Когато работите с електронна таблица на Google, рано или късно може да ви се наложи да използвате някои функции, които никога не сте използвали преди. Сред тези функции могат да бъдат квадратчетата за отметка и падащите списъци. Нека видим колко полезни могат да бъдат те в Google Sheets.

Какво представлява падащият списък в Google Sheets и защо може да ви е необходим такъв

Много често ни се налага да вмъкваме повтарящи се стойности в една колона на нашата таблица. Например имената на служителите, които работят по някои поръчки или с различни клиенти. Или статусите на поръчките - изпратени, платени, доставени и т.н. С други думи, имаме списък с варианти и искаме да изберем само един от тях, който да въведем в една клетка.

Какви проблеми могат да възникнат? Ами най-често срещаният е правописната грешка. Може да въведете друга буква или да пропуснете по погрешка глаголното окончание. Замисляли ли сте се някога как тези дребни правописни грешки застрашават работата ви? Когато се наложи да преброите броя на поръчките, които всеки служител е обработил, ще видите, че има повече имена, отколкото хора, които имате. Ще трябва да потърсите неправилно изписаните имена, да ги поправитеи пребройте отново.

Освен това е загуба на време да въвеждате една и съща стойност отново и отново.

Затова в таблиците на Google има възможност за създаване на списъци със стойности: стойности, от които ще изберете само една при попълване на клетката.

Забелязахте ли избора на думи? Няма да въведете стойността - ще изберете само един от списъка.

Това спестява време, ускорява процеса на създаване на таблицата и елиминира печатните грешки.

Надявам се, че вече сте разбрали предимствата на подобни списъци и сте готови да се опитате да създадете такъв.

Как да вмъкнете квадратчета за отметка в Google Sheets

Добавяне на квадратче за отметка към таблицата

Най-основният и прост списък има две възможности за отговор - "да" и "не". За тази цел Google Sheets предлага квадратчета за отметка.

Да предположим, че имаме електронна таблица № 1 с поръчките на шоколад от различни региони. Можете да видите част от данните по-долу:

Трябва да видим коя поръчка е била приета от кой мениджър и дали поръчката е изпълнена. За целта създаваме електронна таблица № 2, за да поставим там нашата справочна информация.

Съвет. Тъй като основната ви електронна таблица може да съдържа много данни със стотици редове и колони, може да се окаже донякъде неудобно да добавяте излишна информация, която може да ви обърка в бъдеще. Затова ви съветваме да създадете друг работен лист и да поставите допълнителните си данни в него.

Изберете колона А в другата електронна таблица и отидете на Вмъкване> Checkbox в менюто на Google Sheets. Към всяка избрана клетка веднага ще бъде добавено празно квадратче за отметка.

Съвет: Можете да вмъкнете квадратчето за отметка в Google Sheets само в една клетка, след което да изберете тази клетка и да щракнете два пъти върху малкото синьо квадратче, за да запълните цялата колона до края на таблицата с квадратчета за отметка:

Има и друг начин за добавяне на полета за отметка. Поставете курсора в A2 и въведете следната формула:

=CHAR(9744)

Натиснете Enter и ще получите празно квадратче за отметка.

Отидете в клетка A3 и въведете подобна формула:

=CHAR(9745)

Натиснете Enter , за да получите попълнено квадратче за отметка.

Съвет. Вижте какви други видове полета за отметка можете да добавяте в Google Sheets в тази публикация в блога.

Нека поставим фамилните имена на служителите си в колоната вдясно, за да ги използваме по-късно:

Сега трябва да добавим информацията за мениджърите на поръчки и статусите на поръчките в колони З и I на първата електронна таблица.

Като начало добавяме заглавията на колоните. След това, тъй като имената се съхраняват в списъка, използваме квадратчета за отметка и падащ списък на Google Sheets, за да ги въведем.

Нека да започнем с попълването на информацията за състоянието на поръчката. Изберете обхвата от клетки за вмъкване на квадратчето за отметка в Google Sheets - H2:H20. След това отидете на Данни> Валидиране на данни :

Изберете Поле за отметка опция до Критерии .

Съвет. Можете да поставите отметка пред опцията Използване на потребителски стойности на клетките и задайте текста зад всеки тип квадратче за отметка: отметнато и отметнато.

Когато сте готови, натиснете Запазете .

В резултат на това всяка клетка в обхвата ще бъде маркирана с квадратче за отметка. Сега можете да ги управлявате в зависимост от състоянието на поръчката.

Добавяне на персонализиран падащ списък в таблицата на Google Sheets

Другият начин за добавяне на падащ списък към клетка е по-разпространен и предлага повече възможности.

Изберете диапазона I2:I20, за да въведете имената на мениджърите, които обработват поръчките. Данни> Валидиране на данни . Уверете се, че Критерии опцията показва Списък от диапазон и изберете диапазона с необходимите имена:

Съвет: Можете да въведете диапазона ръчно или да щракнете върху символа на таблицата и да изберете диапазона с имена от електронната таблица. 2. След това щракнете върху OK :

За да завършите, щракнете върху Запазете и ще получите диапазона от клетки с триъгълници, които отварят падащо меню с имена в Google Sheetsвсички избрани падащи менюта се изтриват comp:

По същия начин можем да създадем списък с квадратчета за отметка. Просто повторете стъпките по-горе, но изберете A2:A3 като диапазон от критерии.

Как да копирате квадратчета за отметка в друг диапазон от клетки

Така че започнахме бързо да попълваме таблицата си в Google Sheets с квадратчета за отметка и падащи списъци. Но с времето бяха направени повече поръчки, така че се нуждаем от допълнителни редове в таблицата. Нещо повече, остават само двама мениджъри, които да обработят тези поръчки.

Какво да правим с нашата маса? Да повтаряме отново същите стъпки? Не, нещата не са толкова трудни, колкото изглеждат.

Можете да копирате отделни клетки с квадратчета за отметка и с падащи списъци и да ги поставяте, където е необходимо, като използвате комбинациите Ctrl+C и Ctrl+V на клавиатурата.

Освен това Google дава възможност за копиране и поставяне на групи от клетки:

Друга възможност е да плъзнете и пуснете долния десен ъгъл на избраната клетка с квадратчето за отметка или падащия списък.

Премахване на няколко квадратчета за отметка в Google Sheets от определен диапазон

Когато става въпрос за квадратчета за отметка, които се намират в клетките (които не са част от падащите списъци), просто изберете тези клетки и натиснете Delete на клавиатурата. Всички квадратчета за отметка ще бъдат изтрити незабавно, като зад тях ще останат празни клетки.

Ако обаче се опитате да направите това с падащите списъци (известни още като Валидиране на данни ), това ще изтрие само избраните стойности. Самите списъци ще останат в клетките.

За да премахнете всичко от клетките, включително падащите списъци, от който и да е диапазон на електронната таблица, следвайте простите стъпки по-долу:

1. Изберете клетките, в които искате да изтриете квадратчетата за отметка и падащите списъци (всички наведнъж или изберете определени клетки, като натиснете Ctrl ).
2. Отидете на Данни> Валидиране на данни в менюто на Google Sheets.
3. Щракнете върху Премахване на валидирането бутон в появилия се Валидиране на данни изскачащ прозорец:

Така първо ще се отървете от всички падащи списъци.

И готово! Всички избрани падащи списъци на Google Sheets са напълно изтрити, а останалите клетки остават на сигурно място.

Премахване на множество квадратчета за отметка и падащи списъци в Google Sheets от цялата таблица

Ами ако трябва да изтриете всички полета за отметка в цялата таблица, с която работите?

Процедурата е същата, но трябва да изберете всяка клетка с квадратче за отметка. Клавишната комбинация Ctrl+A може да ви бъде полезна.

Изберете която и да е клетка от таблицата си, натиснете Ctrl+A на клавиатурата и всички данни, които имате, ще бъдат избрани. Следващите стъпки не се различават повече: Данни> Валидиране на данни> Премахване на валидирането :

Забележка: Данните в колона Н ще останат, тъй като са били въведени с помощта на падащите списъци. С други думи, изтриват се падащите списъци, а не въведените стойности (ако има такива) в клетките.

За да изтриете и самите полета за отметка, трябва да натиснете Delete на клавиатурата.

Съвет. Научете други начини за премахване на определени символи или един и същ текст в Google Sheets.

Автоматично добавяне на стойности в падащ списък

И така, това е нашият падащ списък в списъците на Google, който беше полезен за известно време. Но настъпиха някои промени и вече имаме още няколко служители сред нас. Да не говорим, че трябва да добавим още един статус на пратката, за да можем да видим кога тя е "готова за изпращане". Означава ли това, че трябва да създадем списъците от нулата?

Може да се опитате да въведете имената на новите служители, без да се съобразявате с падащото меню. Предупреждение опцията е маркирана за всички невалидни данни в настройките на нашия списък, новото име няма да бъде запазено. Вместо това в ъгъла на клетката ще се появи оранжев триъгълник за известие, в който се казва, че може да се използва само стойността, посочена в началото.

Ето защо бих ви препоръчал да създавате падащи списъци в Google Sheets, които могат да се попълват автоматично. Стойността ще бъде добавена към списъка автоматично, веднага след като я въведете в дадена клетка.

Нека да видим как можем да променим съдържанието на падащия списък, без да се налага да използваме допълнителни скриптове.

Отиваме в електронната таблица 2 със стойностите за нашия падащ списък. Копирайте и поставете имената в друга колона:

Сега променяме настройките на падащия списък за диапазона I2:I20: изберете тези клетки, отидете на Данни> Валидиране на данни и променете обхвата за Критерии в колона D на таблица 2. Не забравяйте да запазите промените:

Сега вижте колко лесно е да добавите име в списъка:

Всички стойности от колона D на лист 2 автоматично стават част от списъка. Много е удобно, нали?

За да обобщим всичко това, сега вече знаете, че дори новаците в електронните таблици могат да създават падащи списъци, дори ако никога преди не са чували за подобна функция. Просто следвайте горните стъпки и ще въведете тези падащи списъци и полета за отметка в Google Sheets на вашата маса!

Късмет!