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Googleスプレッドシートを使っていると、いずれは今まで使ったことのない機能を使うことになるかもしれません。 チェックボックスやドロップダウンもそうした機能のひとつです。 Google Sheetsでそれらがどのように役立つのかを見てみましょう。
Google Sheetsのドロップダウンリストとは？
たとえば、ある注文や顧客に対応する従業員の名前や、注文のステータス (送信、支払い、配送など) を挿入する必要があります。
どんな問題が起こるでしょうか。 最も多いのはスペルミスです。 別の文字を入力したり、動詞の語尾を間違えたりします。 このような小さなタイプミスが、あなたの仕事を脅かすと思ったことはありませんか。 各社員が処理した注文数を数えることになると、人数よりも名前の方が多いことがわかります。 スペルミスした名前を探し、修正する必要が出てくるのです。をもう一度数えてみてください。
しかも、同じ値を何度も入力するのは時間の無駄です。
そのため、Googleのテーブルには、値を持つリストを作成するオプションがあります：セルを埋めるときに、その中から1つだけを選択します。
私の言葉の選択にお気づきですか？ 入る の値です。 選ぶ をリストから1つだけ選択します。
時間の節約、表作成のスピードアップ、誤字脱字の排除につながります。
ここまでで、このようなリストの利点を理解し、リストを作成する準備ができていることを望みます。
Google Sheetsでチェックボックスを挿入する方法
テーブルにチェックボックスを追加する
最も基本的でシンプルなリストには、「はい」と「いいえ」の2つの回答オプションがあり、Google Sheetsはそのためにチェックボックスを提供しています。
様々な地域からのチョコレートの注文が入ったスプレッドシート#1があるとします。 以下にそのデータの一部を示します。
どのマネージャーがどの注文を受け、その注文が実行されたかを確認する必要があります。 そのために、スプレッドシート#2 を作成し、そこに参照情報を配置するのです。
ヒント：メインのスプレッドシートには何百もの行や列のデータが含まれているため、将来的に混乱する可能性のある余分な情報を追加するのはやや不便です。 したがって、別のワークシートを作成してそこに追加データを配置することをお勧めします。
もう一方のスプレッドシートのA列を選択し、次のようにします。 挿入> チェックボックス 選択された各セルに空のチェックボックスがすぐに追加されます。
ヒント：Google Sheetsでは、チェックボックスを1つのセルにだけ挿入し、そのセルを選択して小さな青い四角をダブルクリックすると、表の最後まで列全体がチェックボックスで埋め尽くされます。
チェックボックスを追加する方法はもう一つあります。 A2にカーソルを置き、次の数式を入力します。
=CHAR(9744)
Enter , を押すと、空のチェックボックスが表示されます。
A3セルに降りて、同様の数式を入力します。
=CHAR(9745)
Enterを押すと、チェックボックスが表示されます。
ヒント：Google Sheetsで追加できる他のチェックボックスの種類については、こちらのブログ記事をご覧ください。
後で使うために、社員の苗字は右の欄に書いておこう。
次に、最初のスプレッドシートの列 H と I に、注文管理者と注文状況に関する情報を追加する必要があります。
まず、列のヘッダーを追加します。 次に、名前がリストに格納されているので、Google Sheetsのチェックボックスとドロップダウンリストを使って入力します。
まずは、注文状況情報を入力してみましょう。 Google Sheetsでチェックボックスを挿入するセル範囲-H2:H20を選択します。 そして、次のようにします。 データ＆gt; データバリデーション :
を選んでください。 チェックボックス の隣にあるオプションです。 基準 .
ヒント：オプションにチェックを入れると カスタムセル値を使用する で、チェックボックスの種類（checkedとunchecked）ごとに後ろのテキストを設定します。
準備ができたら セーブ .
その結果、範囲内の各セルにチェックボックスが付きます。 これで、注文の状況に応じてこれらを管理することができます。
Google Sheetsのカスタムドロップダウンリストをテーブルに追加する
セルにドロップダウンリストを追加するもう一つの方法は、より一般的で、より多くの選択肢を提供します。
I2:I20を選択し、注文を処理するマネージャーの名前を挿入します。 に進みます。 データ＆gt; データバリデーション を確認してください。 基準 オプションは 範囲からリストアップ をクリックし、必要な名前の範囲を選択します。
ヒント：範囲を手動で入力するか、表のマークをクリックして、スプレッドシートから名前の付いた範囲を選択します 2. それから よっしゃー :
をクリックすると終了します。 保存 をクリックすると、Google Sheetsの名前のドロップダウンメニューを開く三角形のあるセル範囲が表示されますf選択されたドロップダウンはすべて削除されます。
同じように、チェックボックスのリストを作成します。 上記の手順を繰り返しますが、基準範囲としてA2:A3を選択します。
チェックボックスを別のセル範囲にコピーする方法
そこで、Google Sheetsの表をチェックボックスやドロップダウンリストで埋めていくことにした。 しかし、そのうち注文が増えてきて、表の行数を増やさなければならなくなった。 しかも、この注文を処理できるマネージャーは残り2人しかいないのだ。
また同じ作業を繰り返すのか？ いや、見た目ほど難しくはないんだ。
チェックボックスやドロップダウンリストのあるセルを個別にコピーし、キーボードのCtrl+CとCtrl+Vの組み合わせで必要な場所に貼り付けることができます。
さらにGoogleでは、セルのグループをコピー＆ペーストすることが可能です。
また、選択したセルの右下隅をチェックボックスやドロップダウンリストにドラッグ＆ドロップする方法もあります。
Google Sheetsの複数のチェックボックスを特定の範囲から削除する
セルにそのまま入っているチェックボックス（ドロップダウンリストの一部ではない）は、セルを選択してキーボードのDeleteキーを押すだけで、すべてのチェックボックスが消去され、空のセルが残ります。
しかし、それをドロップダウン・リスト（通称 データバリデーション リスト自体はセルに残ったままです。
スプレッドシートの任意の範囲から、ドロップダウンを含むすべてのものをセルから削除するには、以下の簡単な手順に従います。
- チェックボックスやドロップダウンを削除したいセルを選択します（一度にすべて、またはCtrlキーを押しながら特定のセルを選択します）。
- 次のページへ データ＆gt; データバリデーション をクリックすると、Google Sheetsのメニューが表示されます。
- をクリックします。 バリデーションの削除 ボタンが表示されます。 データバリデーション ポップアップウィンドウ
これでまず、すべてのドロップダウンを取り除くことができます。
これで完了です！選択したGoogle Sheetsのドロップダウンはすべて完全に削除され、残りのセルは安全なまま残ります。
Google Sheetsで複数のチェックボックスやドロップダウンリストを表全体から削除する
もし、作業しているテーブル全体のチェックボックスをすべて削除する必要がある場合はどうすればよいでしょうか。
チェックボックスのあるセルを一つ一つ選択する必要がありますが、手順は同じです。 Ctrl+Aキーの組み合わせが便利でしょう。
表の任意のセルを選択し、キーボードのCtrl+Aを押すと、持っているデータがすべて選択されます。 次の手順も、これと変わりません。 データ検証> データ検証> 検証の削除 :
注）H列のデータは、ドロップダウンリストを使って挿入されたものなので残ります。 つまり、削除されるのはドロップダウンリストであり、セルに挿入された値（もしあれば）ではないのです。
チェックボックス自体も削除するには、キーボードのDeleteキーを押す必要があります。
ヒント：Googleシートで特定の文字や同じテキストを削除する他の方法について説明します。
ドロップダウン・リストに値を自動的に追加する
Google Sheetsのドロップダウンはしばらくは便利だったのですが、いくつか変更があり、従業員も増えました。 もちろん、小包の状態をもう一つ追加する必要があり、いつ「発送準備完了」になるかを確認できるようにします。 リストを一から作成する必要があるということでしょうか？
まあ、ドロップダウンを無視して新入社員の名前を入力するという手もありますが。 警告 をオフにすると、新しい名前は保存されず、セルの隅にオレンジ色の三角マークが表示され、最初に指定した値しか使用できないことが示されます。
そこで、Google Sheetsで自動入力可能なドロップダウンリストを作成することをお勧めします。 セルに値を入力した直後に、自動的にリストに値が追加されます。
それでは、追加のスクリプトを使用せずにドロップダウンリストの内容を変更する方法を見てみましょう。
ドロップダウンリストの値を含むスプレッドシート2に移動し、名前をコピーして別の列に貼り付けます。
ここで、I2:I20の範囲についてドロップダウンリストの設定を変更します：これらのセルを選択し、次のコマンドを実行します。 データ＆gt; データバリデーション の範囲を変更してください。 基準 をD列の表計算ソフト2にコピーします。 変更を保存するのを忘れないでください。
では、リストに名前を追加するのがいかに簡単かをご覧ください。
D列シート2の値がすべて自動的にリストの一部になりました。 とても便利でしょう？
まとめると、スプレッドシートの初心者でも、こんな機能があることを初めて知ったという人でもドロップダウンリストを作成できることがお分かりいただけたと思います。 上記の手順を踏むだけで、あのGoogleシートのドロップダウンやチェックボックスがあなたのテーブルに登場しますよ。
がんばってください。
