Hoy aprenderás los conceptos básicos de Google Sheets. Descubre cómo puedes beneficiarte del uso del servicio: añade y elimina las hojas en un abrir y cerrar de ojos y conoce las funciones y características que puedes utilizar a diario.

No es ningún secreto que la mayoría de la gente está acostumbrada a trabajar con las tablas de datos de MS Excel. Sin embargo, ahora tiene un digno competidor. Permítanos presentarle Google Sheets.

¿Qué es Google Sheets?

Muchos pensamos que Google Sheets no es más que una cómoda herramienta para visualizar las tablas que nos envían por correo electrónico. Pero, para ser sinceros, es una auténtica falacia. Este servicio puede convertirse en un auténtico sustituto de MS Excel para muchos usuarios si, por supuesto, son conscientes de todas las ventajas y opciones que ofrece Google.

Así pues, comparemos a estos dos rivales.

Pros de Google Sheets

• Google Sheets es un servicio gratuito No es necesario instalar ningún software adicional, ya que se trabaja con las tablas directamente en el navegador. Los gráficos, los filtros y las tablas dinámicas contribuyen a un análisis eficaz de los datos.
• Toda la información se almacena en Nube de Google No podemos decir lo mismo de Excel, donde la información se almacena en un ordenador a menos que la copies intencionadamente en otro.
• Compartir los documentos nunca ha sido tan fácil: basta con dar a alguien el enlace al archivo.
• Puede acceda a las tablas de Google Sheets no sólo en tu casa u oficina sino en cualquier lugar con Internet. Trabaje con la tabla del PC o navegador portátil, tableta o smartphone y no importa qué sistema operativo esté instalado en el dispositivo. Los dispositivos electrónicos, además, dan la oportunidad de gestionar las tablas incluso sin conexión a Internet .
• Es perfecto para trabajo en equipo un archivo puede ser editado por varios usuarios al mismo tiempo. Decide quién puede editar tus tablas y quién sólo puede verlas y comentar los datos. Puedes ajustar la configuración de acceso para cada usuario, así como para grupos de personas. Trabaja con tus compañeros simultáneamente y podrás ver los cambios en la tabla inmediatamente De este modo, ya no es necesario que se envíen por correo electrónico las versiones editadas de los archivos.
• Historial de versiones es muy práctico: si un error se cuela en el documento pero lo descubres tiempo después, no hace falta que pulses Ctrl + Z mil veces. El historial de los cambios muestra lo que ha ido ocurriendo con el archivo desde el mismo momento de su creación. Verás quién trabajó con la tabla y qué cambios se hicieron. Si, por alguna razón, algunos datos desaparecen, se pueden restaurar en un par declics.
• Si conoce Excel te acostumbrarás Hojas de cálculo de Google en poco tiempo ya que sus funciones son muy parecidos .

Contras de Google Sheets

• En funciona un poco más lento sobre todo si tienes una conexión a Internet lenta.
• La seguridad de los documentos depende de la seguridad de tu cuenta de Google Si pierdes la cuenta, también puedes perder los documentos.
• En la variedad de las funciones no es tan amplia como en MS Excel, pero es más que suficiente para la mayoría de los usuarios.

Funciones y características de Google Sheets

Examinemos más detenidamente las funciones y características de Google Sheets, ya que son las que más nos interesan a muchos de nosotros.

Google Sheets cuenta con 371 funciones. Aquí encontrarás una lista completa de ellas con sus descripciones, agrupadas en 15 secciones:

Sí, MS Excel tiene 100 funciones más.

Pero puede que te sorprenda cómo esta aparente escasez de Google se convierte en una ventaja. Si no has conseguido encontrar una función de Google Sheets que te resulte familiar o necesaria, no significa que tengas que renunciar al servicio de inmediato. Puedes crear tu propia función utilizando Editor de guiones :

El lenguaje de programación Google Apps Script (una versión ampliada de JavaScript para los servicios de Google) abre múltiples posibilidades: se puede escribir un escenario (script) independiente para cada tabla. Estos escenarios pueden alterar los datos, fusionar varias tablas, leer archivos y mucho más. Para ejecutar el escenario, es necesario establecer una determinada condición (hora; si la tabla está abierta; si se edita la celda) o simplemente hacer clic en el botónbotón.

Google Apps Script permite que las siguientes aplicaciones trabajen con las hojas de cálculo:

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Formularios de Google
• Sitios de Google
• Google Translate
• Calendario de Google
• Contactos de Google
• Grupos de Google
• Google Maps

Si no puedes resolver tu tarea con las funciones estándar de Hojas de cálculo de Google, puedes intentar buscar el complemento necesario. Solo tienes que abrir la Tienda con todos los complementos disponibles en el menú: Complementos> Obtener complementos...

Le recomiendo que compruebe lo siguiente:

• Herramientas eléctricas
• Eliminar duplicados

Google Sheets tiene un par de docenas de atajos de teclado para casi todas las operaciones. Puedes encontrar la lista completa de estos atajos para PC, Mac, Chromebook y Android aquí.

Creo que la combinación de todas estas funciones es suficiente para que Google Sheets satisfaga tus necesidades básicas en materia de tablas.

Si aún no estás convencido, dinos: ¿qué tareas se pueden resolver con Excel pero no con la ayuda de Google Sheets?

Cómo crear una hoja de cálculo de Google

Para empezar, necesitarás una cuenta de Gmail. Si no tienes una, nunca es tarde para crearla. Una vez que te registres, podrás utilizar el servicio. Haz clic en el botón Docs del menú de aplicaciones de Google en tu perfil y elige Hojas O simplemente sigue el enlace sheets.google.com.

Se le redirigirá al menú principal. (En el futuro, aquí tendrá una lista de los archivos que haya utilizado recientemente.) En la parte superior de la página, verá todas las opciones para iniciar una nueva hoja de cálculo, entre ellas En blanco Haz clic en él:

Otra forma de empezar a trabajar con Google Sheets es a través de Google Drive. Se crea automáticamente una vez que registras una cuenta de Gmail. Abre tu Drive, haz clic en Nuevo> Hojas de cálculo de Google> Hoja de cálculo en blanco :

Por último, si abre la tabla con la que ha trabajado anteriormente, puede crear una nueva tabla seleccionando Archivo> Nuevo> Hoja de cálculo :

Así que has creado una nueva hoja de cálculo.

Démosle un nombre. Creo que estarás de acuerdo en que "Hoja de cálculo sin título" puede perderse fácilmente entre otros archivos sin nombre. Para cambiar el nombre de la tabla, haz clic en su nombre en la esquina superior izquierda e introduce el nuevo. Para guardarlo, pulsa Intro o haz clic en otro lugar de la tabla.

Este nuevo nombre aparecerá en la página principal de Google Sheets. Cada vez que abras la página principal, verás todas tus tablas guardadas.

Cómo utilizar Google Sheets

Así, una mesa en blanco te mira desde la pantalla.

Cómo añadir datos a una hoja de cálculo de Google

Llenémoslo de datos, ¿vale?

Al igual que otras tablas electrónicas, las Hojas de cálculo de Google funcionan con rectángulos que se conocen como celdas. Se disponen en filas marcadas con números y columnas marcadas con letras. Cada celda puede obtener un valor, ya sea textual o numérico.

1. Seleccione la celda e introduzca la palabra necesaria Cuando los datos están ahí, deben guardarse de una de las siguientes maneras:
   • Pulse Intro (el cursor se desplazará a la celda inferior).
   • Pulse Tabulador (el cursor se desplazará a la celda adyacente de la derecha).
   • Haga clic en cualquier otra celda para desplazarse a ella.

   Por regla general, los números se alinean a la derecha de la celda, mientras que el texto lo hace a la izquierda. Aunque esto puede cambiarse fácilmente utilizando la función Alineación horizontal Seleccione la celda o el rango de celdas donde desea editar la alineación y haga clic en el siguiente icono de la barra de herramientas:

   

   Elija la forma de alinear los datos en el menú desplegable: a la izquierda, centrada o a la derecha.

2. La información también puede copiarse en una celda (un rango de celdas) Creo que todos sabemos cómo copiar y pegar los datos: seleccione la celda (el rango necesario), pulse Ctrl + C , coloque el cursor en la otra celda necesaria (si ha copiado el rango, será la celda superior izquierda) y pulse Ctrl+V. Esta es la forma más rápida y sencilla.
3. También puede copiar los datos de una celda a otra arrastrando y soltando Sitúe el cursor sobre el punto azul de la esquina inferior derecha de la celda, haga clic en él, manténgalo pulsado y arrástrelo en la dirección necesaria. Si los datos contienen números o fechas, pulse Ctrl y la serie continuará. Esto también funciona cuando la celda contiene texto además de números:

   

   Nota. Si intentas copiar las fechas de la misma manera, no obtendrás el mismo resultado.

   Hemos compartido algunas formas de ayudarle a introducir los datos más rápidamente.

4. Pero, ¿y si la información necesaria ya está ahí, en otros archivos, y no quieres volver a introducirla manualmente? Aquí tienes algunos métodos útiles para aligerar el trabajo.

   La forma más sencilla es copiar los datos (números o texto) de otro archivo y pegarlos en la nueva tabla. Para ello, utilice la misma combinación Ctrl + C y Ctrl + V.Sin embargo, este método tiene una parte complicada: si copia desde la ventana del navegador o desde el archivo .pdf, todos los registros suelen pegarse en una celda o en una columna. Pero cuando copia desde otra tabla electrónica o desde el archivo de MS Office, el resultadosegún sea necesario.

   Lo que debe tener en cuenta es que Google Sheets no entiende las fórmulas de Excel, por lo que sólo se puede transferir el resultado. Como solución alternativa, hay otra forma más conveniente - para importar los datos .

   Los formatos de archivo más comunes para importar son .csv (los valores divididos por comas), .xls y .xlsx (archivos de Microsoft Excel). Para importar, vaya a Archivo> Importar> Cargar .

   En el Importar fichero ventana, Mi unidad está activa por defecto. Verá la lista de archivos .xlsx si hay alguno en Google Drive. Lo que tiene que hacer es hacer clic en el archivo necesario y pulsar el botón Seleccione en la parte inferior de la ventana. Pero puede ir al botón Cargar y selecciona un archivo de tu ordenador, o simplemente arrastre uno directamente al navegador:

   

   Puede importar los datos directamente a la hoja, crear una nueva tabla con ellos o sustituir la hoja de cálculo por los datos importados.

5. Como siempre, existe otra forma más complicada de crear Hojas de cálculo de Google a partir de otro archivo de tu equipo.

   Abre Google Drive (puedes crear allí una carpeta especial para los nuevos archivos). Arrastra el documento que se encuentra en tu PC a la ventana del navegador con Google Drive abierto. Cuando se cargue el archivo, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Abrir con> Hojas de cálculo de Google :

   

Voilà, ya tienes los datos en la tabla.

Como habrás adivinado, ya no tienes que preocuparte por la seguridad de la tabla. Olvídate de la combinación Ctrl + S. El servidor guarda los cambios automáticamente con cada carácter introducido. No perderás ni una palabra si algo le ocurre a tu PC mientras trabajas con la tabla.

Eliminar la hoja de cálculo de Google

Si utilizas Google Sheets de forma habitual, con el tiempo te darás cuenta de que ya no necesitas muchas de las tablas. Sólo ocupan espacio en Google Drive y espacio es lo que más solemos necesitar para nuestros documentos.

Por eso es mejor que borres los archivos redundantes y que no utilices. ¿Cómo?

1. Abra la tabla que desea eliminar y vaya a Archivo> Mover a la papelera :

   

   Nota. Esta acción no eliminará el archivo de Google Drive de forma permanente. El documento se moverá a la papelera. Las personas a las que hayas dado acceso al archivo también lo perderán. Si quieres que otras personas trabajen con las tablas, considera la posibilidad de designar un nuevo propietario del archivo y, a continuación, elimínalo de tus documentos.

2. La tabla también se puede eliminar desde la ventana principal de Google Sheets:

   

3. Otra opción es buscar el archivo en Google Drive, hacer clic con el botón derecho y seleccionar el icono de la papelera o pulsar el mismo icono en el panel de Google en la parte superior de la página:

   

No olvides vaciar la papelera para eliminar los archivos de forma permanente y liberar algo de espacio en Google Drive. Si no vacías la papelera, los archivos se pueden restaurar de la misma forma que probablemente hayas hecho en Windows.

Nota. Sólo el propietario de la tabla puede borrarla. Si intentas borrar la tabla propiedad de otros, dejarás de verla, mientras que los demás sí. Ésta es la principal diferencia entre tus propias tablas y las de los demás. Tu propia tabla siempre se puede restaurar desde la papelera, mientras que para acceder a la tabla propiedad de otros tendrás que volver a pedir permiso para trabajar con ella.

Ten en cuenta que la página principal de Google Sheets permite filtrar los archivos según sus propietarios:

• Propiedad de cualquiera - verás los ficheros que te pertenecen, así como aquellos a los que se te ha dado acceso. Además, la lista contiene todos los cuadros que se han visto desde los enlaces.
• De mi propiedad - verás sólo las mesas que posees.
• No es de mi propiedad - la lista contendrá las tablas que son propiedad de otros. No podrás borrarlas, pero podrás verlas y editarlas.

Esto es todo por hoy, chicos y chicas. ¡Espero que esta información os haya resultado útil!

La próxima vez te contaré más cosas sobre cómo compartir, mover y proteger tus hojas de cálculo y los datos. ¡Estate atento!