Khi bạn làm việc với bảng tính Google, sớm hay muộn bạn có thể cần sử dụng một số chức năng mà bạn chưa từng sử dụng trước đây. Các hộp kiểm và trình đơn thả xuống có thể nằm trong số các tính năng như vậy. Hãy xem mức độ hữu ích của chúng trong Google Trang tính.

Danh sách thả xuống trong Google Trang tính là gì và tại sao bạn có thể cần danh sách này

Rất thường xuyên chúng ta cần chèn các giá trị lặp lại vào một cột trong bảng của mình. Ví dụ: tên của nhân viên làm việc theo một số đơn đặt hàng hoặc với nhiều khách hàng khác nhau. Hoặc các trạng thái của đơn đặt hàng — đã gửi, đã thanh toán, đã giao hàng, v.v. Nói cách khác, chúng ta có một danh sách các biến thể và chúng ta chỉ muốn chọn một trong số chúng để nhập vào một ô.

Có thể xảy ra sự cố gì? Chà, một trong những phổ biến nhất là lỗi chính tả. Bạn có thể nhập một chữ cái khác hoặc bỏ lỡ phần kết thúc của động từ do nhầm lẫn. Bạn đã bao giờ tự hỏi những lỗi chính tả nhỏ này đe dọa công việc của bạn như thế nào chưa? Khi đếm số lượng đơn đặt hàng mà mỗi nhân viên đã xử lý, bạn sẽ thấy rằng có nhiều tên hơn số người bạn có. Bạn sẽ cần tìm kiếm những tên sai chính tả, sửa chúng và đếm lại.

Hơn nữa, thật lãng phí thời gian khi nhập lại một và cùng một giá trị.

Đó là tại sao các bảng của Google có tùy chọn tạo danh sách có giá trị: các giá trị mà bạn sẽ chỉ chọn một giá trị khi điền vào ô.

Bạn có để ý đến lựa chọn từ của tôi không? Bạn sẽ không nhập giá trị — bạn sẽ chọn chỉ một giá trị từdanh sách.

Việc này giúp tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh quá trình tạo bảng và loại bỏ lỗi chính tả.

Tôi hy vọng bây giờ bạn đã hiểu lợi ích của các danh sách như vậy và sẵn sàng thử tạo một danh sách.

Cách chèn hộp kiểm trong Google Trang tính

Thêm hộp kiểm vào bảng của bạn

Danh sách đơn giản và cơ bản nhất có hai tùy chọn trả lời — có và không. Và vì điều đó, Google Trang tính cung cấp các hộp kiểm.

Giả sử chúng ta có một bảng tính số 1 với các đơn đặt hàng sô cô la từ các khu vực khác nhau. Bạn có thể xem phần dữ liệu bên dưới:

Chúng tôi cần xem đơn đặt hàng nào đã được chấp nhận bởi người quản lý nào và liệu đơn đặt hàng đó có được thực hiện hay không. Để làm được điều đó, chúng tôi tạo bảng tính số 2 để đặt thông tin tham khảo của mình ở đó.

Mẹo. Vì bảng tính chính của bạn có thể chứa vô số dữ liệu với hàng trăm hàng và cột nên việc thêm một số thông tin thừa có thể gây nhầm lẫn cho bạn trong tương lai có thể hơi bất tiện. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên tạo một trang tính khác và đặt dữ liệu bổ sung của mình vào đó.

Chọn cột A trong bảng tính khác của bạn và chuyển đến Chèn > Hộp kiểm trong menu Google Trang tính. Một hộp kiểm trống sẽ được thêm ngay vào từng ô đã chọn.

Mẹo. Bạn chỉ có thể chèn hộp kiểm trong Google Trang tính vào một ô, sau đó chọn ô này và nhấp đúp vào hình vuông nhỏ màu xanh lam đó để điền vào toàn bộ cột cho đến cuối bảng bằng các hộp kiểm:

Cómột cách khác để thêm hộp kiểm. Đặt con trỏ vào ô A2 và nhập công thức sau:

=CHAR(9744)

Nhấn Enter và bạn sẽ nhận được một hộp kiểm trống.

Đi xuống ô A3 và nhập một ô tương tự công thức:

=CHAR(9745)

Nhấn Enter và nhận hộp kiểm đã điền.

Mẹo. Xem những loại hộp kiểm nào khác mà bạn có thể thêm vào Google Trang tính trong bài đăng trên blog này.

Hãy đặt họ của nhân viên của chúng tôi vào cột bên phải để sử dụng chúng sau này:

Bây giờ, chúng ta cần thêm thông tin liên quan đến người quản lý đơn hàng và trạng thái đơn hàng vào cột H và I của bảng tính đầu tiên.

Để bắt đầu, chúng ta thêm tiêu đề cột. Sau đó, vì tên được lưu trữ trong danh sách nên chúng tôi sử dụng hộp kiểm Google Trang tính và danh sách thả xuống để nhập chúng.

Hãy bắt đầu bằng việc điền thông tin trạng thái đơn đặt hàng. Chọn phạm vi ô để chèn hộp kiểm trong Google Trang tính — H2:H20. Sau đó chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu :

Chọn tùy chọn Hộp kiểm bên cạnh Tiêu chí .

Mẹo. Bạn có thể đánh dấu tùy chọn để Sử dụng giá trị ô tùy chỉnh và đặt văn bản đằng sau mỗi loại hộp kiểm: đã chọn và bỏ chọn.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấn Lưu .

Kết quả là mỗi ô trong phạm vi sẽ được đánh dấu bằng một hộp kiểm. Giờ đây, bạn có thể quản lý những thứ này dựa trên trạng thái đơn đặt hàng của mình.

Thêm danh sách thả xuống Google Trang tính tùy chỉnh vào danh sách tùy chỉnh của bạntable

Cách khác để thêm danh sách thả xuống vào ô phổ biến hơn và cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn.

Chọn dải ô I2:I20 để chèn tên của người quản lý xử lý đơn đặt hàng. Chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu . Đảm bảo rằng tùy chọn Tiêu chí hiển thị Danh sách từ một dải ô và chọn dải ô có tên cần thiết:

Mẹo. Bạn có thể nhập phạm vi theo cách thủ công hoặc nhấp vào biểu tượng bảng và chọn phạm vi có tên từ bảng tính 2. Sau đó nhấp vào OK :

Để kết thúc, nhấp vào Lưu và bạn sẽ nhận được phạm vi ô có hình tam giác mở menu tên thả xuống trong Google Trang tínhfTất cả các danh sách thả xuống đã chọn đều bị xóa comp:

Giống như cách chúng ta có thể tạo danh sách các hộp kiểm. Chỉ cần lặp lại các bước ở trên nhưng chọn A2:A3 làm dải ô tiêu chí.

Cách sao chép các hộp kiểm sang một dải ô khác

Vì vậy, chúng ta bắt đầu nhanh chóng điền vào bảng của mình trong Google Trang tính bằng các hộp kiểm và danh sách thả xuống. Nhưng theo thời gian, nhiều đơn đặt hàng đã được đặt nên chúng tôi cần thêm hàng trong bảng. Hơn nữa, chỉ còn lại hai người quản lý để xử lý các đơn đặt hàng này.

Chúng tôi nên làm gì với bàn của mình? Thực hiện lại các bước tương tự một lần nữa? Không, mọi thứ không khó như vẻ ngoài của chúng.

Bạn có thể sao chép các ô riêng lẻ bằng hộp kiểm và bằng danh sách thả xuống rồi dán chúng vào bất cứ đâu bạn cần bằng cách sử dụng tổ hợp Ctrl+C và Ctrl+V trênbàn phím của bạn.

Ngoài ra, Google có thể sao chép và dán các nhóm ô:

Một tùy chọn khác là kéo và thả phần dưới cùng bên phải góc của ô đã chọn bằng hộp kiểm hoặc danh sách thả xuống của bạn.

Xóa nhiều hộp kiểm Google Trang tính khỏi một phạm vi nhất định

Khi nói đến các hộp kiểm nằm nguyên trạng trong các ô (không phải một phần của danh sách thả xuống), chỉ cần chọn các ô này và nhấn Delete trên bàn phím của bạn. Tất cả các hộp kiểm sẽ bị xóa ngay lập tức, để lại các ô trống phía sau.

Tuy nhiên, nếu bạn thử làm như vậy với danh sách thả xuống (còn gọi là Xác thực dữ liệu ), thao tác này sẽ chỉ xóa các giá trị đã chọn. Bản thân các danh sách sẽ vẫn ở trong các ô.

Để xóa mọi thứ khỏi các ô, kể cả danh sách thả xuống, khỏi bất kỳ phạm vi nào trong bảng tính của bạn, hãy làm theo các bước đơn giản dưới đây:

1. Chọn các ô nơi bạn muốn xóa các hộp kiểm và trình đơn thả xuống (tất cả chúng cùng một lúc hoặc chọn các ô cụ thể trong khi nhấn Ctrl ).
2. Chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu trong menu Google Trang tính.
3. Nhấp vào nút Xóa xác thực trong cửa sổ bật lên Xác thực dữ liệu đã xuất hiện:

Điều này sẽ loại bỏ tất cả các trình đơn thả xuống trước tiên.

Và thế là xong! Tất cả menu thả xuống Google Trang tính đã chọn sẽ bị xóa hoàn toàn,trong khi các ô còn lại vẫn an toàn.

Xóa nhiều hộp kiểm và danh sách thả xuống trong Google Trang tính khỏi toàn bộ bảng

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần xóa tất cả các hộp kiểm trên toàn bộ bảng bạn làm việc với?

Quy trình giống nhau, mặc dù bạn cần chọn từng ô bằng hộp kiểm. Ctrl+Một tổ hợp phím có thể hữu ích.

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn, nhấn Ctrl+A trên bàn phím và tất cả dữ liệu bạn có sẽ được chọn. Các bước tiếp theo không có gì khác biệt: Dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Xóa xác thực :

Lưu ý. Dữ liệu trong cột H sẽ vẫn còn kể từ khi nó được chèn bằng danh sách thả xuống. Nói cách khác, danh sách thả xuống sẽ bị xóa chứ không phải giá trị được chèn (nếu có) trong các ô.

Để xóa cả hộp kiểm, bạn cần nhấn phím Delete trên bàn phím.

Mẹo. Tìm hiểu các cách khác để xóa một số ký tự nhất định hoặc cùng một văn bản trong Google Trang tính.

Tự động thêm giá trị vào danh sách thả xuống

Vì vậy, đây là danh sách thả xuống Google Trang tính của chúng tôi đã hữu ích cho một lúc. Nhưng đã có một số thay đổi và hiện tại chúng tôi có thêm một vài nhân viên nữa. Chưa kể rằng chúng tôi cần thêm một trạng thái bưu kiện nữa để chúng tôi có thể biết khi nào nó "sẵn sàng gửi". Điều đó có nghĩa là chúng ta nên tạo danh sách từ đầu?

Chà, bạn có thể thử và nhập tên của nhân viên mới mà không cần quan tâmtrình đơn thả xuống. Nhưng vì tùy chọn Cảnh báo đã được chọn cho bất kỳ dữ liệu không hợp lệ nào trong cài đặt của danh sách của chúng tôi, nên tên mới sẽ không được lưu. Thay vào đó, một tam giác thông báo màu cam sẽ xuất hiện ở góc của ô cho biết rằng chỉ giá trị được chỉ định ở đầu mới có thể được sử dụng.

Đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính có thể được điền tự động. Giá trị sẽ tự động được thêm vào danh sách ngay sau khi bạn nhập giá trị đó vào một ô.

Hãy xem cách chúng ta có thể thay đổi nội dung của danh sách thả xuống mà không cần chuyển sang bất kỳ tập lệnh bổ sung nào.

Chúng tôi chuyển đến bảng tính 2 với các giá trị cho danh sách thả xuống của chúng tôi. Sao chép và dán tên vào một cột khác:

Bây giờ, chúng tôi thay đổi cài đặt danh sách thả xuống cho phạm vi I2:I20: chọn các ô này, chuyển đến Dữ liệu > Xác thực dữ liệu và thay đổi phạm vi cho Tiêu chí thành cột D bảng tính 2. Đừng quên lưu các thay đổi:

Bây giờ hãy xem thật dễ dàng để thêm tên vào danh sách:

Tất cả các giá trị từ cột D trang 2 tự động trở thành một phần của danh sách. Thật tiện lợi phải không?

Tóm lại, bây giờ bạn biết rằng ngay cả những người mới sử dụng bảng tính cũng có thể tạo danh sách thả xuống ngay cả khi họ chưa từng nghe đến tính năng như thế này trước đây. Chỉ cần làm theo các bước ở trên và bạn sẽ đưa các hộp kiểm và trình đơn thả xuống Google Trang tính đó vàocái bàn!

Chúc may mắn!