I dag får du lära dig grunderna i Google Sheets. Se hur du kan dra nytta av tjänsten: lägg till och ta bort ark på ett ögonblick och lär dig vilka funktioner och egenskaper du kan använda dagligen.

Det är ingen hemlighet att de flesta är vana vid att arbeta med datatabellerna i MS Excel. Nu har de dock fått en värdig konkurrent. Låt oss presentera Google Sheets.

Vad är Google Sheets?

Många av oss tror att Google Sheets bara är ett bekvämt verktyg för att visa tabeller som skickas via e-post. Men om jag ska vara ärlig så är det en fullständig missuppfattning. Den här tjänsten kan bli en riktig MS Excel-ersättning för många användare om de är medvetna om alla de fördelar och alternativ som Google erbjuder.

Låt oss jämföra dessa två rivaler.

Fördelar med Google Sheets

• Google Sheets är en kostnadsfri service Du behöver inte installera någon extra programvara eftersom du arbetar med tabellerna direkt i webbläsaren. Diagram, filter och pivottabeller bidrar till effektiv dataanalys.
• All information lagras på Google Cloud Vi kan inte riktigt säga samma sak om Excel där informationen lagras på en dator om du inte avsiktligt kopierar den till en annan dator.
• Delning av dokumenten har aldrig varit så enkelt - det är bara att ge någon en länk till filen.
• Du kan tillgång till Google Sheets-tabellerna inte bara hemma eller på kontoret, utan också på vilken plats som helst med Internet. Arbeta med tabellen från PC eller bärbar dator webbläsare, surfplatta eller smartphone och det spelar ingen roll vilket operativsystem som är installerat på enheten. De elektroniska enheterna ger dessutom en möjlighet att hantera tabellerna även utan internetuppkoppling .
• Den är perfekt för lagarbete en fil kan redigeras av flera användare samtidigt. Bestäm vem som kan redigera dina tabeller och vem som bara kan se dem och kommentera uppgifterna. Du kan justera åtkomstinställningarna för varje användare och för grupper av personer. Arbeta med kollegor samtidigt och du kommer att se ändringarna i tabellen omedelbart Du behöver alltså inte längre skicka de redigerade versionerna av filerna till varandra via e-post.
• Versionshistorik är mycket praktiskt: om ett fel smyger sig in i dokumentet och du upptäcker det en tid senare behöver du inte trycka på Ctrl + Z tusen gånger. Ändringshistoriken visar vad som har hänt med filen från det ögonblick då den skapades. Du kan se vem som har arbetat med tabellen och vilka ändringar som har gjorts. Om vissa uppgifter av någon anledning försvinner kan de återställas på ett parklick.
• Om du vet Excel genom och genom vänjer du dig vid det. Google Kalkylark på nolltid eftersom deras funktioner är mycket lika .

Nackdelar med Google Sheets

• Den fungerar lite långsammare särskilt om du har en långsam internetuppkoppling.
• Dokumentens säkerhet beror på säkerheten för ditt Google-konto Om du förlorar kontot kan du också förlora dokumenten.
• funktionerna är inte så många olika som i MS Excel, men det är mer än tillräckligt för de flesta användare.

Funktioner och egenskaper i Google Sheets

Låt oss undersöka funktionerna och egenskaperna i Google Sheets närmare eftersom det är de som intresserar många av oss mest.

Google Sheets har 371 funktioner! Här hittar du en fullständig lista med beskrivningar av dem, indelade i 15 sektioner:

Ja, MS Excel har 100 fler funktioner.

Men du kanske blir förvånad över hur denna uppenbara brist på Google kan bli en fördel. Om du inte lyckades hitta en välbekant eller nödvändig funktion i Google Sheets betyder det inte att du behöver ge upp tjänsten direkt. Du kan skapa en egen funktion med hjälp av Redigerare för skript :

Programmeringsspråket Google Apps Script (en utökad JavaScript-version för Google-tjänster) öppnar flera möjligheter: du kan skriva ett separat scenario (skript) för varje tabell. Dessa scenarier kan ändra data, slå ihop olika tabeller, läsa filer och mycket mer. För att köra scenariot måste du ställa in ett visst villkor (tid, om tabellen är öppen, om cellen är redigerad) eller bara klicka på knappenknapp.

Google Apps Script gör det möjligt för följande appar att arbeta med Sheets:

• Google Dokument
• Gmail
• Google Translate
• Google Formulär
• Google webbplatser
• Google Translate
• Google Kalender
• Google-kontakter
• Google Groups
• Google Maps

Om du inte kan lösa din uppgift med standardfunktionerna i Google Sheets kan du försöka leta efter det nödvändiga tillägget. Öppna bara Store med alla tillgängliga tillägg från menyn: Tillägg> Få tillägg...

Jag rekommenderar att du kontrollerar följande:

• Elektriska verktyg
• Ta bort dubbletter

Google Sheets har ett par dussin tangentbordsgenvägar för nästan alla funktioner. Du hittar en fullständig lista över dessa genvägar för PC, Mac, Chromebook och Android här.

Jag tror att kombinationen av alla dessa funktioner är tillräcklig för att Google Sheets ska kunna uppfylla dina grundläggande behov av tabeller.

Om du fortfarande inte är övertygad kan du berätta för oss: Vilka uppgifter kan lösas i Excel men inte med hjälp av Google Sheets?

Hur man skapar ett Google-kalkylblad

Till att börja med behöver du ett Gmail-konto. Om du inte har ett konto är det aldrig för sent att skapa ett. När du har registrerat dig kan du använda tjänsten. Klicka på Docs i menyn Google Apps i din profil och välj Ark Eller följ länken sheets.google.com.

Du kommer att omdirigeras till huvudmenyn. (I framtiden kommer du att ha en lista över dina senast använda filer här.) Överst på sidan ser du alla alternativ för att starta ett nytt kalkylblad, inklusive Blank . Klicka på den:

Ett annat sätt att börja arbeta med Google Sheets är via Google Drive. Det skapas automatiskt när du registrerar ett Gmail-konto. Öppna ditt Drive, klicka på New> Google Sheets> Blankt kalkylblad :

Om du slutligen öppnar den tabell som du arbetade med tidigare kan du skapa en ny tabell genom att välja Fil> Ny> Kalkylblad :

Du har alltså skapat ett nytt kalkylblad.

Låt oss ge den ett namn. Jag tror att du håller med om att "Untitled Spreadsheet" lätt försvinner bland andra namnlösa filer. Om du vill byta namn på tabellen klickar du på dess namn i det övre vänstra hörnet och skriver in det nya namnet. Om du vill spara det trycker du på Enter eller klickar någon annanstans i tabellen.

Det nya namnet visas på huvudsidan för Google Sheets. Varje gång du öppnar huvudsidan visas alla dina sparade tabeller.

Hur du använder Google Sheets

Ett tomt bord tittar på dig från skärmen.

Så här lägger du till data i ett Google-kalkylblad

Låt oss fylla den med lite data.

Precis som andra elektroniska tabeller arbetar Google Sheets med rektanglar som kallas celler. De är ordnade i rader som är markerade med siffror och kolumner som är markerade med bokstäver. Varje cell kan innehålla ett värde, oavsett om det är ett text- eller numeriskt värde.

1. Välj cellen och skriv in det ord som behövs När uppgifterna finns tillgängliga ska de sparas på något av följande sätt:
   • Tryck på Enter (markören flyttas till cellen nedan).
   • Tryck på Tab (markören flyttas till den intilliggande cellen till höger).
   • Klicka på en annan cell för att flytta till den.

   Som regel är siffrorna inriktade till höger i cellen medan texten är till vänster. Detta kan dock enkelt ändras med hjälp av Horisontell justering Markera cellen eller cellintervallet där du vill redigera anpassningen och klicka på följande ikon i verktygsfältet:

   

   Välj hur du vill rikta uppgifterna från rullgardinsmenyn - till vänster, centrerat eller till höger.

2. Informationen kan också kopieras till en cell (eller ett område av celler). Jag tror att vi alla vet hur man kopierar och klistrar in data: markera cellen (det nödvändiga intervallet), tryck Ctrl + C , placera markören i den andra nödvändiga cellen (om du har kopierat intervallet är det den övre vänstra cellen) och tryck Ctrl + V . Detta är det snabbaste och enklaste sättet.
3. Du kan också kopiera data från en cell till en annan. genom att dra och släppa Håll markören över den blå pricken i cellens nedre högra hörn, klicka på den, håll kvar den och dra i önskad riktning. Om uppgifterna innehåller siffror eller datum trycker du på Ctrl så fortsätter serien. Det här fungerar också när cellen innehåller både text och siffror:

   

   Observera: Om du försöker kopiera datumen på samma sätt får du inte samma resultat.

   Vi har delat med oss av några sätt som hjälper dig att skriva in uppgifterna snabbare.

4. Men vad händer om den nödvändiga informationen redan finns i andra filer och du inte vill skriva in den manuellt igen? Här är några användbara metoder för att underlätta arbetet.

   Det enklaste sättet är att kopiera data (siffror eller text) från en annan fil och klistra in dem i den nya tabellen. Använd samma kombination av Ctrl + C och Ctrl + V. Den här metoden har dock en knepig del - om du kopierar från webbläsarfönstret eller en pdf-fil klistras alla poster ofta in i en cell eller en kolumn. Men när du kopierar från en annan elektronisk tabell eller från en MS Office-fil blir resultatetär efter behov.

   Vad du bör vara medveten om är att Google Sheets inte förstår Excel-formler, vilket innebär att endast resultatet kan överföras. Som en lösning finns det ett annat bekvämare sätt - att importera uppgifterna .

   De vanligaste filformaten att importera från är .csv (värdena delas med ett kommatecken), .xls och .xlsx (Microsoft Excel-filer). För att importera, gå till Fil> Import> Uppladdning .

   I Importera fil fönster, Min enhet är aktiv som standard. Du kommer att se en lista över .xlsx-filer om det finns några på Google Drive. Det du behöver göra är att klicka på den önskade filen och trycka på knappen Välj knappen längst ner i fönstret. Men du kan gå till Ladda upp och välja en fil från din dator, eller dra en direkt till webbläsaren:

   

   Du kan importera uppgifterna direkt till arket, skapa en ny tabell med dem eller ersätta arbetsbladet med de importerade uppgifterna.

5. Som alltid finns det ett annat, mer komplicerat sätt att skapa Google Sheets från en annan fil på din dator.

   Öppna Google Drive (du kan skapa en särskild mapp för de nya filerna där). Dra dokumentet som finns på din dator till webbläsarfönstret med Google Drive öppet. När filen är uppladdad högerklickar du på den och väljer Öppna med> Google Sheets :

   

Voila, nu har du uppgifterna i tabellen.

Som du säkert har förstått behöver du inte längre oroa dig för bordets säkerhet. Glöm kombinationen Ctrl + S. Servern sparar ändringarna automatiskt med varje enskilt tecken som skrivs in. Du förlorar inte ett ord om något händer med din dator medan du arbetar med bordet.

Ta bort Google-kalkylbladet

Om du använder Google Sheets regelbundet kanske du med tiden märker att du inte längre behöver många av tabellerna. De tar bara plats i Google Drive och utrymme är det som vi ofta behöver mest för våra dokument.

Därför är det bäst att du raderar överflödiga och oanvända filer. Hur?

1. Öppna tabellen som du vill ta bort och gå till Fil> Flytta till papperskorgen :

   

   Se även: Ta bort blanksteg och tomma rader i Excel med Regex

   Observera: Den här åtgärden tar inte bort filen permanent från Google Drive. Dokumentet flyttas till papperskorgen. De personer som du gav åtkomst till filen kommer också att förlora den. Om du vill att andra ska kunna arbeta med tabellerna kan du överväga att utse en ny filägare och sedan ta bort filen från dina dokument.

2. Tabellen kan också tas bort från huvudfönstret i Google Sheets:

   

3. Ett annat alternativ är att hitta filen på Google Drive, högerklicka på den och välja ikonen för papperskorgen eller trycka på samma ikon i Google-rutan högst upp på sidan:

   

Glöm inte att tömma papperskorgen för att radera filerna permanent och frigöra lite utrymme på Google Drive. Om du inte tömmer papperskorgen kan filerna återställas på samma sätt som du troligen har gjort i Windows.

Observera: Endast ägaren av tabellen kan radera den. Om du försöker radera en fil som ägs av andra kommer du inte längre att se den, medan andra kommer att se den. Detta är den största skillnaden mellan dina egna tabeller och andras. Din egen tabell kan alltid återställas från papperskorgen, medan du måste be om tillstånd att arbeta med en tabell som ägs av andra för att få tillgång till den igen.

Tänk på att det på huvudsidan för Google Sheets är möjligt att filtrera filerna efter ägare:

• Ägs av vem som helst - visas de filer som du äger och de filer som du har fått tillgång till. Listan innehåller också alla tabeller som visats från länkarna.
• Ägs av mig - visas endast de bord som du äger.
• Ägs inte av mig - kommer listan att innehålla de tabeller som ägs av andra. Du kan inte ta bort dem, men du kan visa och redigera dem.

Det var allt för idag, pojkar och flickor. Jag hoppas att ni fann den här informationen nyttig!

Nästa gång berättar jag mer om hur du delar, flyttar och skyddar dina arbetsblad och data. Håll dig uppdaterad!