Astăzi veți învăța elementele de bază ale Google Sheets. Vedeți cum puteți beneficia de utilizarea serviciului: adăugați și ștergeți foile într-o clipită și aflați ce funcții și caracteristici puteți utiliza zilnic.

Nu este un secret faptul că majoritatea oamenilor sunt obișnuiți să lucreze cu tabelele de date din MS Excel. Cu toate acestea, acum are un concurent demn de luat în seamă. Permiteți-ne să vă prezentăm Google Sheets.

Ce este Google Sheets

Mulți dintre noi cred că Google Sheets este doar un instrument convenabil pentru a vizualiza tabelele care sunt trimise prin e-mail. Dar, ca să fim sinceri - este o eroare totală. Acest serviciu poate deveni un adevărat înlocuitor al MS Excel pentru mulți utilizatori dacă, bineînțeles, aceștia sunt conștienți de toate avantajele și opțiunile pe care le oferă Google.

Așadar, să comparăm acești doi rivali.

Google Sheets Pro

• Google Sheets este un serviciu gratuit Nu este nevoie să instalați niciun software suplimentar, deoarece puteți lucra cu tabelele direct din browser. Graficele, filtrele și tabelele pivot contribuie la o analiză eficientă a datelor.
• Toate informațiile sunt stocate pe Google Cloud Nu putem spune același lucru despre Excel, unde informațiile sunt stocate pe un singur computer, cu excepția cazului în care le copiați în mod intenționat în altă parte.
• Împărtășirea documentelor nu a fost niciodată atât de ușor - trebuie doar să oferiți cuiva link-ul către fișier.
• Puteți acces tabelele Google Sheets nu numai la domiciliu sau la birou, ci în orice loc cu internetul. Lucrați cu tabelul din PC sau un browser de laptop, tabletă sau un smartphone și nu contează ce sistem de operare este instalat pe dispozitiv. Dispozitivele electronice, în plus, oferă posibilitatea de a gestiona tabelele chiar și fără conexiune la internet .
• Este perfect pentru munca în echipă un fișier poate fi editat de mai mulți utilizatori în același timp. Decideți cine poate edita tabelele dvs. și cine poate doar să le vizualizeze și să comenteze datele. Puteți ajusta setările de acces pentru fiecare utilizator, precum și pentru grupuri de persoane. Lucrați cu colegii simultan și veți a se vedea modificările în tabel imediat Astfel, nu mai este nevoie să vă trimiteți reciproc prin e-mail versiunile editate ale fișierelor.
• Istoricul versiunii este foarte comod: dacă o greșeală se strecoară în document, dar o descoperiți ceva timp mai târziu, nu este nevoie să apăsați de o mie de ori Ctrl + Z. Istoricul modificărilor arată ce s-a întâmplat cu fișierul din momentul creării sale. Veți vedea cine a lucrat cu tabelul și ce modificări au fost făcute. Dacă, dintr-un motiv oarecare, unele date dispar, ele pot fi restaurate în câtevaclicuri.
• Dacă știți Excel până la capăt te vei obișnui cu Foi de calcul Google în cel mai scurt timp, deoarece funcțiile lor sunt foarte asemănătoare .

Consecințele Google Sheets

• Acesta funcționează un pic mai lent , mai ales dacă aveți o conexiune lentă la internet.
• Siguranța documentelor depinde de siguranța contului dvs. Google Dacă pierdeți contul, este posibil să pierdeți și documentele.
• The varietatea funcțiilor nu este atât de largă ca în MS Excel, dar este mai mult decât suficient pentru majoritatea utilizatorilor.

Funcțiile și caracteristicile Google Sheets

Să examinăm mai îndeaproape funcțiile și caracteristicile Google Sheets, deoarece acestea sunt cele care îi interesează cel mai mult pe mulți dintre noi.

Google Sheets are 371 de funcții! Aici puteți găsi o listă completă a acestora, cu descrierea lor. Acestea sunt grupate în 15 secțiuni:

Da, MS Excel are încă 100 de funcții.

Dar s-ar putea să fiți surprins de modul în care această aparentă lipsă din Google se transformă într-un avantaj. Dacă nu ați reușit să găsiți o funcție familiară sau necesară din Google Sheets, nu înseamnă că trebuie să renunțați imediat la acest serviciu. Vă puteți crea propria funcție utilizând Editor de scripturi :

Limbajul de programare Google Apps Script (o versiune JavaScript extinsă pentru serviciile Google) deschide multiple posibilități: puteți scrie un scenariu (script) separat pentru fiecare tabel. Aceste scenarii pot modifica datele, pot fuziona diverse tabele, pot citi fișiere și multe altele. Pentru a rula scenariul, trebuie să setați o anumită condiție (timp; dacă tabelul este deschis; dacă celula este editată) sau pur și simplu să faceți clic pe butonulbuton.

Google Apps Script permite ca următoarele aplicații să lucreze cu Foile de calcul:

• Google Docs
• Gmail
• Google Translate
• Formularele Google
• Site-uri Google
• Google Translate
• Google Calendar
• Contacte Google
• Grupuri Google
• Google Maps

Dacă nu vă puteți rezolva sarcina cu funcțiile standard ale Google Sheets, puteți încerca să căutați add-on-ul necesar. Trebuie doar să deschideți Magazinul cu toate add-on-urile disponibile din meniu: Completări> Obțineți completări...

V-aș recomanda să verificați următoarele:

• Unelte electrice
• Eliminarea duplicatelor

Google Sheets are câteva zeci de scurtături de la tastatură pentru aproape toate operațiile. Puteți găsi lista completă a acestor scurtături pentru PC, Mac, Chromebook și Android aici.

Cred că combinația tuturor acestor caracteristici este suficientă pentru ca Google Sheets să vă satisfacă nevoile de bază în materie de tabele.

Dacă încă nu sunteți convins, atunci spuneți-ne: ce sarcini pot fi rezolvate în Excel, dar nu și cu ajutorul Google Sheets?

Cum se creează o foaie de calcul Google

Pentru început, veți avea nevoie de un cont Gmail. Dacă nu aveți unul - nu este niciodată prea târziu să îl creați. După ce vă înregistrați, veți putea utiliza serviciul. Faceți clic pe butonul Documente din meniul Aplicații Google din profilul dvs. și alegeți Foi Sau urmați pur și simplu linkul sheets.google.com.

Veți fi redirecționat către meniul principal. (În viitor, aici veți avea o listă a fișierelor utilizate recent.) În partea de sus a paginii, veți vedea toate opțiunile pentru a începe o nouă foaie de calcul, inclusiv Gol Faceți clic pe el:

O altă modalitate de a începe să lucrați cu Google Sheets este prin intermediul Google Drive. Acesta este creat automat odată ce vă înregistrați un cont Gmail. Deschideți Drive, faceți clic pe Nou> Google Sheets> Foaie de calcul goală :

În cele din urmă, dacă deschideți tabelul cu care ați lucrat anterior, puteți crea un tabel nou alegând Fișier> Nou> Foaie de calcul :

Deci, ați creat o nouă foaie de calcul.

Haideți să-i dăm un nume. Cred că veți fi de acord că "Foaie de calcul fără titlu" se poate pierde ușor printre alte fișiere fără nume. Pentru a redenumi tabelul, faceți clic pe numele său în colțul din stânga sus și introduceți-l. Pentru a-l salva, apăsați Enter sau faceți clic în altă parte în tabel.

Acest nume nou va apărea pe pagina principală Google Sheets. De fiecare dată când deschideți pagina principală, veți vedea toate tabelele salvate.

Cum se utilizează Google Sheets

Așadar, un tabel gol vă privește de pe ecran.

Cum să adăugați date în foaia de calcul Google

Să-l umplem cu niște date, da?

La fel ca și alte tabele electronice, Google Sheets funcționează cu dreptunghiuri care sunt cunoscute sub numele de celule. Acestea sunt dispuse în rânduri marcate cu numere și coloane marcate cu litere. Fiecare celulă poate obține o valoare, fie ea textuală sau numerică.

1. Selectați celula și introduceți cuvântul necesar Atunci când datele există, acestea trebuie salvate într-unul din următoarele moduri:
   • Apăsați Enter (cursorul va fi mutat în celula de mai jos).
   • Apăsați Tab (cursorul va fi mutat în celula adiacentă din dreapta).
   • Faceți clic pe orice altă celulă pentru a vă deplasa în ea.

   De regulă, numerele sunt aliniate în partea dreaptă a celulei, în timp ce textul este aliniat în stânga. Deși acest lucru poate fi schimbat cu ușurință prin utilizarea funcției Aliniere orizontală Selectați celula sau intervalul de celule în care doriți să modificați alinierea și faceți clic pe următoarea pictogramă din bara de instrumente:

   

   Alegeți modul de aliniere a datelor din meniul derulant - la stânga, în centru sau la dreapta.

2. Informația poate fi copiată și într-o celulă (un interval de celule). Cred că știm cu toții cum să copiem și să lipim datele: selectați celula (intervalul necesar), apăsați Ctrl + C , puneți cursorul în cealaltă celulă necesară (dacă ați copiat intervalul, aceasta va fi celula din stânga sus) și apăsați Ctrl+V. Aceasta este cea mai rapidă și mai ușoară metodă.
3. De asemenea, puteți copia datele dintr-o celulă în alta prin drag'n'dropping Plasați cursorul pe punctul albastru din colțul din dreapta jos al celulei, faceți clic pe el, țineți apăsat și trageți în direcția necesară. Dacă datele conțin numere sau date, apăsați Ctrl și seria va continua. Acest lucru funcționează și atunci când celula conține text, precum și numere:

   

   Notă: Dacă încercați să copiați datele în același mod, nu veți obține același rezultat.

   Am prezentat câteva modalități de a vă ajuta să introduceți datele mai rapid.

4. Dar dacă informațiile necesare se află deja acolo, în alte fișiere, și nu doriți să le introduceți din nou manual? Iată câteva metode utile pentru a ușura munca.

   Cea mai simplă metodă este de a copia datele (numere sau text) dintr-un alt fișier și de a le lipi în noul tabel. Pentru aceasta, utilizați aceeași combinație Ctrl + C și Ctrl + V. Totuși, această metodă are o parte dificilă - dacă copiați din fereastra browserului sau din fișierul .pdf, toate înregistrările sunt adesea lipite într-o singură celulă sau într-o singură coloană. Dar atunci când copiați dintr-un alt tabel electronic sau din fișierul MS Office, rezultatuleste în funcție de necesități.

   Ceea ce trebuie să știți este că Google Sheets nu înțelege formulele Excel, astfel încât doar rezultatul poate fi transferat. Ca o soluție de rezolvare, există o altă modalitate mai convenabilă - să importați datele .

   Cele mai comune formate de fișiere din care se importă sunt .csv (valorile împărțite prin virgulă), .xls și .xlsx (fișiere Microsoft Excel). Pentru a importa, accesați Fișier> Import> Încărcare .

   În Fișier de import fereastră, Unitatea mea este activă în mod implicit. Veți vedea lista fișierelor .xlsx, dacă există vreunul pe Google Drive. Ceea ce trebuie să faceți este să faceți clic pe fișierul dorit și să apăsați butonul Selectați din partea de jos a ferestrei, dar puteți merge la butonul Încărcați fila și selectați un fișier de pe computer, sau pur și simplu trageți unul direct în browser:

   

   Puteți importa datele direct în foaie, puteți crea un tabel nou cu acestea sau puteți înlocui foaia de calcul cu datele importate.

5. Ca întotdeauna, există o altă modalitate, mai complicată, de a crea Google Sheets dintr-un alt fișier de pe computerul dumneavoastră.

   Deschideți Google Drive (puteți crea acolo un dosar special pentru noile fișiere). Trageți documentul aflat pe PC în fereastra browserului cu Google Drive deschis. Când fișierul este încărcat, faceți clic dreapta pe el și alegeți Deschideți cu> Google Sheets :

   

Iată, acum aveți datele în tabel.

După cum v-ați putut da seama, nu mai trebuie să vă faceți griji cu privire la siguranța tabelului. Uitați de combinația Ctrl + S. Serverul salvează automat modificările cu fiecare caracter introdus. Nu veți pierde niciun cuvânt dacă se întâmplă ceva cu PC-ul dvs. în timp ce lucrați cu tabelul.

Eliminați foaia de calcul Google

Dacă folosiți Google Sheets în mod regulat, în timp, s-ar putea să observați că nu mai aveți nevoie de multe dintre tabele. Acestea ocupă doar spațiu în Google Drive, iar spațiul este ceea ce avem adesea nevoie cel mai mult pentru documentele noastre.

De aceea, ar fi bine să ștergeți fișierele redundante și nefolosite. Cum?

1. Deschideți tabelul pe care sunteți gata să-l ștergeți și accesați Fișier> Mutați la coșul de gunoi :

   

   Notă. Această acțiune nu va șterge definitiv fișierul din Google Drive. Documentul va fi mutat în coșul de gunoi. Persoanele cărora le-ați acordat acces la fișier îl vor pierde și ele. Dacă doriți ca alte persoane să lucreze cu tabelele, luați în considerare desemnarea unui nou proprietar al fișierului și apoi ștergeți fișierul din documentele dvs.

2. Tabelul poate fi, de asemenea, șters din fereastra principală Google Sheets:

   

3. O altă opțiune este să găsiți fișierul în Google Drive, să faceți clic dreapta pe el și să selectați pictograma coșului de gunoi sau să apăsați aceeași pictogramă în panoul Google din partea de sus a paginii:

   

Nu uitați să goliți coșul de gunoi pentru a șterge definitiv fișierele și pentru a elibera spațiu pe Google Drive. Dacă nu goliți coșul de gunoi, fișierele pot fi restaurate în același mod în care ați făcut-o cel mai probabil în Windows.

Notă. Numai proprietarul tabelului îl poate șterge. Dacă încercați să ștergeți fișierul deținut de alții, nu îl veți mai vedea, în timp ce ceilalți îl vor vedea. Aceasta este principala diferență între tabelele proprii și cele ale altora. Tabelul propriu poate fi întotdeauna restaurat din coșul de gunoi, în timp ce pentru a accesa tabelul deținut de alții va trebui să cereți permisiunea de a lucra din nou cu el.

Vă rugăm să rețineți că pagina principală Google Sheets permite filtrarea fișierelor în funcție de proprietarii acestora:

• Deținută de oricine - veți vedea fișierele pe care le dețineți, precum și pe cele la care ați primit acces. De asemenea, lista conține toate tabelele care au fost vizualizate din link-uri.
• Deținută de mine - veți vedea doar mesele pe care le dețineți.
• Nu-mi aparține - lista va conține tabelele care sunt deținute de alte persoane. Nu le veți putea șterge, dar le veți putea vizualiza și edita.

Asta e tot pentru astăzi, băieți și fete, sper că aceste informații v-au fost de folos!

Data viitoare vă voi spune mai multe despre partajarea, mutarea și protejarea foilor de lucru și a datelor. Rămâneți pe aproape!