Σήμερα θα μάθετε τα βασικά στοιχεία του Google Sheets. Δείτε πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από τη χρήση της υπηρεσίας: προσθέστε και διαγράψτε τα φύλλα εν ριπή οφθαλμού και γνωρίστε ποιες λειτουργίες και δυνατότητες μπορείτε να χρησιμοποιείτε καθημερινά.

Δεν είναι μυστικό ότι οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να εργάζονται με τους πίνακες δεδομένων του MS Excel. Ωστόσο, τώρα έχει έναν άξιο ανταγωνιστή. Επιτρέψτε μας να σας παρουσιάσουμε τα φύλλα Google.

Τι είναι το Google Sheets

Πολλοί από εμάς πιστεύουν ότι το Google Sheets είναι απλώς ένα βολικό εργαλείο για την προβολή των πινάκων που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά για να είμαστε ειλικρινείς - πρόκειται για μια απόλυτη πλάνη. Αυτή η υπηρεσία μπορεί να γίνει ένας πραγματικός αντικαταστάτης του MS Excel για πολλούς χρήστες, εάν, φυσικά, γνωρίζουν όλα τα πλεονεκτήματα και τις επιλογές που προσφέρει η Google.

Ας συγκρίνουμε λοιπόν αυτούς τους δύο αντιπάλους.

Google Sheets Πλεονεκτήματα

• Το Google Sheets είναι ένα δωρεάν υπηρεσία Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε κανένα πρόσθετο λογισμικό, αφού εργάζεστε με τους πίνακες απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Τα διαγράμματα, τα φίλτρα και οι πίνακες περιστροφής συμβάλλουν στην αποτελεσματική ανάλυση δεδομένων.
• Όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο Google Cloud , πράγμα που σημαίνει ότι αν το μηχάνημά σας πεθάνει, οι πληροφορίες θα παραμείνουν ανέπαφες. Δεν μπορούμε να πούμε το ίδιο για το Excel, όπου οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε έναν υπολογιστή, εκτός αν τις αντιγράψετε σκόπιμα κάπου αλλού.
• Κοινή χρήση των εγγράφων δεν ήταν ποτέ τόσο εύκολο - απλά δώστε σε κάποιον τον σύνδεσμο του αρχείου.
• Μπορείτε να πρόσβαση τους πίνακες του Google Sheets όχι μόνο στο σπίτι ή το γραφείο σας αλλά σε οποιοδήποτε μέρος με το Διαδίκτυο. Εργαστείτε με τον πίνακα από το Υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή, tablet ή smartphone και δεν έχει σημασία ποιο λειτουργικό σύστημα είναι εγκατεστημένο στη συσκευή. Οι ηλεκτρονικές συσκευές, επιπλέον, δίνουν τη δυνατότητα διαχείρισης των πινάκων ακόμη και χωρίς σύνδεση στο Διαδίκτυο .
• Είναι ιδανικό για ομαδική εργασία ένα αρχείο μπορεί να επεξεργαστεί από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Αποφασίστε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί τους πίνακές σας και ποιος μπορεί μόνο να τους δει και να σχολιάσει τα δεδομένα. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις πρόσβασης για κάθε χρήστη καθώς και για ομάδες ατόμων. Εργαστείτε ταυτόχρονα με συναδέλφους και θα δείτε τις αλλαγές στον πίνακα αμέσως Έτσι, δεν χρειάζεται πλέον να στέλνετε με email τις επεξεργασμένες εκδόσεις των αρχείων ο ένας στον άλλον.
• Ιστορικό εκδόσεων είναι πολύ βολικό: αν ένα λάθος τρυπώσει στο έγγραφο, αλλά το ανακαλύψετε κάποια στιγμή αργότερα, δεν χρειάζεται να πατήσετε χίλιες φορές Ctrl + Z. Το ιστορικό των αλλαγών δείχνει τι συνέβη με το αρχείο από τη στιγμή της δημιουργίας του. Θα δείτε ποιος εργάστηκε με τον πίνακα και ποιες αλλαγές έγιναν. Αν, για κάποιο λόγο, κάποια δεδομένα εξαφανιστούν, μπορούν να αποκατασταθούν με μερικάκλικ.
• Αν γνωρίζετε Excel μέσα και έξω θα συνηθίσετε Φύλλα Google σε χρόνο μηδέν, αφού οι λειτουργίες τους είναι μοιάζουν πολύ .

Μειονεκτήματα του Google Sheets

• Είναι λειτουργεί λίγο πιο αργά , ειδικά αν έχετε αργή σύνδεση στο Διαδίκτυο.
• Η ασφάλεια των εγγράφων εξαρτάται από την ασφάλεια του λογαριασμού σας Google . Χάστε το λογαριασμό και μπορεί να χάσετε και τα έγγραφα.
• Το η ποικιλία των λειτουργιών δεν είναι τόσο μεγάλη όπως στο MS Excel, αλλά είναι περισσότερο από αρκετό για την πλειοψηφία των χρηστών.

Λειτουργίες και χαρακτηριστικά του Google Sheets

Ας εξετάσουμε τις λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά του Google Sheets πιο προσεκτικά, καθώς είναι αυτά που ενδιαφέρουν πολλούς από εμάς περισσότερο.

Το Google Sheets αριθμεί 371 λειτουργίες! Εδώ μπορείτε να βρείτε έναν πλήρη κατάλογο αυτών με τις περιγραφές τους. Είναι ομαδοποιημένες σε 15 ενότητες:

Ναι, το MS Excel διαθέτει 100 περισσότερες λειτουργίες.

Αλλά μπορεί να εκπλαγείτε με το πώς αυτή η προφανής έλλειψη της Google μετατρέπεται σε πλεονέκτημα. Αν δεν καταφέρατε να βρείτε μια οικεία ή απαραίτητη λειτουργία του Google Sheets, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να εγκαταλείψετε αμέσως την υπηρεσία. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας λειτουργία χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Επεξεργαστής σεναρίων :

Η γλώσσα προγραμματισμού Google Apps Script (μια εκτεταμένη έκδοση JavaScript για τις υπηρεσίες της Google) ανοίγει πολλαπλές δυνατότητες: μπορείτε να γράψετε ένα ξεχωριστό σενάριο (script) για κάθε πίνακα. Αυτά τα σενάρια μπορούν να αλλάξουν τα δεδομένα, να συγχωνεύσουν διάφορους πίνακες, να διαβάσουν αρχεία και πολλά άλλα. Για να εκτελέσετε το σενάριο, πρέπει να ορίσετε μια συγκεκριμένη συνθήκη (ώρα- αν ο πίνακας είναι ανοιχτός- αν το κελί έχει επεξεργαστεί) ή απλά να κάνετε κλικ στο κουμπίκουμπί.

Το Google Apps Script επιτρέπει στις ακόλουθες εφαρμογές να συνεργάζονται με τα Φύλλα:

• Έγγραφα Google
• Gmail
• Μετάφραση Google Translate
• Φόρμες Google
• Τοποθεσίες Google
• Μετάφραση Google Translate
• Ημερολόγιο Google
• Επαφές Google
• Ομάδες Google
• Χάρτες Google

Αν δεν μπορείτε να λύσετε την εργασία σας με τις τυπικές δυνατότητες του Google Sheets, μπορείτε να προσπαθήσετε να αναζητήσετε το απαραίτητο πρόσθετο. Απλώς ανοίξτε το Store με όλα τα διαθέσιμα πρόσθετα από το μενού: Πρόσθετα> Αποκτήστε πρόσθετα...

Θα σας συνιστούσα να ελέγξετε τα εξής:

• Ηλεκτρικά εργαλεία
• Αφαίρεση αντιγράφων

Το Google Sheets διαθέτει μερικές δεκάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου για σχεδόν κάθε λειτουργία. Μπορείτε να βρείτε τον πλήρη κατάλογο αυτών των συντομεύσεων για PC, Mac, Chromebook και Android εδώ.

Πιστεύω ότι ο συνδυασμός όλων αυτών των χαρακτηριστικών είναι αρκετός για να καλύψει το Google Sheets τις βασικές ανάγκες σας σε πίνακες.

Αν δεν έχετε πειστεί ακόμα, τότε πείτε μας: ποιες εργασίες μπορούν να επιλυθούν μέσα από το Excel αλλά όχι με τη βοήθεια του Google Sheets;

Πώς να δημιουργήσετε ένα λογιστικό φύλλο Google

Για αρχή, θα χρειαστείτε έναν λογαριασμό Gmail. Αν δεν έχετε - ποτέ δεν είναι αργά για να τον δημιουργήσετε. Μόλις εγγραφείτε, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία. Κάντε κλικ στην επιλογή Έγγραφα από το μενού εφαρμογών Google στο προφίλ σας και επιλέξτε Φύλλα . ή απλά ακολουθήστε το σύνδεσμο sheets.google.com.

Θα μεταφερθείτε στο κύριο μενού (στο μέλλον, θα έχετε εδώ μια λίστα με τα αρχεία που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα). Στην κορυφή της σελίδας, θα δείτε όλες τις επιλογές για να ξεκινήσετε ένα νέο φύλλο εργασίας, όπως Κενό Κάντε κλικ πάνω του:

Ένας άλλος τρόπος για να ξεκινήσετε να εργάζεστε με το Google Sheets είναι μέσω του Google Drive. Δημιουργείται αυτόματα μόλις καταχωρήσετε έναν λογαριασμό Gmail. Ανοίξτε το Drive σας, κάντε κλικ στο Νέα> Φύλλα Google> Κενό φύλλο εργασίας :

Και τέλος, αν ανοίξετε τον πίνακα με τον οποίο δουλέψατε προηγουμένως, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα επιλέγοντας Αρχείο> Νέο> Φύλλο εργασίας :

Έτσι, δημιουργήσατε ένα νέο φύλλο εργασίας.

Ας του δώσουμε ένα όνομα. Νομίζω ότι θα συμφωνήσετε ότι το "Untitled Spreadsheet" μπορεί εύκολα να χαθεί ανάμεσα σε άλλα ανώνυμα αρχεία. Για να μετονομάσετε τον πίνακα, κάντε κλικ στο όνομά του στην επάνω αριστερή γωνία και πληκτρολογήστε το νέο όνομα. Για να το αποθηκεύσετε, πατήστε Enter ή κάντε κλικ κάπου αλλού στον πίνακα.

Αυτό το νέο όνομα θα εμφανίζεται στην κύρια σελίδα του Google Sheets. Κάθε φορά που ανοίγετε την κύρια σελίδα θα βλέπετε όλους τους αποθηκευμένους πίνακές σας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google

Έτσι, ένα κενό τραπέζι σας κοιτάζει από την οθόνη.

Πώς να προσθέσετε δεδομένα σε λογιστικό φύλλο Google

Ας το γεμίσουμε με κάποια δεδομένα, εντάξει;

Ακριβώς όπως και άλλοι ηλεκτρονικοί πίνακες, το Google Sheets λειτουργεί με ορθογώνια που είναι γνωστά ως κελιά. Είναι τοποθετημένα σε σειρές που σημειώνονται με αριθμούς και στήλες που σημειώνονται με γράμματα. Κάθε κελί μπορεί να λάβει μία τιμή, είτε κειμενική είτε αριθμητική.

1. Επιλέξτε το κελί και πληκτρολογήστε την απαιτούμενη λέξη Όταν τα δεδομένα υπάρχουν, θα πρέπει να αποθηκευτούν με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:
   • Πατήστε Enter (ο δρομέας θα μετακινηθεί στο παρακάτω κελί).
   • Πατήστε Tab (ο δρομέας θα μετακινηθεί στο διπλανό κελί στα δεξιά).
   • Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε άλλο κελί για να μετακινηθείτε σε αυτό.

   Κατά κανόνα, οι αριθμοί ευθυγραμμίζονται στη δεξιά πλευρά του κελιού, ενώ το κείμενο στα αριστερά. Αν και αυτό μπορεί εύκολα να αλλάξει με τη χρήση της εντολής Οριζόντια ευθυγράμμιση εργαλείο. Επιλέξτε το κελί ή την περιοχή των κελιών όπου θέλετε να επεξεργαστείτε τη στοίχιση και κάντε κλικ στο ακόλουθο εικονίδιο στη γραμμή εργαλείων:

   

   Επιλέξτε τον τρόπο ευθυγράμμισης των δεδομένων από το αναπτυσσόμενο μενού - προς τα αριστερά, στο κέντρο ή προς τα δεξιά.

2. Οι πληροφορίες μπορούν επίσης να αντιγραφούν σε ένα κελί (μια σειρά κελιών) . νομίζω ότι όλοι γνωρίζουμε πώς να αντιγράψουμε και να επικολλήσουμε τα δεδομένα: επιλέξτε το κελί (την απαιτούμενη περιοχή), πατήστε Ctrl + C , τοποθετήστε τον κέρσορα στο άλλο απαιτούμενο κελί (αν αντιγράψατε την περιοχή αυτό θα είναι το πάνω αριστερό κελί) και πατήστε Ctrl + V . Αυτός είναι ο ταχύτερος και ευκολότερος τρόπος.
3. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε τα δεδομένα από ένα κελί σε ένα άλλο με drag'n'dropping . Τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από τη μπλε κουκκίδα στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού, κάντε κλικ σε αυτήν, κρατήστε πατημένο και σύρετε προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Εάν τα δεδομένα περιέχουν αριθμούς ή ημερομηνίες, πατήστε Ctrl και η σειρά θα συνεχιστεί. Αυτό λειτουργεί επίσης όταν το κελί περιέχει κείμενο καθώς και αριθμούς:

   

   Σημείωση: Αν προσπαθήσετε να αντιγράψετε τις ημερομηνίες με τον ίδιο τρόπο, δεν θα έχετε το ίδιο αποτέλεσμα.

   Έχουμε μοιραστεί μερικούς τρόπους που θα σας βοηθήσουν να εισάγετε τα δεδομένα πιο γρήγορα.

4. Τι γίνεται όμως αν οι απαραίτητες πληροφορίες υπάρχουν ήδη σε άλλα αρχεία και δεν θέλετε να τις εισάγετε ξανά χειροκίνητα; Ακολουθούν ορισμένες χρήσιμες μέθοδοι για να ελαφρύνετε τη δουλειά.

   Ο απλούστερος τρόπος είναι να αντιγράψετε τα δεδομένα (αριθμούς ή κείμενο) από ένα άλλο αρχείο και να τα επικολλήσετε στο νέο πίνακα. Για αυτό, χρησιμοποιήστε τον ίδιο συνδυασμό Ctrl + C και Ctrl + V. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος έχει ένα δύσκολο σημείο - αν αντιγράψετε από το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης ή από το αρχείο .pdf, όλες οι εγγραφές συχνά επικολλούνται σε ένα κελί ή σε μία στήλη. Όταν όμως αντιγράφετε από έναν άλλο ηλεκτρονικό πίνακα ή από το αρχείο του MS Office, το αποτέλεσμαείναι όπως απαιτείται.

   Αυτό που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι το Google Sheets δεν καταλαβαίνει τους τύπους του Excel, επομένως μόνο το αποτέλεσμα μπορεί να μεταφερθεί. Ως λύση, υπάρχει ένας άλλος πιο βολικός τρόπος - να εισαγωγή των δεδομένων .

   Οι πιο συνηθισμένες μορφές αρχείων για εισαγωγή είναι οι εξής .csv (οι τιμές διαιρούνται με κόμμα), .xls και .xlsx (αρχεία Microsoft Excel). Για να εισαγάγετε, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχείο> Εισαγωγή> Ανέβασμα .

   Στο Εισαγωγή αρχείου παράθυρο, Ο οδηγός μου Θα δείτε τη λίστα με τα αρχεία .xlsx, αν υπάρχουν στο Google Drive. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο αρχείο που χρειάζεστε και να πατήσετε το πλήκτρο Επιλέξτε στο κάτω μέρος του παραθύρου. Αλλά μπορείτε να μεταβείτε στο Ανέβασμα και επιλέξτε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας, ή απλά σύρετε ένα απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης:

   

   Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα απευθείας στο φύλλο, να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα με αυτά ή να αντικαταστήσετε το φύλλο εργασίας με τα εισαγόμενα δεδομένα.

5. Όπως πάντα, υπάρχει ένας άλλος, πιο περίπλοκος τρόπος για τη δημιουργία φύλλων Google από ένα άλλο αρχείο στον υπολογιστή σας.

   Ανοίξτε το Google Drive (μπορείτε να δημιουργήσετε εκεί έναν ειδικό φάκελο για τα νέα αρχεία). Σύρετε το έγγραφο που βρίσκεται στον υπολογιστή σας στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης με ανοιχτό το Google Drive. Όταν το αρχείο μεταφορτωθεί, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Άνοιγμα με> Φύλλα Google :

   

Ορίστε, τώρα έχετε τα δεδομένα στον πίνακα.

Όπως θα μπορούσατε να μαντέψετε, δεν χρειάζεται πλέον να ανησυχείτε για την ασφάλεια του πίνακα. Ξεχάστε τον συνδυασμό Ctrl + S. Ο διακομιστής αποθηκεύει τις αλλαγές αυτόματα με κάθε χαρακτήρα που εισάγεται. Δεν θα χάσετε ούτε μια λέξη αν συμβεί κάτι στον υπολογιστή σας ενώ εργάζεστε με τον πίνακα.

Αφαίρεση φύλλου Google

Αν χρησιμοποιείτε τακτικά τα φύλλα Google, με τον καιρό μπορεί να παρατηρήσετε ότι δεν χρειάζεστε πλέον πολλούς από τους πίνακες. Καταλαμβάνουν μόνο χώρο στο Google Drive και ο χώρος είναι αυτό που συχνά χρειαζόμαστε περισσότερο για τα έγγραφά μας.

Γι' αυτό καλύτερα να διαγράψετε τα περιττά και αχρησιμοποίητα αρχεία. Πώς;

1. Ανοίξτε τον πίνακα που είστε έτοιμοι να διαγράψετε και μεταβείτε στο Αρχείο> Μετακίνηση στα σκουπίδια :

   

   Σημείωση. Αυτή η ενέργεια δεν θα διαγράψει οριστικά το αρχείο από το Google Drive. Το έγγραφο θα μεταφερθεί στα σκουπίδια. Τα άτομα στα οποία δώσατε πρόσβαση στο αρχείο θα το χάσουν επίσης. Αν θέλετε να δουλέψουν άλλοι με τους πίνακες, σκεφτείτε να ορίσετε έναν νέο ιδιοκτήτη του αρχείου και στη συνέχεια να διαγράψετε το αρχείο από τα έγγραφά σας.

2. Ο πίνακας μπορεί επίσης να διαγραφεί από το κύριο παράθυρο του Google Sheets:

   

3. Μια άλλη επιλογή είναι να βρείτε το αρχείο στο Google Drive, να κάνετε δεξί κλικ σε αυτό και να επιλέξετε το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων ή να πατήσετε το ίδιο εικονίδιο στο παράθυρο Google στο επάνω μέρος της σελίδας:

   

Μην ξεχάσετε να αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων για να διαγράψετε οριστικά τα αρχεία και να ελευθερώσετε χώρο στο Google Drive. Αν δεν αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων, τα αρχεία μπορούν να επαναφερθούν με τον ίδιο τρόπο που πιθανότατα έχετε κάνει στα Windows.

Σημείωση. Μόνο ο ιδιοκτήτης του πίνακα μπορεί να τον διαγράψει. Αν προσπαθήσετε να διαγράψετε το αρχείο που ανήκει σε άλλους, εσείς δεν θα το βλέπετε πλέον, ενώ οι άλλοι θα το βλέπουν. Αυτή είναι η κύρια διαφορά μεταξύ των δικών σας πινάκων και των πινάκων των άλλων. Ο δικός σας πίνακας μπορεί πάντα να επαναφερθεί από τον κάδο απορριμμάτων, ενώ για να αποκτήσετε πρόσβαση στον πίνακα που ανήκει σε άλλους θα πρέπει να ζητήσετε ξανά άδεια για να εργαστείτε μαζί του.

Λάβετε υπόψη ότι η κύρια σελίδα του Google Sheets επιτρέπει το φιλτράρισμα των αρχείων ανάλογα με τους ιδιοκτήτες τους:

• Ανήκει σε οποιονδήποτε - θα δείτε τα αρχεία που σας ανήκουν καθώς και εκείνα στα οποία σας δόθηκε πρόσβαση. Επίσης, η λίστα περιέχει όλους τους πίνακες που προβλήθηκαν από τους συνδέσμους.
• Ανήκει σε μένα - θα δείτε μόνο τα τραπέζια που σας ανήκουν.
• Δεν ανήκει σε μένα - η λίστα θα περιέχει τους πίνακες που ανήκουν σε άλλους. Δεν θα μπορείτε να τους διαγράψετε, αλλά θα μπορείτε να τους δείτε και να τους επεξεργαστείτε.

Αυτά για σήμερα, αγόρια και κορίτσια.Ελπίζω να βρήκατε αυτές τις πληροφορίες χρήσιμες!

Την επόμενη φορά θα σας πω περισσότερα για την κοινή χρήση, τη μετακίνηση και την προστασία των φύλλων εργασίας και των δεδομένων σας. Μείνετε συντονισμένοι!