Сегодня вы узнаете самые основы работы с Google Sheets. Узнайте, как можно извлечь пользу из использования сервиса: добавлять и удалять листы в мгновение ока, а также познакомьтесь с функциями и возможностями, которые вы можете использовать на ежедневной основе.

Не секрет, что большинство людей привыкли работать с таблицами данных в MS Excel. Однако теперь у него появился достойный конкурент. Позвольте представить вам Google Sheets.

Что такое Google Sheets

Многие из нас думают, что Google Sheets - это просто удобный инструмент для просмотра таблиц, присланных по электронной почте. Но если быть честным - это полное заблуждение. Этот сервис может стать настоящей заменой MS Excel для многих пользователей, если, конечно, они знают обо всех преимуществах и возможностях, которые предлагает Google.

Итак, давайте сравним этих двух соперников.

Плюсы Google Sheets

• Google Sheets - это бесплатное обслуживание Вам не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение, поскольку вы работаете с таблицами прямо в браузере. Диаграммы, фильтры и поворотные таблицы способствуют эффективному анализу данных.
• Вся информация хранится на Облако Google Это означает, что если ваша машина умрет, информация останется нетронутой. Мы не можем сказать то же самое об Excel, где информация хранится на одном компьютере, если вы намеренно не скопируете ее в другое место.
• Совместное использование документов никогда не было так просто - просто дайте кому-нибудь ссылку на файл.
• Вы можете доступ таблицы Google Sheets не только у себя дома или в офисе, но и в любом месте с Интернетом. Работайте с таблицей из ПК или ноутбук браузер, планшет или смартфон и неважно, какая операционная система установлена на устройстве. Электронные устройства, кроме того, дают возможность управлять таблицами даже без подключения к Интернету .
• Он идеально подходит для работа в команде один файл могут редактировать несколько пользователей одновременно. решайте, кто может редактировать ваши таблицы, а кто может только просматривать их и комментировать данные. вы можете настроить параметры доступа как для каждого пользователя, так и для групп людей. работайте с коллегами одновременно, и вы будете увидеть изменения в таблице немедленно Таким образом, вам больше не нужно отправлять отредактированные версии файлов друг другу по электронной почте.
• История версий очень удобно: если в документ закралась ошибка, но вы обнаружили ее спустя некоторое время, не нужно тысячу раз нажимать Ctrl + Z. История изменений показывает, что происходило с файлом с самого момента его создания. Вы увидите, кто работал с таблицей и какие изменения были внесены. Если по какой-то причине некоторые данные исчезли, их можно восстановить за несколькощелчки.
• Если вы знаете Excel через некоторое время вы привыкнете к Google Таблицы в кратчайшие сроки, поскольку их функции очень похожи .

Недостатки Google Sheets

• Это работает немного медленнее особенно если у вас медленное подключение к Интернету.
• Сохранность документов зависит от безопасности вашего аккаунта Google Потеряв счет, вы можете потерять и документы.
• Сайт разнообразие функций не так широко как в MS Excel, но этого более чем достаточно для большинства пользователей.

Функции и возможности Google Sheets

Давайте более подробно рассмотрим функции и возможности Google Sheets, поскольку именно они интересуют многих из нас больше всего.

В Google Sheets насчитывается 371 функция! Здесь вы найдете их полный список с описанием. Они сгруппированы в 15 разделов:

Да, в MS Excel есть еще 100 функций.

Но вы можете удивиться, когда этот очевидный недостаток Google превратится в преимущество. Если вам не удалось найти знакомую или необходимую функцию Google Sheets, это не значит, что нужно сразу же отказываться от сервиса. Вы можете создать собственную функцию, используя Редактор сценариев :

Язык программирования Google Apps Script (расширенная версия JavaScript для служб Google) открывает множество возможностей: для каждой таблицы можно написать отдельный сценарий (скрипт). Эти сценарии могут изменять данные, объединять различные таблицы, читать файлы и многое другое. Чтобы запустить сценарий, нужно задать определенное условие (время; если таблица открыта; если ячейка редактируется) или просто нажать кнопкукнопка.

Google Apps Script позволяет следующим приложениям работать с Таблицами:

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Формы Google
• Сайты Google
• Google Translate
• Календарь Google
• Контакты Google
• Google Groups
• Карты Google

Если вы не можете решить свою задачу с помощью стандартных возможностей Google Таблиц, вы можете попробовать поискать необходимое дополнение. Просто откройте Магазин со всеми доступными дополнениями из меню: Дополнения> Получить дополнения...

Я бы рекомендовал вам проверить следующее:

• Электроинструменты
• Удаление дубликатов

В Google Sheets есть несколько десятков сочетаний клавиш практически для каждой операции. Полный список этих сочетаний для PC, Mac, Chromebook и Android можно найти здесь.

Я считаю, что комбинации всех этих возможностей достаточно для того, чтобы Google Sheets удовлетворил ваши основные потребности в таблицах.

Если вы все еще не уверены, то скажите нам: какие задачи можно решить в Excel, но нельзя с помощью Google Sheets?

Как создать электронную таблицу Google

Для начала вам понадобится учетная запись Gmail. Если у вас ее нет - никогда не поздно ее создать. Как только вы зарегистрируетесь, вы сможете пользоваться сервисом. Нажмите на кнопку Документы опцию из меню приложений Google в своем профиле и выберите Листы Или просто перейдите по ссылке sheets.google.com.

Вы будете перенаправлены в главное меню. (В будущем здесь будет список недавно использованных файлов). В верхней части страницы вы увидите все варианты начала новой электронной таблицы, в том числе Пустой Нажмите на него:

Еще один способ начать работу с Google Таблицами - через Google Диск. Он создается автоматически после регистрации аккаунта Gmail. Откройте свой Диск, нажмите кнопку Новое> Google Sheets> Пустая электронная таблица :

И, наконец, если вы открыли таблицу, с которой работали ранее, вы можете создать новую таблицу, выбрав пункт Файл> Новый> Электронная таблица :

Итак, вы создали новую электронную таблицу.

Давайте дадим ей имя. Думаю, вы согласитесь, что "Электронная таблица без названия" может легко затеряться среди других безымянных файлов. Чтобы переименовать таблицу, нажмите на ее имя в левом верхнем углу и введите новое. Чтобы сохранить его, нажмите Enter или щелкните в другом месте таблицы.

Это новое имя появится на главной странице Google Таблиц. Каждый раз, открывая главную страницу, вы будете видеть все сохраненные таблицы.

Как пользоваться таблицами Google

Итак, с экрана на вас смотрит пустой стол.

Как добавить данные в электронную таблицу Google

Давайте заполним его данными, не так ли?

Как и другие электронные таблицы, Google Sheets работает с прямоугольниками, которые называются ячейками. Они расположены в строках, обозначенных цифрами, и столбцах, обозначенных буквами. Каждая ячейка может содержать одно значение, текстовое или числовое.

1. Выберите ячейку и введите нужное слово Когда данные есть, их следует сохранить одним из следующих способов:
   • Нажмите Enter (курсор будет перемещен в ячейку ниже).
   • Нажмите Tab (курсор будет перемещен в соседнюю ячейку справа).
   • Щелкните любую другую ячейку, чтобы перейти к ней.

   Как правило, числа выравниваются по правой стороне ячейки, а текст - по левой. Хотя это можно легко изменить с помощью функции Выравнивание по горизонтали Выберите ячейку или диапазон ячеек, в которых нужно отредактировать выравнивание, и щелкните следующий значок на панели инструментов:

   

   Выберите способ выравнивания данных из выпадающего меню - слева, по центру или справа.

2. Информация также может быть скопирована в ячейку (диапазон ячеек) Думаю, все мы знаем, как копировать и вставлять данные: выделите ячейку (нужный диапазон), нажмите Ctrl + C , установите курсор в другую нужную ячейку (если вы скопировали диапазон, это будет верхняя левая ячейка) и нажмите Ctrl+V. Это самый быстрый и простой способ.
3. Вы также можете копировать данные из одной ячейки в другую путем перетаскивания Наведите курсор на синюю точку в правом нижнем углу ячейки, нажмите на нее, удерживайте и перетащите в нужном направлении. Если данные содержат числа или даты, нажмите Ctrl, и серия будет продолжена. Это также работает, если ячейка содержит не только числа, но и текст:

   

   Примечание. Если вы попытаетесь скопировать даты таким же образом, вы не получите того же результата.

   Мы рассказали о нескольких способах, которые помогут вам быстрее вводить данные.

4. Но что, если необходимая информация уже есть в других файлах, и вы не хотите снова вводить ее вручную? Вот несколько полезных методов, позволяющих облегчить работу.

   Самый простой способ - скопировать данные (числа или текст) из другого файла и вставить их в новую таблицу. Для этого используйте ту же комбинацию Ctrl + C и Ctrl + V. Однако у этого способа есть одна хитрость - если вы копируете из окна браузера или файла .pdf, все записи часто вставляются в одну ячейку или один столбец. Но если вы копируете из другой электронной таблицы или из файла MS Office, результатпо мере необходимости.

   Следует помнить, что Google Sheets не понимает формулы Excel, поэтому можно передать только результат. В качестве обходного пути есть другой, более удобный способ - это импортировать данные .

   Наиболее распространенными форматами файлов для импорта являются .csv (значения, разделенные запятой), .xls и .xlsx (файлы Microsoft Excel). Для импорта перейдите в раздел Файл> Импорт> Загрузка .

   В Импортный файл окно, Мой диск Вкладка активна по умолчанию. Вы увидите список файлов .xlsx, если таковые имеются на Google Диске. Вам нужно щелкнуть нужный файл и нажать кнопку Выберите кнопку в нижней части окна. Но вы можете перейти к Загрузить вкладка и выберите файл с компьютера, или просто перетащите его непосредственно в браузер:

   

   Вы можете импортировать данные непосредственно на лист, создать новую таблицу с ними или заменить рабочий лист с импортированными данными.

5. Как всегда, существует другой, более сложный способ создания Google Таблиц из другого файла на вашей машине.

   Откройте Google Drive (там можно создать специальную папку для новых файлов). Перетащите документ, находящийся на вашем компьютере, в окно браузера с открытым Google Drive. Когда файл будет загружен, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Открыть с помощью> Google Sheets :

   Смотрите также: Функция COUNTIF электронной таблицы Google с примерами формул

   

Вуаля, теперь у вас есть данные в таблице.

Как вы уже догадались, вам больше не нужно беспокоиться о сохранности таблицы. Забудьте о комбинации Ctrl + S. Сервер сохраняет изменения автоматически с каждым введенным символом. Вы не потеряете ни слова, если что-то случится с вашим компьютером во время работы с таблицей.

Удалить электронную таблицу Google

Если вы регулярно пользуетесь Google Таблицами, то со временем вы можете заметить, что многие таблицы вам больше не нужны. Они только занимают место на Google Диске, а место - это то, что мы часто требуем больше всего для наших документов.

Поэтому вам лучше удалить лишние и неиспользуемые файлы. Как?

1. Откройте таблицу, которую вы хотите удалить, и перейдите в раздел Файл> Переместить в корзину :

   

   Примечание. Это действие не удалит файл из Google Drive навсегда. Документ будет перемещен в корзину. Люди, которым вы предоставили доступ к файлу, также потеряют его. Если вы хотите, чтобы с таблицами работали другие люди, назначьте нового владельца файла, а затем удалите файл из документов.

2. Таблицу также можно удалить из главного окна Google Sheets:

   

3. Другой вариант - найти файл на Диске Google, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать значок корзины или нажать тот же значок на панели Google в верхней части страницы:

   

Не забудьте очистить корзину, чтобы удалить файлы навсегда и освободить место на Google Диске. Если вы не очистите корзину, файлы можно восстановить так же, как вы, скорее всего, делали это в Windows.

Примечание. Удалить таблицу может только ее владелец. Если вы попытаетесь удалить файл, принадлежащий другим, вы его больше не увидите, а другие увидят. В этом заключается главное отличие ваших собственных таблиц от чужих. Вашу собственную таблицу всегда можно восстановить из корзины, в то время как для доступа к таблице, принадлежащей другим, вам придется снова запрашивать разрешение на работу с ней.

Помните, что главная страница Google Sheets позволяет фильтровать файлы по их владельцам:

• Принадлежит кому-либо - вы увидите файлы, которые принадлежат вам, а также те, к которым вам был предоставлен доступ. Кроме того, в списке содержатся все таблицы, которые были просмотрены по ссылкам.
• Принадлежит мне - вы увидите только те таблицы, которые принадлежат вам.
• Не принадлежит мне - в списке появятся таблицы, которые принадлежат другим. Вы не сможете удалить их, но сможете просматривать и редактировать.

Вот и все на сегодня, мальчики и девочки. Надеюсь, эта информация была вам полезна!

В следующий раз я расскажу вам больше о совместном использовании, перемещении и защите ваших рабочих листов и данных. Оставайтесь с нами!