Hướng dẫn giải thích các đặc điểm cụ thể của hàm SUBTOTAL trong Excel và cho biết cách sử dụng công thức Tổng phụ để tóm tắt dữ liệu trong các ô hiển thị.

Trong bài viết trước, chúng ta đã thảo luận về cách tự động để chèn tổng phụ trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Tổng phụ. Hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu cách tự viết các công thức Tổng phụ và những lợi ích mà công thức này mang lại cho bạn.

Hàm Tổng phụ trong Excel - cú pháp và cách sử dụng

Microsoft định nghĩa hàm SUBTOTAL trong Excel là hàm trả về tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong ngữ cảnh này, "tổng phụ" không chỉ tính tổng các số trong một phạm vi ô xác định. Không giống như các hàm Excel khác được thiết kế để chỉ thực hiện một việc cụ thể, hàm SUBTOTAL rất linh hoạt - hàm này có thể thực hiện các phép toán số học và logic khác nhau như đếm ô, tính trung bình cộng, tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất, v.v.

Hàm SUBTOTAL khả dụng trong tất cả các phiên bản Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 trở xuống.

Cú pháp của hàm SUBTOTAL trong Excel như sau:

Ở đâu:

• Function_num - một số chỉ định sử dụng hàm nào cho tổng phụ.
• Ref1, Ref2, … - một hoặc nhiều ô hoặc phạm vi thành tổng phụ. Đối số ref đầu tiên là bắt buộc, các đối số khác (tối đa 254) là tùy chọn.

Đối số function_num có thể thuộc vềmột trong các tập hợp sau:

• 1 - 11 bỏ qua các ô đã lọc nhưng bao gồm các hàng bị ẩn theo cách thủ công.
• 101 - 111 bỏ qua tất cả các ô bị ẩn - được lọc ra và ẩn theo cách thủ công.

Thực tế, không cần phải ghi nhớ tất cả các số của hàm. Ngay khi bạn bắt đầu nhập Tổng phụcông thức trong một ô hoặc trong thanh công thức, Microsoft Excel sẽ hiển thị danh sách các số hàm khả dụng cho bạn.

Ví dụ: đây là cách bạn có thể tạo công thức Tổng phụ 9 để tính tổng các giá trị trong ô C2 đến C8:

Để thêm một số hàm vào công thức, nhấp đúp vào hàm đó, sau đó nhập dấu phẩy, chỉ định phạm vi, nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter . Công thức hoàn chỉnh sẽ có dạng như sau:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Theo cách tương tự, bạn có thể viết công thức Tổng phụ 1 để lấy giá trị trung bình, Tổng phụ 2 để đếm các ô có số, Tổng phụ 3 để đếm không trống, v.v. Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị một số công thức khác đang hoạt động:

Lưu ý. Khi bạn sử dụng công thức Tổng phụ với hàm tóm tắt như SUM hoặc AVERAGE, nó chỉ tính toán các ô có số bỏ qua khoảng trống và các ô chứa giá trị không phải là số.

Bây giờ bạn đã biết cách tạo công thức Tổng phụ trong Excel, câu hỏi chính là - tại sao một người lại muốn tìm hiểu công thức đó? Tại sao không chỉ đơn giản là sử dụng một hàm thông thường như SUM, COUNT, MAX, v.v.? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời ngay bên dưới.

3 lý do hàng đầu nên sử dụng SUBTOTAL trong Excel

So với các hàm Excel truyền thống, SUBTOTAL mang đến cho bạn những lợi thế quan trọng sau.

1 . Tính giá trị trong các hàng đã lọc

Vì hàm SUBTOTAL của Excel bỏ qua các giá trị trong các hàng đã lọc nên bạn có thể sử dụng hàm này để tạotóm tắt dữ liệu động trong đó các giá trị tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.

Ví dụ: nếu chúng tôi lọc bảng để chỉ hiển thị doanh số bán hàng cho khu vực phía Đông, công thức Tổng phụ sẽ tự động điều chỉnh để tất cả các khu vực khác bị xóa khỏi tổng số:

Lưu ý. Vì cả hai bộ số của hàm (1-11 và 101-111) đều bỏ qua các ô đã lọc nên bạn có thể sử dụng công thức Tổng phụ 9 hoặc Tổng phụ 109 trong trường hợp này.

2. Chỉ tính toán các ô hiển thị

Như bạn còn nhớ, các công thức Tổng phụ có hàm_num từ 101 đến 111 bỏ qua tất cả các ô ẩn - được lọc ra và ẩn theo cách thủ công. Vì vậy, khi bạn sử dụng tính năng Ẩn của Excel để xóa dữ liệu không liên quan khỏi chế độ xem, hãy sử dụng hàm số 101-111 để loại trừ các giá trị trong các hàng bị ẩn khỏi tổng phụ.

Ví dụ sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của tính năng này: Tổng phụ 9 so với Tổng phụ 109.

3. Bỏ qua các giá trị trong các công thức Tổng phụ lồng nhau

Nếu phạm vi được cung cấp cho công thức Tổng phụ Excel của bạn chứa bất kỳ công thức Tổng phụ nào khác, thì các tổng phụ lồng nhau đó sẽ bị bỏ qua, do đó, các số giống nhau sẽ không được tính hai lần. Thật tuyệt phải không?

Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, công thức Trung bình cộng lớn SUBTOTAL(1, C2:C10) bỏ qua kết quả của các công thức Tổng phụ trong các ô C3 và C10, như thể bạn đã sử dụng một công thức Trung bình với 2 phạm vi riêng biệt AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Sử dụng tổng phụ trong Excel - ví dụ về công thức

Khi bạnLần đầu tiên gặp SUBTOTAL, nó có vẻ phức tạp, phức tạp và thậm chí vô nghĩa. Nhưng một khi bạn bắt đầu sử dụng những chiếc đinh bằng đồng, bạn sẽ nhận ra rằng nó không khó để thành thạo. Các ví dụ sau đây sẽ cho bạn thấy một số mẹo hữu ích và ý tưởng đầy cảm hứng.

Ví dụ 1. Tổng phụ 9 so với Tổng phụ 109

Như bạn đã biết, hàm SUBTOTAL trong Excel chấp nhận 2 bộ số: 1-11 và 101-111. Cả hai bộ đều bỏ qua các hàng đã lọc, nhưng số 1-11 bao gồm các hàng bị ẩn thủ công trong khi 101-111 loại trừ chúng. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt, hãy xem xét ví dụ sau.

Để tính tổng hàng đã lọc , bạn có thể sử dụng công thức Tổng phụ 9 hoặc Tổng phụ 109 như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Nhưng nếu ẩn các mục không liên quan theo cách thủ công bằng cách sử dụng lệnh Ẩn Hàng trên tab Trang chủ > Ô nhóm > Định dạng > Ẩn & Bỏ ẩn hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào các hàng, sau đó nhấp vào Ẩn và bây giờ bạn chỉ muốn tính tổng giá trị trong các hàng hiển thị, Tổng phụ 109 là tùy chọn duy nhất:

Các số chức năng khác hoạt động theo cách tương tự. Ví dụ: để đếm các ô được lọc không trống , công thức Tổng phụ 3 hoặc Tổng phụ 103 sẽ thực hiện được. Nhưng chỉ Tổng phụ 103 mới có thể đếm chính xác các ô trống hiển thị nếu có bất kỳ hàng bị ẩn nào trong phạm vi:

Lưu ý. Hàm SUBTOTAL của Excel vớifunction_num 101-111 bỏ qua các giá trị trong hàng ẩn, nhưng không bỏ qua trong cột ẩn . Ví dụ: nếu bạn sử dụng công thức như SUBTOTAL(109, A1:E1) để tính tổng các số trong một phạm vi ngang, thì việc ẩn cột sẽ không ảnh hưởng đến tổng phụ.

Ví dụ 2. IF + SUBTOTAL để tóm tắt dữ liệu động

Nếu bạn đang tạo báo cáo tóm tắt hoặc trang tổng quan nơi bạn phải hiển thị nhiều tóm tắt dữ liệu nhưng không có đủ chỗ cho mọi thứ, thì hãy làm theo cách sau có thể là một giải pháp:

• Trong một ô, hãy tạo danh sách thả xuống chứa các tên hàm như Tổng, Tối đa, Tối thiểu, v.v.
• Trong ô tiếp theo vào danh sách thả xuống, hãy nhập công thức IF lồng nhau với các hàm Tổng phụ được nhúng tương ứng với tên hàm trong danh sách thả xuống.

Ví dụ: giả sử các giá trị cho tổng phụ nằm trong các ô C2:C16, và danh sách thả xuống trong A17 chứa các mục Tổng , Trung bình , Tối đa và Tối thiểu , công thức Tổng phụ "động" là như sau:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Và bây giờ, tùy thuộc vào chức năng mà người dùng của bạn chọn từ danh sách thả xuống, hàm Tổng phụ tương ứng sẽ tính toán các giá trị trong các hàng đã lọc:

Mẹo. Nếu đột nhiên danh sách thả xuống và ô công thức biến mất khỏi trang tính của bạn, hãy nhớ chọn chúng trong danh sách bộ lọc.

Tổng phụ trong Excel không hoạt động - các lỗi thường gặp

Nếu công thức Tổng phụ của bạn trả về lỗi, thì có khả năng là domột trong những lý do sau:

#VALUE! - đối số function_num không phải là số nguyên trong khoảng từ 1 - 11 hoặc 101 - 111; hoặc bất kỳ đối số tham chiếu nào chứa tham chiếu 3-D.

#DIV/0! - xảy ra nếu một hàm tóm tắt được chỉ định phải thực hiện phép chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình hoặc độ lệch chuẩn cho một dải ô không chứa một giá trị số duy nhất).

#NAME? - tên của hàm Tổng phụ bị sai chính tả - lỗi dễ sửa hơn :)

Mẹo. Nếu bạn chưa cảm thấy thoải mái với hàm SUBTOTAL, bạn có thể sử dụng tính năng SUBTOTAL tích hợp sẵn và tự động chèn các công thức cho bạn.

Đó là cách sử dụng các công thức SUBTOTAL trong Excel để tính toán dữ liệu trong các ô hiển thị. Để làm cho các ví dụ dễ theo dõi hơn, bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi bên dưới. Cảm ơn bạn đã đọc!

Sách bài tập thực hành

Ví dụ về công thức SUBTOTAL trong Excel (tệp .xlsx)