يوضح البرنامج التعليمي كيفية إنشاء قواعد مخصصة للتحقق من صحة البيانات في Excel. ستجد بعض الأمثلة على معادلات التحقق من صحة بيانات xcel E للسماح فقط بالأرقام أو القيم النصية في خلايا معينة ، أو فقط النص الذي يبدأ بأحرف محددة ، والسماح ببيانات فريدة تمنع التكرارات ، والمزيد.

في البرنامج التعليمي أمس ، بدأنا في إلقاء نظرة على التحقق من صحة بيانات Excel - ما هو الغرض منه ، وكيف يعمل ، وكيفية استخدام القواعد المضمنة للتحقق من صحة البيانات في أوراق العمل الخاصة بك. اليوم ، سنتخذ خطوة أخرى إلى الأمام ونتحدث عن الجوانب الجوهرية للتحقق من صحة البيانات المخصصة في Excel بالإضافة إلى تجربة مجموعة من صيغ التحقق المختلفة.

How to إنشاء التحقق من صحة البيانات المخصصة باستخدام الصيغة

يحتوي Microsoft Excel على العديد من قواعد التحقق من صحة البيانات المضمنة للأرقام والتواريخ والنصوص ، ولكنها تغطي فقط السيناريوهات الأساسية. إذا كنت تريد التحقق من صحة الخلايا باستخدام المعايير الخاصة بك ، فأنشئ قاعدة تحقق مخصصة تستند إلى صيغة. وإليك الطريقة:

1. حدد خلية واحدة أو أكثر للتحقق من صحتها.
2. افتح مربع الحوار التحقق من صحة البيانات. لهذا ، انقر فوق الزر التحقق من صحة البيانات في علامة التبويب البيانات ، في مجموعة أدوات البيانات أو اضغط على تسلسل المفاتيح Alt & gt؛ D & GT. L (يجب الضغط على كل مفتاح بشكل منفصل).
3. في علامة التبويب الإعدادات في نافذة الحوار التحقق من صحة البيانات ، حدد مخصص في مربع السماح ، ثم أدخلموضع الصفوف والأعمدة. وبالتالي ، بالنسبة للخلية D3 ، ستتغير الصيغة إلى =A3/B3 ، وستصبح D4 =A4/B4 ، والقيام بالتحقق من صحة البيانات بشكل خاطئ!

   لإصلاح الصيغة ، اكتب فقط "$" قبل مراجع العمود والصف للقفل هم: =$A$2/$B$2 . أو ، اضغط F4 للتبديل بين أنواع المراجع المختلفة.

   في المواقف التي تريد فيها التحقق من صحة كل خلية بناءً على معاييرها الخاصة ، استخدم مراجع الخلايا النسبية بدون علامة $ للحصول على الصيغة لتعديلها كل صف أو / عمود:

   

   كما ترى ، لا توجد "حقيقة مطلقة" ، قد تكون نفس الصيغة صحيحة أو خاطئة حسب الموقف ومهمتك الخاصة.

   هذه هي كيفية استخدام التحقق من صحة البيانات في Excel باستخدام الصيغ الخاصة بك. اكتساب المزيد من الفهم ، لا تتردد في تنزيل نموذج المصنف أدناه وفحص إعدادات القاعدة. أشكرك على القراءة وآمل أن أراك على مدونتنا الأسبوع المقبل!

   تدرب على تنزيل المصنف

   أمثلة للتحقق من صحة بيانات Excel (ملف .xlsx)

   صيغة التحقق من صحة البيانات في المربع الصيغة .
4. انقر فوق موافق .

اختياريًا ، يمكنك إضافة رسالة إدخال مخصصة وتنبيه خطأ سيظهر عندما يحدد المستخدم الخلية التي تم التحقق من صحتها أو يدخل بيانات غير صالحة ، على التوالي.

ستجد أدناه بعض الأمثلة لقواعد التحقق المخصصة لأنواع البيانات المختلفة.

ملاحظة. تتحقق جميع قواعد التحقق من صحة بيانات Excel ، المضمنة والمخصصة ، من البيانات الجديدة فقط التي تمت كتابتها في خلية بعد إنشاء القاعدة. لا يتم التحقق من صحة البيانات المنسوخة ، ولا يتم إدخال البيانات في الخلية قبل إنشاء القاعدة. لتحديد الإدخالات الحالية التي لا تفي بمعايير التحقق من صحة البيانات الخاصة بك ، استخدم ميزة دائرة البيانات غير الصالحة كما هو موضح في كيفية العثور على البيانات غير الصالحة في Excel.

التحقق من صحة بيانات Excel للسماح بالأرقام فقط

من المثير للدهشة أن أيا من قواعد التحقق من صحة البيانات المضمنة في Excel تلبي موقفًا نموذجيًا للغاية عندما تحتاج إلى تقييد المستخدمين لإدخال أرقام فقط في خلايا معينة. ولكن يمكن القيام بذلك بسهولة باستخدام صيغة مخصصة للتحقق من صحة البيانات استنادًا إلى دالة ISNUMBER ، مثل هذه:

=ISNUMBER(C2)

حيث تكون C2 هي الخلية العليا في النطاق الذي تريد التحقق من صحته.

ملاحظة. تسمح الدالة ISNUMBER بأي قيم رقمية في الخلايا التي تم التحقق من صحتها ، بما في ذلك الأعداد الصحيحة والأرقام العشرية والكسور بالإضافة إلى التواريخ والأوقات ، وهي أيضًا أرقام من حيث Excel.

التحقق من صحة بيانات Excel للسماح بالتحقق من صحة بيانات Excel.نص فقط

إذا كنت تبحث عن العكس - للسماح بإدخالات نصية فقط في نطاق معين من الخلايا ، فقم ببناء قاعدة مخصصة باستخدام وظيفة ISTEXT ، على سبيل المثال:

=ISTEXT(D2)

حيث D2 هي الخلية العلوية في النطاق المحدد.

السماح بالنص الذي يبدأ بحرف (أحرف) معين

إذا كانت جميع القيم في يجب أن يبدأ النطاق بحرف معين أو سلسلة فرعية ، ثم قم بالتحقق من صحة بيانات Excel استنادًا إلى وظيفة COUNTIF بحرف بدل:

على سبيل المثال ، للتأكد من أن جميع معرفات الطلب الموجودة في العمود A تبدأ بالبادئة "AA-" أو "aa-" أو "Aa-" أو "aA-" (غير حساسة لحالة الأحرف) ، حدد قاعدة مخصصة باستخدام هذا صيغة التحقق من صحة البيانات:

=COUNTIF(A2,"aa-*")

صيغة التحقق من الصحة مع منطق OR (معايير متعددة)

في حالة وجود 2 أو أكثر صالحة البادئات ، أضف العديد من وظائف COUNTIF ، بحيث تعمل قاعدة التحقق من صحة بيانات Excel مع منطق OR:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

صيغة التحقق من حالة الأحرف

إذا كانت حالة الأحرف مهمة ، فاستخدم "EXACT" مع الدالة LEFT لإنشاء صيغة تحقق حساسة لحالة الأحرف للإدخالات التي تبدأ بنص محدد:

على سبيل المثال ، للسماح فقط بمعرفات الطلبات التي تبدأ بـ "AA-" (لا يُسمح بـ "aa-" ولا "Aa-") ، استخدم هذا الصيغة:

=EXACT(LEFT(A2,3),"AA-")

في الصيغة أعلاه ،تستخرج الدالة LEFT الأحرف الثلاثة الأولى من الخلية A2 ، وتجري الدالة EXACT مقارنة حساسة لحالة الأحرف مع السلسلة الفرعية ذات الترميز الثابت ("AA-" في هذا المثال). إذا كانت السلسلتان الفرعيتان متطابقتين تمامًا ، فتُرجع الصيغة TRUE ويمر التحقق من الصحة ؛ وإلا يتم إرجاع FALSE ويفشل التحقق من الصحة.

السماح بالإدخالات التي تحتوي على نص معين

للسماح بالإدخالات التي تحتوي على نص معين في أي مكان في الخلية (في البداية أو في المنتصف أو النهاية) ، استخدم الدالة ISNUMBER جنبًا إلى جنب مع إما FIND أو SEARCH اعتمادًا على ما إذا كنت تريد مطابقة حساسة لحالة الأحرف أو غير حساسة لحالة الأحرف:

• التحقق من عدم تحسس حالة الأحرف: ISNUMBER (SEARCH ( نص ، خلية ))
• التحقق من صحة حالة الأحرف: ISNUMBER (FIND ( نص ، خلية ))

في مجموعة البيانات النموذجية لدينا ، للسماح فقط بالإدخالات التي تحتوي على النص "AA" في الخلايا A2: A6 ، استخدم إحدى هذه الصيغ:

غير حساس لحالة الأحرف:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

حساس لحالة الأحرف:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

تعمل الصيغ بالمنطق التالي:

تبحث في السلسلة الفرعية "AA" في الخلية A2 باستخدام FIND أو SEARCH ، ويعيد كلاهما موضع الحرف الأول في السلسلة الفرعية. إذا لم يتم العثور على النص ، يتم إرجاع خطأ. لأي قيمة رقمية يتم إرجاعها كنتيجة للبحث ، ينتج عن الدالة ISNUMBER TRUE ، ويتم التحقق من صحة البيانات بنجاح. في حالة حدوث خطأ ، يقوم ISNUMBER بإرجاع FALSE ، ولن يُسمح بالإدخال في ملفالخلية.

التحقق من صحة البيانات للسماح فقط بإدخالات فريدة وعدم السماح بالتكرارات

في الحالات التي يجب ألا يحتوي فيها عمود معين أو نطاق من الخلايا على أي تكرارات ، تكوين قاعدة مخصصة للتحقق من صحة البيانات للسماح بإدخالات فريدة فقط. لهذا ، سنستخدم صيغة COUNTIF الكلاسيكية لتحديد التكرارات:

على سبيل المثال ، لجعل تأكد من إدخال معرّفات الطلبات الفريدة فقط في الخلايا من A2 إلى A6 ، أنشئ قاعدة مخصصة باستخدام صيغة التحقق من صحة البيانات هذه:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

عند إدخال قيمة فريدة ، تُرجع الصيغة TRUE و نجح التحقق. إذا كانت القيمة نفسها موجودة بالفعل في النطاق المحدد (العدد أكبر من 1) ، فتُرجع COUNTIF القيمة FALSE ويفشل الإدخال في التحقق من الصحة.

يُرجى الانتباه إلى أننا نغلق النطاق بمراجع الخلايا المطلقة (A $ 2: $ A $ 6) واستخدم مرجعًا نسبيًا للخلية العليا (A2) للحصول على الصيغة لضبطها بشكل صحيح لكل خلية في النطاق الذي تم التحقق من صحته.

ملاحظة. صيغ التحقق من صحة البيانات هذه غير حساسة لحالة الأحرف ، ولا تميز بين الأحرف الكبيرة والصغيرة.

معادلات التحقق من الصحة للتواريخ والأوقات

يوفر التحقق من صحة التاريخ المدمج الكثير من معايير محددة مسبقًا لتقييد المستخدمين بإدخال التواريخ فقط بين التاريخين اللذين تحددهما ، أكبر من أو أقل من أو يساوي تاريخ معين.

إذا كنت تريد مزيدًا من التحكم في البياناتالتحقق من الصحة في أوراق العمل الخاصة بك ، يمكنك نسخ الوظيفة المضمنة مع قاعدة مخصصة أو كتابة صيغة خاصة بك تتجاوز الإمكانات المضمنة للتحقق من صحة بيانات Excel.

السماح بالتواريخ بين تاريخين

لقصر الإدخال على تاريخ ضمن نطاق محدد ، يمكنك استخدام إما قاعدة التاريخ المحددة مسبقًا مع المعايير "بين" أو إنشاء قاعدة تحقق مخصصة باستخدام هذه الصيغة العامة:

المكان:

• الخلية هي الخلية العليا في النطاق الذي تم التحقق من صحته ، و
• تاريخ البدء و تاريخ الانتهاء عبارة عن تواريخ صالحة يتم توفيرها عبر الدالة DATE أو مراجع للخلايا التي تحتوي على التواريخ.

على سبيل المثال ، للسماح فقط بالتواريخ في شهر تموز (يوليو) من العام 2017 ، استخدم الصيغة التالية:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

أو أدخل تاريخ البدء والانتهاء التاريخ في بعض الخلايا (F1 و F2 في هذا المثال) ، وقم بالإشارة إلى هذه الخلايا في الصيغة:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

يرجى ملاحظة أن تواريخ الحدود هي e مؤمن بمراجع خلية مطلقة.

السماح بأيام الأسبوع أو عطلات نهاية الأسبوع فقط

لتقييد المستخدم بإدخال أيام الأسبوع أو عطلات نهاية الأسبوع فقط ، قم بتكوين قاعدة تحقق مخصصة قائمة على في الدالة WEEKDAY.

مع تعيين الوسيطة return_type إلى 2 ، تُرجع WEEKDAY عددًا صحيحًا يتراوح من 1 (الاثنين) إلى 7 (الأحد). لذلك ، بالنسبة لأيام الأسبوع (من الاثنين إلى الجمعة) ، يجب أن تكون نتيجة الصيغةأقل من 6 ، وفي عطلات نهاية الأسبوع (السبت والشمس) أكبر من 5.

السماح فقط بـ يوم عمل :

السماح فقط بـ عطلات نهاية الأسبوع :

على سبيل المثال ، للسماح بإدخال أيام العمل فقط في الخلايا C2: C6 ، استخدم هذا الصيغة:

=WEEKDAY(C2,2)<6

التحقق من صحة التواريخ استنادًا إلى تاريخ اليوم

في العديد من المواقف ، قد ترغب في استخدام تاريخ اليوم كبداية تاريخ النطاق الزمني المسموح به. للحصول على التاريخ الحالي ، استخدم وظيفة TODAY ، ثم أضف عدد الأيام المطلوب إليها لحساب تاريخ الانتهاء.

على سبيل المثال ، لتقييد إدخال البيانات بـ 6 أيام من الآن (7 أيام بما في ذلك اليوم) ، سنستخدم قاعدة التاريخ المضمنة مع المعايير المستندة إلى الصيغة:

1. حدد التاريخ في السماح
2. حدد بين في البيانات
3. في المربع تاريخ البدء ، أدخل =TODAY()
4. في تاريخ الانتهاء ، أدخل =TODAY() + 6

بطريقة مماثلة ، يمكنك تقييد المستخدمين على إدخال التواريخ قبل أو بعد تاريخ اليوم. لهذا ، حدد إما أقل من أو أكبر من في المربع البيانات ، ثم أدخل =TODAY() في نهاية التاريخ أو ابدأ مربع التاريخ ، على التوالي.

تحقق من الأوقات استنادًا إلى الوقت الحالي

للتحقق من صحة البيانات استنادًا إلى الوقت الحالي ، استخدم قاعدة الوقت المحددة مسبقًا مع صيغة التحقق من صحة البيانات الخاصة بك:

1. في المربع السماح ، حدد الوقت .
2. في المربع البيانات ، اختر إما أقل من للسماح فقط بالمرات التي تسبق الوقت الحالي ، أو أكبر من للسماح بأوقات ما بعد الوقت الحالي.
3. في المربع وقت الانتهاء أو وقت البدء (بناءً على المعايير التي حددتها في الخطوة السابقة) ، أدخل إحدى الصيغ التالية:
   • للتحقق من صحة التواريخ والأوقات استنادًا إلى التاريخ والوقت الحاليين:

     =NOW()

   • للتحقق من صحة مرات استنادًا إلى الوقت الحالي:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

توضح لقطة الشاشة أدناه قاعدة تسمح فقط مرات أكبر من الوقت الحالي:

قاعدة التحقق من صحة بيانات Excel المخصصة لا تعمل

إذا لم تعمل قاعدة التحقق من صحة البيانات المستندة إلى الصيغة كما هو متوقع ، فهناك ثلاث نقاط رئيسية للتحقق منها:

• صيغة التحقق من صحة البيانات صحيحة
• لا تشير صيغة التحقق من الصحة إلى خلية فارغة
• يتم استخدام مراجع الخلايا المناسبة

تحقق من صحتها من صيغة التحقق من صحة بيانات Excel

بالنسبة للمبتدئين ، انسخ صيغة التحقق من الصحة إلى بعض الخلايا للتأكد من أنها لا تُرجع خطأ مثل # N / A أو #VALUE أو # DIV / 0 !.

إذا كنت تنشئ قاعدة مخصصة ، يجب أن تُرجع الصيغة القيم المنطقية لـ TRUE و FALSE أو قيم 1 و 0 التي تعادلهما ، على التوالي.

إذا كنت تستخدم معايير قائمة على الصيغة في قاعدة مضمنة (مثلما فعلنا للتحقق من الأوقات استنادًا إلىالوقت الحالي) ، يمكنه أيضًا إرجاع قيمة رقمية أخرى.

يجب ألا تشير صيغة التحقق من صحة بيانات Excel إلى خلية فارغة

في كثير من الحالات ، إذا حددت تجاهل الفراغ عند تحديد القاعدة (عادةً ما يتم تحديدها افتراضيًا) وتكون خلية واحدة أو أكثر مشار إليها في الصيغة فارغة ، سيتم السماح بأي قيمة في الخلية التي تم التحقق من صحتها.

هنا مثال في أبسط شكل:

مراجع الخلية المطلقة والنسبية في صيغ التحقق من صحة البيانات

عند إعداد قاعدة تحقق من صحة Excel تعتمد على الصيغة ، يرجى أن تضع في اعتبارك أن جميع مراجع الخلايا في الصيغة نسبة إلى الخلية اليسرى العلوية في النطاق المحدد.

إذا كنت تقوم بإنشاء قاعدة لأكثر من خلية واحدة وتعتمد معايير التحقق الخاصة بك على خلايا محددة ، تأكد من استخدام مراجع الخلايا المطلقة (مع علامة $ مثل $ A $ 1) ، وإلا ستعمل قاعدتك بشكل صحيح للخلية الأولى فقط. لتوضيح النقطة بشكل أفضل ، يرجى مراعاة المثال التالي.

لنفترض أنك تريد تقييد إدخال البيانات في الخلايا من D2 إلى D5 على الأعداد الصحيحة بين 1 (الحد الأدنى للقيمة) ونتيجة قسمة A2 على B2. لذلك ، يمكنك حساب الحد الأقصى للقيمة بهذه الصيغة البسيطة =A2/B2 ، كما هو موضح في لقطة الشاشة أدناه:

المشكلة هي أن هذه الصيغة التي تبدو صحيحة لن تعمل مع الخلايا D3 D5 لأن المراجع النسبية تتغير بناءً على أحد الأقارب