Aujourd'hui, vous allez apprendre les bases de Google Sheets. Voyez comment vous pouvez tirer profit de l'utilisation de ce service : ajoutez et supprimez des feuilles en un clin d'œil et apprenez à connaître les fonctions et caractéristiques que vous pouvez utiliser au quotidien.

Ce n'est pas un secret que la plupart des gens ont l'habitude de travailler avec les tableaux de données de MS Excel. Cependant, il a maintenant un concurrent digne de ce nom. Permettez-nous de vous présenter Google Sheets.

Qu'est-ce que Google Sheets ?

Beaucoup d'entre nous pensent que Google Sheets n'est qu'un outil pratique pour visualiser les tableaux envoyés par courrier électronique. Mais pour être honnête, c'est une erreur totale. Ce service peut devenir un véritable substitut de MS Excel pour de nombreux utilisateurs si, bien sûr, ils sont conscients de tous les avantages et options offerts par Google.

Comparons donc ces deux rivaux.

Les pros de Google Sheets

• Google Sheets est un service gratuit Vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel supplémentaire puisque vous travaillez avec les tableaux directement dans votre navigateur. Les graphiques, les filtres et les tableaux croisés dynamiques contribuent à une analyse efficace des données.
• Toutes les informations sont stockées sur Google Cloud On ne peut pas vraiment en dire autant d'Excel, où les informations sont stockées sur un ordinateur, à moins que vous ne les copiez intentionnellement ailleurs.
• Partage des documents n'a jamais été aussi facile - il suffit de donner à quelqu'un le lien vers le fichier.
• Vous pouvez accès les tableaux Google Sheets non seulement à votre domicile ou au bureau mais en tout lieu avec l'Internet. Travaillez avec le tableau du Navigateur PC ou ordinateur portable, tablette ou smartphone et ce, quel que soit le système d'exploitation installé sur l'appareil. Les appareils électroniques offrent en outre la possibilité de gérer les tableaux même sans connexion Internet .
• C'est parfait pour travail en équipe un fichier peut être édité par plusieurs utilisateurs en même temps. Décidez qui peut éditer vos tableaux et qui peut seulement les visualiser et commenter les données. Vous pouvez ajuster les paramètres d'accès pour chaque utilisateur ainsi que pour des groupes de personnes. Travaillez avec vos collègues simultanément et vous pourrez voir les changements dans le tableau immédiatement Ainsi, vous n'avez plus besoin de vous envoyer par courriel les versions éditées des fichiers.
• Historique des versions est très pratique : si une erreur s'est glissée dans le document et que vous la découvrez un peu plus tard, il n'est pas nécessaire d'appuyer mille fois sur Ctrl + Z. L'historique des modifications montre ce qui s'est passé avec le fichier depuis le moment même de sa création. Vous verrez qui a travaillé avec le tableau et quelles modifications ont été apportées. Si, pour une raison quelconque, certaines données ont disparu, elles peuvent être restaurées en quelques minutes.clics.
• Si vous savez Excel à travers et à travers vous vous habituerez à Google Sheets en un rien de temps puisque leurs fonctions sont se ressemblent beaucoup .

Inconvénients de Google Sheets

• Il fonctionne un peu plus lentement surtout si vous disposez d'une connexion Internet lente.
• La sécurité des documents dépend de la sécurité de votre compte Google Si vous perdez le compte, vous risquez de perdre aussi les documents.
• Le site la variété des fonctions n'est pas si grande comme dans MS Excel mais c'est plus que suffisant pour la majorité des utilisateurs.

Des fonctions et caractéristiques de Google Sheets

Examinons de plus près les fonctions et caractéristiques de Google Sheets, car ce sont elles qui intéressent le plus nombre d'entre nous.

Google Sheets compte 371 fonctions ! Vous trouverez ici une liste complète de ces fonctions avec leur description. Elles sont regroupées en 15 sections :

Oui, MS Excel a 100 fonctions de plus.

Mais vous pourriez être surpris de voir comment cette apparente carence de Google se transforme en un avantage. Si vous n'avez pas réussi à trouver une fonction familière ou nécessaire de Google Sheets, cela ne signifie pas que vous devez abandonner le service immédiatement. Vous pouvez créer votre propre fonction en utilisant Editeur de script :

Le langage de programmation Script de Google Apps (une version JavaScript étendue pour les services Google) ouvre de multiples possibilités : vous pouvez écrire un scénario (script) distinct pour chaque tableau. Ces scénarios peuvent modifier les données, fusionner plusieurs tableaux, lire des fichiers et bien d'autres choses encore. Pour exécuter le scénario, vous devez définir une certaine condition (heure ; si le tableau est ouvert ; si la cellule est modifiée) ou simplement cliquer sur le boutonbouton.

Google Apps Script permet aux applications suivantes de travailler avec les feuilles :

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Google Forms
• Sites Google
• Google Translate
• Google Agenda
• Contacts Google
• Groupes Google
• Google Maps

Si vous ne parvenez pas à résoudre votre problème avec les fonctionnalités standard de Google Sheets, vous pouvez rechercher l'add-on nécessaire. Il vous suffit d'ouvrir la Boutique avec tous les add-ons disponibles dans le menu : Add-ons> ; Obtenir des add-ons...

Je vous recommande de vérifier les points suivants :

• Outils électriques
• Supprimer les doublons

Google Sheets dispose de quelques dizaines de raccourcis clavier pour presque toutes les opérations. Vous pouvez trouver la liste complète de ces raccourcis pour PC, Mac, Chromebook et Android ici.

Je pense que la combinaison de toutes ces fonctionnalités est suffisante pour que Google Sheets réponde à vos besoins de base en matière de tableaux.

Si vous n'êtes toujours pas convaincu, dites-nous : quelles tâches peuvent être résolues avec Excel mais pas avec l'aide de Google Sheets ?

Comment créer une feuille de calcul Google

Pour commencer, vous aurez besoin d'un compte Gmail. Si vous n'en avez pas, il n'est jamais trop tard pour en créer un. Une fois que vous vous serez inscrit, vous pourrez utiliser le service. Cliquez sur l'onglet "Gmail". Docs dans le menu des applications Google de votre profil et choisissez Feuilles Ou suivez simplement le lien sheets.google.com.

Vous serez redirigé vers le menu principal (à l'avenir, vous aurez une liste de vos fichiers récemment utilisés ici). En haut de la page, vous verrez toutes les options pour commencer une nouvelle feuille de calcul, notamment vierge Cliquez dessus :

Une autre façon de commencer à travailler avec Google Sheets est de passer par Google Drive. Il est créé automatiquement lorsque vous enregistrez un compte Gmail. Ouvrez votre Drive, cliquez sur Nouveau> ; Google Sheets> ; Feuille de calcul vierge :

Enfin, si vous ouvrez le tableau avec lequel vous avez travaillé précédemment, vous pouvez créer un nouveau tableau en sélectionnant Fichier> ; Nouveau> ; Feuille de calcul :

Vous avez donc créé une nouvelle feuille de calcul.

Donnons-lui un nom. Je pense que vous serez d'accord pour dire que "Feuille de calcul sans titre" peut être facilement perdue parmi d'autres fichiers sans nom. Pour renommer le tableau, cliquez sur son nom dans le coin supérieur gauche et entrez le nouveau nom. Pour l'enregistrer, appuyez sur Entrée ou cliquez ailleurs dans le tableau.

Ce nouveau nom apparaîtra sur la page principale de Google Sheets. Chaque fois que vous ouvrirez la page principale, vous verrez tous vos tableaux enregistrés.

Comment utiliser Google Sheets

Ainsi, une table vierge vous regarde à l'écran.

Comment ajouter des données à une feuille de calcul Google

Remplissons-le de données, d'accord ?

Comme d'autres tableaux électroniques, Google Sheets fonctionne avec des rectangles appelés cellules. Elles sont disposées en lignes marquées de chiffres et en colonnes marquées de lettres. Chaque cellule peut obtenir une valeur, qu'elle soit textuelle ou numérique.

1. Sélectionnez la cellule et entrez le mot nécessaire Lorsque les données sont présentes, elles doivent être sauvegardées de l'une des manières suivantes :
   • Appuyez sur Entrée (le curseur sera déplacé vers la cellule ci-dessous).
   • Appuyez sur la touche Tab (le curseur sera déplacé vers la cellule adjacente à droite).
   • Cliquez sur n'importe quelle autre cellule pour vous y déplacer.

   En règle générale, les chiffres sont alignés sur le côté droit de la cellule, tandis que le texte est aligné sur le côté gauche. Alignement horizontal Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez modifier l'alignement et cliquez sur l'icône suivante dans la barre d'outils :

   

   Choisissez la manière d'aligner les données dans le menu déroulant - à gauche, au centre ou à droite.

2. Les informations peuvent également être copiées dans une cellule (une plage de cellules). Je pense que nous savons tous comment copier et coller les données : sélectionnez la cellule (la plage nécessaire), appuyez sur Ctrl + C, placez le curseur dans l'autre cellule nécessaire (si vous avez copié la plage, ce sera la cellule en haut à gauche) et appuyez sur Ctrl + V. C'est la méthode la plus rapide et la plus simple.
3. Vous pouvez également copier les données d'une cellule à une autre. par glisser-déposer Placez le curseur sur le point bleu situé dans le coin inférieur droit de la cellule, cliquez dessus, maintenez-le enfoncé et faites-le glisser dans la direction souhaitée. Si les données contiennent des chiffres ou des dates, appuyez sur la touche Ctrl et la série se poursuivra. Cela fonctionne également lorsque la cellule contient du texte et des chiffres :

   

   Remarque : si vous essayez de copier les dates de la même manière, vous n'obtiendrez pas le même résultat.

   Nous vous proposons quelques méthodes pour vous aider à saisir les données plus rapidement.

4. Mais que faire si les informations nécessaires sont déjà présentes, dans d'autres fichiers, et que vous ne voulez pas les saisir à nouveau manuellement ? Voici quelques méthodes utiles pour alléger le travail.

   La méthode la plus simple consiste à copier les données (chiffres ou texte) d'un autre fichier et à les coller dans le nouveau tableau. Pour ce faire, utilisez la même combinaison Ctrl + C et Ctrl + V.Toutefois, cette méthode présente un inconvénient : si vous copiez à partir de la fenêtre du navigateur ou d'un fichier .pdf, tous les enregistrements sont souvent collés dans une seule cellule ou colonne. Mais lorsque vous copiez à partir d'un autre tableau électronique ou d'un fichier MS Office, le résultat est le suivantest nécessaire.

   Voir également: Calculer les intérêts composés dans Excel : formule et calculatrice

   Il faut savoir que Google Sheets ne comprend pas les formules Excel et que seul le résultat peut être transféré. Pour contourner ce problème, il existe un autre moyen plus pratique : il s'agit de importer les données .

   Les formats de fichiers les plus courants à importer sont .csv (les valeurs divisées par une virgule), .xls et .xlsx (fichiers Microsoft Excel). Pour importer, allez à Fichier> ; Importation> ; Téléchargement .

   Dans le Importer un fichier fenêtre, Mon lecteur est actif par défaut. Vous verrez la liste des fichiers .xlsx s'il y en a sur Google Drive. Ce que vous devez faire, c'est cliquer sur le fichier voulu et appuyer sur le bouton Sélectionnez en bas de la fenêtre, mais vous pouvez aller dans la fenêtre d'accueil de l'entreprise. Télécharger et sélectionnez un fichier sur votre ordinateur, ou simplement en faire glisser un directement dans le navigateur :

   

   Vous pouvez importer les données directement dans la feuille, créer un nouveau tableau avec elles ou remplacer la feuille de calcul par les données importées.

5. Comme toujours, il existe un autre moyen, plus compliqué, de créer Google Sheets à partir d'un autre fichier sur votre machine.

   Ouvrez Google Drive (vous pouvez y créer un dossier spécial pour les nouveaux fichiers). Faites glisser le document situé sur votre PC vers la fenêtre du navigateur avec Google Drive ouvert. Lorsque le fichier est téléchargé, faites un clic droit et choisissez Ouvrir avec> ; Google Sheets :

   

Voila, maintenant vous avez les données dans le tableau.

Comme vous l'avez deviné, vous n'avez plus à vous soucier de la sécurité du tableau. Oubliez la combinaison Ctrl + S. Le serveur enregistre automatiquement les modifications avec chaque caractère saisi. Vous ne perdrez pas un mot si quelque chose arrive à votre PC pendant que vous travaillez avec le tableau.

Supprimer la feuille de calcul Google

Si vous utilisez régulièrement Google Sheets, vous remarquerez avec le temps que vous n'avez plus besoin d'un grand nombre de tableaux. Ils ne font que prendre de la place dans Google Drive et l'espace est souvent ce dont nous avons le plus besoin pour nos documents.

C'est pourquoi il est préférable de supprimer les fichiers redondants et inutilisés. Comment ?

1. Ouvrez la table que vous êtes prêt à supprimer et allez à Fichier> ; Déplacer vers la poubelle :

   

   Remarque. Cette action ne supprime pas définitivement le fichier de Google Drive. Le document sera déplacé vers la corbeille. Les personnes à qui vous avez donné accès au fichier le perdront également. Si vous souhaitez que d'autres personnes travaillent avec les tableaux, pensez à désigner un nouveau propriétaire du fichier, puis supprimez le fichier de vos documents.

2. Le tableau peut également être supprimé à partir de la fenêtre principale de Google Sheets :

   

3. Une autre option consiste à trouver le fichier sur Google Drive, à cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et à sélectionner l'icône de la corbeille ou à appuyer sur la même icône dans le volet Google en haut de la page :

   

N'oubliez pas de vider la corbeille pour supprimer définitivement les fichiers et libérer de l'espace sur Google Drive. Si vous ne videz pas la corbeille, les fichiers peuvent être restaurés de la même manière que vous l'avez probablement fait sous Windows.

Remarque : seul le propriétaire de la table peut la supprimer. Si vous essayez de supprimer le fichier appartenant à d'autres personnes, vous ne le verrez plus alors que les autres le verront. C'est la principale différence entre vos propres tables et celles des autres. Votre propre table peut toujours être restaurée à partir de la corbeille, alors que pour accéder à la table appartenant à d'autres personnes, vous devrez demander la permission de travailler avec elle à nouveau.

N'oubliez pas que la page principale de Google Sheets permet de filtrer les fichiers en fonction de leur propriétaire :

• Propriété de quiconque - vous verrez les fichiers que vous possédez ainsi que ceux auxquels vous avez eu accès. La liste contient également tous les tableaux qui ont été consultés à partir des liens.
• J'en suis le propriétaire - vous ne verrez que les tables que vous possédez.
• Je n'en suis pas le propriétaire - la liste contiendra les tables qui appartiennent à d'autres personnes. Vous ne pourrez pas les supprimer, mais vous pourrez les voir et les modifier.

C'est tout pour aujourd'hui, garçons et filles. J'espère que vous avez trouvé ces informations utiles !

La prochaine fois, je vous en dirai plus sur le partage, le déplacement et la protection de vos feuilles de calcul et des données. Restez à l'écoute !