В урока са обяснени основите на функцията Flash Fill и са дадени примери за използване на Flash Fill в Excel.

Flash Fill е една от най-удивителните функции на Excel. Тя хваща досадна задача, която би отнела часове, за да бъде изпълнена ръчно, и я изпълнява автоматично за миг (откъдето идва и името). И го прави бързо и просто, без да се налага да правите нищо, а само да предоставите пример за това, което искате.

Какво е Flash Fill в Excel?

Excel Flash Fill е специален инструмент, който анализира въвежданата от вас информация и автоматично попълва данни, когато идентифицира модел.

Функцията Flash Fill беше въведена в Excel 2013 и е налична във всички по-късни версии на Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 и Excel за Microsoft 365.

Започнала през декември 2009 г. като опит на Сумит Гулвани, старши изследовател в Microsoft, да помогне на случайно срещната на летището бизнесдама в нейното предизвикателство за сливане, няколко години по-късно тя се превърна в мощна възможност за автоматизиране на много задачи в Excel.

Flash Fill лесно се справя с десетки различни задачи, които иначе изискват сложни формули или дори VBA код, като разделяне и комбиниране на текстови низове, почистване на данни и коригиране на несъответствия, форматиране на текст и числа, конвертиране на дати в желания формат и много други.

Всеки път Flash Fill комбинира милиони малки програми, които биха могли да изпълнят задачата, след което подрежда тези фрагменти от код с помощта на техники за машинно обучение и намира най-подходящия за целта. Всичко това се извършва за милисекунди във фонов режим и потребителят вижда резултатите почти веднага!

Къде е Flash Fill в Excel?

В Excel 2013 и по-нови версии инструментът Flash Fill се намира в Раздел Данни , в Инструменти за данни група:

Кратък път на Excel Flash Fill

Тези от вас, които предпочитат да работят от клавиатурата през повечето време, могат да стартират Flash Fill с тази клавишна комбинация: Ctrl + E

Как да използвате Flash Fill в Excel

Обикновено Flash Fill се стартира автоматично и е необходимо само да предоставите модел. Ето как:

1. Вмъкнете нова колона в непосредствена близост до колоната с изходните данни.
2. В първата клетка на новодобавената колона въведете желаната стойност.
3. Започнете да пишете в следващата клетка и ако Excel разпознае модел, ще покаже предварителен преглед на данните, които ще бъдат автоматично попълнени в следващите клетки.
4. Натиснете клавиша Enter, за да приемете предварителния преглед. Готово!

Съвети:

• Ако не сте доволни от резултатите от запълването със светкавица, можете да ги отмените, като натиснете Ctrl + Z или чрез менюто с опции за запълване със светкавица.
• Ако Flash Fill не се стартира автоматично, опитайте тези прости техники за отстраняване на неизправности.

Как да запълвате светкавично в Excel с натискане на бутон или бърз клавиш

В повечето случаи Flash Fill се задейства автоматично, веднага щом Excel установи модел във въвежданите данни. Ако не се появи предварителен преглед, можете да активирате Flash Fill ръчно по този начин:

1. Попълнете първата клетка и натиснете Enter.
2. Щракнете върху Запълване на светкавицата на бутона Данни или натиснете бързата клавишна комбинация Ctrl + E.

Опции на Excel Flash Fill

Когато използвате Flash Fill в Excel за автоматизиране на въвеждането на данни, Опции за запълване на светкавицата Щракването на този бутон отваря меню, което ви позволява да направите следното:

• Отмяна на резултатите от Flash Fill.
• Изберете празни клетки, които Excel не е успял да попълни.
• Изберете например променените клетки, за да ги форматирате всички наведнъж.

Excel Flash Fill примери

Както вече беше споменато, Flash Fill е много гъвкав инструмент. Примерите по-долу демонстрират някои от неговите възможности, но има и много други!

Извличане на текст от клетка (разделяне на колони)

Преди да се появи Flash Fill, разделянето на съдържанието на една клетка в няколко клетки изискваше използването на функцията Text to Columns или функциите за текст в Excel. С Flash Fill можете да получите резултатите незабавно, без сложни манипулации с текста.

Да предположим, че имате колона с адреси и искате да извлечете пощенски кодове в отделна колона. Посочете целта си, като въведете пощенския код в първата клетка. Веднага щом Excel разбере какво се опитвате да направите, той запълва всички редове под примера с извлечените пощенски кодове. Трябва само да натиснете Enter, за да ги приемете всички.

Формули за разделяне на клетки и извличане на текст:

• Извличане на подниз - формули за извличане на текст с определена дължина или за получаване на подниз преди или след даден символ.
• Извличане на число от низ - формули за извличане на числа от буквено-цифрови низове.
• Разделяне на имена в Excel - формули за извличане на първо, последно и средно име.

Инструменти за извличане и разделяне:

• Набор от текстови инструменти за Excel - 25 инструмента за извършване на различни манипулации с текст, включително разделяне на клетка по всеки символ, например запетая, интервал, прекъсване на ред; извличане на текст и числа.
• Инструмент за разделяне на имена - бърз и лесен начин за разделяне на имена в Excel.

Комбиниране на данни от няколко клетки (обединяване на колони)

Ако трябва да изпълните противоположна задача, няма проблем, Flash Fill може да обединява и клетки. Освен това той може да разделя обединените стойности с интервал, запетая, точка и запетая или друг символ - просто трябва да покажете на Excel необходимия препинателен знак в първата клетка:

Този метод е особено полезен за комбиниране на различни части от името в една клетка, както е показано в Как да обединим първо и фамилно име с Flash Fill.

Формули за обединяване на стойностите на клетките:

• Функция CONCATENATE в Excel - формули за комбиниране на текстови низове, клетки и колони.

Инструменти за сливане:

• Съветник за обединяване на таблици - бърз начин за обединяване на две таблици по общи колони.
• Съветник за сливане на дубликати - комбинирайте подобни редове в един по ключови колони.

Чисти данни

Ако някои записи на данни в работния ви лист започват с преден интервал, Flash Fill може да се отърве от тях на мига. Въведете първата стойност без преден интервал и всички допълнителни интервали в други клетки също ще изчезнат:

Формули за почистване на данни:

• Функция TRIM на Excel - формули за премахване на излишните интервали в Excel.

Инструменти за почистване на данни:

• Набор от инструменти за текст за Excel - изрязване на всички водещи, следващи и междинни интервали, но с един символ интервал между думите.

Форматиране на текст, числа и дати

Много често данните в електронните ви таблици са форматирани по един начин, а вие искате да ги форматирате по друг. Просто започнете да въвеждате стойностите точно както искате да изглеждат, а Flash Fill ще свърши останалото.

Може би имате колона с имена и фамилии с малки букви. Искате имената и фамилиите да бъдат с правилни букви, разделени със запетая. Лесна задача за Flash Fill :)

Може би работите с колона от числа, които трябва да бъдат форматирани като телефонни номера. Задачата може да бъде изпълнена чрез използване на предварително зададен специален формат или създаване на потребителски формат на числата. Или можете да го направите по лесен начин с помощта на Flash Fill:

За да преформатирате датите по свой вкус, можете да приложите съответния формат Date (Дата) или да въведете правилно форматирана дата в първата клетка. Упс, не се появиха никакви предложения... Ами ако натиснем бързата клавишна комбинация Flash Fill (Флаш запълване) ( Ctrl + E ) или щракнем върху нейния бутон в лентата? Да, работи прекрасно!

Замяна на част от съдържанието на клетката

Замяната на част от низ с друг текст е много често срещана операция в Excel, която Flash Fill също може да автоматизира.

Да речем, че имате колона с номера на социални осигуровки и искате да цензурирате тази чувствителна информация, като замените последните 4 цифри с XXXX.

За да го направите, използвайте функцията REPLACE или въведете желаната стойност в първата клетка и оставете Flash Fill да запълни автоматично останалите клетки:

Разширени комбинации

Flash Fill в Excel може да изпълнява не само прости задачи, както е показано в горните примери, но и да извършва по-сложни пренареждания на данни.

Като пример нека комбинираме различни части от информация от 3 колони и да добавим няколко потребителски символа към резултата.

Да предположим, че имате имена в колона А, фамилии в колона Б и имена на домейни в колона В. Въз основа на тази информация искате да генерирате имейл адреси в този формат: [email protected] .

За опитните потребители на Excel не е проблем да извлекат началната част с функцията LEFT, да преобразуват всички символи в малки букви с функцията LOWER и да свържат всички части с помощта на оператора concatenation:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

Но може ли Excel Flash Fill да създаде тези имейл адреси автоматично за нас? Разбира се!

Ограничения и предупреждения на Excel Flash Fill

Flash Fill е страхотен инструмент, но има няколко ограничения, които трябва да знаете, преди да започнете да използвате тази функция в реални набори от данни.

1. Резултатите от Flash Fill не се актуализират автоматично

За разлика от формулите, резултатите от Flash Fill са статични. Ако направите някакви промени в оригиналните данни, те няма да бъдат отразени в резултатите от Flash Fill.

2. Може да не успее да идентифицира модел

В някои ситуации, особено когато оригиналните ви данни са подредени или форматирани по различен начин, Flash Fill може да се спъне и да даде неверни резултати.

Например, ако използвате Flash Fill за извличане на средни имена от списък, в който някои записи съдържат само име и фамилия, резултатите за тези клетки ще бъдат грешни. Затова е добре винаги да преглеждате изхода на Flash Fill.

3. Игнорира клетки с непечатаеми символи

Ако някои от клетките, които трябва да бъдат автоматично попълнени, съдържат интервали или други непечатаеми символи, Flash Fill ще пропусне тези клетки.

Така че, ако някоя от получените клетки е празна, изчистете тези клетки ( Начало tab> Формати група> Clear > Изчистване на всички ) и стартирайте отново Flash Fill.

4. Може да преобразува числа в низове

Когато използвате функцията Flash Fill за преформатиране на числа, имайте предвид, че тя може да преобразува числата ви в буквено-цифрови низове. Ако предпочитате да запазите числата, използвайте възможностите на формата Excel, който променя само визуалното представяне, но не и основните стойности.

Как да включите и изключите функцията Flash Fill

Flash Fill в Excel е включен по подразбиране. Ако не искате никакви предложения или автоматични промени в работните си листове, можете да деактивиране на Flash Fill по този начин:

1. В Excel отидете на Файл > Опции .
2. В левия панел щракнете върху Разширен .
3. Под Опции за редактиране , изчистете Автоматично запълване на светкавицата кутия.
4. Щракнете върху OK, за да запазите промените.

За повторно активиране на Flash Fill, просто изберете това поле отново.

Excel Flash Fill не работи

В повечето случаи Flash Fill работи безпроблемно. Когато тя се наруши, може да се появи посочената по-долу грешка, а следващите съвети ще ви помогнат да я отстраните.

1. Дайте повече примери

Ако не може да разпознае модел в данните ви, попълнете ръчно още няколко клетки, за да може Excel да изпробва различни модели и да намери най-подходящия за вашите нужди.

2. Принудете го да работи

Ако предложенията за Flash Fill не се появяват автоматично, докато пишете, опитайте да ги стартирате ръчно.

3. Уверете се, че функцията Flash Fill е активирана

Ако не се стартира автоматично или ръчно, проверете дали функцията Flash Fill е включена в Excel.

4. Грешката Flash Fill продължава

Ако нито едно от горните предложения не е помогнало и Excel Flash Fill продължава да хвърля грешка, не можете да направите нищо друго, освен да въведете данните ръчно или с помощта на формули.

Ето как се използва Flash Fill в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!