ако трябва просто да добавите автор, има много бърз начин да го направите направо в задния изглед на Excel 2010 / 2013.

1. Отидете на Файл -> Информация
2. Преминаване към Свързани хора в дясната част на прозореца.
3. Наведете показалеца върху думите "Добавяне на автор" и щракнете върху тях.
4. Въведете името на автора в полето, което се появява.
5. Щракнете където и да е в прозореца на Excel и името ще бъде запазено автоматично.

Можете да добавите толкова автори, колкото работят по документа. Този бърз метод може да се използва и за промяна на заглавието или за добавяне на етикет или категория към документа.

Промяна на името на автора по подразбиране

По подразбиране името на автора на документа в Excel е вашето потребителско име в Windows, но то може да не ви представя правилно. В този случай трябва да промените името на автора по подразбиране, така че Excel да използва правилното ви име по-късно.

1. Кликнете върху Файл в Excel.
2. Изберете Опции от Файл меню.
3. Изберете Обща информация в левия прозорец на Опции за Excel диалогов прозорец.
4. Преместете се надолу към Персонализиране на вашето копие на Microsoft Office раздел.
5. Въведете правилното име в полето до Потребителско име .
6. Щракнете върху 'OK'.

Дефиниране на потребителски свойства

Вече споменах, че можете да дефинирате допълнителни свойства за вашия документ на Excel. Следвайте стъпките по-долу, за да ги реализирате.

1. Навигирайте до Файл -> Информация
2. Кликнете върху Имоти в дясната част на прозореца.
3. Изберете "Разширени свойства от падащия списък.
4. Кликнете върху Потребителски в раздела Имоти диалогов прозорец, който се появява на екрана.
5. Изберете име за потребителското свойство от предложения списък или въведете уникално име в полето Име област.
6. Изберете типа данни за свойството от менюто Тип падащ списък.
7. Въведете стойност за свойството в полето Стойност област.
8. Натиснете бутона Добавяне на както е показано по-долу.

   Забележка: Форматът на стойността трябва да отговаря на вашия избор в Тип Това означава, че ако избраният тип данни е Номер , трябва да въведете число в полето Стойност Стойностите, които не съответстват на типа на свойството, се записват като текст.

9. След като добавите потребителско свойство, можете да го видите в Имоти След това щракнете върху 'OK' .

Ако щракнете върху потребителското свойство в Имоти и след това натиснете Изтриване -> OK , току-що добавеното потребителско свойство ще изчезне.

Промяна на други свойства на документа

Ако трябва да промените други метаданни, с изключение на името на автора, заглавието, таговете и категориите, трябва да го направите или в панела на документа, или в диалоговия прозорец Свойства.

• В случай че Панел за документи е отворен в работния лист, трябва само да поставите курсора в полето, което искате да редактирате, и да въведете необходимата информация.
• Ако вече сте отворили Имоти диалогов прозорец, преминете към Резюме и добавете или актуализирайте информацията в полетата, щракнете върху OK .

Когато се върнете към електронната таблица, всички направени промени ще бъдат автоматично запазени.

Премахване на свойствата на документа

Ако трябва да прикриете следите си, оставени в документа, така че по-късно никой да не види името ви или името на вашата организация в свойствата на документа, можете да скриете от обществеността всякаква собственост или лична информация, като използвате един от следните методи.

Осигуряване на работата на Инспектора на документи

Сайтът Инспектор на документи всъщност се използва за проверка на документа за скрити данни или лична информация, но може да ви помогне да премахнете свойствата, които няма да споделите с други хора.

1. Навигирайте до Файл -> Информация .
2. Намерете Подготовка за споделяне В Excel 2013 този раздел се нарича Проверка на работната книга .
3. Кликнете върху Проверка за проблеми .
4. Изберете Документ за оглед от падащото меню.
5. Сайтът Инспектор на документи Ще се появи прозорец, в който можете да отбележите въпросите, които искате да разгледате. Бих оставил всички избрани, въпреки че най-много ни интересува проверката на "Свойства на документа и лична информация .
6. Когато направите своя избор, щракнете върху Ispect в долната част на прозореца.

   Сега виждате резултатите от проверката на екрана.

7. Кликнете върху Премахване на всички във всяка категория, която ви интересува. В моя случай това е Свойства на документа и лична информация .
8. Затворете Инспектор на документи .

След това бих ви препоръчал да запишете файла с ново име, ако искате да запазите оригиналната версия с метаданните.

Премахване на метаданни от няколко документа

Ако искате да премахнете свойства от няколко документа едновременно, използвайте Windows Explorer .

1. Отворете папката с файлове на Excel в Windows Explorer .
2. Маркирайте необходимите файлове.
3. Кликнете с десния бутон на мишката и изберете Имоти в контекстното меню.
4. Преминете към Подробности таб.
5. Кликнете върху "Премахване на свойства и лична информация в долната част на диалоговия прозорец.
6. Изберете 'Премахнете следните свойства от този файл' .
7. Отбележете свойствата, които искате да премахнете, или щракнете върху Изберете всички ако искате да ги премахнете всички.
8. Кликнете върху ДОБРЕ.

   Забележка: Можете да премахнете всяко свойство на документ от файл или няколко файла, като използвате този метод, дори ако на компютъра ви е инсталиран Windows 8.

Защита на свойствата на документа

Защитата на свойствата на документа и личната информация се използва в случай, че не искате други хора да променят метаданни или каквото и да било във вашия документ.

1. Отидете на Файл -> Информация .
2. Кликнете върху Работна тетрадка Protect в Разрешения раздел.
3. В Excel 2013 този раздел се нарича Работна тетрадка Protect .
4. Изберете Маркирайте като окончателен от падащото меню.
5. След това ще бъдете информирани, че тази версия на документа ще бъде окончателна, така че други хора няма да могат да правят промени в нея. Трябва да се съгласите или да натиснете Отмяна на .

Ако все пак искате да позволите на някои хора да променят работния лист, можете да зададете парола за тези, които искат да променят нещо в документа.

1. Останете в задния изглед. Ако сте излезли от задния изглед и сте се върнали в работния лист, щракнете върху Файл отново в раздела.
2. Изберете "Запази като от Файл меню.
3. Отворете Инструменти падащия списък в долната част на Запазване като диалогов прозорец.
4. Изберете Общи опции .
5. Въведете парола в Парола за промяна област.
6. Кликнете върху ОК .
7. Въведете отново паролата, за да я потвърдите.
8. Кликнете върху OK .
9. Изберете папката, в която искате да запазите документа, и натиснете Запазете .

   Сега вашият документ е защитен от нежелано редактиране. Но бъдете внимателни! Хората, които знаят паролата, могат лесно да я премахнат от Парола за промяна по този начин позволява на други читатели да променят информацията в работния лист.

Уау! Тази публикация се оказа дълга! Опитах се да обхвана всички въпроси, свързани с преглеждането, промяната и премахването на свойствата на документите, така че се надявам да намерите подходящи отговори на наболелите въпроси, свързани с метаданните.