สารบัญ
วันนี้ คุณจะได้เรียนรู้ข้อมูลเบื้องต้นของ Google ชีต ดูว่าคุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้บริการอย่างไร: เพิ่มและลบแผ่นงานในพริบตา และทำความรู้จักกับฟังก์ชันและคุณสมบัติใดบ้างที่คุณสามารถใช้ได้ในแต่ละวัน
ไม่ใช่ความลับ ที่คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการทำงานกับตารางข้อมูลใน MS Excel อย่างไรก็ตาม ตอนนี้มีคู่แข่งที่สมน้ำสมเนื้อแล้ว ให้เราแนะนำคุณเกี่ยวกับ Google ชีต
Google ชีตคืออะไร
พวกเราหลายคนคิดว่า Google ชีตเป็นเพียงเครื่องมือที่สะดวกในการดูตารางที่ส่งมา ทางอีเมล. แต่พูดตามตรง - มันเป็นความผิดพลาดอย่างสิ้นเชิง บริการนี้สามารถแทนที่ MS Excel ได้อย่างแท้จริงสำหรับผู้ใช้จำนวนมาก หากพวกเขาทราบข้อดีและตัวเลือกทั้งหมดที่ Google นำเสนอ
ดังนั้น ให้เราเปรียบเทียบคู่แข่งทั้งสองนี้
ผู้เชี่ยวชาญด้าน Google ชีต
- Google ชีตเป็น บริการฟรี คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมใดๆ เนื่องจากคุณทำงานกับตารางได้จากเบราว์เซอร์ของคุณ แผนภูมิ ตัวกรอง และตาราง Pivot มีส่วนช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ใน Google Cloud ซึ่งหมายความว่าหากเครื่องของคุณเสีย ข้อมูลจะยังคงไม่เสียหาย เราไม่สามารถพูดแบบเดียวกันได้จริงๆ เกี่ยวกับ Excel ที่ซึ่งข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง เว้นแต่คุณจะตั้งใจคัดลอกไปที่อื่น
- การแบ่งปันเอกสาร ไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน - เพียงแค่ให้ใครสักคน ลิงค์ไปยังอีกครั้ง.
โปรดทราบว่าหน้าหลักของ Google ชีตอนุญาตให้กรองไฟล์ตามเจ้าของ:
- ใครก็ตามที่เป็นเจ้าของ - คุณจะเห็นไฟล์ที่คุณเป็นเจ้าของและไฟล์ที่คุณได้รับสิทธิ์เข้าถึง นอกจากนี้ รายการยังมีตารางทั้งหมดที่ดูจากลิงก์
- ฉันเป็นเจ้าของ - คุณจะเห็นเฉพาะตารางที่คุณเป็นเจ้าของ
- ไม่ใช่ของฉัน - รายการจะมีตารางที่เป็นของผู้อื่น คุณจะไม่สามารถลบออกได้ แต่จะดูและแก้ไขได้
แค่นี้สำหรับวันนี้ เด็กชายและเด็กหญิง ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าข้อมูลนี้มีประโยชน์!
ครั้งต่อไป ฉันจะบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแบ่งปัน การย้าย และการปกป้องแผ่นงานและข้อมูลของคุณ คอยติดตาม!
ดูสิ่งนี้ด้วย: บทช่วยสอนตารางเดือยของ Google ชีต - วิธีสร้างและตัวอย่างไฟล์ - คุณสามารถ เข้าถึง ตาราง Google ชีตได้ ไม่เพียงแต่ที่บ้านหรือที่ทำงาน แต่ ที่ใดก็ได้ ด้วยอินเทอร์เน็ต ทำงานกับโต๊ะจาก พีซีหรือเบราว์เซอร์แล็ปท็อป แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน และไม่สำคัญว่าจะติดตั้งระบบปฏิบัติการใดบนอุปกรณ์ นอกจากนี้ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ยังให้โอกาสในการจัดการโต๊ะ แม้ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ การทำงานเป็นทีม ไฟล์เดียวสามารถแก้ไขได้หลายไฟล์ ผู้ใช้ในเวลาเดียวกัน ตัดสินใจว่าใครสามารถแก้ไขตารางของคุณได้ และใครสามารถดูและแสดงความคิดเห็นในข้อมูลได้เท่านั้น คุณสามารถปรับการตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ทุกคนและสำหรับกลุ่มบุคคล ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานพร้อมกัน แล้วคุณจะ เห็นการเปลี่ยนแปลง ในตาราง ทันที ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลเวอร์ชันที่แก้ไขของไฟล์ให้อีกไฟล์หนึ่งอีกต่อไป
- ประวัติเวอร์ชัน สะดวกมาก: หากมีข้อผิดพลาดแอบเข้าไปในเอกสารแต่คุณค้นพบในภายหลัง ไม่จำเป็นต้องกด Ctrl + Z พันครั้ง ประวัติการเปลี่ยนแปลงจะแสดงสิ่งที่เกิดขึ้นกับไฟล์ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของการสร้างไฟล์ คุณจะเห็นว่าใครทำงานกับตารางและมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง หากด้วยเหตุผลบางประการ ข้อมูลบางส่วนหายไป ข้อมูลเหล่านั้นสามารถกู้คืนได้ในไม่กี่คลิก
- หากคุณรู้จัก Excel ตลอด คุณจะคุ้นเคยกับ Google ชีต ในเวลาไม่นานเนื่องจากฟังก์ชันต่างๆ เหมือนกันมาก .
ข้อเสียของ Google ชีต
- มัน ทำงานช้าลงเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณ มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า
- ความปลอดภัยของเอกสาร ขึ้นอยู่กับความปลอดภัยของบัญชี Google ของคุณ สูญเสียบัญชีและคุณอาจสูญเสียเอกสารด้วย
- ฟังก์ชันที่หลากหลายไม่กว้างนัก เหมือนใน MS Excel แต่ก็มากเกินพอสำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่
เกี่ยวกับฟังก์ชันและคุณลักษณะต่างๆ ของ Google ชีต
มาพิจารณาฟังก์ชันและคุณลักษณะต่างๆ ของ Google ชีตให้ละเอียดยิ่งขึ้น เนื่องจากเป็นฟังก์ชันและคุณลักษณะที่พวกเราหลายคนสนใจมากที่สุด
หมายเลข Google ชีต 371 ฟังก์ชั่น! คุณสามารถดูรายการทั้งหมดพร้อมคำอธิบายได้ที่นี่ โดยแบ่งออกเป็น 15 ส่วน:
ใช่ MS Excel มีฟังก์ชันมากกว่า 100 ฟังก์ชัน
แต่คุณอาจแปลกใจว่าความขาดแคลนใน Google นี้เปลี่ยนไปอย่างไร ให้เป็นข้อได้เปรียบ หากคุณไม่พบฟังก์ชัน Google ชีตที่คุ้นเคยหรือจำเป็น ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องเลิกใช้บริการทันที คุณสามารถสร้างฟังก์ชันของคุณเองได้โดยใช้ โปรแกรมแก้ไขสคริปต์ :
ภาษาการเขียนโปรแกรม Google Apps Script (เวอร์ชัน JavaScript ที่ขยายเพิ่มเติมสำหรับบริการของ Google) เปิดความเป็นไปได้หลายประการ: คุณ สามารถเขียนสถานการณ์ (สคริปต์) แยกต่างหากสำหรับทุกตาราง สถานการณ์เหล่านี้สามารถแก้ไขข้อมูล ผสานตารางต่างๆ อ่านไฟล์ และอื่นๆ อีกมากมาย ในการเรียกใช้สถานการณ์คุณต้องตั้งเงื่อนไขบางอย่าง (เวลา ถ้าตารางเปิด ถ้าเซลล์มีการแก้ไข) หรือเพียงแค่คลิกปุ่ม
Google Apps Script อนุญาตให้แอปต่อไปนี้ทำงานกับชีตได้:
- Google เอกสาร
- Gmail
- Google แปลภาษา
- Google ฟอร์ม
- Google Sites
- Google แปลภาษา
- Google ปฏิทิน
- Google Contacts
- Google Groups
- Google Maps
หากคุณไม่สามารถแก้ปัญหาด้วยคุณลักษณะมาตรฐาน ของ Google ชีต คุณสามารถลองค้นหาส่วนเสริมที่จำเป็นได้ เพียงเปิด Store ด้วยส่วนเสริมที่มีอยู่ทั้งหมดจากเมนู: ส่วนเสริม > รับส่วนเสริม...
ฉันขอแนะนำให้คุณตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- เครื่องมือไฟฟ้า
- ลบรายการที่ซ้ำกัน
Google ชีตมีแป้นพิมพ์ลัดมากมายสำหรับการทำงานเกือบทุกอย่าง คุณสามารถดูรายการทางลัดทั้งหมดสำหรับพีซี, Mac, Chromebook และ Android ได้ที่นี่
ฉันเชื่อว่าการรวมกันของคุณลักษณะเหล่านี้เพียงพอสำหรับ Google ชีตเพื่อตอบสนองความต้องการตารางพื้นฐานของคุณ
หากคุณยังไม่มั่นใจ โปรดแจ้งให้เราทราบว่างานใดบ้างที่สามารถแก้ไขได้ภายใน Excel แต่ไม่ใช่ด้วยความช่วยเหลือของ Google ชีต
วิธีสร้าง Google สเปรดชีต
สำหรับผู้เริ่มต้น คุณจะต้องมีบัญชี Gmail หากคุณยังไม่มี - ไม่เคยสายเกินไปที่จะสร้างมันขึ้นมา เมื่อคุณลงทะเบียนแล้ว คุณจะสามารถใช้บริการได้ คลิกตัวเลือก เอกสาร จากเมนู Google Apps ในโปรไฟล์ของคุณ แล้วเลือก แผ่นงาน หรือเพียงไปที่ลิงก์ sheet.google.com
คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังเมนูหลัก (ในอนาคต คุณจะมีรายการไฟล์ที่ใช้ล่าสุดที่นี่) ที่ด้านบนของหน้า คุณจะเห็นตัวเลือกทั้งหมดเพื่อเริ่มสเปรดชีตใหม่ รวมทั้ง ว่าง คลิกที่มัน:
อีกวิธีในการเริ่มทำงานกับ Google ชีตคือผ่าน Google ไดรฟ์ จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณลงทะเบียนบัญชี Gmail เปิดไดรฟ์ของคุณ คลิก ใหม่ > Google ชีต > สเปรดชีตเปล่า :
และสุดท้าย หากคุณเปิดตารางที่คุณใช้งานก่อนหน้านี้ คุณสามารถสร้างตารางใหม่ได้โดยเลือก ไฟล์ > ใหม่ > สเปรดชีต :
ดังนั้น คุณได้สร้างสเปรดชีตใหม่แล้ว
มาตั้งชื่อกันเถอะ ฉันคิดว่าคุณคงเห็นด้วยว่า "Untitled Spreadsheet" สามารถสูญหายได้ง่ายท่ามกลางไฟล์ที่ไม่มีชื่ออื่นๆ หากต้องการเปลี่ยนชื่อตาราง ให้คลิกชื่อที่มุมบนซ้ายแล้วป้อนชื่อใหม่ หากต้องการบันทึก ให้กด Enter หรือคลิกที่อื่นในตาราง
ชื่อใหม่นี้จะปรากฏในหน้าหลักของ Google ชีต ทุกครั้งที่คุณเปิดหน้าหลัก คุณจะเห็นตารางที่คุณบันทึกไว้ทั้งหมด
วิธีใช้ Google ชีต
ดังนั้น ตารางว่างจะมองคุณจากหน้าจอ
วิธีเพิ่มข้อมูลลงในสเปรดชีตของ Google
มากรอกข้อมูลบางส่วนกันไหม
เช่นเดียวกับตารางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ Google ชีตทำงานร่วมกับสี่เหลี่ยมที่เรียกว่าเซลล์ โดยจะจัดเรียงเป็นแถวที่มีตัวเลขและคอลัมน์ที่มีตัวอักษรกำกับ แต่ละเซลล์สามารถรับหนึ่งค่า ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข
- เลือกเซลล์และป้อนคำที่ต้องการ เมื่อมีข้อมูลแล้ว ควรบันทึกข้อมูลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:
- กด Enter (เคอร์เซอร์จะย้ายไปที่เซลล์ด้านล่าง)
- กด Tab (เคอร์เซอร์จะอยู่ที่ ย้ายไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันทางด้านขวา)
- คลิกเซลล์อื่นใดก็ได้เพื่อย้ายไป
ตามกฎแล้ว ตัวเลขจะจัดชิดด้านขวาของเซลล์ในขณะที่ ข้อความอยู่ทางซ้าย แม้ว่าจะสามารถเปลี่ยนได้อย่างง่ายดายโดยใช้เครื่องมือ การจัดตำแหน่งแนวนอน เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการแก้ไขการจัดแนว และคลิกไอคอนต่อไปนี้บนแถบเครื่องมือ:
เลือกวิธีการจัดแนวข้อมูลจากดร็อป -เมนูด้านล่าง - ไปทางซ้าย กึ่งกลางหรือไปทางขวา
- ข้อมูลยังสามารถคัดลอกไปยังเซลล์ (ช่วงของเซลล์) ฉันคิดว่าเราทุกคนรู้วิธีคัดลอกและวางข้อมูล: เลือกเซลล์ (ช่วงที่ต้องการ) กด Ctrl + C วางเคอร์เซอร์ลงในเซลล์อื่นที่ต้องการ (ถ้าคุณคัดลอกช่วง จะเป็นเซลล์ซ้ายบนสุด) และ กด Ctrl+V นี่เป็นวิธีที่เร็วและง่ายที่สุด
- คุณยังสามารถคัดลอกข้อมูลจากเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หนึ่ง โดยการลากและวาง เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่จุดสีน้ำเงินที่มุมล่างขวาของเซลล์ คลิกค้างไว้แล้วลากไปในทิศทางที่ต้องการ หากข้อมูลประกอบด้วยตัวเลขหรือวันที่ ให้กด Ctrl และชุดข้อมูลจะดำเนินต่อไป นอกจากนี้ยังใช้งานได้เมื่อเซลล์ประกอบด้วยข้อความและตัวเลข:
หมายเหตุ หากคุณพยายามคัดลอกวันที่ด้วยวิธีเดียวกัน คุณจะไม่ได้ผลลัพธ์เหมือนเดิม
เราได้แชร์วิธีต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณป้อนข้อมูลได้เร็วขึ้น
- แต่ถ้าข้อมูลที่จำเป็นมีอยู่แล้วในไฟล์อื่น และคุณไม่ต้องการป้อนข้อมูลด้วยตนเองอีกล่ะ ต่อไปนี้เป็นวิธีการที่มีประโยชน์ในการทำให้งานเบาลง
วิธีที่ง่ายที่สุดคือการคัดลอกข้อมูล (ตัวเลขหรือข้อความ) จากไฟล์อื่นและวางลงในตารางใหม่ สำหรับสิ่งนั้น ให้ใช้การผสม Ctrl + C และ Ctrl + V เดียวกัน อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้มีส่วนที่ยุ่งยาก หากคุณคัดลอกจากหน้าต่างเบราว์เซอร์หรือไฟล์ .pdf ระเบียนทั้งหมดมักจะถูกวางในเซลล์เดียวหรือคอลัมน์เดียว แต่เมื่อคุณคัดลอกจากตารางอิเล็กทรอนิกส์อื่นหรือจากไฟล์ MS Office ผลลัพธ์จะเป็นไปตามที่ต้องการ
สิ่งที่คุณควรทราบคือ Google ชีตไม่เข้าใจสูตรของ Excel ดังนั้นจึงทำได้เพียงผลลัพธ์เท่านั้น โอนแล้ว เพื่อเป็นการแก้ปัญหาชั่วคราว มีวิธีอื่นที่สะดวกกว่า นั่นคือ นำเข้าข้อมูล
รูปแบบไฟล์ที่ใช้บ่อยที่สุดในการนำเข้าคือ .csv (ค่าที่หารด้วยเครื่องหมายจุลภาค ), .xls และ .xlsx (ไฟล์ Microsoft Excel) หากต้องการนำเข้า ให้ไปที่ ไฟล์ > นำเข้า > อัปโหลด .
ใน นำเข้าไฟล์ หน้าต่าง แท็บ ไดรฟ์ของฉัน เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น คุณจะเห็นรายการไฟล์ .xlsx ถ้ามีใน Google Drive สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกไฟล์ที่ต้องการแล้วกดปุ่ม เลือก ที่ด้านล่างของหน้าต่าง แต่คุณสามารถไปที่แท็บ อัปโหลด และ เลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือเพียงแค่ลากไฟล์ลงในเบราว์เซอร์โดยตรง:
คุณสามารถนำเข้าข้อมูลไปยังแผ่นงานโดยตรง สร้างตารางใหม่หรือแทนที่แผ่นงานด้วยข้อมูลที่นำเข้า
- เช่นเคย มีอีกวิธีหนึ่งที่ซับซ้อนกว่าในการสร้าง Google ชีตจาก ไฟล์อื่นในเครื่องของคุณ
เปิด Google ไดรฟ์ (คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์พิเศษสำหรับไฟล์ใหม่ที่นั่น) ลากเอกสารที่อยู่ในพีซีของคุณไปที่หน้าต่างเบราว์เซอร์โดยเปิด Google Drive เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก เปิดด้วย > Google ชีต :
Voila ตอนนี้คุณมีข้อมูลในตารางแล้ว
อย่างที่คุณเดาได้ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของโต๊ะอีกต่อไป ลืมชุดค่าผสม Ctrl + S เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติเมื่อป้อนอักขระทุกตัว คุณจะไม่เสียคำพูดหากมีอะไรเกิดขึ้นกับพีซีของคุณในขณะที่คุณทำงานกับตาราง
ลบ Google สเปรดชีต
หากคุณใช้ Google ชีตเป็นประจำ คุณอาจสังเกตเห็นว่า ที่คุณไม่ต้องการหลายตารางอีกต่อไป พวกเขาใช้เวลาเท่านั้นพื้นที่ว่างใน Google ไดรฟ์และพื้นที่ว่างเป็นสิ่งที่เราต้องการมากที่สุดสำหรับเอกสารของเรา
นั่นคือเหตุผลที่คุณควรลบไฟล์ที่ซ้ำซ้อนและไม่ได้ใช้ อย่างไร
- เปิดตารางที่คุณพร้อมที่จะลบ และไปที่ ไฟล์ > ย้ายไปที่ถังขยะ :
หมายเหตุ การดำเนินการนี้จะไม่ลบไฟล์ออกจาก Google ไดรฟ์อย่างถาวร เอกสารจะถูกย้ายไปที่ถังขยะ คนที่คุณให้สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์จะสูญเสียไฟล์นั้นไปด้วย ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นทำงานกับตาราง ให้พิจารณาแต่งตั้งเจ้าของไฟล์คนใหม่แล้วลบไฟล์ออกจากเอกสารของคุณ
- สามารถลบตารางได้จากหน้าต่างหลักของ Google ชีต:
- อีกทางเลือกหนึ่งคือการค้นหาไฟล์บน Google ไดรฟ์ ขวา- คลิกแล้วเลือกไอคอนถังขยะ หรือกดไอคอนเดียวกันในบานหน้าต่าง Google ที่ด้านบนของหน้า:
อย่าลืมล้างถังขยะ เพื่อลบไฟล์อย่างถาวรและล้างพื้นที่บางส่วนใน Google Drive หากคุณไม่ล้างถังขยะ คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณมักจะทำใน Windows
หมายเหตุ เฉพาะเจ้าของตารางเท่านั้นที่สามารถลบได้ หากคุณพยายามลบไฟล์ของผู้อื่น คุณจะไม่เห็นไฟล์นั้นอีกต่อไป ในขณะที่คนอื่นจะเห็น นี่คือข้อแตกต่างหลักระหว่างตารางของคุณเองกับของคนอื่น คุณสามารถกู้คืนโต๊ะของคุณเองจากถังขยะได้เสมอ ในขณะที่หากต้องการเข้าถึงโต๊ะของผู้อื่น คุณจะต้องขออนุญาตเพื่อใช้งานโต๊ะนั้นอีกครั้ง
