Днес ще научите самите основи на Google Sheets. Вижте как можете да извлечете полза от използването на услугата: добавяйте и изтривайте листове на мига и се запознайте с функциите и възможностите, които можете да използвате ежедневно.

За никого не е тайна, че повечето хора са свикнали да работят с таблиците с данни в MS Excel. Сега обаче тя има достоен конкурент. Позволете ни да ви запознаем с Google Sheets.

Какво е Google Таблици

Много от нас смятат, че Google Sheets е просто удобен инструмент за преглеждане на таблици, които се изпращат по имейл. Но ако трябва да сме честни - това е пълна заблуда. Тази услуга може да се превърне в истински заместител на MS Excel за много потребители, ако, разбира се, те са наясно с всички предимства и възможности, които Google предлага.

Нека да сравним тези двама съперници.

Професионалисти на Google Таблици

• Таблиците на Google са безплатна услуга . Не е необходимо да инсталирате допълнителен софтуер, тъй като работите с таблиците директно в браузъра си. Графиките, филтрите и таблиците с въртеливи движения допринасят за ефективния анализ на данните.
• Цялата информация се съхранява в Google Cloud , което означава, че ако машината ви умре, информацията ще остане непокътната. Всъщност не можем да кажем същото за Excel, където информацията се съхранява на един компютър, освен ако не я копирате умишлено някъде другаде.
• Споделяне на документите никога не е било толкова лесно - просто дайте на някого връзката към файла.
• Можете да достъп до таблиците на Google Sheets не само в дома или офиса си, но и на всяко място с интернет. Работете с таблицата от Компютър или преносим компютър, браузър, таблет или смартфон и няма значение каква операционна система е инсталирана на устройството. Освен това електронните устройства дават възможност за управление на таблиците дори без връзка с интернет .
• Той е идеален за работа в екип един файл може да бъде редактиран от няколко потребители едновременно. Определете кой може да редактира вашите таблици и кой може само да ги преглежда и да коментира данните. Можете да регулирате настройките за достъп за всеки потребител, както и за групи от хора. Работете едновременно с колеги и ще вижте промените в таблицата незабавно . Така вече не е необходимо да изпращате по имейл редактираните версии на файловете един на друг.
• История на версиите е много удобно: ако в документа се промъкне грешка, но вие я откриете след известно време, не е необходимо да натискате хиляди пъти Ctrl + Z. Историята на промените показва какво се е случвало с файла от момента на създаването му. Ще видите кой е работил с таблицата и какви промени са били направени. Ако по някаква причина някои данни изчезнат, те могат да бъдат възстановени с няколкощраквания.
• Ако знаете. Excel ще свикнете с Таблици на Google за нула време, тъй като техните функции са много си приличат .

Недостатъци на Google Таблици

• Той работи малко по-бавно , особено ако имате бавна интернет връзка.
• Безопасност на документите зависи от сигурността на вашия акаунт в Google Загубете сметката и може да загубите и документите.
• Сайтът разнообразието от функции не е толкова голямо като в MS Excel, но е повече от достатъчна за по-голямата част от потребителите.

Функции и характеристики на Google Sheets

Нека разгледаме по-подробно функциите и характеристиките на Google Sheets, тъй като именно те са най-интересни за много от нас.

Google Sheets наброява 371 функции! Тук можете да намерите пълен списък с описанията им. Те са групирани в 15 раздела:

Да, MS Excel има още 100 функции.

Но може би ще се изненадате как този очевиден недостиг в Google се превръща в предимство. Ако не сте успели да намерите позната или необходима функция на Google Sheets, това не означава, че трябва веднага да се откажете от услугата. Можете да създадете своя собствена функция, като използвате Редактор на скриптове :

Езикът за програмиране Google Apps Script (разширена версия на JavaScript за услугите на Google) предоставя множество възможности: можете да напишете отделен сценарий (скрипт) за всяка таблица. Тези сценарии могат да променят данните, да обединяват различни таблици, да четат файлове и много други. За да стартирате сценария, трябва да зададете определено условие (време; ако таблицата е отворена; ако клетката е редактирана) или просто да кликнете върху бутонабутон.

Google Apps Script позволява на следните приложения да работят с листовете:

• Документи на Google
• Gmail
• Превод на Google
• Формуляри на Google
• Сайтове на Google
• Превод на Google
• Календар на Google
• Контакти в Google
• Групи на Google
• Карти на Google

Ако не можете да решите задачата си със стандартните функции на Google Sheets, можете да опитате да потърсите необходимата добавка. Просто отворете магазина с всички налични добавки от менюто: Add-ons> Получаване на добавки...

Бих ви препоръчал да проверите следното:

• Електрически инструменти
• Премахване на дубликати

Google Sheets разполага с няколко десетки бързи клавишни комбинации за почти всяка операция. Пълният списък на тези клавишни комбинации за PC, Mac, Chromebook и Android можете да намерите тук.

Смятам, че комбинацията от всички тези функции е достатъчна, за да може Google Sheets да задоволи основните ви нужди от таблици.

Ако все още не сте убедени в това, моля, кажете ни: кои задачи могат да бъдат решени в рамките на Excel, но не и с помощта на Google Sheets?

Как да създадете електронна таблица в Google

Като начало ще ви е необходим акаунт в Gmail. Ако нямате такъв - никога не е късно да го създадете. След като се регистрирате, ще можете да използвате услугата. Щракнете върху Документи от менюто на приложенията на Google в профила си и изберете Листове . Или просто последвайте връзката sheets.google.com.

Ще бъдете пренасочени към главното меню. (В бъдеще тук ще имате списък с наскоро използваните файлове.) В горната част на страницата ще видите всички опции за започване на нова електронна таблица, включително Празна страница Кликнете върху него:

Друг начин за започване на работа с Google Sheets е чрез Google Drive. Той се създава автоматично, след като регистрирате акаунт в Gmail. Отворете своя Drive, щракнете върху Ново> Таблици на Google> Празна електронна таблица :

И накрая, ако отворите таблицата, с която сте работили преди, можете да създадете нова таблица, като изберете Файл> Нов> Електронна таблица :

Създали сте нова електронна таблица.

Нека да й дадем име. Мисля, че ще се съгласите, че "Untitled Spreadsheet" (Електронна таблица без име) може лесно да се изгуби сред други безименни файлове. За да преименувате таблицата, щракнете върху името й в горния ляв ъгъл и въведете новото. За да го запазите, натиснете Enter или щракнете някъде другаде в таблицата.

Това ново име ще се появи на главната страница на Google Таблици. Всеки път, когато отваряте главната страница, ще виждате всичките си запазени таблици.

Как да използвате Google Sheets

Така че от екрана ви гледа празна маса.

Как да добавяте данни в електронна таблица на Google

Нека да го попълним с данни, нали?

Подобно на други електронни таблици, Google Sheets работи с правоъгълници, известни като клетки. Те са подредени в редове, обозначени с цифри, и колони, обозначени с букви. Всяка клетка може да получи една стойност, независимо дали е текстова или числова.

1. Изберете клетката и въведете необходимата дума Когато данните са налице, те трябва да бъдат записани по един от следните начини:
   • Натиснете Enter (курсорът ще се премести в клетката по-долу).
   • Натиснете Tab (курсорът ще бъде преместен в съседната клетка вдясно).
   • Щракнете върху всяка друга клетка, за да се преместите в нея.

   По правило числата се подравняват в дясната част на клетката, а текстът - в лявата. Въпреки че това може лесно да се промени с помощта на Хоризонтално подравняване Изберете клетката или диапазона от клетки, в които искате да редактирате подравняването, и щракнете върху следната икона в лентата с инструменти:

   

   Изберете начина на подравняване на данните от падащото меню - вляво, в центъра или вдясно.

2. Информацията може да се копира и в клетка (диапазон от клетки). . мисля, че всички знаем как да копираме и поставим данните: изберете клетката (необходимия диапазон), натиснете Ctrl + C , поставете курсора в другата необходима клетка (ако сте копирали диапазона, това ще бъде горната лява клетка) и натиснете Ctrl + V. Това е най-бързият и лесен начин.
3. Можете също така да копирате данните от една клетка в друга чрез плъзгане и пускане . Наведете курсора върху синята точка в долния десен ъгъл на клетката, щракнете върху нея, задръжте и плъзнете в необходимата посока. Ако данните съдържат числа или дати, натиснете Ctrl и поредицата ще продължи. Това работи и когато клетката съдържа текст, както и числа:

   

   Забележка: Ако се опитате да копирате датите по същия начин, няма да получите същия резултат.

   Вижте също: Как да направите текущ сбор в Excel (формула за кумулативна сума)

   Споделихме няколко начина за по-бързо въвеждане на данните.

4. Но какво да правите, ако необходимата информация вече е налице, в други файлове, и не искате да я въвеждате отново ръчно? Ето няколко полезни метода за облекчаване на работата.

   Най-простият начин е да копирате данните (цифри или текст) от друг файл и да ги поставите в новата таблица. За целта използвайте същата комбинация Ctrl + C и Ctrl + V. Този метод обаче има една хитра част - ако копирате от прозореца на браузъра или от .pdf файл, всички записи често се поставят в една клетка или една колона. Но когато копирате от друга електронна таблица или от файл на MS Office, резултатъте според нуждите.

   Това, което трябва да знаете, е, че Google Sheets не разбира формулите на Excel, като по този начин може да се прехвърли само резултатът. Като заобиколен вариант има друг по-удобен начин - да импортиране на данните .

   Най-често използваните файлови формати за импортиране са .csv (стойностите са разделени със запетая), .xls и .xlsx (файлове на Microsoft Excel). За да импортирате, отидете на Файл> Импортиране> Качване .

   В Импортиране на файл прозорец, Моето устройство ще видите списък с .xlsx файлове, ако има такива в Google Drive. Това, което трябва да направите, е да кликнете върху необходимия файл и да натиснете бутона Изберете бутон в долната част на прозореца. Но можете да отидете в Качване на таб и изберете файл от компютъра си, или просто плъзнете един от тях директно в браузъра:

   

   Можете да импортирате данните директно в листа, да създадете нова таблица с тях или да замените работния лист с импортираните данни.

5. Както винаги, има и друг, по-сложен начин за създаване на Google Sheets от друг файл на компютъра ви.

   Отворете Google Диск (можете да създадете специална папка за новите файлове там). Плъзнете документа, намиращ се на вашия компютър, в прозореца на браузъра с отворен Google Диск. Когато файлът е качен, щракнете с десния бутон на мишката върху него и изберете Отваряне с> Google Sheets :

   

Воала, данните са вече в таблицата.

Както можехте да предположите, вече няма нужда да се притеснявате за сигурността на таблицата. Забравете за комбинацията Ctrl + S. Сървърът запазва промените автоматично с всеки въведен символ. Няма да загубите нито дума, ако нещо се случи с компютъра ви, докато работите с таблицата.

Премахване на електронна таблица на Google

Ако редовно използвате Таблици на Google, с времето може да забележите, че вече не се нуждаете от много от таблиците. Те само заемат място в Google Drive, а пространството е това, което често ни е най-необходимо за нашите документи.

Ето защо е по-добре да изтриете излишните и неизползваните файлове. Как?

1. Отворете таблицата, която искате да изтриете, и отидете в Файл> Преместване в кошчето :

   

   Забележка: Това действие няма да изтрие файла от Google Drive за постоянно. Документът ще бъде преместен в кошчето. Хората, на които сте дали достъп до файла, също ще го загубят. Ако искате други хора да работят с таблиците, помислете за назначаване на нов собственик на файла и след това изтрийте файла от документите си.

2. Таблицата може да бъде изтрита и от основния прозорец на Google Таблици:

   

3. Друг вариант е да намерите файла в Google Drive, да щракнете с десния бутон на мишката върху него и да изберете иконата за кошче за боклук или да натиснете същата икона в панела на Google в горната част на страницата:

   

Не забравяйте да изпразните кошчето, за да изтриете файловете окончателно и да освободите място в Google Drive. Ако не изпразните кошчето, файловете могат да бъдат възстановени по същия начин, както най-вероятно сте направили в Windows.

Забележка. Само собственикът на таблицата може да я изтрие. Ако се опитате да изтриете файл, собственост на други, вече няма да го виждате, докато другите ще го виждат. Това е основната разлика между вашите собствени таблици и тези на другите. Вашата собствена таблица винаги може да бъде възстановена от кошчето, докато за да получите достъп до таблица, собственост на други, ще трябва отново да поискате разрешение за работа с нея.

Моля, имайте предвид, че основната страница на Google Sheets позволява филтриране на файловете според техните собственици:

• Притежаван от всеки - ще видите файловете, които притежавате, както и тези, до които ви е бил предоставен достъп. Също така списъкът съдържа всички таблици, които са били разглеждани от връзките.
• Притежаван от мен - ще видите само таблиците, които притежавате.
• Не е моя собственост - списъкът ще съдържа таблиците, които са собственост на други лица. Няма да можете да ги изтривате, но ще можете да ги преглеждате и редактирате.

Това е всичко за днес, момчета и момичета. Надявам се, че тази информация ви е била полезна!

Следващия път ще ви разкажа повече за споделянето, преместването и защитата на работните листове и данните. Очаквайте!