Сьогодні ви дізнаєтеся самі основи роботи з Google Таблицями. Побачите, яку користь можна отримати від використання сервісу: додавати і видаляти аркуші в одну мить, а також дізнаєтеся, якими функціями і можливостями ви можете користуватися щодня.

Не секрет, що більшість людей звикли працювати з таблицями даних в MS Excel. Однак, тепер у нього з'явився гідний конкурент. Дозвольте познайомити вас з Google Таблицями.

Що таке Google Таблиці

Багато хто з нас думає, що Google Таблиці - це просто зручний інструмент для перегляду таблиць, які надсилаються електронною поштою. Але якщо чесно - це повна помилка. Цей сервіс може стати справжньою заміною MS Excel для багатьох користувачів, якщо, звичайно, вони будуть обізнані про всі переваги та можливості, які пропонує Google.

Отже, давайте порівняємо цих двох суперників.

Google Таблиці Плюси

• Google Таблиці - це безкоштовна послуга Вам не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення, оскільки ви працюєте з таблицями прямо в браузері. Діаграми, фільтри та зведені таблиці сприяють ефективному аналізу даних.
• Вся інформація зберігається на Google Cloud Це означає, що якщо ваш комп'ютер вийде з ладу, інформація залишиться неушкодженою, чого не можна сказати про Excel, де інформація зберігається на одному комп'ютері, якщо тільки ви навмисно не скопіюєте її кудись в інше місце.
• Обмін документами ще ніколи не було так просто - просто дайте комусь посилання на файл.
• Ви можете доступ таблиці Google Sheets не тільки у себе вдома або в офісі, але в будь-якому місці з Інтернетом. Робота з таблицею з Браузер ПК або ноутбука, планшет або смартфон і не важливо, яка операційна система встановлена на пристрої. Електронні пристрої, крім того, дають можливість керувати столами навіть без підключення до мережі Інтернет .
• Ідеально підходить для командна робота один файл може редагуватися декількома користувачами одночасно. Вирішіть, хто може редагувати ваші таблиці, а хто тільки переглядати їх і коментувати дані. Ви можете налаштувати параметри доступу як для кожного користувача, так і для груп людей. Працюйте з колегами одночасно, і ви ознайомитися зі змінами в таблиці негайно Таким чином, вам більше не потрібно пересилати один одному відредаговані версії файлів електронною поштою.
• Історія версій дуже зручно: якщо в документ закралася помилка, а ви виявили її через деякий час, не потрібно тисячу разів натискати Ctrl + Z. Історія змін показує, що відбувалося з файлом з самого моменту його створення. Ви побачите, хто працював з таблицею і які зміни були внесені. Якщо з якоїсь причини якісь дані зникли, їх можна відновити за паруклацання.
• Якщо ви знаєте Excel наскрізь, до якої ви звикнете Google Таблиці в найкоротші терміни, оскільки їх функції дуже схожі .

Мінуси Google Таблиць

• Це працює трохи повільніше особливо якщо у вас повільне інтернет-з'єднання.
• Збереження документів залежить від безпеки вашого облікового запису Google Втративши рахунок, ви можете втратити і документи.
• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. різноманітність функцій не така широка як в MS Excel, але цього більш ніж достатньо для більшості користувачів.

Функції та можливості Google Таблиць

Розглянемо функції та можливості Google Таблиць більш детально, оскільки саме вони цікавлять багатьох з нас найбільше.

Google Таблиці налічує 371 функцію! Тут ви можете знайти їх повний перелік з описом. Вони згруповані в 15 розділів:

Так, MS Excel має на 100 функцій більше.

Але ви можете здивуватися, як цей очевидний недолік в Google перетворюється на перевагу. Якщо вам не вдалося знайти звичну або необхідну функцію Google Таблиць, це не означає, що потрібно відразу відмовлятися від сервісу. Ви можете створити свою власну функцію за допомогою Редактор сценаріїв :

Мова програмування Google Apps Script (розширена версія JavaScript для сервісів Google) відкриває безліч можливостей: для кожної таблиці можна написати окремий сценарій (скрипт). Ці сценарії можуть змінювати дані, об'єднувати різні таблиці, читати файли і багато іншого. Для запуску сценарію потрібно задати певну умову (час; якщо таблиця відкрита; якщо комірка редагується) або просто натиснути кнопкукнопку.

Google Apps Script дозволяє наступним програмам працювати з таблицями:

• Google Документи
• Gmail
• Google Перекладач
• Google Форми
• Сайти Google
• Google Перекладач
• Google Календар
• Google Контакти
• Групи Google
• Google Maps

Якщо ви не можете вирішити свою задачу за допомогою стандартних можливостей Google Таблиць, ви можете спробувати пошукати необхідне доповнення. Просто відкрийте в меню Магазин з усіма доступними доповненнями: Доповнення> Отримати доповнення...

Я б рекомендував вам перевірити наступне:

• Електроінструменти
• Видалення дублікатів

Google Таблиці мають кілька десятків комбінацій клавіш практично для кожної операції. Повний список цих комбінацій для ПК, Mac, Chromebook та Android можна знайти тут.

Я вважаю, що поєднання всіх цих можливостей достатньо для того, щоб Google Таблиці задовольнили ваші основні потреби в таблицях.

Якщо ви все ще не переконані, то скажіть, будь ласка: які завдання можна вирішити в Excel, а які - ні?

Як створити електронну таблицю Google

Для початку вам знадобиться обліковий запис Gmail. Якщо у вас його ще немає - ніколи не пізно його створити. Після реєстрації ви зможете користуватися сервісом. Перейдіть за посиланням Документи в меню додатків Google у своєму профілі та виберіть пункт Листи Або просто перейдіть за посиланням sheets.google.com.

Ви будете перенаправлені в головне меню (в майбутньому тут буде відображатися список ваших нещодавно використаних файлів). У верхній частині сторінки ви побачите всі опції для запуску нової електронної таблиці, в тому числі Порожній Натисніть на нього:

Ще один спосіб почати роботу з Google Таблицями - через Google Диск. Він створюється автоматично після реєстрації облікового запису Gmail. Відкрийте Диск, натисніть Нова таблиця Google Таблиці - Пуста таблиця :

І, нарешті, якщо відкрити таблицю, з якою ви працювали раніше, ви можете створити нову таблицю, вибравши Файл> Нова електронна таблиця :

Отже, ви створили нову електронну таблицю.

Давайте дамо їй ім'я. Думаю, ви погодитеся, що "Безіменна електронна таблиця" може легко загубитися серед інших безіменних файлів. Щоб перейменувати таблицю, клацніть по її назві в лівому верхньому кутку і введіть нове ім'я. Щоб зберегти його, натисніть Enter або клацніть в іншому місці таблиці.

Це нове ім'я з'явиться на головній сторінці Google Таблиць. Кожного разу, коли ви відкриватимете головну сторінку, ви бачитимете всі ваші збережені таблиці.

Як користуватися Google Таблицями

Отже, з екрану на вас дивиться чистий стіл.

Як додати дані в таблицю Google

Давайте наповнимо його деякими даними, добре?

Як і інші електронні таблиці, Google Таблиці працюють з прямокутниками, які називаються комірками. Вони розташовуються в рядках, позначених цифрами, і стовпчиках, позначених буквами. Кожна комірка може отримати одне значення, текстове або числове.

1. Виділіть комірку та введіть потрібне слово Коли дані є, їх слід зберегти в один з наступних способів:
   • Натисніть клавішу Enter (курсор переміститься в комірку нижче).
   • Натисніть клавішу Tab (курсор переміститься в сусідню комірку праворуч).
   • Клацніть будь-яку іншу комірку, щоб перейти до неї.

   Як правило, числа вирівнюються по правому краю комірки, а текст - по лівому. Хоча це можна легко змінити за допомогою кнопки Вирівнювання по горизонталі Виділіть комірку або діапазон комірок, в яких потрібно змінити вирівнювання, і клацніть по відповідній піктограмі на панелі інструментів:

   

   У випадаючому меню оберіть спосіб вирівнювання даних - по лівому краю, по центру або по правому краю.

2. Інформація також може бути скопійована в комірку (діапазон комірок) Думаю, всі ми знаємо, як копіювати і вставляти дані: виділяємо комірку (потрібний діапазон), натискаємо Ctrl + C, ставимо курсор в іншу потрібну комірку (якщо ви копіювали діапазон, то це буде верхня ліва комірка) і натискаємо Ctrl+V. Це найшвидший і найпростіший спосіб.
3. Також можна копіювати дані з однієї комірки в іншу перетягуванням Наведіть курсор на синю крапку в правому нижньому куті комірки, натисніть на неї, утримуйте і перетягніть в потрібному напрямку. Якщо дані містять числа або дати, натисніть Ctrl і ряд продовжиться. Це також працює, коли в комірці міститься текст, а також числа:

   

   Примітка: якщо ви спробуєте скопіювати дати таким же чином, ви не отримаєте такого ж результату.

   Ми поділилися кількома способами, які допоможуть вам швидше вводити дані.

4. Але що робити, якщо потрібна інформація вже є, в інших файлах, і ви не хочете знову вводити її вручну? Пропонуємо кілька корисних прийомів, які допоможуть полегшити роботу.

   Найпростіший спосіб - скопіювати дані (числа або текст) з іншого файлу і вставити їх в нову таблицю. Для цього використовується все та ж комбінація Ctrl + C і Ctrl + V. Однак у цього способу є підступ - якщо копіювати з вікна браузера або файлу .pdf, то часто всі записи вставляються в одну комірку або в один стовпець. А ось при копіюванні з іншої електронної таблиці або з файлу MS Office, результатза потребою.

   Слід пам'ятати, що Google Sheets не розуміє формули Excel, тому переносити можна лише результат. Як обхідний шлях, є інший, більш зручний спосіб - це імпортувати дані .

   Найпоширеніші формати файлів для імпорту .csv (значення через кому), .xls і .xlsx (файли Microsoft Excel). Для імпорту перейдіть за посиланням Файл> Імпорт> Завантаження .

   В рамках проекту Імпорт файлу вікно, Мій диск За замовчуванням активна вкладка "Файли". Ви побачите список файлів .xlsx, якщо такі є на Google Диску. Вам потрібно клікнути на потрібний файл і натиснути кнопку Виберіть в нижній частині вікна. Але ви можете перейти на сторінку Завантажити вкладка та виберіть файл з вашого комп'ютера, або просто перетягніть його безпосередньо в браузер:

   

   Ви можете імпортувати дані безпосередньо на аркуш, створити з ними нову таблицю або замінити аркуш імпортованими даними.

5. Як завжди, існує інший, більш складний спосіб створення Google Таблиць з іншого файлу на вашому комп'ютері.

   Відкрийте Google Диск (можна створити там спеціальну папку для нових файлів). Перетягніть документ, що знаходиться на вашому ПК, у вікно браузера з відкритим Google Диском. Коли файл буде завантажено, клацніть по ньому правою кнопкою миші і виберіть Відкрити за допомогою Google Таблиць :

   

Вуаля, тепер у вас є дані в таблиці.

Як ви вже здогадалися, вам більше не потрібно турбуватися про збереження таблиці. Забудьте про комбінацію Ctrl + S. Сервер автоматично зберігає зміни з кожним введеним символом. Ви не втратите жодного слова, якщо щось станеться з вашим комп'ютером під час роботи з таблицею.

Видалити електронну таблицю Google

Якщо ви регулярно використовуєте Google Таблиці, з часом ви можете помітити, що багато таблиць вам більше не потрібні. Вони лише займають місце в Google Диску, а місце - це те, що ми часто найбільше потребуємо для наших документів.

Тому краще видалити зайві та невикористовувані файли. Як?

1. Відкрийте таблицю, яку ви готові видалити, і перейдіть в розділ Файл> Перемістити в кошик :

   

   Дивіться також: Як виконати пошук в Excel: функції та приклади формул

   Примітка: ця дія не призведе до остаточного видалення файлу з Google Диску. Документ буде переміщено в кошик. Люди, яким ви надали доступ до файлу, також втратять його. Якщо ви хочете, щоб з таблицями могли працювати інші, подумайте про призначення нового власника файлу, а потім видаліть його з документів.

2. Таблицю також можна видалити з головного вікна Google Таблиць:

   

3. Інший варіант - знайти файл на Google Диску, натиснути на нього правою кнопкою миші та обрати значок кошика або натиснути на такий самий значок на панелі Google у верхній частині сторінки:

   

Не забудьте очистити кошик, щоб остаточно видалити файли і звільнити місце на Google Диску. Якщо ви не очистите кошик, файли можна буде відновити так само, як ви, швидше за все, робили це в Windows.

Примітка: видалити таблицю може тільки її власник. Якщо ви спробуєте видалити файл, що належить іншим, ви його більше не побачите, а інші - побачать. У цьому полягає основна відмінність власних таблиць від чужих. Свою таблицю завжди можна відновити з кошика, а щоб отримати доступ до чужої таблиці, вам доведеться знову запитувати дозвіл на роботу з нею.

Звертаємо Вашу увагу, що на головній сторінці Google Таблиць є можливість фільтрувати файли за їх власниками:

• Належить будь-кому - Ви побачите файли, якими володієте, а також ті, до яких вам надавався доступ. Також у списку містяться всі таблиці, які переглядалися за посиланнями.
• Належить мені - ви побачите тільки ті столи, якими володієте.
• Не належить мені - у списку будуть таблиці, які належать іншим користувачам. Видалити їх ви не зможете, але зможете переглянути та відредагувати.

На цьому, хлопці та дівчата, на сьогодні все, сподіваюсь, ця інформація була для вас корисною!

Наступного разу я розповім вам більше про спільне використання, переміщення та захист ваших робочих аркушів і даних. Слідкуйте за новинами!