Při práci s tabulkovým procesorem Google budete dříve či později potřebovat použít některé funkce, které jste dosud nepoužívali. Mezi takové funkce mohou patřit zaškrtávací políčka a rozevírací seznamy. Podívejme se, jak užitečné mohou být v tabulkovém procesoru Google.

Co je rozevírací seznam v Tabulkách Google a proč ho můžete potřebovat

Velmi často potřebujeme do jednoho sloupce naší tabulky vložit opakující se hodnoty. Například jména zaměstnanců, kteří pracují na některých zakázkách nebo s různými klienty. Nebo stavy zakázek - odesláno, zaplaceno, doručeno atd. Jinými slovy, máme seznam variant a chceme vybrat pouze jednu z nich, kterou vložíme do buňky.

Jaké problémy mohou nastat? No, nejčastějším z nich je překlep. Můžete omylem napsat jiné písmeno nebo vynechat koncovku slovesa. Napadlo vás někdy, jak tyto drobné překlepy ohrožují vaši práci? Když dojde na počítání počtu zakázek, které zpracoval každý zaměstnanec, zjistíte, že je tam více jmen než lidí, které máte. Budete muset vyhledat chybně napsaná jména, opravit je.a znovu počítejte.

Navíc je zbytečné zadávat jednu a tutéž hodnotu znovu a znovu.

Proto mají tabulky Google možnost vytvářet seznamy s hodnotami: hodnoty, z nichž při vyplňování buňky vyberete pouze jednu.

Všiml sis, jak jsem zvolil slova? Nebudeš. zadejte hodnotu - budete vyberte si pouze jeden ze seznamu.

Šetří čas, urychluje proces vytváření tabulky a eliminuje překlepy.

Doufám, že už chápete výhody takových seznamů a jste připraveni se o jejich vytvoření pokusit.

Jak vložit zaškrtávací políčka v tabulkách Google

Přidání zaškrtávacího políčka do tabulky

Nejzákladnější a nejjednodušší seznam má dvě možnosti odpovědí - ano a ne. A k tomu nabízí Tabulky Google zaškrtávací políčka.

Předpokládejme, že máme tabulku č. 1 s objednávkami čokolády z různých regionů. Část údajů můžete vidět níže:

Potřebujeme zjistit, který příkaz byl přijat kterým manažerem a zda byl příkaz proveden. Za tímto účelem vytvoříme tabulku č. 2, do které umístíme naše referenční informace.

Tip. Vzhledem k tomu, že hlavní tabulka může obsahovat spoustu dat se stovkami řádků a sloupců, může být poněkud nepohodlné přidávat některé nadbytečné informace, které vás mohou v budoucnu zmást. Proto doporučujeme vytvořit další pracovní list a umístit do něj další data.

Vyberte sloupec A ve své druhé tabulce a přejděte na stránku Vložit> Zaškrtávací políčko v nabídce Tabulky Google. Ke každé vybrané buňce se ihned přidá prázdné zaškrtávací políčko.

Tip: Zaškrtávací políčko můžete v Tabulkách Google vložit pouze do jedné buňky, pak tuto buňku označit a dvojklikem na malý modrý čtvereček vyplnit celý sloupec až do konce tabulky zaškrtávacími políčky:

Existuje i jiný způsob přidávání zaškrtávacích políček. Umístěte kurzor do pole A2 a zadejte následující vzorec:

=CHAR(9744)

Stiskněte klávesu Enter , a zobrazí se prázdné zaškrtávací políčko.

Přejděte do buňky A3 a zadejte podobný vzorec:

=CHAR(9745)

Stiskněte klávesu Enter , čímž získáte vyplněné zaškrtávací políčko.

Tip: V tomto příspěvku se dozvíte, jaké další typy zaškrtávacích políček můžete přidat do Tabulek Google.

Příjmení našich zaměstnanců vložíme do sloupce vpravo, abychom je mohli později použít:

Nyní je třeba přidat informace týkající se správců objednávek a stavů objednávek do sloupců H a I první tabulky.

Na začátku přidáme záhlaví sloupců. Poté, protože jsou jména uložena v seznamu, použijeme k jejich zadání zaškrtávací políčka a rozevírací seznam v tabulce Google Sheets.

Začněme s vyplňováním informací o stavu objednávky. V tabulkách Google vyberte rozsah buněk pro vložení zaškrtávacího políčka - H2:H20. Poté přejděte na stránku Data> Ověřování dat :

Vyberte si Zaškrtávací políčko možnost vedle Kritéria .

Tip. Můžete zaškrtnout možnost Použití vlastních hodnot buněk a nastavte text za každým typem zaškrtávacího políčka: zaškrtnuté a nezaškrtnuté.

Až budete připraveni, stiskněte Uložit .

Výsledkem je, že každá buňka v rámci rozsahu bude označena zaškrtávacím políčkem. Nyní je můžete spravovat na základě stavu objednávky.

Přidání vlastního rozevíracího seznamu Tabulky Google Sheets do tabulky

Druhý způsob přidání rozevíracího seznamu do buňky je běžnější a nabízí více možností.

Pro vložení jmen manažerů, kteří zpracovávají zakázky, vyberte rozsah I2:I20. Přejděte na stránku Data> Ověřování dat Ujistěte se, že Kritéria možnost zobrazuje Seznam z řady a vyberte rozsah s potřebnými názvy:

Tip: Rozsah můžete zadat buď ručně, nebo kliknout na symbol tabulky a vybrat rozsah s názvy z tabulky. 2. Poté klikněte na možnost OK :

Pro dokončení klikněte na Uložit a získáte rozsah buněk s trojúhelníky, které otevírají rozbalovací nabídku jmen v tabulkách GoogleVšechny vybrané rozbalovací nabídky jsou odstraněny comp:

Stejným způsobem můžeme vytvořit seznam zaškrtávacích políček. Stačí zopakovat výše uvedené kroky, ale jako rozsah kritérií vybrat A2:A3.

Jak zkopírovat zaškrtávací políčka do jiného rozsahu buněk

Začali jsme tedy rychle plnit naši tabulku v tabulkách Google Sheets zaškrtávacími políčky a rozevíracími seznamy. Časem však přibyly další objednávky, takže potřebujeme další řádky v tabulce. Navíc na zpracování těchto objednávek zbývají už jen dva manažeři.

Co máme dělat s naším stolem? Znovu opakovat stejné kroky? Ne, věci nejsou tak těžké, jak vypadají.

Jednotlivé buňky se zaškrtávacími políčky a rozevíracími seznamy můžete kopírovat a vkládat kamkoli potřebujete pomocí kombinací Ctrl+C a Ctrl+V na klávesnici.

Kromě toho Google umožňuje kopírovat a vkládat skupiny buněk:

Další možností je přetáhnout pravý dolní roh vybrané buňky se zaškrtávacím políčkem nebo rozevíracím seznamem.

Odstranění více zaškrtávacích políček v tabulkách Google z určitého rozsahu

Pokud jde o zaškrtávací políčka, která se nacházejí v buňkách jako taková (nejsou součástí rozevíracích seznamů), jednoduše je vyberte a stiskněte klávesu Delete. Všechna zaškrtávací políčka budou okamžitě vymazána a zůstanou prázdné buňky.

Pokud se o to však pokusíte pomocí rozevíracích seznamů (tzv. Ověřování dat ), vymažou se pouze vybrané hodnoty. Samotné seznamy zůstanou v buňkách.

Chcete-li odstranit vše z buněk, včetně rozevíracích seznamů, z libovolného rozsahu tabulky, postupujte podle následujících jednoduchých kroků:

1. Vyberte buňky, ve kterých chcete odstranit zaškrtávací políčka a rozevírací seznamy (všechny najednou nebo vyberte konkrétní buňky se stisknutou klávesou Ctrl ).
2. Přejít na Data> Ověřování dat v nabídce Tabulky Google.
3. Klikněte na Odstranění validace se objevilo tlačítko Ověřování dat vyskakovací okno:

Tím se nejprve zbavíte všech rozevíracích nabídek.

A je hotovo! Všechny vybrané rozevírací seznamy Tabulky Google se zcela odstraní, zatímco ostatní buňky zůstanou v bezpečí.

Odstranění více zaškrtávacích políček a rozevíracích seznamů v tabulkách Google z celé tabulky

Co když potřebujete odstranit všechna zaškrtávací políčka v celé tabulce, se kterou pracujete?

Postup je stejný, je však třeba vybrat každou jednotlivou buňku se zaškrtávacím políčkem. Může se hodit kombinace kláves Ctrl+A.

Vyberte libovolnou buňku tabulky, stiskněte na klávesnici kombinaci kláves Ctrl+A a všechna data se vyberou. Další kroky se již neliší: Data> Ověřování dat> Odstranění ověřování :

Poznámka: Data ve sloupci H zůstanou zachována, protože byla vložena pomocí rozevíracích seznamů. Jinými slovy, odstraňují se rozevírací seznamy, nikoli vložené hodnoty (pokud existují) v buňkách.

Chcete-li odstranit i samotná zaškrtávací políčka, musíte na klávesnici stisknout klávesu Delete.

Tip. Přečtěte si další způsoby odstranění určitých znaků nebo stejného textu v tabulkách Google.

Automatické přidávání hodnot do rozevíracího seznamu

Takže tady je náš rozbalovací seznam v tabulkách Google, který nám už nějakou dobu pomáhá. Ale došlo k několika změnám a máme teď mezi sebou několik dalších zaměstnanců. Nemluvě o tom, že potřebujeme přidat ještě jeden stav zásilky, abychom viděli, kdy je "připravena k odeslání". Znamená to, že bychom měli vytvořit seznamy od začátku?

Můžete zkusit zadat jména nových zaměstnanců bez ohledu na rozbalovací seznam. Varování možnost zaškrtnuta u jakéhokoli neplatného údaje v nastavení našeho seznamu, nový název se neuloží. Místo toho se v rohu buňky objeví oranžový oznamovací trojúhelník s informací, že lze použít pouze hodnotu zadanou na začátku.

Proto bych vám doporučil vytvořit si v Listech Google rozevírací seznamy, které lze vyplňovat automaticky. Hodnota se do seznamu přidá automaticky hned po zadání do buňky.

Podívejme se, jak můžeme změnit obsah rozevíracího seznamu, aniž bychom se museli obracet na další skripty.

Přejdeme do tabulky 2 s hodnotami pro náš rozevírací seznam. Zkopírujeme a vložíme názvy do jiného sloupce:

Nyní změníme nastavení rozevíracího seznamu pro rozsah I2:I20: vybereme tyto buňky, přejdeme na položku Data> Ověřování dat a změnit rozsah pro Kritéria do tabulky sloupce D 2. Nezapomeňte změny uložit:

Nyní se podívejte, jak snadné je přidat jméno do seznamu:

Všechny hodnoty ze sloupce D listu 2 se automaticky staly součástí seznamu. Je to velmi pohodlné, že?

Když to shrneme, nyní už víte, že i nováčci v tabulkových procesorech mohou vytvářet rozevírací seznamy, i když o takové funkci nikdy předtím neslyšeli. Stačí postupovat podle výše uvedených kroků a tyto rozevírací seznamy a zaškrtávací políčka v tabulkách Google Sheets přenesete na svůj stůl!

Hodně štěstí!