Oggi imparerete le basi di Google Sheets e scoprirete come potete trarre vantaggio dall'utilizzo del servizio: aggiungete e cancellate i fogli in un batter d'occhio e imparate a conoscere le funzioni e le caratteristiche che potete utilizzare quotidianamente.

Non è un segreto che la maggior parte delle persone sia abituata a lavorare con le tabelle di dati di MS Excel. Tuttavia, ora ha un degno concorrente. Permetteteci di presentarvi Google Sheets.

Che cos'è Google Sheets

Molti di noi pensano che Google Fogli sia solo un comodo strumento per visualizzare le tabelle inviate via e-mail, ma ad essere onesti è una vera e propria falsità. Questo servizio può diventare un vero e proprio sostituto di MS Excel per molti utenti se, ovviamente, sono consapevoli di tutti i vantaggi e le opzioni che Google offre.

Mettiamo quindi a confronto questi due rivali.

I professionisti di Google Sheets

• Google Fogli è un servizio gratuito Non è necessario installare alcun software aggiuntivo, poiché si lavora con le tabelle direttamente nel browser. Grafici, filtri e tabelle pivot contribuiscono a un'analisi efficace dei dati.
• Tutte le informazioni sono memorizzate su Google Cloud Non si può dire lo stesso di Excel, dove le informazioni sono memorizzate su un computer a meno che non le si copi intenzionalmente da un'altra parte.
• Condividere i documenti non è mai stato così facile: basta dare a qualcuno il link al file.
• È possibile accesso le tabelle di Google Sheets non solo a casa o in ufficio, ma anche in un altro luogo. in qualsiasi luogo con Internet. Lavorare con la tabella del PC o un browser portatile, un tablet o uno smartphone I dispositivi elettronici, inoltre, danno l'opportunità di gestire le tabelle anche senza connessione a Internet .
• È perfetto per lavoro di squadra Un file può essere modificato da più utenti contemporaneamente. Decidete chi può modificare le vostre tabelle e chi può solo visualizzarle e commentare i dati. Potete regolare le impostazioni di accesso per ogni utente e per gruppi di persone. Lavorate con i colleghi simultaneamente e vedere le modifiche nella tabella immediatamente In questo modo non è più necessario inviarsi reciprocamente via e-mail le versioni modificate dei file.
• Storia della versione è molto comodo: se un errore si insinua nel documento ma lo si scopre qualche tempo dopo, non c'è bisogno di premere mille volte Ctrl + Z. La cronologia delle modifiche mostra cosa è successo al file dal momento stesso della sua creazione. Si vedrà chi ha lavorato con la tabella e quali modifiche sono state apportate. Se, per qualche motivo, alcuni dati scompaiono, possono essere ripristinati in un paio diclic.
• Se conoscete Excel in tutto e per tutto vi abituerete a Fogli di Google in poco tempo poiché le loro funzioni sono molto simili .

Contro di Google Sheets

• Esso funziona un po' più lentamente soprattutto se si dispone di una connessione Internet lenta.
• La sicurezza dei documenti dipende dalla sicurezza del vostro account Google Se perdete il conto, potreste perdere anche i documenti.
• Il la varietà delle funzioni non è così ampia come in MS Excel, ma è più che sufficiente per la maggior parte degli utenti.

Funzioni e caratteristiche di Google Sheets

Esaminiamo più da vicino le funzioni e le caratteristiche di Google Sheets, poiché sono quelle che interessano di più a molti di noi.

Google Fogli conta 371 funzioni, di cui trovate un elenco completo con le relative descrizioni, raggruppate in 15 sezioni:

Sì, MS Excel ha 100 funzioni in più.

Ma potreste essere sorpresi di come questa apparente carenza di Google si trasformi in un vantaggio. Se non siete riusciti a trovare una funzione di Google Sheets familiare o necessaria, non significa che dobbiate abbandonare subito il servizio. Potete creare la vostra funzione usando Editor di script :

Il linguaggio di programmazione Google Apps Script (una versione estesa di JavaScript per i servizi di Google) apre molteplici possibilità: è possibile scrivere uno scenario (script) separato per ogni tabella. Questi scenari possono modificare i dati, unire varie tabelle, leggere file e molto altro ancora. Per eseguire lo scenario, è necessario impostare una determinata condizione (ora; se la tabella è aperta; se la cella è modificata) o semplicemente fare clic sul pulsantepulsante.

Google Apps Script consente alle seguenti applicazioni di lavorare con i fogli:

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Moduli di Google
• Siti Google
• Google Translate
• Calendario di Google
• Contatti Google
• Gruppi Google
• Google Maps

Se non riuscite a risolvere il vostro compito con le funzioni standard di Google Fogli, potete provare a cercare il componente aggiuntivo necessario. Basta aprire lo Store con tutti i componenti aggiuntivi disponibili dal menu: Componenti aggiuntivi> Ottieni componenti aggiuntivi...

Vi consiglio di controllare quanto segue:

• Utensili elettrici
• Rimuovere i duplicati

Google Fogli ha un paio di decine di scorciatoie da tastiera per quasi tutte le operazioni. Potete trovare l'elenco completo di queste scorciatoie per PC, Mac, Chromebook e Android qui.

Credo che la combinazione di tutte queste funzioni sia sufficiente a far sì che Google Sheets soddisfi le vostre esigenze di base in fatto di tabelle.

Se non siete ancora convinti, diteci: quali compiti possono essere risolti con Excel ma non con l'aiuto di Google Sheets?

Come creare un foglio di calcolo Google

Per cominciare, è necessario disporre di un account Gmail. Se non ne avete uno, non è mai troppo tardi per crearlo. Una volta effettuata la registrazione, sarete in grado di utilizzare il servizio. Fate clic sul pulsante Documenti dal menu delle applicazioni di Google nel proprio profilo e scegliere Lenzuola Oppure seguite semplicemente il link sheets.google.com.

Verrete reindirizzati al menu principale (in futuro, qui avrete un elenco dei file utilizzati di recente). Nella parte superiore della pagina, vedrete tutte le opzioni per iniziare un nuovo foglio di calcolo, tra cui Vuoto . Fare clic su di esso:

Un altro modo per iniziare a lavorare con Google Fogli è tramite Google Drive, che viene creato automaticamente una volta registrato un account Gmail. Aprire il proprio Drive, fare clic su Nuovo> Fogli Google> Foglio di calcolo vuoto :

Infine, se si apre la tabella con cui si è lavorato in precedenza, è possibile creare una nuova tabella scegliendo File> Nuovo> Foglio elettronico :

Quindi, avete creato un nuovo foglio di calcolo.

Diamo un nome alla tabella. Penso che converrete che "Foglio di calcolo senza titolo" può essere facilmente perso tra altri file senza nome. Per rinominare la tabella, fate clic sul suo nome nell'angolo in alto a sinistra e inserite il nuovo nome. Per salvarlo, premete Invio o fate clic in un altro punto della tabella.

Questo nuovo nome apparirà nella pagina principale di Google Sheets. Ogni volta che si aprirà la pagina principale si vedranno tutte le tabelle salvate.

Come utilizzare i Fogli Google

Quindi, una tabella vuota vi guarda dallo schermo.

Come aggiungere dati al foglio di calcolo di Google

Riempiamolo con alcuni dati, che ne dite?

Come le altre tabelle elettroniche, Google Sheets lavora con rettangoli noti come celle, disposti in righe contrassegnate da numeri e colonne da lettere. Ogni cella può contenere un valore, testuale o numerico.

1. Selezionare la cella e inserire la parola necessaria Quando i dati sono disponibili, devono essere salvati in uno dei seguenti modi:
   • Premere Invio (il cursore si sposta nella cella sottostante).
   • Premere Tab (il cursore si sposta nella cella adiacente a destra).
   • Fare clic su qualsiasi altra cella per spostarsi su di essa.

   Di norma, i numeri sono allineati a destra della cella, mentre il testo è allineato a sinistra. Anche se questo può essere facilmente modificato utilizzando l'opzione Allineamento orizzontale Selezionare la cella o l'intervallo di celle in cui si desidera modificare l'allineamento e fare clic sull'icona seguente nella barra degli strumenti:

   

   Scegliere il modo in cui allineare i dati dal menu a discesa: a sinistra, al centro o a destra.

2. Le informazioni possono anche essere copiate in una cella (un intervallo di celle) Tutti sappiamo come copiare e incollare i dati: selezionare la cella (l'intervallo necessario), premere Ctrl + C , posizionare il cursore nell'altra cella necessaria (se si è copiato l'intervallo, questa sarà la cella in alto a sinistra) e premere Ctrl + V. Questo è il modo più semplice e veloce.
3. È anche possibile copiare i dati da una cella all'altra trascinando Passare il cursore sul punto blu nell'angolo inferiore destro della cella, fare clic, tenere premuto e trascinare nella direzione desiderata. Se i dati contengono numeri o date, premere Ctrl e la serie continuerà. Questa operazione funziona anche quando la cella contiene testo e numeri:

   

   Nota: se si cerca di copiare le date nello stesso modo, non si otterrà lo stesso risultato.

   Abbiamo condiviso alcuni modi per aiutarvi a inserire i dati più velocemente.

4. Ma se le informazioni necessarie sono già presenti in altri file e non si vuole inserirle di nuovo manualmente, ecco alcuni metodi utili per alleggerire il lavoro.

   Il modo più semplice è quello di copiare i dati (numeri o testo) da un altro file e incollarli nella nuova tabella, utilizzando la stessa combinazione Ctrl + C e Ctrl + V. Tuttavia, questo metodo presenta un aspetto complicato: se si copia dalla finestra del browser o da un file .pdf, tutti i record vengono spesso incollati in una cella o in una colonna. Quando invece si copia da un'altra tabella elettronica o da un file MS Office, il risultato èè come necessario.

   Occorre tenere presente che Google Fogli non comprende le formule di Excel, quindi è possibile trasferire solo il risultato. Come soluzione alternativa, esiste un altro modo più comodo: quello di importare i dati .

   I formati di file più comuni da cui importare sono .csv (i valori divisi da una virgola), .xls e .xlsx (file di Microsoft Excel). Per importare, andare su File> Importazione> Caricamento .

   Nel Importazione del file finestra, La mia unità La scheda è attiva per impostazione predefinita. Verrà visualizzato l'elenco dei file .xlsx, se presenti in Google Drive. È necessario fare clic sul file desiderato e premere il tasto Selezionare nella parte inferiore della finestra, ma è possibile andare alla sezione Caricare e selezionare un file dal computer, o semplicemente trascinarne uno direttamente nel browser:

   Guarda anche: Come rimuovere un testo o un carattere da una cella in Excel

   

   È possibile importare i dati direttamente nel foglio, creare una nuova tabella con essi o sostituire il foglio di lavoro con i dati importati.

5. Come sempre, esiste un altro modo, più complicato, per creare Google Sheets da un altro file sul computer.

   Aprire Google Drive (è possibile creare una cartella speciale per i nuovi file). Trascinare il documento presente sul PC nella finestra del browser con Google Drive aperto. Quando il file viene caricato, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Aprire con> Google Sheets :

   

Voilà, ora i dati sono nella tabella.

Come avrete intuito, non dovrete più preoccuparvi della sicurezza della tabella. Dimenticate la combinazione Ctrl + S. Il server salva automaticamente le modifiche a ogni singolo carattere inserito. Non perderete nemmeno una parola se succede qualcosa al vostro PC mentre lavorate con la tabella.

Rimuovere il foglio di calcolo di Google

Se utilizzate regolarmente i Fogli Google, col tempo potreste notare che molte tabelle non vi servono più: occupano solo spazio in Google Drive e lo spazio è ciò che spesso ci serve di più per i nostri documenti.

Per questo motivo è meglio eliminare i file ridondanti e inutilizzati. Come?

1. Aprite la tabella che volete eliminare e andate su File> Sposta nel cestino :

   

   Nota: questa azione non eliminerà definitivamente il file da Google Drive. Il documento verrà spostato nel cestino. Anche le persone a cui avete dato accesso al file lo perderanno. Se volete che altri lavorino con le tabelle, prendete in considerazione la possibilità di nominare un nuovo proprietario del file e quindi di eliminarlo dai vostri documenti.

   Guarda anche: Excel se formula di corrispondenza: verifica se due o più celle sono uguali
2. La tabella può essere eliminata anche dalla finestra principale di Google Fogli:

   

3. Un'altra opzione è quella di trovare il file su Google Drive, fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare l'icona del cestino o premere la stessa icona sul riquadro di Google nella parte superiore della pagina:

   

Non dimenticate di svuotare il cestino per eliminare definitivamente i file e liberare spazio su Google Drive. Se non svuotate il cestino, i file possono essere ripristinati come avete fatto molto probabilmente in Windows.

Nota: solo il proprietario della tabella può eliminarla. Se si tenta di eliminare un file di proprietà di altri, non lo si vedrà più, mentre gli altri lo vedranno. Questa è la differenza principale tra le proprie tabelle e quelle degli altri. Le proprie tabelle possono sempre essere ripristinate dal cestino, mentre per accedere alle tabelle di proprietà di altri è necessario chiedere nuovamente il permesso di lavorarci.

Tenete presente che la pagina principale di Google Sheets consente di filtrare i file in base al loro proprietario:

• Di proprietà di chiunque - si vedranno i file di cui si è proprietari e quelli a cui si è dato accesso. Inoltre, l'elenco contiene tutte le tabelle che sono state visualizzate dai link.
• Di mia proprietà - si vedranno solo le tabelle di cui si è proprietari.
• Non di mia proprietà - l'elenco conterrà le tabelle di proprietà di altri. Non sarà possibile eliminarle, ma sarà possibile visualizzarle e modificarle.

Per oggi è tutto, ragazzi e ragazze. Spero che queste informazioni vi siano state utili!

La prossima volta vi spiegherò meglio come condividere, spostare e proteggere i fogli di lavoro e i dati. Restate sintonizzati!