В урока ще научите как да премахвате празни полета в Excel, за да придадете на работните си листове ясен и професионален вид.

Празните клетки не са лоши, ако умишлено ги оставяте на правилните места по естетически причини. Но празните клетки на неправилни места със сигурност са нежелателни. За щастие има сравнително лесен начин за премахване на празните клетки в Excel и след малко ще научите всички подробности за тази техника.

Как да премахнете празните клетки в Excel

Изтриването на празни клетки в Excel е лесно. Този метод обаче не е приложим във всички ситуации. За да сте в безопасност, не забравяйте да направите резервно копие на работния си лист и прочетете тези предупреждения, преди да направите каквото и да било друго.

С резервно копие, съхранено на запазено място, изпълнете следните стъпки за изтриване на празни клетки в Excel:

1. Изберете диапазона, в който искате да премахнете празните полета. За да изберете бързо всички клетки с данни, щракнете върху горната лява клетка и натиснете Ctrl + Shift + End . Това ще разшири избора до последната използвана клетка.
2. Натиснете F5 и щракнете върху Специален... . Или отидете в Начало tab> Формати и щракнете върху Намиране & Избор > Отидете на Special :

   

3. В Отидете на специален диалогов прозорец, изберете Заготовки и щракнете върху OK . Това ще избере всички празни клетки в обхвата.

   

4. Щракнете с десния бутон на мишката върху някое от избраните празни полета и изберете Изтрийте... от контекстното меню:

   

5. В зависимост от оформлението на данните си изберете да преместване на клетките наляво или преместване на клетките нагоре и щракнете върху OK . В този пример ще изберем първия вариант:

   

Това е всичко. Успешно сте премахнали празните места в таблицата:

Съвети:

• Ако нещо се е объркало, не изпадайте в паника, а веднага натиснете Ctrl + Z, за да възстановите данните си.
• Ако искате само да подчертаете празните клетки, а не да ги премахнете, ще намерите няколко различни метода в тази статия: Как да изберете и подчертаете празните клетки в Excel.

Кога да не се премахват празните клетки чрез избиране на празни полета

Сайтът Отидете на специален > Заготовки Техниката работи добре за една колона или ред. Тя може също така успешно да премахне празните клетки в диапазон от независими редове или колони, както в горния пример. Тя обаче може да навреди на структурираните данни. За да предотвратите това, моля, бъдете много внимателни, когато премахвате празните клетки в работните си листове, и имайте предвид следните предупреждения:

1. Изтриване на празни редове и колони вместо клетки

Ако данните ви са организирани в таблица, в която колоните и редовете съдържат свързана информация, изтриването на празни клетки ще обърка данните. В този случай трябва да премахвате само празни редове и колони. В свързаните уроци е обяснено как да направите това бързо и безопасно.

2. Не работи за таблици на Excel

Не е възможно да изтриете отделни клетки в таблица на Excel (спрямо диапазон), позволено е да премахвате само цели редове на таблицата. Или можете първо да преобразувате таблицата в диапазон и след това да премахнете празните клетки.

3. Може да повреди формули и именувани диапазони

Формулите на Excel могат да се приспособят към много промени, направени в данните, към които се отнасят. Много, но не всички. В някои ситуации формулите, които се отнасят към изтритите клетки, могат да се нарушат. Затова, след като премахнете празните места, погледнете бързо свързаните формули и/или именуваните диапазони, за да се уверите, че работят нормално.

Как да извлечете списък с данни, като игнорирате празните места

Ако се опасявате, че премахването на празните клетки в дадена колона може да изкриви данните ви, оставете оригиналната колона такава, каквато е, и извлечете непразните клетки някъде другаде. Този метод е полезен, когато създавате потребителски списък или падащ списък за валидиране на данни и искате да се уверите, че в него няма празни клетки.

С изходния списък в A2:A11 въведете формулата за масива по-долу в C2, натиснете Ctrl + Shift + Enter, за да я завършите правилно, и след това копирайте формулата надолу в още няколко клетки. Броят на клетките, в които копирате формулата, трябва да е равен или по-голям от броя на елементите в списъка.

Формула за извличане на непразни клетки:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Резултатът е показан на следващата снимка на екрана:

Как работи формулата

На пръв поглед сложна, но при по-внимателно вглеждане логиката на формулата е лесна за проследяване. На обикновен английски език формулата в C2 гласи следното: върнете първата стойност в диапазона A2:A11, ако тази клетка не е празна. В случай на грешка върнете празен низ ("").

За грижовните потребители на Excel, които са любопитни да разберат всичко за всяка нова формула, ето подробната информация:

Функцията INDEX връща стойност от $A$2:$A$11 въз основа на посочения номер на ред (не реален номер на ред, а относителен номер на ред в диапазона). В един по-прост сценарий бихме могли да поставим INDEX($A$2:$A$11, 1) в C2 и тя ще ни върне стойност в A2. Проблемът е, че трябва да се погрижим за още 2 неща:

• Уверете се, че A2 не е празен.
• Върнете втората непразна стойност в C3, третата непразна стойност в C4 и т.н.

И двете задачи се изпълняват от функцията SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

В нашия случай масив аргументът се генерира динамично по следния начин:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) идентифицира кои клетки в целевия диапазон не са празни и връща TRUE за тях, в противен случай FALSE. Полученият масив от TRUE и FALSE отива в логическия тест на функцията IF.
• IF оценява всеки елемент от масива TRUE/FALSE и връща съответното число за TRUE, а за FALSE - празен низ:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

РЕД($A$1:$A$10) е необходим само за връщане на масив от числа от 1 до 10 (защото в нашия диапазон има 10 клетки), от който IF може да избере число за стойности TRUE.

В резултат на това получаваме масива {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} и нашата сложна функция SMALL се превръща в тази проста функция:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Както виждате, масив съдържа само броя на непразните клетки (имайте предвид, че това са относително позиции на елементите в масива, т.е. A2 е елемент 1, A3 е елемент 2 и т.н.).

В k Поради използването на относителна препратка към клетката номерът на реда се увеличава със стъпка 1, когато копирате формулата надолу. Така в C3, k ще се промени на ROW(A2) и формулата ще върне номера на втората непразна клетка и т.н.

Всъщност обаче не ни трябват номерата на клетките, които не са празни, а техните стойности. Затова продължаваме напред и вмъкваме функцията SMALL в row_num аргумент на INDEX, който го принуждава да върне стойност от съответния ред в диапазона.

За финал затваряме цялата конструкция във функцията IFERROR, за да заменим грешките с празни низове. Грешките са неизбежни, защото не можете да знаете колко непразни клетки има в целевия диапазон, затова копирате формулата в по-голям брой клетки.

Като имаме предвид горното, можем да построим тази обща формула за извличане на стойности, които игнорират празните места:

Където "range" е диапазонът с оригиналните ви данни. Обърнете внимание, че ROW($A$1:$A$10) и ROW(A1) са постоянни части и никога не се променят, независимо от това къде започват данните ви и колко клетки включват.

Как да изтриете празните клетки след последната клетка с данни

Празните клетки, които съдържат форматиране или неизвестни невидими знаци, могат да причинят много проблеми в Excel. Например, може да се окаже, че размерът на файла е много по-голям от необходимото или че ще бъдат отпечатани няколко празни страници. За да избегнете тези проблеми, ще изтрием (или изчистим) празните редове и колони, които съдържат форматиране, интервали или неизвестни невидими знаци.

Как да намерите последната използвана клетка в листа

За да преминете към последната клетка на листа, която съдържа данни или форматиране, щракнете върху която и да е клетка и натиснете Ctrl + End .

Ако горепосоченият пряк път е избрал последната клетка с вашите данни, това означава, че останалите редове и колони са наистина празни и не са необходими допълнителни манипулации. Но ако той ви е отвел до визуално празна клетка, знайте, че Excel не счита тази клетка за празна. Това може да е обикновен символ за интервал, получен от случайно натискане на клавиш, потребителски формат на числата, зададен за тази клетка, или непечатаем символ.символът е импортиран от външна база данни. Независимо от причината, тази клетка не е празна.

Изтриване на клетките след последната клетка с данни

За да изчистите цялото съдържание и форматиране след последната клетка с данни, направете следното:

1. Щракнете върху заглавието на първата празна колона вдясно от данните и натиснете Ctrl + Shift + End . Това ще избере диапазон от клетки между данните ви и последната използвана клетка в листа.
2. На Начало в раздела Редактиране на група, щракнете върху Clear > Изчистване на всички . Или щракнете с десния бутон върху селекцията и щракнете върху Изтрийте... > Цялата колона :

   

3. Щракнете върху заглавието на първия празен ред под данните и натиснете Ctrl + Shift + End .
4. Кликнете върху Clear > Изчистване на всички на Начало или щракнете с десния бутон върху селекцията и изберете Изтрийте... > Цял ред.
5. Натиснете Ctrl + S, за да запазите работната книга.

Проверете използвания диапазон, за да се уверите, че сега съдържа само клетки с данни и без празни клетки. Ако клавишната комбинация Ctrl + End отново избере празна клетка, запазете работната книга и я затворете. Когато отворите работния лист отново, последната използвана клетка трябва да бъде последната клетка с данни.

Съвет. Като се има предвид, че Microsoft Excel 2007 и по-нови версии съдържа над 1 000 000 реда и над 16 000 колони, може да искате да намалите размера на работното пространство, за да предотвратите неволното въвеждане на данни от потребителите в грешни клетки. За тази цел можете просто да премахнете празните клетки от изгледа им, както е обяснено в Как да скрием неизползваните (празни) редове и колони.

Ето как се изтрива празно място в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!