В този урок ще научите как да филтрирате данни в Excel по различни начини: как да създавате филтри за текстови стойности, числа и дати, как да използвате филтър с търсене и как да филтрирате по цвят или по стойност на избрана клетка. Ще научите също как да премахвате филтри и как да поправите неработещ автоматичен филтър на Excel.

Ако работите с големи масиви от данни, може да се окаже предизвикателство не само да изчислите данните, но и да откриете съответната информация. За щастие Microsoft Excel ви улеснява да стесните търсенето с прост, но мощен инструмент за филтриране. За да научите повече за филтрирането в Excel, щракнете върху връзките по-долу.

Какво представлява филтърът в Excel?

Филтър на Excel , известен още като AutoFilter , е бърз начин за показване само на информацията, която е релевантна в даден момент, и за премахване на всички други данни от изгледа. Можете да филтрирате редове в работни листове на Excel по стойност, по формат и по критерии. След като приложите филтър, можете да копирате, редактирате, изготвяте диаграма или отпечатвате само видимите редове, без да пренареждате целия списък.

Филтър на Excel срещу сортиране на Excel

Освен многобройните опции за филтриране, Excel AutoFilter предоставя Сортиране опции, свързани с дадена колона:

• За текстови стойности: Сортиране от A до Z , Сортиране от Z към A , и Сортиране по цвят .
• За числа: Сортиране от най-малък към най-голям , Сортиране от най-голям към най-малък , и Сортиране по цвят .
• За дати: Сортиране от най-старо към най-ново, Сортиране от най-ново към най-старо , и Сортиране по цвят .

Разликата между сортиране и филтриране в Excel е следната:

• Когато сортиране на данни в Excel, цялата таблица се пренарежда, например по азбучен ред или от най-ниската към най-високата стойност. Сортирането обаче не скрива никакви записи, а само подрежда данните в нов ред.
• Когато филтриране на данни в Excel, се показват само записите, които действително искате да видите, а всички несъществени елементи временно се премахват от изгледа.

Как да добавите филтър в Excel

За да работи правилно автоматичният филтър на Excel, вашият набор от данни трябва да включва заглавен ред с имената на колоните, както е показано на снимката по-долу:

След като заглавията на колоните са в темпо, изберете която и да е клетка в набора от данни и използвайте един от следните методи за вмъкване на филтър.

3 начина за добавяне на филтър в Excel

1. На Данни в раздела Сортиране и филтриране щракнете върху групата Филтър бутон.

   

2. На Начало в раздела Редактиране на група, щракнете върху Сортиране и филтриране > Филтър .

   

3. Използвайте бързата клавишна комбинация за филтри на Excel, за да включите/изключите филтрите: Ctrl+Shift+L

Какъвто и метод да използвате, във всяка от клетките на заглавието ще се появят падащи стрелки:

Как да приложите филтър в Excel

Стрелка с падащо меню в заглавието на колоната означава, че филтрирането е добавено, но все още не е приложено. Когато преминете с мишката над стрелката, се показва съвет на екрана (Показва всички).

За да филтрирате данни в Excel, направете следното:

1. Щракнете върху падащата стрелка за колоната, която искате да филтрирате.
2. Махнете отметката от Изберете всички за бързо премахване на избора на всички данни.
3. Поставете отметка в квадратчетата до данните, които искате да покажете, и щракнете върху OK.

Например така можем да филтрираме данните в Регион за да видите продажбите само за Изток и Северна :

Готово! Филтърът се прилага към колона А, като временно скрива всички региони, различни от Изток и Северна .

Стрелката за спускане във филтрираната колона се променя на Бутон за филтриране , а при задържане на мишката върху този бутон се показва съвет на екрана, който показва кои филтри са приложени:

Филтриране на няколко колони

За да приложите филтъра на Excel към няколко колони, просто повторете горните стъпки за толкова колони, колкото искате.

Например можем да стесним резултатите, за да покажем само Ябълки за Изток и Северна региони. Когато прилагате няколко филтъра в Excel, бутонът за филтриране се появява във всяка от филтрираните колони:

Съвет. За да направите прозореца на филтъра на Excel по-широк и/или по-дълъг, задръжте мишката върху дръжка за захващане в долната част и щом се появи двуглавата стрелка, я плъзнете надолу или надясно.

Филтриране на празни / непразни клетки

За да филтрирате данни в Excel, като пропускате празни или непразни полета, направете едно от следните действия:

За филтриране на празните полета , т.е. покажете непразна клетка, щракнете върху стрелката за автоматичен филтър, уверете се, че (Изберете всички) и след това изчистете (празни места) В долната част на списъка ще се покажат само онези редове, които имат някаква стойност в дадена колона.

За филтриране на непразни полета , т.е. да показва само празни клетки, да изчиства (Изберете всички), и след това изберете (празни полета). Това ще покаже само редовете с празна клетка в дадена колона.

Забележки:

• Сайтът (празни места) Опцията е налична само за колони, които съдържат поне една празна клетка.
• Ако искате да изтриване на празни редове въз основа на някоя ключова колона, можете да филтрирате непразни редове в тази колона, да изберете филтрираните редове, да щракнете с десния бутон на мишката върху селекцията и да щракнете върху Изтриване на ред Ако искате да изтриете само онези редове, които са напълно празни, и да оставите редове с някакво съдържание и празни клетки, вижте това решение.

Как да използвате филтър в Excel

Освен основните опции за филтриране, разгледани по-горе, AutoFilter в Excel предоставя редица усъвършенствани инструменти, които могат да ви помогнат да филтрирате специфични типове данни, като например текст , номера и дати точно по желания от вас начин.

Забележки:

• Различните видове филтри в Excel се изключват взаимно. Например можете да филтрирате дадена колона по стойност или по цвят на клетките, но не и по двете едновременно.
• За да постигнете правилни резултати, не смесвайте различни типове стойности в една колона, тъй като за всяка колона е наличен само един тип филтър. Ако дадена колона съдържа няколко типа стойности, филтърът ще бъде добавен за данните, които се срещат най-често. Например, ако съхранявате числа в определена колона, но повечето от числата са форматирани като текст, за тази колона ще се появят текстови филтри, но не и филтри за числа.Филтри.

А сега нека разгледаме по-подробно всяка опция и да видим как можете да създадете филтър, който е най-подходящ за вашия тип данни.

Филтриране на текстови данни

Когато искате да филтрирате текстова колона за нещо много специфично, можете да използвате редица разширени опции, предоставени от Excel. Текстови филтри като:

• Филтриране на клетки, които започва с или да завършва с определен(и) герой(и).
• Филтриране на клетки, които съдържат или не съдържат даден символ или дума навсякъде в текста.
• Филтриране на клетки, които са точно равен или не са равни към определен(и) символ(и).

Веднага след като добавите филтър към колона, съдържаща текстови стойности, Текстови филтри ще се появи автоматично в менюто AutoFilter:

Например, за да филтрирате редове, съдържащи Банани , направете следното:

1. Щракнете върху падащата стрелка в заглавието на колоната и посочете Текстови филтри .
2. В падащото меню изберете желания филтър ( Не съдържа... в този пример).
3. Сайтът Персонализиран автофилтър Ще се появи диалогов прозорец. В полето вдясно от филтъра въведете текста или изберете желания елемент от падащия списък.
4. Щракнете върху OK.

В резултат на това всички Банани редове, включително Зелени банани и Банани Goldfinger , ще бъдат скрити.

Филтриране на колона с 2 критерия

За да филтрирате данни в Excel с два текстови критерия, изпълнете горните стъпки за конфигуриране на първия критерий и след това направете следното:

• Проверете И или Или радио бутон в зависимост от това дали и двата или единият от критериите трябва да са верни.
• Изберете оператора за сравнение за втория критерий и въведете текстова стойност в полето вдясно от него.

Например, така можете да филтрирате редове, които съдържат или Банани или Лимони :

Как да създадете филтър в Excel със символи за заместване

Ако не си спомняте точното търсене или искате да филтрирате редове със сходна информация, можете да създадете филтър с един от следните символи:

Съвет. В много случаи можете да използвате Съдържа вместо заместващи знаци. Например, за да филтрирате клетки, съдържащи всички видове Банани , можете да изберете Равно на оператор и тип *банани* или използвайте Съдържа и просто въведете оператор банани .

Как да филтрирате числа в Excel

Excel's Брой филтри ви позволяват да обработвате числови данни по различни начини, включително:

• Номера на филтъра равен или не са равни до определен брой.
• Номера на филтъра, по-голям от , по-малко от или между посочените числа.
• Филтър Топ 10 или долните 10 номера.
• Филтриране на клетки с числа, които са над средно или под средно .

Следващата снимка показва целия списък с филтри за числа, налични в Excel.

Например, за да създадете филтър, който показва само поръчки между 250 и 300 USD, направете следните стъпки:

1. Щракнете върху стрелката на автофилтъра в заглавието на колоната и посочете Брой филтри .
2. Изберете подходящ оператор за сравнение от списъка, Между... в този пример.
3. В Персонализиран автофилтър Въведете стойностите на долната и горната граница. По подразбиране Excel предлага да използвате " По-голямо или равно на" и " По-малко от или равно на" Можете да ги промените на " По-голямо от" и " По-малко от' ако не искате да включвате праговите стойности.
4. Щракнете върху OK.

В резултат на това се виждат само поръчки между 250 и 300 USD:

Как да филтрирате дати в Excel

Excel Филтри за дата предоставят най-голямо разнообразие от възможности за избор, които ви позволяват бързо и лесно да филтрирате записи за определен период от време.

По подразбиране автоматичният филтър на Excel групира всички дати в дадена колона по йерархия от години, месеци и дни. Можете да разширявате или свивате различните нива, като щракнете върху знаците плюс или минус до дадена група. Избирането или изчистването на група от по-високо ниво избира или изчиства данните във всички вложени нива. Например, ако изчистите полето до 2016, всички дати в рамките на 2016 г. ще бъдат скрити.

Освен това, Филтри за дата ви позволяват да показвате или скривате данни за конкретен ден, седмица, месец, тримесечие, година, преди или след определена дата, или между две дати. Екранната снимка по-долу демонстрира всички налични филтри за дати:

В повечето случаи филтрирането на Excel по дата става с едно кликване. Например, за да филтрирате редове, съдържащи записи за текущата седмица, просто посочвате Филтри за дата и щракнете върху Тази седмица .

Ако изберете Равно на , Преди , След , Между оператор или Потребителски филтър , вече познатият Персонализиран автофилтър Ще се появи диалогов прозорец, в който ще зададете желаните критерии.

Например, за да покажете всички елементи за първите 10 дни на април 2016 г., щракнете върху Между... и конфигурирайте филтъра по този начин:

Как да филтрирате по цвят в Excel

Ако данните в работния ви лист са форматирани ръчно или чрез условно форматиране, можете също така да филтрирате тези данни по цвят.

Щракването върху падащата стрелка на автофилтъра ще покаже Филтриране по цвят с една или повече опции, в зависимост от това какво форматиране се прилага към дадена колона:

• Филтриране по цвят на клетките
• Филтриране по цвят на шрифта
• Филтриране по икона на клетка

Например, ако сте форматирали клетките в дадена колона с 3 различни цвята на фона (зелен, червен и оранжев) и искате да покажете само оранжевите клетки, можете да го направите по този начин:

1. Щракнете върху стрелката на филтъра в клетката на заглавието и посочете Филтриране по цвят .
2. Щракнете върху желания цвят - оранжев в този пример.

Воала! Виждат се само стойностите, форматирани с оранжевия цвят на шрифта, а всички останали редове са временно скрити:

За повече информация вижте Как да филтрираме и сортираме по цвят на клетките в Excel.

Как да филтрирате в Excel с търсене

От Excel 2010 интерфейсът на филтъра включва поле за търсене който улеснява навигацията в големи масиви от данни, като ви позволява бързо да филтрирате редове, съдържащи точен текст, число или дата.

Да предположим, че искате да видите записите за всички " изток " региони. Просто щракнете върху падащото меню на автофилтъра и започнете да въвеждате думата " изток " в полето за търсене. Excel Filter веднага ще ви покаже всички елементи, които отговарят на търсенето. За да покажете само тези редове, щракнете върху OK в менюто Excel AutoFilter или натиснете клавиша Enter на клавиатурата.

За филтриране на множество търсения , приложете филтър в съответствие с първия термин за търсене, както е показано по-горе, след това въведете втория термин и веднага щом се появят резултатите от търсенето, изберете Добавяне на текущия избор към филтъра и щракнете върху ОК В този пример добавяме " запад " записи към вече филтрираните " изток " елементи:

Беше доста бързо, нали? Само три кликвания с мишката!

Филтриране по стойност или формат на избрана клетка

Още един начин за филтриране на данни в Excel е да създадете филтър с критерии, равни на съдържанието или форматите на избраната клетка:

1. Щракнете с десния бутон на мишката върху клетката, съдържаща стойността, цвета или иконата, по които искате да филтрирате данните си.
2. В контекстното меню посочете Филтър .
3. Изберете желаната опция: филтриране по избраната клетка стойност , цвят , цвят на шрифта , или икона .

В този пример филтрираме данните по иконата на избраната клетка:

Повторно прилагане на филтър след промяна на данните

Когато редактирате или изтривате данни във филтрирани клетки, автоматичният филтър на Excel не се актуализира автоматично, за да отрази промените. За да приложите отново филтъра, щракнете върху която и да е клетка в набора от данни и след това:

1. Кликнете върху Повторно приложение на Данни в раздела Сортиране и филтриране група.

Как да копирате филтрирани данни в Excel

Най-бързият начин за копиране на филтриран диапазон от данни в друг работен лист или работна книга е като използвате следните 3 бързи клавишни комбинации.

1. Изберете която и да е филтрирана клетка и след това натиснете Ctrl + A, за да изберете всички филтрирани данни включително заглавия на колони .

   Избиране на филтрирани данни изключване на заглавията на колоните , изберете първата (горна лява) клетка с данни и натиснете Ctrl + Shift + End, за да разширите избора до последната клетка.

2. Натиснете Ctrl + C, за да копирате избраните данни.
3. Преминете към друг лист/книга, изберете горната лява клетка на целевия диапазон и натиснете Ctrl+V, за да поставите филтрираните данни.

Забележка: Обикновено, когато копирате филтрираните данни на друго място, филтрираните редове се пропускат. В някои редки случаи, най-вече при много големи работни книги, Excel може да копира скритите редове в допълнение към видимите. За да предотвратите това, изберете диапазон от филтрирани клетки и натиснете Alt + ;, за да изберете само видими клетки Ако не сте свикнали да използвате клавишни комбинации, можете да използвате Отидете на специален вместо това ( Начало tab> Редактиране на група> Намиране & Избор > Отидете на Special... > Само видими клетки ).

Как да изчистите филтъра

След като сте приложили филтър към определена колона, може да искате да го изтриете, за да видите отново цялата информация, или да филтрирате данните си по друг начин.

За да изчистите филтър в определена колона, щракнете върху бутона за филтриране в заглавието на колоната, след което щракнете върху Изчистване на филтъра от :

Как да премахнете филтъра в Excel

За да премахнете всички филтри в даден работен лист, направете едно от следните действия:

• Отидете в Данни tab> Сортиране и филтриране и щракнете върху Clear .
• Отидете в Начало tab> Редактиране на и щракнете върху Сортиране и филтриране > Clear .

Филтърът не работи в Excel

Ако автоматичният филтър на Excel е спрял да работи в част от работния лист, най-вероятно причината е, че някои нови данни са въведени извън обхвата на филтрираните клетки. За да поправите това, просто приложете филтъра отново. Ако това не помогне и филтрите на Excel все още не работят, изчистете всички филтри в работния лист и след това ги приложете наново. Ако наборът ви от данни съдържа празни редове, изберете ръчно целия диапазон.като използвате мишката, и след това приложете автофилтър. Веднага след като направите това, новите данни ще бъдат добавени към обхвата на филтрираните клетки.

В общи линии това е начинът, по който добавяте, прилагате и използвате филтър в Excel. Но има много повече! В следващия урок ще разгледаме възможностите на разширения филтър и ще видим как да филтрираме данни с няколко набора от критерии. Моля, останете с нас!