Змест
Калі вы працуеце з табліцай Google, рана ці позна вам можа спатрэбіцца выкарыстоўваць некаторыя функцыі, якімі вы ніколі раней не карысталіся. Сцяжкі і выпадальныя спісы могуць быць сярод такіх функцый. Давайце паглядзім, наколькі карыснымі яны могуць быць у Табліцах Google.
Што такое выпадальны спіс у Табліцах Google і навошта ён вам можа спатрэбіцца
Вельмі часта нам трэба ўставіць паўтаральныя значэнні ў адзін слупок нашай табліцы. Напрыклад, імёны супрацоўнікаў, якія працуюць па некаторых заказах або з рознымі кліентамі. Або статусы замовы — адпраўлены, аплачаны, дастаўлены і г.д. Іншымі словамі, у нас ёсць спіс варыянтаў, і мы хочам выбраць толькі адзін з іх для ўводу ў ячэйку.
Якія праблемы могуць узнікнуць? Ну, найбольш распаўсюджаным з'яўляецца арфаграфічная памылка. Вы можаце ўвесці іншую літару або памылкова прапусціць канчатак дзеяслова. Вы калі-небудзь задаваліся пытаннем, чым гэтыя малюсенькія памылкі друку пагражаюць вашай працы? Калі справа даходзіць да падліку колькасці заказаў, апрацаваных кожным супрацоўнікам, вы ўбачыце, што імёнаў больш, чым людзей. Вам трэба будзе шукаць імёны з арфаграфічнымі памылкамі, выпраўляць іх і падлічваць зноў.
Больш за тое, пустая трата часу ўводзіць адно і тое ж значэнне зноўку.
Гэта значыць чаму табліцы Google маюць магчымасць ствараць спісы са значэннямі: значэннямі, з якіх вы выбіраеце толькі адно пры запаўненні ячэйкі.
Вы заўважылі мой выбар слоў? Вы не будзеце ўводзіць значэнне — вы будзеце выбіраць толькі адно зспіс.
Гэта эканоміць час, паскарае працэс стварэння табліцы і пазбаўляе ад памылак друку.
Я спадзяюся, што цяпер вы разумееце перавагі такіх спісаў і гатовыя паспрабаваць стварыць іх.
Як уставіць сцяжкі ў Google Sheets
Дадайце сцяжок у табліцу
Самы просты і просты спіс мае два варыянты адказу — так і не. І для гэтага Google Sheets прапануе сцяжкі.
Выкажам здагадку, што ў нас ёсць электронная табліца №1 з заказамі шакаладу з розных рэгіёнаў. Вы можаце ўбачыць частку дадзеных ніжэй:
Нам трэба паглядзець, які заказ быў прыняты якім кіраўніком і ці выконваецца заказ. Для гэтага мы ствараем электронную табліцу №2, каб змясціць туды нашу даведачную інфармацыю.
Падказка. Паколькі ваша асноўная электронная табліца можа ўтрымліваць мноства даных з сотнямі радкоў і слупкоў, можа быць нязручна дадаваць лішнюю інфармацыю, якая можа заблытаць вас у будучыні. Такім чынам, мы раім вам стварыць яшчэ адзін аркуш і змясціць туды дадатковыя дадзеныя.
Выберыце слупок A у вашай іншай электроннай табліцы і перайдзіце да Уставіць > Сцяжок у меню Табліц Google. Да кожнай выбранай ячэйкі адразу ж будзе дададзены пусты сцяжок.
Падказка. Вы можаце ўставіць сцяжок у Google Табліцах толькі ў адну ячэйку, затым вылучыце гэту ячэйку і двойчы пстрыкніце па гэтым маленькім сінім квадраціку, каб запоўніць увесь слупок да канца табліцы сцяжкамі:
Ёсцьіншы спосаб дадання сцяжкоў. Змесціце курсор у A2 і ўвядзіце наступную формулу:
=CHAR(9744)
Націсніце Enter, і вы атрымаеце пусты сцяжок.
Спусціцеся ў ячэйку A3 і ўвядзіце аналагічную формула:
=CHAR(9745)
Націсніце Enter і атрымаеце запоўнены сцяжок.
Савет. Паглядзіце, якія іншыя тыпы сцяжкоў вы можаце дадаць у Google Sheets, у гэтым паведамленні ў блогу.
Давайце размесцім прозвішчы нашых супрацоўнікаў у слупку справа, каб выкарыстоўваць іх пазней:
Цяпер нам трэба дадаць інфармацыю аб кіраўніках заказаў і статусах заказаў у слупкі H і I першай электроннай табліцы.
Для пачатку мы дадаем загалоўкі слупкоў. Затым, паколькі імёны захоўваюцца ў спісе, мы выкарыстоўваем сцяжкі ў Google Sheets і выпадальны спіс для іх уводу.
Пачнем з запаўнення інфармацыі аб статусе замовы. Выберыце дыяпазон ячэек для ўстаўкі ў табліцах Google — H2:H20. Затым перайдзіце да Даныя > Праверка даных :
Выберыце опцыю Сцяжок побач з Крытэрыі .
Парада. Вы можаце адзначыць опцыю Выкарыстоўваць карыстальніцкія значэнні вочак і ўсталяваць тэкст за кожным тыпам сцяжка: пазначаны і не пазначаны.
Калі вы будзеце гатовыя, націсніце Захаваць .
У выніку кожная ячэйка ў дыяпазоне будзе пазначана сцяжком. Цяпер вы можаце кіраваць імі ў залежнасці ад стану вашага заказу.
Дадайце карыстальніцкі выпадальны спіс Табліц Google у ваштабліца
Іншы спосаб дадаць выпадальны спіс у ячэйку больш распаўсюджаны і прапануе вам больш магчымасцей.
Выберыце дыяпазон I2:I20, каб уставіць імёны кіраўнікоў, якія апрацоўваюць заказы. Перайдзіце да Даныя > Праверка даных . Пераканайцеся, што параметр Крытэрыі паказвае Спіс з дыяпазону і выберыце дыяпазон з неабходнымі імёнамі:
Парада. Вы можаце альбо ўвесці дыяпазон уручную, альбо націснуць сімвал табліцы і выбраць дыяпазон з назвамі з электроннай табліцы 2. Затым націсніце ОК :
Каб скончыце, націсніце Захаваць , і вы атрымаеце дыяпазон ячэек з трохкутнікамі, якія адкрываюць выпадальнае меню імёнаў у Табліцах GooglefУсе выбраныя выпадальныя спісы выдаляюцца comp:
Такім жа чынам мы можам стварыць спіс сцяжкоў. Проста паўтарыце крокі вышэй, але выберыце A2:A3 у якасці дыяпазону крытэрыяў.
Як скапіяваць сцяжкі ў іншы дыяпазон ячэек
Такім чынам, мы пачалі хутка запаўняць нашу табліцу ў Табліцах Google сцяжкамі і выпадальныя спісы. Але з часам было зроблена больш заказаў, так што нам патрабуюцца дадатковыя радкі ў табліцы. Больш за тое, для апрацоўкі гэтых заказаў засталіся толькі два менеджэры.
Што нам рабіць з нашым сталом? Паўтараць тыя ж крокі зноўку? Не, усё не так складана, як здаецца.
Вы можаце скапіяваць асобныя ячэйкі з сцяжкамі і выпадаючымі спісамі і ўставіць іх усюды, куды трэба, выкарыстоўваючы камбінацыі Ctrl+C і Ctrl+V навашу клавіятуру.
Акрамя таго, Google дазваляе капіяваць і ўстаўляць групы ячэек:
Іншым варыянтам было б перацягнуць правы ніжні кут куце выбранай ячэйкі з вашым сцяжком або выпадальным спісам.
Выдаліце некалькі сцяжкоў Google Sheets з пэўнага дыяпазону
Калі справа даходзіць да сцяжкоў, якія знаходзяцца ў ячэйках як ёсць (якія не з'яўляюцца частка выпадальных спісаў), проста выберыце гэтыя вочкі і націсніце Delete на клавіятуры. Усе сцяжкі будуць неадкладна ачышчаны, пакідаючы пустыя ячэйкі.
Аднак, калі вы паспрабуеце зрабіць гэта з выпадаючымі спісамі (ён жа Праверка даных ), гэта ачысціць толькі выбраныя значэнні. Самі спісы застануцца ў ячэйках.
Каб выдаліць усё з ячэек, у тым ліку выпадаючыя спісы, з любога дыяпазону вашай электроннай табліцы, выканайце простыя крокі ніжэй:
- Вылучыце ячэйкі дзе вы жадаеце выдаліць сцяжкі і выпадаючыя спісы (усе адразу ці выберыце асобныя ячэйкі, націскаючы Ctrl).
- Перайдзіце да Даныя > Праверка даных у меню Табліц Google.
- Націсніце кнопку Выдаліць праверку ва ўсплывальным акне Праверка даных , якое з'явілася:
Гэта спачатку пазбавіцца ад усіх выпадаючых спісаў.
І гатова! Усе выбраныя выпадальныя спісы Табліц Google выдаляюцца цалкам,у той час як астатнія ячэйкі застаюцца ў цэласці і захаванасці.
Выдаліце некалькі сцяжкоў і выпадальных спісаў у Google Sheets з усёй табліцы
Што рабіць, калі вам трэба выдаліць усе сцяжкі па ўсёй табліцы з якімі вы працуеце?
Працэдура такая ж, хаця вам трэба пазначыць кожную асобную ячэйку. Спалучэнне клавіш Ctrl+A можа спатрэбіцца.
Выберыце любую ячэйку вашай табліцы, націсніце Ctrl+A на клавіятуры, і ўсе дадзеныя, якія ў вас ёсць, будуць вылучаныя. Наступныя крокі больш не адрозніваюцца: Даныя > Праверка дадзеных > Выдаліць праверку :
Заўвага. Даныя ў слупку H застануцца, паколькі яны былі ўстаўлены з дапамогай выпадальных спісаў. Іншымі словамі, выдаляюцца выпадаючыя спісы, а не ўстаўленыя значэнні (калі яны ёсць) у ячэйках.
Каб таксама выдаліць самі сцяжкі, вам трэба будзе націснуць Delete на клавіятуры.
Парада. Даведайцеся пра іншыя спосабы выдалення пэўных сімвалаў або аднаго і таго ж тэксту ў Табліцах Google.
Аўтаматычнае даданне значэнняў у выпадальны спіс
Такім чынам, вось выпадальнае меню Табліц Google, якое было карысным для некаторы час. Але адбыліся некаторыя змены, і зараз у нас ёсць яшчэ пара супрацоўнікаў. Не кажучы ўжо пра тое, што нам трэба дадаць яшчэ адзін статус пасылкі, каб мы маглі бачыць, калі яна "гатовая да адпраўкі". Ці азначае гэта, што мы павінны ствараць спісы з нуля?
Ну, вы можаце паспрабаваць увесці імёны новых супрацоўнікаў без увагівыпадальны спіс. Але паколькі ў наладах нашага спісу ёсць опцыя Папярэджанне для любых несапраўдных даных, новая назва не будзе захавана. Замест гэтага ў куце ячэйкі з'явіцца аранжавы трохкутнік апавяшчэнняў, які паведамляе, што можна выкарыстоўваць толькі значэнне, указанае ў пачатку.
Таму я рэкамендаваў бы вам стварыць выпадальныя спісы ў Табліцах Google, якія можа запаўняцца аўтаматычна. Значэнне будзе дададзена ў спіс аўтаматычна адразу пасля таго, як вы ўвядзеце яго ў ячэйку.
Давайце паглядзім, як мы можам змяніць змесціва выпадальнага спісу, не звяртаючыся да дадатковых сцэнарыяў.
Мы пераходзім да электроннай табліцы 2 са значэннямі для нашага выпадальнага спісу. Скапіруйце і ўстаўце імёны ў іншы слупок:
Цяпер мы змяняем налады выпадальнага спісу для дыяпазону I2:I20: вылучыце гэтыя ячэйкі, перайдзіце да Даныя > Праверка даных і змяніце дыяпазон для Крытэрыі у слупок D табліцы 2. Не забудзьцеся захаваць змены:
Цяпер гл. як лёгка дадаць назву ў спіс:
Усе значэнні з калонкі D аркуша 2 аўтаматычна сталі часткай спісу. Гэта вельмі зручна, ці не так?
Падводзячы вынік, цяпер вы ведаеце, што нават пачаткоўцы ў электронных табліцах могуць ствараць выпадаючыя спісы, нават калі яны ніколі раней не чулі пра такую функцыю. Проста выканайце апісаныя вышэй дзеянні, і гэтыя выпадальныя спісы і сцяжкі Google Табліц адкрыюццастол!
Удачы!
