Mục lục
Hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản về Google Trang tính. Xem bạn có thể hưởng lợi như thế nào khi sử dụng dịch vụ: thêm và xóa các trang tính trong nháy mắt và tìm hiểu những chức năng và tính năng bạn có thể sử dụng hàng ngày.
Đó không phải là bí mật mà hầu hết mọi người đã quen làm việc với các bảng dữ liệu trong MS Excel. Tuy nhiên, bây giờ nó có một đối thủ cạnh tranh xứng đáng. Cho phép chúng tôi giới thiệu với bạn về Google Trang tính.
Google Trang tính là gì
Nhiều người trong chúng ta nghĩ rằng Google Trang tính chỉ là một công cụ thuận tiện để xem các bảng được gửi qua thư điện tử. Nhưng thành thật mà nói - đó là một sự ngụy biện hết sức sai lầm. Tất nhiên, dịch vụ này có thể trở thành một sự thay thế MS Excel thực sự cho nhiều người dùng nếu họ nhận thức được tất cả các ưu điểm và tùy chọn mà Google cung cấp.
Vì vậy, chúng ta hãy so sánh hai đối thủ này.
Ưu điểm của Google Trang tính
- Google Trang tính là một dịch vụ miễn phí . Bạn không cần cài đặt bất kỳ phần mềm bổ sung nào vì bạn làm việc với các bảng ngay trong trình duyệt của mình. Biểu đồ, bộ lọc và bảng tổng hợp góp phần phân tích dữ liệu hiệu quả.
- Tất cả thông tin được lưu trữ trên Google Cloud , nghĩa là nếu máy của bạn chết, thông tin sẽ vẫn nguyên vẹn. Chúng tôi thực sự không thể nói như vậy về Excel nơi thông tin được lưu trữ trên một máy tính trừ khi bạn cố tình sao chép thông tin đó ở một nơi khác.
- Chia sẻ tài liệu chưa bao giờ dễ dàng đến thế - chỉ cần đưa cho ai đó liên kết đếnlại.
Xin lưu ý rằng trang chính của Google Trang tính cho phép lọc các tệp theo chủ sở hữu của chúng:
- Do bất kỳ ai sở hữu - bạn sẽ thấy các tệp bạn sở hữu cũng như những tệp bạn được cấp quyền truy cập. Ngoài ra, danh sách chứa tất cả các bảng đã được xem từ các liên kết.
- Do tôi sở hữu - bạn sẽ chỉ thấy các bảng mà mình sở hữu.
- Không thuộc sở hữu của tôi - danh sách sẽ chứa các bảng thuộc sở hữu của người khác. Bạn sẽ không thể xóa chúng, nhưng bạn sẽ có thể xem và chỉnh sửa chúng.
Đó là nội dung hôm nay dành cho các chàng trai và cô gái. Tôi hy vọng bạn thấy thông tin này hữu ích!
Lần tới tôi sẽ cho bạn biết thêm về cách chia sẻ, di chuyển và bảo vệ trang tính cũng như dữ liệu của bạn. Hãy chú ý theo dõi!
tệp. - Bạn có thể truy cập các bảng Google Trang tính không chỉ ở nhà hoặc văn phòng của mình mà ở bất kỳ đâu có Internet. Làm việc với bảng từ PC hoặc trình duyệt máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh và không quan trọng hệ điều hành nào được cài đặt trên thiết bị. Ngoài ra, các thiết bị điện tử còn tạo cơ hội quản lý các bảng ngay cả khi không có kết nối Internet .
- Thật hoàn hảo cho làm việc nhóm một tệp có thể được chỉnh sửa bởi nhiều người người dùng cùng một lúc. Quyết định ai có thể chỉnh sửa bảng của bạn và ai chỉ có thể xem chúng và nhận xét về dữ liệu. Bạn có thể điều chỉnh cài đặt quyền truy cập cho mọi người dùng cũng như cho các nhóm người. Làm việc đồng thời với đồng nghiệp và bạn sẽ thấy các thay đổi trong bảng ngay lập tức . Do đó, bạn không cần phải gửi các phiên bản tệp đã chỉnh sửa qua email cho nhau nữa.
- Lịch sử phiên bản rất thuận tiện: nếu một lỗi lọt vào tài liệu nhưng bạn phát hiện ra nó sau một thời gian , không cần nhấn Ctrl + Z hàng nghìn lần. Lịch sử thay đổi hiển thị những gì đang xảy ra với tệp ngay từ thời điểm tạo tệp. Bạn sẽ thấy ai đã làm việc với bảng và những thay đổi nào đã được thực hiện. Nếu vì lý do nào đó, một số dữ liệu biến mất, chúng có thể được khôi phục chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.
- Nếu bạn biết rất nhiều về Excel thì bạn sẽ quen với Google Trang tính nhanh chóngvì các chức năng của chúng rất giống nhau .
Nhược điểm của Google Trang tính
- Nó hoạt động chậm hơn một chút , đặc biệt nếu bạn có kết nối Internet chậm.
- Sự an toàn của tài liệu phụ thuộc vào sự an toàn của tài khoản Google của bạn . Mất tài khoản và bạn cũng có thể mất tài liệu.
- Mức độ các hàm không quá đa dạng như trong MS Excel nhưng như vậy là quá đủ cho đa số người dùng.
Các chức năng và tính năng của Google Trang tính
Hãy xem xét kỹ hơn các chức năng và tính năng của Google Trang tính vì chúng là những thứ mà nhiều người trong chúng ta quan tâm nhất.
Các số của Google Trang tính 371 chức năng! Ở đây bạn có thể tìm thấy một danh sách đầy đủ của họ với các mô tả của họ. Chúng được nhóm thành 15 phần:
Có, MS Excel có thêm 100 hàm.
Nhưng bạn có thể ngạc nhiên về sự thiếu hụt rõ ràng này ở Google thành lợi thế. Nếu bạn không thể tìm thấy một chức năng Google Trang tính quen thuộc hoặc cần thiết, điều đó không có nghĩa là bạn cần phải từ bỏ dịch vụ ngay lập tức. Bạn có thể tạo chức năng của riêng mình bằng cách sử dụng Trình chỉnh sửa tập lệnh :
Ngôn ngữ lập trình Google Apps Script (phiên bản JavaScript mở rộng dành cho các dịch vụ của Google) mở ra nhiều khả năng: bạn có thể viết kịch bản (script) riêng cho mọi bàn. Các kịch bản này có thể thay đổi dữ liệu, hợp nhất các bảng khác nhau, đọc tệp và hơn thế nữa. Để chạy kịch bản,bạn cần đặt một điều kiện nhất định (thời gian; nếu bảng đang mở; nếu ô được chỉnh sửa) hoặc chỉ cần nhấp vào nút.
Google Apps Script cho phép các ứng dụng sau hoạt động với Trang tính:
- Google Tài liệu
- Gmail
- Google Dịch
- Google Biểu mẫu
- Google Sites
- Google Dịch
- Lịch Google
- Danh bạ Google
- Google Groups
- Google Maps
Nếu bạn không thể giải quyết công việc của mình bằng các tính năng tiêu chuẩn của Google Trang tính, bạn có thể thử tìm tiện ích bổ sung cần thiết. Chỉ cần mở Cửa hàng với tất cả các tiện ích bổ sung có sẵn từ menu: Tiện ích bổ sung > Tải các tiện ích bổ sung...
Tôi khuyên bạn nên kiểm tra những điều sau:
- Công cụ điện
- Xóa các mục trùng lặp
Google Trang tính có hàng chục phím tắt cho hầu hết mọi thao tác. Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các phím tắt này cho PC, Mac, Chromebook và Android tại đây.
Tôi tin rằng sự kết hợp của tất cả các tính năng này là đủ để Google Trang tính đáp ứng các nhu cầu cơ bản về bảng của bạn.
Nếu bạn vẫn chưa tin thì hãy cho chúng tôi biết: những nhiệm vụ nào có thể được giải quyết trong Excel mà không phải với sự trợ giúp của Google Trang tính?
Cách tạo bảng tính Google
Đối với người mới bắt đầu, bạn sẽ cần một tài khoản Gmail. Nếu bạn chưa có - không bao giờ là quá muộn để tạo ra nó. Khi bạn đăng ký, bạn sẽ có thể sử dụng dịch vụ. Nhấp vào tùy chọn Tài liệu từ menu ứng dụng Google tronghồ sơ của bạn và chọn Trang tính . Hoặc chỉ cần nhấp vào liên kết sheet.google.com.
Bạn sẽ được chuyển hướng đến menu chính. (Trong tương lai, bạn sẽ có danh sách các tệp được sử dụng gần đây của mình tại đây.) Ở đầu trang, bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn để bắt đầu một bảng tính mới, bao gồm Trống . Nhấp vào đó:
Một cách khác để bắt đầu làm việc với Google Trang tính là thông qua Google Drive. Nó được tạo tự động sau khi bạn đăng ký tài khoản Gmail. Mở Drive của bạn, nhấp vào Mới > Google Trang tính > Bảng tính trống :
Và cuối cùng, nếu bạn mở bảng mà bạn đã làm việc trước đó, bạn có thể tạo một bảng mới bằng cách chọn Tệp > Mới > Bảng tính :
Vậy là bạn đã tạo một bảng tính mới.
Hãy đặt tên cho bảng tính. Tôi nghĩ bạn sẽ đồng ý rằng "Bảng tính không có tiêu đề" có thể dễ dàng bị mất giữa các tệp không tên khác. Để đổi tên bảng, nhấp vào tên của nó ở góc trên bên trái và nhập tên mới. Để lưu nó, hãy nhấn Enter hoặc nhấp vào một nơi khác trong bảng.
Tên mới này sẽ xuất hiện trên trang Google Trang tính chính. Mỗi khi bạn mở trang chính, bạn sẽ thấy tất cả các bảng đã lưu của mình.
Cách sử dụng Google Trang tính
Vì vậy, một bảng trống đang nhìn bạn từ màn hình.
Cách thêm dữ liệu vào bảng tính Google
Hãy điền vào đó một số dữ liệu nhé?
Giống như các bảng điện tử khác, Google Trang tính hoạt động vớihình chữ nhật được gọi là ô. Chúng được sắp xếp theo hàng được đánh dấu bằng số và cột được đánh dấu bằng chữ cái. Mỗi ô có thể nhận được một giá trị, dù là văn bản hay số.
- Chọn ô và nhập từ cần thiết . Khi có dữ liệu, dữ liệu sẽ được lưu theo một trong các cách sau:
- Nhấn Enter (con trỏ sẽ được di chuyển xuống ô bên dưới).
- Nhấn Tab (con trỏ sẽ được được di chuyển sang ô liền kề ở bên phải).
- Nhấp vào bất kỳ ô nào khác để di chuyển đến ô đó.
Theo quy tắc, các số được căn chỉnh về phía bên phải của ô trong khi văn bản ở bên trái. Mặc dù điều này có thể dễ dàng thay đổi bằng cách sử dụng công cụ Căn ngang . Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn chỉnh sửa căn chỉnh và nhấp vào biểu tượng sau trên thanh công cụ:
Chọn cách căn chỉnh dữ liệu từ danh sách thả xuống -menu xuống - sang trái, căn giữa hoặc sang phải.
- Thông tin cũng có thể được sao chép vào một ô (một dải ô) . Tôi nghĩ tất cả chúng ta đều biết cách sao chép và dán dữ liệu: chọn ô (phạm vi cần thiết), nhấn Ctrl + C , đặt con trỏ vào ô cần thiết khác (nếu bạn đã sao chép phạm vi thì đây sẽ là ô trên cùng bên trái) và nhấn Ctrl+V . Đây là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất.
- Bạn cũng có thể sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác bằng cách kéo thả . Di con trỏ qua dấu chấm màu xanh ở góc dưới cùng bên phảicủa ô, bấm vào nó, giữ và kéo theo hướng cần thiết. Nếu dữ liệu chứa số hoặc ngày, hãy nhấn Ctrl và chuỗi sẽ tiếp tục. Điều này cũng hoạt động khi ô chứa văn bản cũng như số:
Lưu ý. Nếu cố gắng sao chép ngày tháng theo cùng một cách, bạn sẽ không nhận được kết quả như vậy.
Chúng tôi đã chia sẻ một số cách giúp bạn nhập dữ liệu nhanh hơn.
- Nhưng nếu thông tin cần thiết đã có ở đó, trong các tệp khác, và bạn không muốn nhập lại thông tin đó theo cách thủ công thì sao? Dưới đây là một số phương pháp hữu ích để làm nhẹ công việc.
Cách đơn giản nhất là sao chép dữ liệu (số hoặc văn bản) từ một tệp khác và dán vào bảng mới. Đối với điều đó, hãy sử dụng cùng một tổ hợp Ctrl + C và Ctrl + V. Tuy nhiên, phương pháp này có một phần phức tạp - nếu bạn sao chép từ cửa sổ trình duyệt hoặc tệp .pdf, tất cả các bản ghi thường được dán vào một ô hoặc một cột. Nhưng khi bạn sao chép từ một bảng điện tử khác hoặc từ tệp MS Office, kết quả sẽ như mong muốn.
Điều bạn cần lưu ý là Google Trang tính không hiểu các công thức Excel, do đó, chỉ có thể đưa ra kết quả chuyển nhượng. Như một giải pháp thay thế, có một cách khác thuận tiện hơn - để nhập dữ liệu .
Các định dạng tệp phổ biến nhất để nhập từ đó là .csv (các giá trị được chia cho dấu phẩy ), .xls và .xlsx (tệp Microsoft Excel). Để nhập, hãy chuyển đến Tệp > Nhập > Tải lên .
Trong Tệp nhập cửa sổ, tab Ổ đĩa của tôi được kích hoạt theo mặc định. Bạn sẽ thấy danh sách các tệp .xlsx nếu có trên Google Drive. Điều bạn cần làm là nhấp vào tệp cần thiết và nhấn nút Chọn ở cuối cửa sổ. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đến tab Tải lên và chọn một tệp từ máy tính của mình, hoặc chỉ cần kéo trực tiếp một tệp vào trình duyệt:
Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào trang tính, tạo bảng mới với bảng đó hoặc thay thế trang tính bằng dữ liệu đã nhập.
- Như thường lệ, có một cách khác phức tạp hơn để tạo Google Trang tính từ tập tin khác trên máy của bạn.
Mở Google Drive (bạn có thể tạo một thư mục đặc biệt cho các tệp mới ở đó). Kéo tài liệu nằm trên PC của bạn vào cửa sổ trình duyệt có Google Drive đang mở. Khi tệp được tải lên, nhấp chuột phải vào tệp và chọn Mở bằng > Google Trang tính :
Tuyệt vời, bây giờ bạn đã có dữ liệu trong bảng.
Như bạn có thể đoán, bạn không cần phải lo lắng về độ an toàn của chiếc bàn nữa. Quên tổ hợp Ctrl + S. Máy chủ tự động lưu các thay đổi với mỗi ký tự được nhập. Bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với PC của mình trong khi bạn làm việc với bảng.
Xóa bảng tính Google
Nếu thường xuyên sử dụng Google Trang tính, bạn có thể nhận thấy theo thời gian rằng bạn không còn cần nhiều bảng nữa. Họ chỉ lấydung lượng trong Google Drive và dung lượng là thứ chúng tôi thường yêu cầu nhiều nhất cho tài liệu của mình.
Đó là lý do tại sao bạn nên xóa các tệp dư thừa và không sử dụng. Bằng cách nào?
- Mở bảng mà bạn đã sẵn sàng xóa và chuyển đến Tệp > Chuyển vào thùng rác :
Lưu ý. Hành động này sẽ không xóa vĩnh viễn tệp khỏi Google Drive. Tài liệu sẽ được chuyển vào thùng rác. Những người mà bạn đã cấp quyền truy cập vào tệp cũng sẽ mất nó. Nếu bạn muốn người khác làm việc với các bảng, hãy cân nhắc chỉ định chủ sở hữu tệp mới, rồi xóa tệp khỏi tài liệu của bạn.
- Bạn cũng có thể xóa bảng khỏi cửa sổ chính của Google Trang tính:
- Một tùy chọn khác là tìm tệp trên Google Drive, phải- nhấp vào biểu tượng đó và chọn biểu tượng thùng rác hoặc nhấn biểu tượng tương tự trên ngăn Google ở đầu trang:
Đừng quên dọn sạch thùng rác để xóa các tệp vĩnh viễn và giải phóng một số dung lượng trên Google Drive. Nếu bạn không dọn sạch thùng rác, các tệp có thể được khôi phục giống như cách bạn đã làm trong Windows.
Lưu ý. Chỉ chủ sở hữu của bảng có thể xóa nó. Nếu bạn cố xóa tệp thuộc sở hữu của người khác, bạn sẽ không thấy tệp đó nữa trong khi những người khác thì thấy. Đây là điểm khác biệt chính giữa bảng của bạn và bảng của người khác. Bảng của riêng bạn luôn có thể được khôi phục từ thùng rác, trong khi để truy cập vào bảng thuộc sở hữu của người khác, bạn cần xin phép làm việc với bảng đó một lần
