آج آپ گوگل شیٹس کی بنیادی باتیں سیکھیں گے۔ دیکھیں کہ آپ سروس کے استعمال سے کیسے فائدہ اٹھا سکتے ہیں: پلک جھپکتے ہی شیٹس کو شامل اور حذف کریں اور جانیں کہ آپ روزانہ کی بنیاد پر کن فنکشنز اور خصوصیات کو استعمال کر سکتے ہیں۔

یہ کوئی راز نہیں ہے۔ کہ زیادہ تر لوگ MS Excel میں ڈیٹا ٹیبل کے ساتھ کام کرنے کے عادی ہیں۔ تاہم، اب اس کا ایک قابل حریف ہے۔ ہمیں آپ کو Google Sheets سے متعارف کرانے کی اجازت دیں۔

Google Sheets کیا ہے

ہم میں سے بہت سے لوگوں کا خیال ہے کہ Google Sheets بھیجے گئے ٹیبلز کو دیکھنے کے لیے صرف ایک آسان ٹول ہے۔ ای میل کے ذریعے. لیکن سچ پوچھیں تو یہ سراسر غلط فہمی ہے۔ یہ سروس بہت سے صارفین کے لیے ایک حقیقی MS Excel متبادل بن سکتی ہے اگر، یقیناً، وہ گوگل کے پیش کردہ تمام فوائد اور اختیارات سے واقف ہیں۔

تو، آئیے ان دونوں حریفوں کا موازنہ کریں۔

Google Sheets Pros

• Google Sheets ایک مفت سروس ہے۔ آپ کو کوئی اضافی سافٹ ویئر انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ آپ اپنے براؤزر میں ٹیبل کے ساتھ کام کرتے ہیں۔ چارٹس، فلٹرز اور پیوٹ ٹیبلز ڈیٹا کے مؤثر تجزیہ میں حصہ ڈالتے ہیں۔
• تمام معلومات گوگل کلاؤڈ پر محفوظ ہیں، یعنی اگر آپ کی مشین مر جاتی ہے تو معلومات برقرار رہے گی۔ ہم واقعی ایکسل کے بارے میں ایسا نہیں کہہ سکتے جہاں معلومات ایک کمپیوٹر پر محفوظ کی جاتی ہے جب تک کہ آپ اسے جان بوجھ کر کہیں اور کاپی نہ کریں۔
• دستاویزات کا اشتراک کرنا کبھی بھی اتنا آسان نہیں تھا - بس کسی کو دیں کا لنکدوبارہ 0 آپ کو وہ فائلیں نظر آئیں گی جو آپ کے مالک ہیں اور ساتھ ہی ان فائلوں کو بھی دیکھیں گے جن تک آپ کو رسائی دی گئی تھی۔ نیز، فہرست میں وہ تمام ٹیبلز شامل ہیں جو لنکس سے دیکھے گئے تھے۔
• میری ملکیت ہے - آپ کو صرف وہی ٹیبل نظر آئیں گے جو آپ کے پاس ہیں۔
• میری ملکیت نہیں ہے - فہرست میں وہ میزیں ہوں گی جو دوسروں کی ملکیت ہیں۔ آپ انہیں حذف نہیں کر سکیں گے، لیکن آپ انہیں دیکھ اور ان میں ترمیم کر سکیں گے۔

آج کے لیے لڑکوں اور لڑکیوں کے لیے یہی ہے۔ مجھے امید ہے کہ آپ کو یہ معلومات کارآمد لگی!

اگلی بار میں آپ کو آپ کی ورک شیٹس اور ڈیٹا کو شیئر کرنے، منتقل کرنے اور محفوظ کرنے کے بارے میں مزید بتاؤں گا۔ دیکھتے رہیں!

Google Sheets Cons

• یہ تھوڑا آہستہ کام کرتا ہے ، خاص طور پر اگر آپ سست انٹرنیٹ کنیکشن ہے۔
• دستاویزات کی حفاظت آپ کے Google اکاؤنٹ کی حفاظت پر منحصر ہے ۔ اکاؤنٹ کھو دیں اور آپ دستاویزات بھی کھو سکتے ہیں۔
• فنکشنز کی مختلف قسمیں اتنی وسیع نہیں ہیں جتنی MS Excel میں ہیں لیکن یہ صارفین کی اکثریت کے لیے کافی ہے۔

گوگل شیٹس کے فنکشنز اور فیچرز کا

آئیے گوگل شیٹس کے فنکشنز اور فیچرز کا مزید باریک بینی سے جائزہ لیں کیونکہ یہ وہ ہیں جو ہم میں سے بہت سے لوگوں کی دلچسپی رکھتے ہیں۔

گوگل شیٹس نمبرز 371 افعال! یہاں آپ کو ان کی تفصیل کے ساتھ ان کی مکمل فہرست مل سکتی ہے۔ ان کو 15 حصوں میں گروپ کیا گیا ہے:

جی ہاں، MS Excel میں مزید 100 فنکشنز ہیں۔

لیکن آپ حیران ہوں گے کہ گوگل میں یہ واضح کمی کیسے بدل جاتی ہے۔ ایک فائدہ میں. اگر آپ نے ایک مانوس یا ضروری Google Sheets فنکشن تلاش کرنے کا انتظام نہیں کیا، تو اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ کو فوراً سروس ترک کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ اسکرپٹ ایڈیٹر :

گوگل ایپس اسکرپٹ پروگرامنگ لینگویج (گوگل سروسز کے لیے ایک توسیعی جاوا اسکرپٹ ورژن) کا استعمال کرتے ہوئے اپنا فنکشن بنا سکتے ہیں: آپ ہر ٹیبل کے لیے الگ منظرنامہ (اسکرپٹ) لکھ سکتے ہیں۔ یہ منظرنامے ڈیٹا کو تبدیل کر سکتے ہیں، مختلف ٹیبلز کو ضم کر سکتے ہیں، فائلیں پڑھ سکتے ہیں اور بہت کچھ۔ منظر نامے کو چلانے کے لیے،آپ کو ایک خاص شرط مقرر کرنے کی ضرورت ہے (وقت؛ اگر ٹیبل کھلا ہے؛ اگر سیل میں ترمیم کی گئی ہے) یا صرف بٹن پر کلک کریں۔

Google Apps Script درج ذیل ایپس کو شیٹس کے ساتھ کام کرنے کی اجازت دیتا ہے:

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Google Forms
• Google Sites
• Google Translate
• Google Calendar
• Google Contacts
• Google Groups
• Google Maps

اگر آپ اپنے کام کو معیاری خصوصیات کے ساتھ حل نہیں کرسکتے ہیں Google Sheets کے، آپ ضروری ایڈ آن تلاش کرنے کی کوشش کر سکتے ہیں۔ بس مینو سے دستیاب تمام ایڈ آنز کے ساتھ اسٹور کھولیں: ایڈ آنز > ایڈ آن حاصل کریں...

میں آپ کو مندرجہ ذیل چیک کرنے کا مشورہ دوں گا:

• پاور ٹولز
• ڈپلیکیٹس کو ہٹائیں

گوگل شیٹس میں تقریباً ہر آپریشن کے لیے درجنوں کی بورڈ شارٹ کٹس ہیں۔ آپ پی سی، میک، کروم بک اور اینڈرائیڈ کے لیے ان شارٹ کٹس کی مکمل فہرست یہاں حاصل کر سکتے ہیں۔

مجھے یقین ہے کہ ان تمام خصوصیات کا مجموعہ گوگل شیٹس کے لیے آپ کی بنیادی ٹیبل ضروریات کو پورا کرنے کے لیے کافی ہے۔

اگر آپ کو اب بھی یقین نہیں آرہا ہے تو براہ کرم ہمیں بتائیں: گوگل شیٹس کی مدد سے نہیں بلکہ ایکسل میں کون سے کام حل کیے جاسکتے ہیں؟

گوگل اسپریڈشیٹ کیسے بنائیں

شروع کرنے والوں کے لیے، آپ کو جی میل اکاؤنٹ کی ضرورت ہوگی۔ اگر آپ کے پاس نہیں ہے تو - اسے بنانے میں کبھی دیر نہیں لگتی۔ ایک بار رجسٹر ہونے کے بعد، آپ اس سروس کو استعمال کرنے کے قابل ہو جائیں گے۔ گوگل ایپس مینو سے دستاویزات اختیار پر کلک کریں۔اپنا پروفائل اور Sheets کو منتخب کریں۔ یا صرف sheets.google.com کے لنک پر عمل کریں۔

آپ کو مین مینو پر بھیج دیا جائے گا۔ (مستقبل میں، آپ کے پاس اپنی حال ہی میں استعمال کی گئی فائلوں کی فہرست یہاں موجود ہوگی۔) صفحہ کے اوپری حصے میں، آپ کو نئی اسپریڈشیٹ شروع کرنے کے تمام اختیارات نظر آئیں گے، بشمول خالی ۔ اس پر کلک کریں:

گوگل شیٹس کے ساتھ کام شروع کرنے کا ایک اور طریقہ گوگل ڈرائیو کے ذریعے ہے۔ جی میل اکاؤنٹ رجسٹر کرنے کے بعد یہ خود بخود بن جاتا ہے۔ اپنی ڈرائیو کھولیں، نیا > پر کلک کریں Google Sheets > خالی اسپریڈشیٹ :

اور آخر میں، اگر آپ اس ٹیبل کو کھولتے ہیں جس کے ساتھ آپ پہلے کام کرتے تھے، تو آپ فائل > کو منتخب کرکے ایک نیا ٹیبل بنا سکتے ہیں۔ نیا > اسپریڈشیٹ :

لہذا، آپ نے ایک نئی اسپریڈشیٹ بنائی ہے۔

آئیے اسے ایک نام دیں۔ میرا خیال ہے کہ آپ اس بات سے اتفاق کریں گے کہ "بلا عنوان اسپریڈشیٹ" دوسری بے نام فائلوں میں آسانی سے ضائع ہو سکتی ہے۔ ٹیبل کا نام تبدیل کرنے کے لیے، اوپری بائیں کونے میں اس کے نام پر کلک کریں اور نیا درج کریں۔ اسے محفوظ کرنے کے لیے، Enter دبائیں یا ٹیبل میں کسی اور جگہ پر کلک کریں۔

یہ نیا نام گوگل شیٹس کے مرکزی صفحہ پر ظاہر ہوگا۔ ہر بار جب آپ مرکزی صفحہ کھولیں گے تو آپ کو اپنی محفوظ کردہ تمام میزیں نظر آئیں گی۔

Google Sheets کا استعمال کیسے کریں

لہذا، ایک خالی میز اسکرین سے آپ کو دیکھ رہی ہے۔

گوگل اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا کیسے شامل کریں

آئیے اسے کچھ ڈیٹا سے بھریں، کیا ہم؟

دیگر الیکٹرانک ٹیبلز کی طرح، گوگل شیٹس اس کے ساتھ کام کرتی ہے۔مستطیل جو خلیات کے طور پر جانا جاتا ہے. وہ نمبروں کے ساتھ نشان زدہ قطاروں اور حروف سے نشان زد کالموں میں ترتیب دیے گئے ہیں۔ ہر سیل ایک قدر حاصل کر سکتا ہے، چاہے متنی ہو یا عددی۔

1. سیل کو منتخب کریں اور مطلوبہ لفظ درج کریں ۔ جب ڈیٹا موجود ہو تو اسے مندرجہ ذیل طریقوں میں سے کسی ایک طریقے سے محفوظ کیا جانا چاہیے:
   • انٹر دبائیں (کرسر نیچے سیل میں منتقل ہو جائے گا)۔
   • ٹیب دبائیں (کرسر ہوگا دائیں جانب ملحقہ سیل میں منتقل ہو گیا)۔
   • کسی دوسرے سیل پر جانے کے لیے اس پر کلک کریں۔

   ایک اصول کے طور پر، نمبرز سیل کے دائیں جانب منسلک ہوتے ہیں جبکہ متن بائیں طرف ہے۔ اگرچہ اسے Horizontal align ٹول کا استعمال کرکے آسانی سے تبدیل کیا جاسکتا ہے۔ سیل یا سیل کی رینج کو منتخب کریں جہاں آپ سیدھ میں ترمیم کرنا چاہتے ہیں اور ٹول بار پر درج ذیل آئیکون پر کلک کریں:

   

   ڈراپ سے ڈیٹا کو سیدھ میں کرنے کا طریقہ منتخب کریں۔ -ڈاؤن مینو - بائیں طرف، اسے بیچ میں یا دائیں طرف۔

2. معلومات کو سیل (خلیوں کی ایک حد) میں بھی کاپی کیا جا سکتا ہے ۔ میرے خیال میں ہم سب جانتے ہیں کہ ڈیٹا کو کاپی اور پیسٹ کیسے کرنا ہے: سیل کو منتخب کریں (ضروری رینج)، دبائیں Ctrl + C، دوسرے مطلوبہ سیل میں کرسر ڈالیں (اگر آپ رینج کاپی کرتے ہیں تو یہ اوپری بائیں سیل ہوگا) اور دبائیں Ctrl+V۔ یہ سب سے تیز اور آسان ترین طریقہ ہے۔
3. آپ ڈیٹا کو ایک سیل سے دوسرے سیل میں گھسیٹ کر کاپی بھی کرسکتے ہیں۔ نیچے دائیں کونے میں نیلے نقطے پر کرسر کو ہوور کریں۔سیل کے، اس پر کلک کریں، تھامیں اور مطلوبہ سمت میں گھسیٹیں۔ اگر ڈیٹا میں نمبرز یا تاریخیں ہوں تو Ctrl دبائیں اور سلسلہ جاری رہے گا۔ یہ تب بھی کام کرتا ہے جب سیل میں متن کے ساتھ ساتھ نمبر بھی ہوں:

   

   نوٹ۔ اگر آپ اسی طرح تاریخوں کو کاپی کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو آپ کو وہی نتیجہ نہیں ملے گا۔

   ہم نے آپ کو ڈیٹا کو تیزی سے داخل کرنے میں مدد کرنے کے لیے کچھ طریقے شیئر کیے ہیں۔

4. لیکن کیا ہوگا اگر ضروری معلومات پہلے سے موجود ہے، دوسری فائلوں میں، اور آپ اسے دوبارہ دستی طور پر داخل نہیں کرنا چاہتے؟ کام کو ہلکا کرنے کے لیے کچھ مفید طریقے یہ ہیں۔

   سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ کسی دوسری فائل سے ڈیٹا (نمبر یا ٹیکسٹ) کاپی کریں اور اسے نئے ٹیبل میں چسپاں کریں۔ اس کے لیے، ایک ہی Ctrl + C اور Ctrl + V کا امتزاج استعمال کریں۔ تاہم، اس طریقہ کار میں ایک مشکل حصہ ہے - اگر آپ براؤزر ونڈو یا .pdf فائل سے کاپی کرتے ہیں، تو تمام ریکارڈ اکثر ایک سیل یا ایک کالم میں چسپاں ہوتے ہیں۔ لیکن جب آپ کسی دوسرے الیکٹرانک ٹیبل یا MS Office فائل سے کاپی کرتے ہیں، تو نتیجہ ضرورت کے مطابق آتا ہے۔

   آپ کو جس چیز سے آگاہ ہونا چاہیے وہ یہ ہے کہ گوگل شیٹس ایکسل فارمولوں کو نہیں سمجھتی، اس طرح صرف نتیجہ نکل سکتا ہے۔ منتقل ایک کام کے طور پر، ایک اور آسان طریقہ ہے - ڈیٹا درآمد کرنے کے لیے ۔

   درآمد کرنے کے لیے سب سے عام فائل فارمیٹس ہیں .csv (کوما سے تقسیم کردہ اقدار )، .xls اور .xlsx (Microsoft Excel فائلیں)۔ درآمد کرنے کے لیے، فائل > درآمد کریں > اپ لوڈ کریں ۔

   درآمد فائل میںونڈو، میری ڈرائیو ٹیب بطور ڈیفالٹ فعال ہے۔ آپ کو .xlsx فائلوں کی فہرست نظر آئے گی اگر کوئی گوگل ڈرائیو پر موجود ہیں۔ آپ کو مطلوبہ فائل پر کلک کرنے اور ونڈو کے نیچے منتخب کریں بٹن کو دبانے کی ضرورت ہے۔ لیکن آپ اپ لوڈ ٹیب پر جاسکتے ہیں اور اپنے کمپیوٹر سے ایک فائل منتخب کرسکتے ہیں، یا سیدھے براؤزر میں گھسیٹ سکتے ہیں:

   

   آپ ڈیٹا کو براہ راست شیٹ میں امپورٹ کر سکتے ہیں، اس کے ساتھ ایک نیا ٹیبل بنا سکتے ہیں یا ورک شیٹ کو درآمد شدہ ڈیٹا سے بدل سکتے ہیں۔

5. ہمیشہ کی طرح، گوگل شیٹس بنانے کا ایک اور، زیادہ پیچیدہ طریقہ ہے آپ کی مشین پر ایک اور فائل۔

   گوگل ڈرائیو کھولیں (آپ وہاں نئی ​​فائلوں کے لیے ایک خاص فولڈر بنا سکتے ہیں)۔ اپنے پی سی پر موجود دستاویز کو گوگل ڈرائیو کھول کر براؤزر ونڈو میں گھسیٹیں۔ فائل اپ لوڈ ہونے پر، اس پر دائیں کلک کریں اور منتخب کریں > کے ساتھ کھولیں۔ Google Sheets :

   

   بھی دیکھو: ایکسل میں کیسے تقسیم کریں اور #DIV/0 کو ہینڈل کریں! غلطی

Voila، اب آپ کے پاس ڈیٹا ٹیبل میں ہے۔

جیسا کہ آپ اندازہ لگا سکتے ہیں، اب آپ کو میز کی حفاظت کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ Ctrl + S امتزاج کو بھول جائیں۔ سرور داخل ہونے والے ہر ایک حرف کے ساتھ تبدیلیوں کو خود بخود محفوظ کرتا ہے۔ اگر آپ ٹیبل کے ساتھ کام کرتے ہیں تو آپ کے پی سی کے ساتھ کچھ ہو جاتا ہے تو آپ ایک لفظ بھی نہیں کھویں گے۔

Google اسپریڈشیٹ کو ہٹا دیں

اگر آپ گوگل شیٹس کو مستقل بنیادوں پر استعمال کرتے ہیں تو وقت کے ساتھ آپ کو معلوم ہو سکتا ہے کہ اب آپ کو بہت سی میزوں کی ضرورت نہیں ہے۔ وہ صرف لیتے ہیں۔Google Drive میں اسپیس اور اسپیس کی ہمیں اکثر اپنی دستاویزات کے لیے سب سے زیادہ ضرورت ہوتی ہے۔

اس لیے آپ فالتو اور غیر استعمال شدہ فائلوں کو بہتر طور پر حذف کردیں گے۔ کیسے؟

1. وہ ٹیبل کھولیں جسے آپ حذف کرنے کے لیے تیار ہیں اور فائل > کوڑے دان میں منتقل کریں :

   

   نوٹ۔ یہ عمل Google Drive سے فائل کو مستقل طور پر حذف نہیں کرے گا۔ دستاویز کو کوڑے دان میں ڈال دیا جائے گا۔ جن لوگوں کو آپ نے فائل تک رسائی دی ہے وہ بھی اسے کھو دیں گے۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ دوسرے لوگ ٹیبلز کے ساتھ کام کریں، ایک نیا فائل مالک مقرر کرنے پر غور کریں اور پھر فائل کو اپنے دستاویزات سے حذف کریں۔

2. ٹیبل کو گوگل شیٹس کی مرکزی ونڈو سے بھی حذف کیا جا سکتا ہے:

   

3. ایک اور آپشن گوگل ڈرائیو پر فائل تلاش کرنا ہے، دائیں طرف۔ اس پر کلک کریں اور ردی کی ٹوکری کے بن کے آئیکن کو منتخب کریں یا صفحہ کے اوپری حصے میں موجود گوگل پین پر اسی آئیکن کو دبائیں:

   

بِن کو خالی کرنا نہ بھولیں۔ فائلوں کو مستقل طور پر حذف کرنے اور گوگل ڈرائیو پر کچھ جگہ خالی کرنے کے لیے۔ اگر آپ بِن کو خالی نہیں کرتے ہیں، تو فائلوں کو اسی طرح بحال کیا جا سکتا ہے جیسا کہ آپ نے ونڈوز میں کیا ہے۔

نوٹ۔ صرف ٹیبل کا مالک ہی اسے حذف کر سکتا ہے۔ اگر آپ دوسروں کی ملکیت والی فائل کو حذف کرنے کی کوشش کرتے ہیں، تو آپ اسے مزید نہیں دیکھ پائیں گے جب کہ دوسرے دیکھیں گے۔ یہ آپ کی اپنی میزوں اور دوسروں کے درمیان بنیادی فرق ہے۔ آپ کی اپنی میز کو ہمیشہ کوڑے دان سے بحال کیا جا سکتا ہے، جبکہ دوسروں کی ملکیت والے ٹیبل تک رسائی حاصل کرنے کے لیے آپ کو ایک بار اس کے ساتھ کام کرنے کی اجازت طلب کرنی ہوگی۔