Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym Google, prędzej czy później może pojawić się potrzeba skorzystania z jakiejś funkcjonalności, której nigdy wcześniej nie używałeś. Do takich funkcjonalności mogą należeć pola wyboru i rozwijane okna. Zobaczmy, jak bardzo mogą być przydatne w Arkuszach Google.

Czym jest lista rozwijana w Google Sheets i dlaczego możesz jej potrzebować

Bardzo często potrzebujemy wstawić powtarzające się wartości do jednej kolumny naszej tabeli. Na przykład nazwiska pracowników, którzy pracują przy niektórych zamówieniach lub z różnymi klientami. Albo statusy zamówień - wysłane, zapłacone, dostarczone itp. Innymi słowy, mamy listę wariantów i chcemy wybrać tylko jeden z nich do wprowadzenia do komórki.

Jakie problemy mogą się pojawić? Otóż najczęstszym z nich są błędy ortograficzne. Możesz przez pomyłkę wpisać inną literę lub pominąć końcówkę czasownika. Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak te drobne literówki zagrażają Twojej pracy? Kiedy przyjdzie Ci policzyć liczbę zamówień, które każdy z pracowników zrealizował, zobaczysz, że nazwisk jest więcej niż osób, które masz. Będziesz musiał wyszukać błędnie wpisane nazwiska, poprawić jei policz jeszcze raz.

Co więcej, szkoda czasu na wpisywanie w kółko jednej i tej samej wartości.

Dlatego tabele Google mają opcję tworzenia list z wartościami: wartościami, z których podczas wypełniania komórki wybierzesz tylko jedną.

Zauważyłeś mój dobór słów? Nie będziesz... Wejdź na stronę wartość - będziesz wybierz tylko jeden z listy.

Oszczędza to czas, przyspiesza proces tworzenia tabeli i eliminuje literówki.

Mam nadzieję, że do tej pory rozumiesz zalety takich list i jesteś gotów spróbować stworzyć jedną z nich.

Jak wstawiać pola wyboru w arkuszach Google

Dodaj pole wyboru do swojej tabeli

Najbardziej podstawowa i prosta lista ma dwie opcje odpowiedzi - tak i nie. I do tego Google Sheets oferuje pola wyboru.

Załóżmy, że mamy arkusz kalkulacyjny #1 z zamówieniami na czekoladę z różnych regionów. Fragment danych możesz zobaczyć poniżej:

Musimy zobaczyć, które zlecenie zostało przyjęte przez którego kierownika i czy zlecenie zostało zrealizowane. W tym celu tworzymy arkusz kalkulacyjny #2, aby umieścić tam nasze informacje referencyjne.

Wskazówka. Ponieważ główny arkusz kalkulacyjny może zawierać mnóstwo danych z setkami wierszy i kolumn, dodawanie do niego nadmiaru informacji, które w przyszłości mogą wprowadzić w błąd, może być nieco niewygodne. Dlatego radzimy utworzyć kolejny arkusz i umieścić w nim dodatkowe dane.

Zaznacz kolumnę A w innym arkuszu kalkulacyjnym i przejdź do Insert> Checkbox w menu Arkusze Google. Do każdej wybranej komórki zostanie od razu dodany pusty checkbox.

Wskazówka. Możesz wstawić pole wyboru w Google Sheets tylko do jednej komórki, a następnie zaznaczyć tę komórkę i dwukrotnie kliknąć na ten mały niebieski kwadrat, aby wypełnić całą kolumnę aż do końca tabeli polami wyboru:

Jest jeszcze jeden sposób na dodanie pól wyboru. Umieść kursor na A2 i wprowadź następującą formułę:

=CHAR(9744)

Naciśnij Enter , a otrzymasz puste pole wyboru.

Zejdź do komórki A3 i wprowadź podobną formułę:

=CHAR(9745)

Naciśnij Enter , a otrzymasz wypełnione pole wyboru.

Wskazówka. zobacz jakie inne typy pól wyboru możesz dodać w Google Sheets w tym wpisie na blogu.

W kolumnie po prawej stronie umieśćmy nazwiska naszych pracowników, aby móc je później wykorzystać:

Teraz musimy dodać informacje dotyczące kierowników zamówień i statusów zamówień do kolumn H i I pierwszego arkusza kalkulacyjnego.

Na początek dodajemy nagłówki kolumn. Następnie, ponieważ nazwy są przechowywane na liście, używamy pól wyboru Google Sheets i listy rozwijanej, aby je wprowadzić.

Zacznijmy od wypełnienia informacji o statusie zamówienia. Wybierz zakres komórek do wstawienia checkboxa w Google Sheets - H2:H20. Następnie przejdź do Dane> Walidacja danych :

Wybierz Checkbox opcja obok Kryteria .

Wskazówka. Możesz zaznaczyć opcję, aby Użyj niestandardowych wartości komórek i ustawić tekst za każdym typem pola wyboru: checked i unchecked.

Kiedy będziesz gotowy, uderzaj Zapisz .

W rezultacie każda komórka w zakresie zostanie oznaczona polem wyboru. Teraz możesz zarządzać nimi w oparciu o status zamówienia.

Dodaj niestandardową listę rozwijaną Google Sheets do swojej tabeli

Inny sposób dodawania listy rozwijanej do komórki jest bardziej powszechny i oferuje więcej opcji.

Wybierz zakres I2:I20, aby wstawić nazwiska kierowników, którzy realizują zamówienia. Przejdź do Dane> Walidacja danych . Upewnij się, że Kryteria opcja pokazuje Lista z zakresu i wybrać zakres z potrzebnymi nazwami:

Wskazówka. Możesz wpisać zakres ręcznie lub kliknąć symbol tabeli i wybrać zakres z nazwami z arkusza kalkulacyjnego 2. Następnie kliknij OK :

Aby zakończyć, kliknij Zapisz a otrzymasz zakres komórek z trójkątami, które otwierają rozwijane menu nazw w Google SheetsfWszystkie wybrane komórki rozwijane są usuwane komp:

W ten sam sposób możemy stworzyć listę pól wyboru. Wystarczy powtórzyć powyższe kroki, ale jako zakres kryteriów wybrać A2:A3.

Jak skopiować pola wyboru do innego zakresu komórek

Zaczęliśmy więc szybko wypełniać naszą tabelę w Google Sheets polami wyboru i listami rozwijanymi. Z czasem jednak pojawiło się więcej zamówień, tak że potrzebujemy dodatkowych wierszy w tabeli. Co więcej, do obsługi tych zamówień pozostało już tylko dwóch menedżerów.

Co zrobić z naszym stołem? Powtarzać te same czynności od nowa? Nie, to nie jest takie trudne, jak się wydaje.

Możesz kopiować poszczególne komórki z polami wyboru i z listami rozwijanymi i wklejać je gdziekolwiek potrzebujesz, używając kombinacji Ctrl+C i Ctrl+V na klawiaturze.

Dodatkowo Google umożliwia kopiowanie i wklejanie grup komórek:

Inną opcją byłoby przeciągnięcie i upuszczenie dolnego prawego rogu wybranej komórki z twoim polem wyboru lub listą rozwijaną.

Usuń wiele pól wyboru w Google Sheets z określonego zakresu

Jeśli chodzi o pola wyboru, które rezydują w komórkach jako takie (które nie są częścią list rozwijanych), po prostu zaznacz te komórki i naciśnij klawisz Delete na klawiaturze. Wszystkie pola wyboru zostaną natychmiast usunięte, pozostawiając puste komórki.

Jednak jeśli spróbujesz to zrobić za pomocą list rozwijanych (aka. Zatwierdzanie danych ), to wyczyści tylko wybrane wartości, same listy pozostaną w komórkach.

Aby usunąć wszystko z komórek, w tym listy rozwijane, z dowolnego zakresu arkusza kalkulacyjnego, wykonaj poniższe proste kroki:

1. Zaznacz komórki, w których chcesz usunąć checkboxy i drop-downy (wszystkie naraz lub zaznacz poszczególne komórki wciskając Ctrl ).
2. Idź do Dane> Walidacja danych w menu Arkusze Google.
3. Kliknij przycisk Usuń walidację przycisk w pojawiającym się Zatwierdzanie danych wyskakujące okienko:

Dzięki temu najpierw pozbędziemy się wszystkich drop-downów.

I to jest zrobione! Wszystkie wybrane arkusze rozwijane Google Sheets są całkowicie usuwane, podczas gdy reszta komórek pozostaje bezpieczna i zdrowa.

Usuń wiele pól wyboru i list rozwijanych w Google Sheets z całej tabeli

Co jeśli potrzebujesz usunąć wszystkie pola wyboru nad całą tabelą, z którą pracujesz?

Procedura jest taka sama, choć trzeba zaznaczyć każdą komórkę z polem wyboru. Może się przydać kombinacja klawiszy Ctrl+A.

Zaznacz dowolną komórkę swojej tabeli, naciśnij na klawiaturze Ctrl+A, a wszystkie dane, które posiadasz zostaną zaznaczone. Kolejne kroki nie różnią się już niczym: Dane> Walidacja danych> Usuń walidację :

Uwaga. Dane w kolumnie H pozostaną, ponieważ zostały wstawione za pomocą list rozwijanych. Innymi słowy, to listy rozwijane są usuwane, a nie wstawione wartości (jeśli istnieją) w komórkach.

Aby usunąć również same pola wyboru, należy nacisnąć klawisz Delete na klawiaturze.

Wskazówka. Poznaj inne sposoby usuwania określonych znaków lub tego samego tekstu w Arkuszach Google.

Automatyczne dodawanie wartości do listy rozwijanej

Tak więc, oto nasz Google Sheets drop-down, który był pomocny przez jakiś czas. Ale nastąpiły pewne zmiany i mamy teraz kilka więcej pracowników w naszym gronie. Nie wspominając o tym, że musimy dodać jeszcze jeden status paczki, abyśmy mogli zobaczyć, kiedy jest "gotowy do wysyłki". Czy oznacza to, że powinniśmy tworzyć listy od podstaw?

Cóż, można by spróbować wpisać nazwiska nowych pracowników, nie zważając na rozwijaną listę. Ale skoro jest Ostrzeżenie po zaznaczeniu opcji dla jakichkolwiek niepoprawnych danych w ustawieniach naszej listy, nowa nazwa nie zostanie zapisana. Zamiast tego w rogu komórki pojawi się pomarańczowy trójkąt powiadamiający, że można użyć tylko wartości podanej na początku.

Dlatego polecam Ci tworzenie w Google Sheets list rozwijanych, które mogą być wypełniane automatycznie. Wartość zostanie dodana do listy automatycznie zaraz po wprowadzeniu jej do komórki.

Zobaczmy, jak możemy zmienić zawartość listy rozwijanej bez zwracania się do dodatkowych skryptów.

Przechodzimy do arkusza 2 z wartościami dla naszej listy rozwijanej. Kopiujemy i wklejamy nazwy do innej kolumny:

Teraz zmieniamy ustawienia listy rozwijanej dla zakresu I2:I20: zaznaczamy te komórki, przechodzimy do Dane> Walidacja danych i zmienić zakres dla Kryteria do kolumny D arkusza kalkulacyjnego 2. Nie zapomnij zapisać zmian:

Teraz zobacz jak łatwo jest dodać nazwę do listy:

Wszystkie wartości z kolumny D arkusza 2 automatycznie stały się częścią listy. To bardzo wygodne, prawda?

Podsumowując, teraz już wiesz, że nawet nowicjusze w arkuszu kalkulacyjnym mogą tworzyć listy rozwijane, nawet jeśli nigdy wcześniej nie słyszeli o takiej funkcji. Wystarczy wykonać powyższe kroki, a przeniesiesz te rozwijane i zaznaczane pola w Google Sheets na swój stół!

Powodzenia!