Lorsque vous travaillez avec une feuille de calcul Google, vous pouvez tôt ou tard avoir besoin d'utiliser certaines fonctionnalités que vous n'avez jamais utilisées auparavant. Les cases à cocher et les listes déroulantes font partie de ces fonctionnalités. Voyons comment elles peuvent être utiles dans Google Sheets.

Qu'est-ce qu'une liste déroulante dans Google Sheets et pourquoi vous pouvez en avoir besoin ?

Très souvent, nous avons besoin d'insérer des valeurs répétées dans une colonne de notre tableau. Par exemple, les noms des employés qui travaillent sur certaines commandes ou avec différents clients. Ou les statuts des commandes - envoyé, payé, livré, etc. En d'autres termes, nous avons une liste de variantes et nous voulons sélectionner une seule d'entre elles à insérer dans une cellule.

Quels sont les problèmes qui peuvent survenir ? Le plus courant est la faute d'orthographe. Vous pouvez taper une autre lettre ou omettre la terminaison d'un verbe par erreur. Vous êtes-vous déjà demandé comment ces petites fautes de frappe menacent votre travail ? Lorsqu'il s'agira de compter le nombre de commandes que chaque employé a traitées, vous verrez qu'il y a plus de noms que de personnes. Vous devrez rechercher les noms mal orthographiés, les corriger...et comptez à nouveau.

De plus, c'est une perte de temps de saisir à nouveau une seule et même valeur.

C'est pourquoi les tableaux Google disposent d'une option permettant de créer des listes de valeurs : des valeurs parmi lesquelles vous n'en choisirez qu'une seule lorsque vous remplirez la cellule.

Avez-vous remarqué mon choix de mots ? Vous ne... entrez la valeur - vous choisissez un seul de la liste.

Il permet de gagner du temps, d'accélérer le processus de création du tableau et d'éliminer les fautes de frappe.

J'espère qu'à présent vous comprenez les avantages de telles listes et que vous êtes prêt à essayer d'en créer une.

Comment insérer des cases à cocher dans Google Sheets

Ajouter une case à cocher à votre tableau

La liste la plus simple et la plus élémentaire comporte deux options de réponse : oui et non. Pour cela, Google Sheets propose des cases à cocher.

Supposons que nous ayons une feuille de calcul #1 avec les commandes de chocolat de différentes régions. Vous pouvez voir la partie des données ci-dessous :

Nous devons voir quel ordre a été accepté par quel gestionnaire et si l'ordre est exécuté. Pour cela, nous créons une feuille de calcul #2 pour y placer nos informations de référence.

Astuce : Comme votre feuille de calcul principale peut contenir une grande quantité de données avec des centaines de lignes et de colonnes, il peut être quelque peu gênant d'ajouter des informations supplémentaires qui pourraient vous embrouiller à l'avenir. Nous vous conseillons donc de créer une autre feuille de calcul et d'y placer vos données supplémentaires.

Sélectionnez la colonne A dans votre autre feuille de calcul et allez à Insérer> ; Case à cocher dans le menu Google Sheets. Une case à cocher vide sera immédiatement ajoutée à chaque cellule sélectionnée.

Conseil : vous pouvez insérer la case à cocher dans Google Sheets dans une seule cellule, puis sélectionner cette cellule et double-cliquer sur le petit carré bleu pour remplir de cases à cocher toute la colonne jusqu'à la fin du tableau :

Il existe une autre façon d'ajouter des cases à cocher. Placez le curseur dans A2 et entrez la formule suivante :

=CHAR(9744)

Appuyez sur Enter , et vous obtiendrez une case à cocher vide.

Descendez à la cellule A3 et entrez une formule similaire :

=CHAR(9745)

Appuyez sur la touche Entrée , et vous obtiendrez une case à cocher remplie.

Conseil. Découvrez les autres types de cases à cocher que vous pouvez ajouter dans Google Sheets dans cet article de blog.

Mettons les noms de famille de nos employés dans la colonne de droite pour les utiliser plus tard :

Nous devons maintenant ajouter les informations concernant les gestionnaires de commandes et les statuts des commandes dans les colonnes H et I de la première feuille de calcul.

Pour commencer, nous ajoutons des en-têtes de colonne. Ensuite, puisque les noms sont stockés dans la liste, nous utilisons les cases à cocher de Google Sheets et une liste déroulante pour les saisir.

Commençons par remplir les informations relatives à l'état de la commande. Sélectionnez la plage de cellules pour insérer la case à cocher dans Google Sheets - H2:H20. Ensuite, allez à Données> ; Validation des données :

Choisissez le Case à cocher à côté de l'option Critères .

Conseil : vous pouvez cocher l'option permettant de Utiliser des valeurs de cellules personnalisées et définir le texte derrière chaque type de case à cocher : cochée et non cochée.

Quand vous êtes prêt, appuyez sur Sauvez .

Par conséquent, chaque cellule de la plage sera marquée d'une case à cocher. Vous pouvez maintenant les gérer en fonction de l'état de votre commande.

Ajouter une liste déroulante Google Sheets personnalisée à votre tableau

L'autre façon d'ajouter une liste déroulante à une cellule est plus courante et vous offre plus d'options.

Sélectionnez la plage I2:I20 pour insérer les noms des responsables qui traitent les commandes. Allez à Données> ; Validation des données Assurez-vous que Critères L'option montre Liste d'une gamme et sélectionnez la plage avec les noms nécessaires :

Conseil : vous pouvez soit entrer la plage manuellement, soit cliquer sur le symbole de la table et sélectionner la plage avec les noms dans la feuille de calcul. 2. Cliquez ensuite sur OK :

Pour terminer, cliquez sur Sauvez et vous obtiendrez la plage de cellules avec des triangles qui ouvrent des menus déroulants de noms dans Google SheetsfTous les menus déroulants sélectionnés sont supprimés comp :

De la même façon, nous pouvons créer la liste des cases à cocher. Répétez les étapes ci-dessus mais sélectionnez A2:A3 comme plage de critères.

Comment copier des cases à cocher dans une autre plage de cellules ?

Nous avons donc commencé à remplir rapidement notre tableau dans Google Sheets avec des cases à cocher et des listes déroulantes. Mais au fil du temps, les commandes se sont multipliées, si bien que nous avons besoin de lignes supplémentaires dans le tableau. Qui plus est, il ne reste que deux gestionnaires pour traiter ces commandes.

Que devons-nous faire de notre table ? Recommencer les mêmes étapes ? Non, les choses ne sont pas aussi difficiles qu'elles en ont l'air.

Vous pouvez copier des cellules individuelles avec des cases à cocher et des listes déroulantes et les coller où vous voulez en utilisant les combinaisons Ctrl+C et Ctrl+V de votre clavier.

En outre, Google permet de copier et de coller des groupes de cellules :

Une autre option serait de faire glisser et de déposer le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée avec votre case à cocher ou votre liste déroulante.

Suppression de plusieurs cases à cocher Google Sheets dans une plage donnée

En ce qui concerne les cases à cocher qui se trouvent telles quelles dans les cellules (et qui ne font pas partie des listes déroulantes), il suffit de sélectionner ces cellules et d'appuyer sur la touche Suppr de votre clavier. Toutes les cases à cocher seront immédiatement effacées, laissant derrière elles des cellules vides.

Cependant, si vous essayez de le faire avec les listes déroulantes (alias Validation des données ), cela n'effacera que les valeurs sélectionnées. Les listes elles-mêmes resteront dans les cellules.

Pour supprimer tout ce qui se trouve dans les cellules, y compris les listes déroulantes, dans n'importe quelle plage de votre feuille de calcul, suivez les étapes simples ci-dessous :

1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez supprimer les cases à cocher et les listes déroulantes (toutes en même temps ou sélectionnez des cellules particulières en appuyant sur Ctrl ).
2. Aller à Données> ; Validation des données dans le menu Google Sheets.
3. Cliquez sur le bouton Supprimer la validation dans le bouton apparu Validation des données fenêtre pop-up :

Cela permettra de se débarrasser d'abord de tous les menus déroulants.

Et le tour est joué ! Tous les menus déroulants sélectionnés de Google Sheets sont complètement supprimés, tandis que le reste des cellules reste sain et sauf.

Suppression de plusieurs cases à cocher et listes déroulantes dans Google Sheets pour l'ensemble du tableau

Que faire si vous devez supprimer toutes les cases à cocher de l'ensemble du tableau avec lequel vous travaillez ?

La procédure est la même, mais vous devez sélectionner chaque cellule contenant une case à cocher. La combinaison de touches Ctrl+A peut s'avérer utile.

Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre tableau, appuyez sur Ctrl+A sur votre clavier et toutes les données que vous avez seront sélectionnées. Les étapes suivantes ne sont pas plus différentes : Données> ; Validation des données> ; Supprimer la validation :

Remarque : les données de la colonne H seront conservées car elles ont été insérées à l'aide des listes déroulantes. En d'autres termes, ce sont les listes déroulantes qui sont supprimées et non les valeurs insérées (le cas échéant) dans les cellules.

Pour supprimer les cases à cocher elles-mêmes, vous devez appuyer sur la touche Suppr du clavier.

Conseil : découvrez d'autres façons de supprimer certains caractères ou le même texte dans Google Sheets.

Ajouter automatiquement des valeurs à une liste déroulante

Voici donc notre liste déroulante Google Sheets qui nous a été utile pendant un certain temps. Mais il y a eu quelques changements et nous avons maintenant quelques employés de plus. Sans compter que nous devons ajouter un statut de colis supplémentaire, afin de pouvoir voir quand il est "prêt à être expédié". Cela signifie-t-il que nous devons créer les listes à partir de zéro ?

Vous pourriez essayer d'entrer les noms des nouveaux employés sans tenir compte de la liste déroulante. Avertissement cochée pour toute donnée invalide dans les paramètres de notre liste, le nouveau nom ne sera pas enregistré, mais un triangle de notification orange apparaîtra dans le coin de la cellule, indiquant que seule la valeur spécifiée au début peut être utilisée.

C'est pourquoi je vous recommande de créer des listes déroulantes dans Google Sheets qui peuvent être remplies automatiquement. La valeur sera ajoutée à une liste automatiquement dès que vous l'aurez saisie dans une cellule.

Voyons comment nous pouvons modifier le contenu de la liste déroulante sans recourir à des scripts supplémentaires.

Nous allons dans la feuille de calcul 2 avec les valeurs de notre liste déroulante. Copiez et collez les noms dans une autre colonne :

Maintenant, nous modifions les paramètres de la liste déroulante pour la plage I2:I20 : sélectionnez ces cellules, allez à Données> ; Validation des données et changer la plage pour Critères à la colonne D de la feuille de calcul 2. N'oubliez pas d'enregistrer les modifications :

Voyez maintenant comme il est facile d'ajouter un nom dans la liste :

Toutes les valeurs de la colonne D feuille 2 sont automatiquement devenues une partie de la liste. C'est très pratique, n'est-ce pas ?

En résumé, vous savez maintenant que même les novices en matière de tableur peuvent créer des listes déroulantes, même s'ils n'ont jamais entendu parler de cette fonctionnalité auparavant. Il vous suffit de suivre les étapes ci-dessus et vous apporterez ces listes déroulantes et cases à cocher de Google Sheets à votre table !

Bonne chance !